KORT DEMOVERSION AV PROJEKTLEDAREN En utbildning i projektarbete. Ni kommer att leda projektet från krav- specifikation, via inköp av system och anpassningar, till leverans av färdigt system.Under resans gång kommer ni att behöva välja väg och lösa många problem. Version: 2.3c 2007 Copyright:Scharin&Partner

Introduktion Vad hände egentligen? Alla har vi väl hört talas om eller varit med om något projekt som blev försenat, för dyrt , somnade in eller också blev resultatet helt annorlunda än önskat. Detta kan gälla IT projekt likaväl som andra typer av projekt. Det är många faktorer som man måste tänka på för att ett projekt ska lotsas säkert i hamn. Engagemang från ledning och uppdragsgivare, från deltagare i projektet och från framtida användare. Kunskap, tidsplan, tydlig avgränsning och etappvis projektstegs metodik är andra viktiga faktorer. Att hela tiden ha fokus på den framtida nyttan av projektet. Vi tar i denna utbildning eller simulering inte bara upp själva projektledningen av det man traditionellt menar ett projekt, utan även de tidigare faserna utarbetande av kravspecifikation och upphandling av system och konsulter. Copyright:Scharin&Partner

Introduktion Regler för simuleringen Innan vi går vidare behöver vi förklara gången i simuleringen. Efter den introduktionen så startar själva simuleringen. Korten som varje grupp har ligger upp och ned och ska tas upp alltefter handledarens instruktioner Korten ligger i ordning och ska inte plockas om. Plocka gärna korten på de uppgifter som du inte lyckats lösa helt rätt åt sidan, så att vi kan återkomma till dem senare. Till utbildningen hör två SCORE CARD kort. På dessa för du in nettot av de poänger du får på de olika uppgifterna på respektive kolumn för Användbart system, Tidsplan och Kostnader. Genom att addera varje uppgifts poänger så erhålls saldon löpande. I denna demo använder vi inte Score Card korten Copyright:Scharin&Partner

Start av simuleringen Scenariot Du jobbar som verksamhetsutvecklare på ett svenskt kunskapsföretag . Företaget försöker hela tiden effektivisera sin verksamhet för att vara konkurrenskraftiga. Interna utredningar visar att befintliga verksamhetssystem för sälj, marknad, fakturering och ekonomi är för trögarbetade. De innehåller också kopplingar och rutiner av halvmanuell natur vilket både är tidsödande och riskfyllt. Ett nytt affärssystem behövs alltså och du blir satt som projektledare för affärssystemprojektet.. Den första uppgiften för projektgruppen blir att ta fram en kravspecifikation, d.v.s. en specifikation eller beskrivning över de funktionella krav som verksamheten ställer på ett framtida system. Kravspecifikationen ska också kunna användas som underlag vid upphandling för ett passande system. Copyright:Scharin&Partner

Projektgrupp och styrgrupp En PROJEKTGRUPP och en STYRGRUPP ska bildas. Du kommer att ansvara för PROJEKTGRUPPEN som projektledare. En STYRGRUPP kommer också att utses vars syfte är att följa upp Projektgruppens arbete, att ta beslut vid beslutspunkter och att lösa allvarligare knutar som projektgruppen ej själva kan eller ska lösa. STYRGRUPPEN ska också visa intresse och stimulera projektledaren. Som medlem i STYRGRUPPEN ska man känna engagemang och ansvar. Copyright:Scharin&Partner

Val av medarbetare till projektgruppen Projektet du ska leda ska alltså sätta samman en kravspec som speglar de behov av systemstöd som föreligger i organisationen vad gäller säljstöd, offerthantering, ordermottagning, leverans, fakturering och redovisning. Kravspecen ska sedan kunna ligga som beslutsunderlag för vidaregång i projektet och kunna tjäna som ett offertunderlag, dvs. den bör vara förståelig, klar och tydligt avgränsad. Du har som projektledare stor möjlighet att påverka valet av dina kommande projektmedlemmar. Av ett aktuellt urval på sex personer ska du välja ut tre du tycker skulle passa bra i det kommande projektet. Plocka fram de följande SEX korten med personerna och välj TRE. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Kandidat 1 till projektgrupp Säljare, applikationer Sverige Arne Svensson Supersäljare som nått goda resultat i flera år. Lite ostrukturerad, behöver ofta ”back office” hjälp. Positiv läggning, ”saker och ting brukar lösa sig”. Copyright:Scharin&Partner

