Verksamhetsuppföljning 2009 Regionrådet 2009-12-16

Kansli och kommunchefsgrupp Verksamhetsuppföljning 2009 Kansli och kommunchefsgrupp

2009 års tidsplan VB09 & VP10 Enligt gällande styrdokument och kansliets verksamhetsplanering: VP 2009 16 februari 2009 VB 2009 15 oktober 2009 VP 2010 15 oktober 2009 Beredning i KC 3 december 2009 Rapportering regionrådet 16 december 2009

Verksamhetuppföljning 2009 Kansli & Kommunchefsgrupp Mål 2009 Implementering av styrdokument -.Att under 2009 implementera styrdokument och den planerings- och uppföljningsprocess som kansliet (samordnaren/kanslichefen) har i uppdrag att upprätthålla. Måluppfyllelse: Helt Delmål - verktyg som stöd Kommunikationsplattform - Som stöd i implementeringen och upprätthållandet av uppföljningssystem och styrdokument för Umeåregionens arbetsgrupper planerades och budgeterades för en enkel kommunikationsplattform (webbsida) för att svara på krav på dokumentation och förbättrade kommunikationsvägar. Måluppfyllelse: Inte uppfyllt Årshjul Kansliet uppdrogs att ta fram ett ”Årshsjul” för att tydliggöra planerade aktiviteter. Kansliet har kompletterat årshjulet med en ”Agenda”. Planerade aktiviteter Kommunstyrelseseminarium Genomfördes den 8 april på temat ”Livskvalité” i samverkan med projekten Hållbara Umeåregionen samt Hållbar jämställdhet. Studieresa Genomfördes 22 – 25 oktober 2009 på temat ”Hållbart resande” i samverkan med projekten Hållbart Resande samt Hållbar jämställdhet.

Kansli och kommunchefsgrupp Genomförda möten & aktiviteter 2009

UMEÅREGIONENS ÅRSHJUL2009 - Fördelningsnyckel BESLUT AKTIVITET ATT GÖRA - Fakturor UR-avg ut Beslutsuppföljning Redovisa VB Bereda RR Bereda RR Bereda VP VB-AG 2009 VP-AG 2010 VP10/VB09 Tema 2010 Studieresa Budget 2010 Kommunstyrelse- & arbetsgruppsseminarium Mötestider 2010 UMEÅREGIONENS ÅRSHJUL2009 Bereda RR Bereda budget redovisning Budget- Tema resa Bereda RR Beslutsuppföljning Planera resa

UMEÅREGIONENS ÅRSHJUL2009 RR-möten KC-möten KC KC 3/12 KC 12/11 KC RR 16/12 RR 25/2 KC-extra resa KC 11/3 KC 14/10 RR-extra resa UMEÅREGIONENS ÅRSHJUL2009 KC extra 2/4 KC 21/9 RR 3/9 KC 24/4 RR 27/5 KC 13/5 KC 21/8 KC 10/6

Utfall 2009 Utfall 2009-11-28 Beräknat utfall 2009-12-30 Budget 2009   Budget 2009 Dif 2009-11-28 Kostnader Avg 1 983,90 SJV (150) Summa 2 133,90 1 349,50 784,40 Personal 670 229,3 440,7 Lokaler 60 54,7 5,3 Drift 1 253,90 915,60 338,3 S:a dif 0911 S:a kostnader 0911 1199,6 (+150) 784,3   Budget 2009 Dif 2009-12-30 Kostnader 2009-12-30 Avg 1 983,90 SJV (150) Summa 2 133,90 1 036,60 1 097,30 Personal 670 155,3 514,7 Lokaler 60 24,7 35,3 Drift 1 253,90 706,60 547,3 Beräknat återstående Beräknade kostnader 886 (+ 150) 1097,3

Kommunchefsgruppens uppdrag ”Kommunchefsgruppens uppgift är att planera verksamheten och tillse att den strategiska plan som beslutats av Regionrådet genomförs. Kommunchefernas uppgift är att fördela arbetsuppgifter till Umeåregionens samordnare och till arbetsgrupperna samt att (inom ram för kommunerna eller Umeåregionens kansli) bistå arbetsgrupperna vid behov. Återrapportering genom föredragning eller skriftlig rapport från samtliga arbetsgrupper skall vara stående punkter på kommunchefsmötena två gånger per år. Där emellan sköter kommunchefsgruppen löpande ärenden som inkommer från arbetsgrupper eller andra.” Styrdokument för Umeåregionens verksamhet (2008)

