Reveals kurs Kommunikation – Avancerad This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Nivå: Advancerad Område: Kommunikation Modul 1: Att talal inför publik DU 1.1  Kriskommunikationsriktlinjer – att tala inför en publik i en krissituation

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Modul 1: Att tala inför publik Hur en organisation sköter sin kommunikation vid en kris brukar få långvarig effekt på dess renommé och stöd bland allmänheten Eftersom kriser oftast väcker starka känslor är de bilder som förmedlas i krisrapporteringen extra betydelsefulla för allmänhetens uppfattning av organisationen. Det främsta målet för denna typ av kommunikation är att kommunicera utåt på ett sätt som bygger, bevarar eller återställer förtroendet. Tonvikten är på att kommunicera öppet och i rätt tid med medierna, och att förse dem med heltäckande och väl underbyggd information om krisen och om hur den ideella organisationen agerar för att möta den.   Modul 1: Att tala inför publik

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad  Vid en kris måste man beakta att den kanske inträffat oväntat, den kanske ligger utanför organisationens kontroll, den kräver omedelbar reaktion, och den kan skada organisationens renommé, image eller existens på längre sikt. Kommunikationens innehåll och form, och tidpunkten för kommunikationen kan bidra till att begränsa skadan. För att minska de psykologiska effekterna av en kris måste allmänheten känna att de har mandat att vidta åtgärder för att skydda sig. Fysisk och mental beredskap kan bidra till att minska oro. En uppmaning att agera kan ge människor en känsla av att de kan göra något för att avhjälpa situationen.   Modul 1: Att tala inför pubilk

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad   Kristalespersonens roll är att förmedla information utifrån allmänhetens önskemål och behov. Information ska sporra till handling, bygga förtroende och bidra till att minska skador Talespersonen ska ge svar på frågorna vem, vad, var, när, varför och hur Talespersonen ska också visa rätt mått av deltagande och empati, behålla lugnet även när det inte går att ge klara besked, undvika att komma med alltför många lugnande försäkringar, svara på frågor på ett säkert och konsekvent sätt för att bygga upp förtroende och tillit Talespersoner ska inte bara läsa upp uttalanden - de ska vara uttalandena   Modul 1: Att tala inför publik

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Modul 1: Nedanstående råd kan hjälpa dig bearbeta information under en kris: Förenkla dina budskap:   Använd enkla, korta meningar och undvik teknisk jargong. Använd positivt eller neutralt laddade ord. Ge snabba besked: Berätta hur det är, och dröj inte.   Trovärdighet och konsekvens. Var så öppen och exakt som du kan, så att folk känner att de kan lita på dig   Ta människors oro på allvar. Säg inte åt folk att de inte ska vara rädda. De är rädda, och de har rätt att vara det. Var lyhörd för oron och sorgen: För en del kanske förtvivlan - hopplöshet och uppgivenhet – är en starkare känsla än rädslan Modul 1: Att tala inför publik

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Nedanstående råd kan hjälpa dig bearbeta information under en kris: Ge folk saker att göra och ge dem en skala av reaktioner: en minimireaktion, en maximireaktion och en rekommenderad mediumreaktion. Minimera jargongen och förkortningarna:  Använd humor med försiktighet: Humor är ett minfält vid en kris Undvik oneliners, klyschor och ogenomtänkta kommentarer Låt inte reportrar lägga ord i din mun. Utgå alltid från att mikrofonen är på! Kom ihåg: det finns inget som heter "off the record”. Modul 1: Att tala inför publik

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Nivå: Advancerad Område: Kommunikation Modul 2: Kommunikation med externa organisationer DU 2.1   Riktlinjer för en effektiv kommunikation mellan ideella organisationer

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Modul 2: En organisation som inte strävar efter vinst ser inget egenvärde i marknadsföring: den ses mest som ett nödvändigt ont. Men här är den otrevliga sanningen: de flesta människor har aldrig hört talas om er organisation, och de bryr sig knappast om vad ni gör. Att stärka sin ställning – slå vakt om sitt goda namn, varje ideell organisations mest oersättliga tillgång – är vad varumärkesarbete, "branding", går ut på. Grundidén är att renodla och synliggöra de attribut som tillsammans ger organisationen dess egen profil på marknaden för finansiering, idéer och inflytande. Att bygga upp ett varumärke kan vara svårt och kosta mycket pengar, och resultatet är för det mesta svårt att mäta och ger sällan omedelbara fördelar. Men det är bättre att vara tidigt ute och definiera sig själv innan någon annan försöker gör det åt en.  Modul 2: Kommunikation med externa organisationer

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad De främsta målen är att fastslå och sedan befästa organisationens ställning, och att flytta den mer i riktning mot framgång i dess uppdrag. Marknadsföringen ska svarar på följande frågor: På vilket sätt skiljer sig vårt organisation från andras? Vad vill vi bli kända för? Varför är vårt arbete relevant? Det här är frågor som ingen ideell organisation har råd att lämna obesvarade.   Modul 2: Kommunikation med externa organisationer

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Effektiv marknadsföring brukar starta ur mottagarnas, eller kundernas, perspektiv, och försöker att förutse och tillgodose deras behov. Det handlar om mottagaren. Det är ingen slump att många marknadsföringsbudskap börjar med "du". Marknadsföring vädjar till hjärtat. Kommunikation däremot riktar sig oftast till intellektet, ofta inleds meningarna "vi" eller organisationens namn - perspektivet blir alltså avsändarens eget. Helst ska en ideell organisation samla det bästa ur dessa två arbetssätt, och tala till mottagarnas hjärtan och huvuden på samma gång. Modul 2: Kommunikation med externa organisationer