Kandidat 2 till projektgrupp Säljare, stora kunder Lena Sinclair 7 års erfarenhet från storkundsidan. Duktig på PC. Flexibel. Ordning och reda. Copyright:Scharin&Partner

Kandidat 3 för projektgrupp Leverans och faktureringschef Brynhild Oen Gammal i gården , byggde upp existerande system. Kunnig i de flesta detaljer. Ställer sig dock frågande till varför vi behöver byta system. Copyright:Scharin&Partner

Kandidat 4 till projektgrupp Kundtjänst Ebba Lind Har arbetat 3 år sedan skolan. Ung. öppen och serviceminded medarbetare. Föredrar exakta instruktioner och anvisningar. Copyright:Scharin&Partner

Kandidat 5 till projektgrupp Redovisningschef Rune Israelsson Välutbildad och strukturerad. Två år i företaget, innan dess flera år på redovisningsbyrå. Tycker idag att han har för få resurser på avdelningen med tanke på den omfattande halvmanuella handläggningen som finns på avdelningen. Copyright:Scharin&Partner

Kandidat 6 till projektgruppen IT-tekniker Anja Mäntyranta Mycket duktig IT-tekniker. Framförallt duktig och snabb vad gäller drift och felsökning. Levererar sina hjälptjänster snabbt. Copyright:Scharin&Partner

Val av projektgruppsmedlemmar Vilka och varför? Arne, säljare -4 -3 -2 Dåligt val Verkar ointresserad och ostrukturerad, knappast rätt att ha med sig som representant för sälj. Viktig dock att få intresserad före driftstart. Lena, säljare +3 +3 +3 Mycket bra val Erfaren och intresserad av data och strutur. Brynhild, leveranschef +3 +1 +2 Bra val. Sitter centralt och viktigt placerad, mycket kunskap. Viktigt att få med skeptiker tidigt i projektet. Ebba, kundtjänst 0 0 0 Lite tunn erfarenhetsmässigt. Passa kanske in i en referensgrupp. Copyright:Scharin&Partner

Val av projektgruppsmedlemmar Fortsättning resultat Rune, redovs. chef +2 +2 +2 Bra val, intresserad av förbättringar och förenklingar. Strukturerad. Anja, IT-tekniker -1 -2 -1 Tveksamt val, ej helt adekvat kompetens för denna typ av arbete. När projektet en vacker dag övergår i förvaltning kan hon vara aktuell. Räkna ihop dina poäng och för över detta på Scorekortet. Fuska inte, du bara lurar dig själv. Tänk på att det är en utbildningsövning och att man kan lära av misstagen. Bättre att göra misstagen här än i verkligheten. Copyright:Scharin&Partner

Arbetsmetod i projektarbetet Det omfattande arbetet med kravspecifikationen (det framtida offertunderlaget) planeras tas fram under ganska begränsad tidsrymd. För bästa resultat är en lämplig arbetsmetod en förutsättning för ett lyckat resultat. Ta fram näste TRE kort och välj den metod du tycker passar bäst. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Metod 1 Du som projektledare utarbetar förslag som du sedan mailar ut och ber de andra i projektgruppen ta ställning till. Detta fortlöper till samtliga delar är genomarbetade. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Metod 2 Du som projektledare organiserar arbetet. Arbetet sker stegvis i arbetsmöten som sedan dokumenteras. Med detta arbetssätt betas samtliga områden av. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Metod 3 Du som projektledare delar upp projektet i funktioner. Lena tar säljdelen, Brynhild tar leverans och fakturering och Rune tar ekonomi. Du stämmer av med var och en och sammanställer sedan alltihopa. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Metod Vad valde du? För att få en interaktiv process i arbetet med kravspecifikationen och för att allas kunskap ska tas tillvara på bästa sätt rekommenderar vi Metod 2. Vid Metod 1 behöver du ingen projektgrupp eftersom du ska göra allt själv. Metod 3 riskerar en lösning som inte ”pratar med varandras” olika funktioner. Poäng på denna övning: Metod 1 -8 -8 -4 Metod 2 +4 +2 +2 Metod 3 -4 -4 -2 Räkna ihop poängen och uppdatera SCORE CARD. Copyright:Scharin&Partner

