SIDAN 1 Kampanjrådgivning -gallring

Gallringsinventering våren 2012  Inventering av gallringsbeslut 1990 till idag  Fokus på: –Är beslutet helt eller delvis ersatt av generella beslut? –Är beslutet helt eller delvis ersatt av nya myndighetsspecifika beslut? –Har myndigheten upphört/slagits samman/gått isär? –Gäller gallringsbeslutet ett avgränsat material som har gallrats? –Sker mediakonvertering dvs. utskrift på papper? –Eventuella övriga oklarheter… SIDAN 2

SIDAN 3 Resultatet…

SIDAN 4

Hur använder ni dokumenten?  Rödmarkerade gallringsbeslut är helt inaktuella (med reservation att gallringen verkställts). Gula är delvis inaktuella/alternativt bör ses över av olika skäl. Gröna gallringsbeslut är helt aktuella i nuläget (2012), vissa gäller dock avgränsade material som ska gallras längre fram.  Vilka beslut gäller för min förvaltning?  Hur aktuella är besluten?  Har vi verkligen gallrat informationen som omfattas av beslutet?  Vad behöver ses över? SIDAN 5

SIDAN 6

  Nu gallringsbeslut separat! SIDAN 7 Besluten på webben

SIDAN 8

Hur går vi vidare? Exempel 1: S:t Erik Försäkring, ett myndighetsspecifikt beslut…  Gallringsbeslut 2003:05 är på många sätt inaktuellt.  Det finns numera generella gallringsbeslut för flera av handlingstyperna som tas upp, exempelvis bolagens ekonomihandlingar (2011:15).  Bolaget har förändrats och vissa handlingstyper är inte längre aktuella.  Begrepp används inte längre, exempel ”cederade”.  Tar ut den del som fortfarande är aktuell och stoppar in i nytt beslut SIDAN 9

SIDAN 10 Tas med i nytt beslut Ej aktuellt • 2003:13 • 2011:15 • 2007:12 • Handlingstypen finns ej längre

Ny framställan… SIDAN 11

Exempel 2  SISAB har tre gallringsbeslut som är myndighetsspecifika: – Helt aktuellt: får gallra drifts och skötselinstruktioner. – Ersätts till viss del av , , och – Ersätts till viss del av 2011:15. –Rimligt att utgå från2008:04  –Ett fåtal handlingar i de andra besluten inkluderas. –Samt inkludera övrig information som ej är bevarandevärd i verksamheten… –Ett samlat beslut SIDAN 12

Exempel 3 Revisionskontoret, ett myndighetsspecifikt beslut…  Gallringsbeslut 2007:07, gäller fortfarande helt.  MEN, beslutet specificerar en hantering som inte längre förekommer ”Alla handlingar i grundakt/årsakt”, leder till oklarhet.  Flera liknande handlingstyper har dykt upp…  Tar med hela beslutet men utvecklar och lägger till de nya handlingarna SIDAN 13

Det nya beslutet…  Information från den ursprungliga gallringsframställan och gallringsbeslutet bakas in i det nya beslutet.  Bra tillfälle att se över om det inte finns mer information som kan inkluderas i gallringsbeslutet.  System som ska anslutas till Stockholms Stads E-arkiv?  Informationsvärdering ett löpande arbete…. Vad vill vi egentligen bevara? SIDAN 14

Lärdomar från projekt…  Beskriv informationen tillräckligt för att gardera för namnbyten.  Fokusera på informationen inte medium.  Baka in information som hanteras löpande i ett beslut.  Hantera beslut för ett avgränsat material separat SIDAN 15