Kansliets uppdrag ”Samordnarens ansvarsområde är att formera arbetsgrupper för de utvecklings- och effektiviseringsområden som Regionrådet prioriterat. Samordnaren ska vara pådrivande och följa upp arbetsgruppernas arbete. Samordnaren sammanställer arbetsgruppernas verksamhetsplaner och redovisar sammanställningar av resultat. Samordnaren ska avveckla arbetsgrupper som fullföljt sin ålagda uppgift eller ersätta dem med informella nätverksgrupper.” Styrdokument för Umeåregionens verksamhet (2008), samt rollbeskrivning för samordnaren (2007)

Sammanfattande redovisning av uppdrag Status arbetsgrupper Totalt 23 arbetsgrupper har följts upp under året 2009 14 arbetsgrupper är helt aktiva 12 st. grupper har inkommit med både VB09 & VP10 1st grupp har inkommit med endast VB09 (men har VP10 på gång) 1st grupp har inkommit med endast VP10 (okänd aktivitet under 2009) 5 arbetsgrupper nybildade eller omstartade och helt aktiva Inköp/upphandling (från nätverk till konkret samverkan) Socialtjänst (konsoliderad/sammanslagen grupp: Fortbildn. Inom Socialtjänst, Social omsorg/äldreomsorg och Socialchefer Umeåregionen) Folkhälsa Beredskap Jämställdhet 5 arbetsgrupper med okänd aktivitet Miljöarbetsgruppen Kommunikationer Teknik Fritid 4 grupper avskrivs Vuxnas lärande Avfall slam (gruppen ingår i Region Västerbotten och är aktiv i större forum) Fortbildning inom socialtjänst (omformerad, ingår i socialchefsgruppen) Översiktsplanering (aktivitet finns men som referensgrupp i vindkraftsprojektet)

Verksamhetsuppföljning 2009 Arbetsgrupperna Verksamhetsuppföljning 2009

Arbetsgrupperna VP-redovisning Biblioteksarbetsgruppen Mål & Resultat 2009 stimulera och underlätta införande av självbetjäningsautomater på Umeåregionens bibliotek Måluppfyllelse: helt. Vi har nu en teknisk utredning och ett inriktningsbeslut att införa ovanstående senast 1/1 2013. Arbetsmiljön och integritetsaspekten är de två viktigaste anledningarna. utveckla gränssnittet på webbplatsen minabibliotek.se i syfte att underlätta brukarnas möjligheter till deltagande/medskapande och självbetjäning Måluppfyllelse: oklart. Nya funktioner har försenats från leverantören. Arbete pågår med att uppgradera till ny version, oväntade fel har dykt upp som försenar utvecklandet av nya funktioner. underlag för att införa sms-tjänster Måluppfyllelse: helt. Nu väntar vi bara på att vår systemleverantör ska sparka igång funktionen. finna ny kanal för intern kommunikation och kunskapsfömedling ska vara genomfört under året. Måluppfyllelse: delvis. Vårt behov av virtuell mötesplats ser ut att kunna lösas av ning.com. Under decembermötet kommer beslut att fattas. Kanske samordnas detta med Umeåregionens övriga arbetsgrupper, som har samma behov av mötesplats.

Arbetsgrupperna VP-redovisning Näringslivschefarbetsgruppen Mål 2009 Minska effekterna av konjunkturnedgång och finanskris. Genom samverkan inom UR finna lösningar för att behålla kompetens i regionen. Hjälpa företag att få tillgång till utbildningsinsatser, söka finansiering genom olika EU-fonder och därmed minska varsel och samtidigt behålla kommuninnevånare i regionen. T.ex. Skogstekniska klustret, Akademiker i Arbetslivet, Ung företagsamhet och Entreprenörscentrum. Hög aktivitetsgrad i olika EU-projekt. Resultat 2009 Gruppen arbetar aktivt i en rad fleråriga utvecklingsprojekt och verksamheter. Av denna anledning är det inte möjligt för gruppen att redan i oktober redovisa resultat för verksamhetsåret 2009. Gruppen kan däremot återkomma med en verksamhetsberättelse och resultat under första kvartalet 2010. Verksamheten 2009 har till stor del präglats av varsel och åtgärder för att mildra effekterna av lagda varsel samt arbete för att delta och genomföra aktiviteter i projekt som omnämns i arbetsgruppens omfattande verksamhetsplan. Ex genomförda aktiviteter 2009 Västerbotten på Grand Gemensam satsning vid 2 tillfällen med riktade inbjudningar till resp. kommuns specifika målgrupper. Samverkansavtal och utökat samarbete med Umeå universitet och Enheten för näringsliv och Samhälle – ENS. Kranskommunerna har skrivit avtal med Umeå universitet och ENS, det övergripande syftet är att utveckla en långsiktigt hållbar struktur/arbetsmetod som på ett resurseffektivt sätt förmedlar kontakter och verkar för samarbeten mellan universiteten och regionens näringsliv. Samarbete och träffar med projektet ”Vi flytt visst” Umeå och Stockholms kontoren Syftet med projektet är att öka antalet nyanlända invandrare att bosätta sig och arbeta i Umeåregionen. Målet är att identifiera och matcha arbetsgivarnas behov i Umeåregionen med utbudet av arbetskraft med ändamålsenlig kompetens bland nyanlända invandrare i Storstockholm. Noliamässan Gemensam marknadsföringsportal