Kravspecifikationen klar Vi går vidare med offertinbjudan Styrgruppen har godkänt kravspecifikationen och vi har nu fått i uppdrag att gå vidare med en offertinbjudan för ett nytt affärssystem, som ska skickas ut till tänkbara leverantörer. Projektgruppen blir under denna fas förstärkt med en inköpsspecialist från inköpsavdelningen. Frågan är nu vilka kriterier vi tycker är viktiga, och som vi ska trycka på, i de offerter vi efterfrågar. Ta upp de nästa FEM korten och välj ut TRE kriterier som du tycker är viktiga för oss i den kommande affärssystemlösningen. Var beredd på att motivera ditt val. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Kriterium 1 Att den som offererar måste förstå omfattningen om vad som ska offereras. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Kriterium 2 Att det nya systemets prestanda ska kunna rymma betydligt större försäljningsvolymer än dagens, då företagets långtidsprognoser på fem till sju år visar på betydande volymökningar. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Kriterium 3 Att systemlösningen i så hög grad som möjligt bygger på standardsystem, för att så lågt pris som möjligt och så kort implementation som möjligt. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Kriterium 4 Att den offererade systemlösningen ska vara så IT-mässigt avancerad som möjligt. Detta för att harmonisera med det faktum att vårt företag anses som ett av de mest tekniskt avancerade i branschen. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Kriterium 5 Att den offererade systemlösningen motsvarar de funktionella kraven vi ställer. Copyright:Scharin&Partner

Vilka kriterier valde du? Kriterium 1. Att en leverantör förstår omfattningen är otroligt viktigt och helt avgörande för ett ev. projekts framgång. Poäng: +5 +4 +3 Kriterium 2. Att redan nu dimensionera systemet för volymer 7 år framåt känns inte prioriterat. Poäng: -2 -1 -1 Kriterium 3. Att inkludera så mycket standard- system som möjligt bör hålla kostnaderna nere. Poäng: 0 +3 +6 Kriterium 4. Att det IT-mässigt ska vara så tekniskt avancerat som möjligt är en Fälla som vi inte ska trampa i. Nej, inte detta alternativ. Poäng: 0 -5 -8 Kriterium 5. Att den offererade systemlösningen klarar våra funktionella krav är väl ett måste. Poäng: +5 0 +2 Räkna ihop dina poäng. Copyright:Scharin&Partner

ANDRA DELEN: IT projektet tillsammans med Integratören startar Projektet tillsammans med Integratören, vår benämning på leverantören, startar upp. Företagets projektgrupp som du hittills lett bildar tillsammans med Integratörens projektgrupp en gemensam ny projektgrupp med dig som projektledare och Integratörens projektledare som vice projektledare. Analysfasen är den första fasen där vi ska försöka få Integratörens projektdeltagare att förstå vad som i detalj behöver anpassas i det valda standardsystemen, t.ex. programmeras om, för att den önskvärda funktionaliteten som vi efterfrågat i vår kravspecifikation uppnås. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Start av analysfas Uppstart av analysfasen. För att visa handlingskraft initierar du flera aktiviteter. Vilka tre av följande fem korts aktivitetsförslag skulle du prioritera? Plock fram de FEM följande korten och gör ditt val, dvs. ta ut TRE prioriterade aktiviteter. Copyright:Scharin&Partner

Aktivitetsförslag 1 i analysfasen Start på Bred front Du vill att det gemensamma projektet kommer igång så snabbt som möjligt. Du delar upp projektet i delar och delegerar de olika delarna till delansvariga. De får betydligt kortare tidsramar än vad styrgruppen krävt. Detta för att deltagarna ska känna pressen. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Aktivitetsförslag 2 i analysfasen Struktur, arbetssätt och dokumentation Du och Integratörens projektledare enas om arbetssätt, struktur och dokumentationssätt innan ni går igång med analysfasen. Detta tar ett par dagar av den dyrbara projekttiden. Copyright:Scharin&Partner