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad För att ett budskap ska ge effekt måste följande frågor besvaras: Vilken är målgruppen och vad vet vi om den? Varför tror vi att det här är det bästa sättet att nå just de här människorna? Hur lång livslängd har den här trycksaken? Finns det något annat vi kunde lägga pengarna på? En genomtänkt marknadsförings- och kommunikationsplan är alltid inriktad på att man ska nå ett visst mål. Modul 2: Kommunikation med externa organisationer

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Så länge som de inriktas på ett mätbart resultat är treenigheten "publik, budskap, kanal" användbar också för ideella organisationer i deras kommunikation. Publik: Vilka personer eller institutioner behöver ni nå och/eller påverka för att nå ert mål? Kan de identifieras utifrån ålder, bostadsort, personlighetstyp eller livsstil? Känner de till er organisation redan och vad ni arbetar med?   Budskap: Vilket budskap skulle förmå var och en av era målgrupper att göra det ni vill att de ska göra? Budskapen ska vara utformade att motivera människor att gå från medvetenhet till handling. Kanal: Vilket är det bästa sättet att förmedla budskapet till publiken? Vilken kombination av verktyg och kanaler fungerar bäst? Personliga möten, trycksaker, medier och marknadsföring på nätet exempelvis är olika kanaler. Modul 2: Kommunikation med externa organisationer

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Nivå: Advancerad Område: Kommunikation Modul 3: Grunderna för användning av IT DU 3.1  Sökopitimering och positionering –så kan de underlätta marknadsföringen för ideella organisationer

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Positionering av hemsidor och sökmotoroptimering (SEO) går ut på att anpassa en hemsida så att den får en så hög rankning som möjligt i sökmotorerna för vissa utvalda sökord och -fraser. Det finns ingen ensam komponent i SEO som gör att en sida hamnar högre i rankningen, utan det är snarare många komponenter i samverkan som ger en hemsida en bättre positionering i en sökmotor och därmed gör att fler i målgruppen hittar er hemsida. En bra positionering leder förstås till fler besökare på hemsidan, ökad så kallad ”lead-generering”   Modul 3: Grunderna för använding av IT

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Här är några saker man kan göra för att förbättra sin sökmotorpositionering: Välja nyckelord: Ni måste välja era nyckelord. Det är kanske den viktigaste delen av processen, för om man väljer fel sökord riskerar man att få besökare på sin sida som inte är intresserade av vad man erbjuder.   Sidans innehåll: Innan ni börjar optimera sidan, fundera på om ni vill komplettera sidans innehåll med exempelvis ett forum eller en blogg.   Sidans struktur: En genomtänkt sidstruktur är mycket viktigt. Sidan ska vara lätt att överblicka och navigera i med sökmotorerna, och samtidigt lockande för besökare.     Modul 3: Grunderna för använding av IT

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Metataggar: Metataggar finns i sidans HTML-källkod, som innehåller den administrativa informationen om sajten/sidan. En del information skannas också av portaler, kataloger och sökmotorer och listas i sidans beskrivning, såsom < title > och < description > Title-metatagg: Visas i den översta raden i en webbläsare och återkommer ofta i listor över sökmotorer, etc. Description-metatagg: Använder sig av nyckelord som speglar innehållet. Den ska vara densamma i alla registreringar: kataloger, sökmotorer, portaler. Ska vara beskrivande, inte överdriven: Open Directory Project (ODP) avvisar sidor med reklamliknande beskrivningar. Lägg metadata till bilder: med < alt > tag och ta med/förstärk nyckelord Modul 3: Grunderna för använding av IT

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Modul 3: Optimering: Spindeln indexerar det som finns överst på sidan. Börja därför med en mening som innefattar er målfras. Interna länkar: Textlänkar brukar vara bäst som ankartext (de ord som faktiskt används för att länka till en viss sida) Se till att de ord som länkar till sidan är relevanta i relation till innehållet. Användartester: Visa er webbsida för någon som aldrig har sett den. Kan innehållet erbjuda något av värde för publiken? Be dem söka upp specifik information och se hur lång tid det tar. Be någon annan att bara surfa in på er sida och se vilka länkar de klickar på och fråga dem varför de valde just de länkarna.   Modul 3: Grunderna för använding av IT

REVEALS Kurs Kommunikation Avancerad Modul 3:  Katalogregistreringar: Registrera er i kataloger (både allmänna och ämnesspecifika) och till några relevanta sökmotorer. Framför allt måste ni registrera er i Google, Yahoo!, MSN, Bing och alla de andra stora sökmotorerna   Länkbygge: Alla de stora sökmotorerna gynnar sidor som har seriösa länkar som leder till dem. Sök länkar i första hand i de generella och ämnesspecifika katalogerna. Därefter kan ni söka upp sidor som ni bedömer att era besökare skulle vara intresserade av. Övervakning: Det är viktigt att se till att era målfraser finns med i de stora sökmotorerna. Ni bör också läsa statistiken för att se varifrån trafiken kommer och vilka sökord som användarna anger för att hitta er.  Modul 3: Grunderna för använding av IT

Tack! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.