Arbetsgrupperna VP-redovisning Turistarbetsgruppen (Årets arbetsgrupp) Mål & resultat 2009 Genomfört kvalitetskontroll på de företag som är med på våra huvudbroschyrer. Måluppfyllelse: Delvis. Under 2009 har kvalitetskontroll på de företag som är med i våra huvudbroschyrer, dvs Sommarguiden, Vinterguiden och Sommarvägar genomförts. Vi har börjat kvalitetssäkra boendeanläggningar (Umeå färdig, kranskommunerna under bearbetning). Genomföra kvalitetskontroll på boendeanläggningar som finns på vår webbsida. Måluppfyllelse: Helt. Gästundersökning gjordes på sju olika ställen i Umeåregionen. Resultatet kommer under hösten. Förbättra bemötandet på regionens besöksmål Måluppfyllelse: Resultatet kommer under hösten. Vidareutveckla vår gemensamma webbplats www.visitumea.se vad gäller aktualitet och attraktivitet. Utöka antalet bokningsbara produkter. Synliggöra utbudet och göra produkterna mera säljande. Måluppfyllelse: Arbete pågår

Arbetsgrupperna VP-redovisning Webbarbetsgruppen (Årets hedersomnämnande) Mål & Resultat 2009 Förbättra användarbarheten och öka tillgängligheten för besökaren på webbplatserna. Mål: öka 2008 års resultat från 60 % godkänt till minst 70 % godkänt. Måluppfyllelse: Delvis uppfyllt. Utifrån testresultatet 2008 har ett antal åtgärder vidtagits. Ett nytt användbarhetstest är beställt till december 2009 och resultatet av det kommer att redovisas i verksamhetsberättelse för år 2010. Genomföra en utbildning, Att skriva effektivt för webben, för 75 deltagare/webbredaktörer från samtliga fem kranskommuner. Måluppfyllelse: Helt. Utbildningen genomfördes under februari 2009 med 73 deltagare från de fem kranskommunerna. Implementering av webblanketter s.k. e-blanketter, för att öka e-tjänsterna på webben och därmed närma oss målet för 2010 om tillgänglighet inom offentlig förvaltning. Måluppfyllelse: Helt. Samtliga kranskommuner har skrivit under samarbetsavtal med Umeå kommun om WBS blankettbank och samtliga kommuner har nu tagit sin blankettbank i drift. Öka nyhetsflödet Måluppfyllelse: Delvis uppfyllt. Utbildningen ”Att skriva effektivt för webben” var ett första steg för redaktörerna när det gäller skrivande och att kunna identifiera nyheter från sina respektive verksamheter. Arbetet med att förstärka webben som kanal för kommunal information fortsätter under år 2010.

Arbetsgrupperna VP-redovisning Informationsarbetsgruppen Mål & Resultat 2009 Umeåregionens monter på Nolia Måluppfyllelse: Helt Gruppens huvuduppdrag under 2009 var att samordna Umeåregionens gemensamma monter på Nolia 1–9 augusti 2009. Målet var att ta fram och organisera en monter som visar upp kommunerna och samverkansarbetet på ett bra sätt. Uppdraget genomfördes enligt plan. Arbetet i Noliamontern skedde tillsammans med ett antal andra arbetsgrupper och projektföreträdare i Umeåregionen. Kommunikation kring Hållbara UmeåregionenMöten Måluppfyllelse: Inte uppfyllt Vi har diskuterat gruppens medverkan i kommunikationsarbetet kring Hållbara Umeåregionen med projektledare Albert Edman. Gruppen är positiv till medverkan, men har inget konkret uppdrag att jobba med och har än så länge haft lite utrymme för mer operativt arbete i denna fråga. Ny/omarbetad webbplats för Umeåregionen Måluppfyllelse: Inte uppfyllt Ett underlag för en ny/omarbetad webbplats för Umeåregionen har tagits fram. Det har skett genom en enkät till tjänstemän och politiker i regionen som har gett en vink om vilket syfte webbplatsen ska ha och vilka behov den ska tillgodose. Idéer har också diskuterats internt, med regionsamordnare, i infogruppen och med reklambyrån Plakat, som har hjälpt till att utveckla idéerna. Den nya webbplatsen har ännu inte förverkligats, dels på grund av att annat arbete utanför gruppen har prioriterats, men också i avvaktan på ett klartecken från kommunchefsgruppen.