Aktivitetsförslag 3 i analysfasen ”Kick off” Du planerar omedelbart en kick off med både egna och Integratörens projektdeltagare, styrgrupp och vår referensgrupp. Innan ”kick off:en” så har du och Integratörens projektledare enats om tidsplanen. Tidsplan, arbetssätt och förväntade mål med analysfasen presenteras sedan på kick off:en. Copyright:Scharin&Partner

Aktivitetsförslag 4 i analysfasen Du ställer krav Du kallar till dig Integratörens projektdeltagare och stramar upp dem så att de förstår allvaret med att prestera rätt saker i tid. Du betonar att vi är en mycket krävande kund och att vi inte tänker sticka under stol om inte projektet går som planerat. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Aktivitetsförslag 5 i analysfasen Du kontrollerar att Integratören har förstått Du går igenom kravspecifikationen med Integratörens tongivande medarbetare i projektet. Du kontrollerar att de förstått omfång och kritiska funktioner. Om du hittar oklarheter så avvaktar du med att starta alla aktiviteter i analysfasen tills dessa nyckelpersoner har förstått och att ni talar samma språk. Copyright:Scharin&Partner

Resultat av valda aktiviteter i analysfas-starten 1. Start på bred front. Fort kan bli fel. Att rusa iväg utan kanske både tidsplan och struktur kan kosta mycket i slutändan. Poäng: -2 -3 -2 2. Struktur, arbetssätt och dokumentation. Ett genomtänkt arbetssätt spar mycket tid och eliminerar fel. Vinner i längden. Poäng: +2 +2 +2 3. KICK OFF. Att samlas gemensamt och betona tidsplan, arbetssätt och förväntat resultat har vi snabbt igen i projektet. Poäng: +1 +3 +2 4. Du ställer krav. Management by fear kommer knappast att öka engagemanget hos deltagarna. Poäng: -2 -1 -3 5. Kontroll att Integratören förstått. Mycket bra. Poäng: +1 +2 +3 Copyright:Scharin&Partner

Start av anpassning och programmeringsfasen Analysfasen är färdig och Integratörens arbete har godkänts och de har fått förnyat förtroende för nästa fas i projektet. I anpassningsfasen ska de anpassningar av standardmodulerna göras som den krävda funktionaliteten kräver. Likaså ska nödvändiga kopplingar mellan system göras. Denna etapp är mycket resurskrävande och dyr. Det är viktigt att de programmeringsförutsättningar som utarbetas i anpassningsdelfasen är klara och koncisa så att själva programmeringsarbetet går snabbt och effektivt. Allteftersom anpassningarna programmeras så testas de löpande, så att man vid sluttestet i nästa fas slipper småfel, utan där istället kan koncentrera sig på att arbetsflödena fungerar. Copyright:Scharin&Partner

Händelser och problem i anpassningsfasen Anpassningsfasen har hållit på i ett par veckor och arbetsintensiteten är hög. Som projektledare får du rycka in och släcka många bränder både små och stora. Du håller veckovisa projektmöten med kontinuerlig avstämning av tidsplanen. Du håller också daglig kontakt med Integratörens projektledare. På det senaste projektmötet dök det upp en del information som du kanske bör ta tag i. Likaså har du uppsnappat en del skvaller i korridorerna som låter alarmerande. Följande SEX kort innehåller yttringar och händelser som kan ha betydelse för projektet. Tid och resurser är begränsade och du kan bara välja ut max. FYRA problem som du kan åtgärda, vilka? Ta fram de SEX korten och gör din prioritering! Copyright:Scharin&Partner

Händelser och problem 1 i anpassningsfasen Byte av projektmedlemmar Integratören planerar att byta ut några av sina projekt- medlemmar, två av de tre som de planerar att byta ut är ni väldigt nöjda med. Integratören hävdar å andra sidan att de som ska ersätta dessa är väldigt meriterade och ser ingen anledning till oro. Copyright:Scharin&Partner

Händelser och problem 2 i anpassningsfasen Nyttan av systemet Det skvallras om att nyttan av systemet inte kommer att vara så stor som man från ledningens håll preciserat tidigare. Ryktena verkar komma från ett par utesäljare som också menar att pengarna kunde lagts på säljfrämjande åtgärder som rabatter till kund och förbättrade provisioner till säljarna, som definitivt skulle öka försäljningen. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Händelser och problem 3 i anpassningsfasen Säljchefens ytterligare krav Säljchefen för exportsidan har kommit med ytterligare krav vad gäller sorteringar på nya begrepp, på ytterligare finesser vad gäller produkt- konfiguratorn och på möjligheten att köra säljstödsmodulen på mobiltelefoner även i Latinamerika. Han ber dig prioritera detta eftersom försälj- ningen ändå är vikt- igast för företaget. Copyright:Scharin&Partner

Händelser och problem 4 i anpassningsfasen Styrgruppen upptagen Styrgruppen har inte tid att träffa dig. förrän om tre veckor. Du hade räknat med att kunna få träffa dem omgående eftersom ett större problem med logistikdelen som behöver diskuteras och där ett vägval måste göras. Vägvalet kan innebära en hel del extrakostnader och också påverka tidsplanen väsentligt. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Händelser och problem 5 i anpassningsfasen Anpassningarna tar för lång tid Integratören meddelar att anpassningarna vad gäller ekonomimodulerna tar längre tid en beräknat. Detta främst pga. att man vill kvalitetssäkra programmeringsarbetet med en ny metod. Metoden säkerställer att den nya ekonomimodulen blir kassaskåpssäker, men upplärningen i det nya kvalitets- säkringssytemet tar tid. Copyright:Scharin&Partner

Händelser och problem 6 i anpassningsfasen Projektromans En av dina projektmedlemmar verkar påtagligt intresserad av en av integratörens projektmedlemmar. Du oroar dig för att en eventuell kärleksaffär skulle kunna ta fokus från projektet för de inblandade. Du kontaktar personal-chefen för att ni två gemensamt ska ta upp detta med de inblandade. Copyright:Scharin&Partner

Resultat för händelser och problem 1-3 i anpassningsfasen 1. Byte av projektmedlemmar. Är vi nu nöjda med de vi har så ska det inte ändras, nya konsulter in i ett projekt innebär alltid en startsträcka. Åtgärdas. Poäng: +1 +2 +/-0 2. Nyttan av systemet. Visst är det viktigt att nyttan med systemet uppnås. Men detta visar sig som allmänt gnäll. De kunde gnällt om vad som helst. Ingen åtgärd. Poäng: -1 -1 -1 3. Säljchefens ytterligare krav. Säljsidan måste först komma igång med basmodulerna i säljstöd och statistik. När det är gjort så kan vi börja tala om ytterligare funktionalitet. Ingen åtgärd. Poäng: -1 --2 -3 Se nästa bild för resultat för problem 4-6. Copyright:Scharin&Partner

Resultat för händelser och problem 4-6 i anpassningsfasen 4. Styrgruppen upptagen. För att projektet ska hålla tidsramar, budgets och inte tappa engagemanget från berörda är det av största vikt att styrgruppen kan nås för snabba beslut. Kräv att styrgruppen avsätter tid och fattar beslut. Åtgärd. Poäng: +3 +3 +3 5. Anpassningarna tar för lång tid. Det är oacceptabelt att Integratören inför ny metod i ett pågående projekt. Kräv att de slutför arbetet på tidigare överenskommet sätt. Åtgärd. Poäng: +1 +2 +1 6. Projektromans. Lägg dig inte i det du inte har med att göra. Ingen åtgärd. Poäng: -1 -1 -1 För in poängerna på ditt SCORE CARD. Copyright:Scharin&Partner

Projektet klart Det nya systemet är startklart Projektet tillsammans med integratören är nu färdigt. Nu ska systemet tas i bruk, användare ska utbildas och en förvaltning ska organiseras. Men vår roll är över för denna gång. Räkna ihop ditt scorekortresultat och se var du ligger. Vad var lätt och vad var svårt? Gå tillbaka och plocka ut de uppgifter som inte klarade helt. Det du tyckte var svårt får du öva vidare på. Resultat SCORE CARD. Poängsaldo > 45 på samtliga kolumner = BRA Poängsaldo 30-45 = sådär, kan bli bättre Poängsaldo: < 30 = i verkligheten blev du nog avsatt som projektledare. Kan bli mycket bättre. Gå nu vidare till nästa TVÅ kort för koppling till er egen verksamhet. Ni fyller i varsin enkät, anonymt ifall ni önskar, och lämnar dem sedan till er handledare. Copyright:Scharin&Partner