Arbetsgrupperna VP-redovisning Personalchefsgruppen Mål Öka kunskapen om det kompetensförsörjningsbehov som finns i Umeåregionens kommuners verksamheter under de närmaste åren (Nolia) Måluppfyllelse: Helt. Prognos över kommande års rekryteringsbehov utarbetades inför, och presenterades vid Nolia 2009 Förbättra kompetensförsörjningen genom att utarbeta former för att attrahera och utveckla akademisk kompetens till Umeåregionens kommuner. Under 2009 skall förutsättningar för ett regionalt traineeprogram klarläggas Måluppfyllelse: Inte uppnått under året, fortsätter under 2010 Möjligheterna för ett traineeprogram utreds. Utredningen är något försenad, och har utökats med att även omfatta Örnsköldsviks kommun. Kommer att genomföras under 2010. Underlag klart för upphandling av pensionsadministration och eventuell försäkring av pensionsförmåner (avser ej alla kommuner) Måluppfyllelse: Delvis. Underlag för upphandling pensionsadministration påbörjad och kommer att genomföras under året

Arbetsgrupperna VP-redovisning Överförmyndararbetsgruppen Mål & Resultat 2009 Kommunal samverkan Inventera olika samverkansformer mellan kommuner i landet. Bland annat genom att bjuda in Jan Wallgren, kommunjurist i Skövde, till arbetsgruppen för att tala om kommunal samverkan på överförmyndarområdet. Måluppfyllelse: Helt. Samverkansavtal • Regionalt samarbetsavtal träder i kraft 1 januari 2009. Utvärdering av avtalet. Formulering av nytt avtal för 2010. Inom samarbetsavtalets ramar fortsätta utvecklingsarbetet med den regionala samverkan på området. Måluppfyllelse: Helt och under arbete. Avtalet började gälla 2 januari 2009 och kommer att utvärderas 1 december 2009. Nytt avtal kommer att formuleras efter utvärdering. Kompetensutveckling • Regionalt koordinerad utbildning i årsräkningsarbetet för nya gode män. Regionalt koordinerad Grundutbildning för nya ställföreträdare med Skövdes kommunjurist Jan Wallgren som även är medförfattare till Överförmyndarpraktikan. Måluppfyllelse: Helt. 135 ställföreträdare från hela Umeåregionen har deltagit i utbildning. Regional utbildning i årsräkningsarbetet för nya ställföreträdare kommer att genomföras i december 2009. Gemensamma blanketter • Fortsatt översyn och vidareutveckling av gemensamma blanketter. Måluppfyllelse: Helt. Framgångsfaktorer Gruppen träffades första gången i maj 2007 men påbörjade sitt arbete under 2008. Samordnaren för Umeåregionen har varit bra på att entusiasmera och haft förmåga att konkretisera tankar som vuxit fram i arbetsgruppens diskussioner. Gruppen har känt ett behov av samarbete och utveckling av överförmyndarverksamheten på flera plan. Gruppens arbete har under hela processen varit väl förankrat hos kommunpolitiker, kommunchefer och överförmyndarnämnder. Detta har skapat förutsättningar för ett gott resultat i verkställandet av beslutade aktiviteter. Umeåregionens tilldelning av ekonomiska resurser till arbetsgruppen har möjliggjort erfarenhetsutbytet med Skövde samt att rekryteringsprojektet har kommit igång.

Arbetsgrupperna VP-redovisning IT-arbetsgruppen Mål 2009 Utbyggnader och kvalitetshöjning i bredbandsnäten Införande av distansöverbryggande teknik, resfria möten – webbmötesverktyg (Projekt hållart resande) Införande av öppen programvara – ger lokala IT företag ökade möjligheter att leverera tjänster (företagsutveckling) Mobiltäckning. Kartlägga mobiltäckningen i Umeåregionen – påverka Telia att förbättra sin täckning Distansöverbryggande teknik- webbmöten införs med gemensamt system för Umeåregionen Öppen programvara börjar införas i några kommuner Digitala formulär på webben, gemensamt för Umeåregionens kommuner Alla Umeåregionens kommuner inför kommuninformationstjänsten Utredning – kan antalet telefoner minskas till en telefon per användare Säker inloggning och verifiering med ”smarta kort” Måluppfyllelse 2009 Ovanstående mål är helt uppfyllda förutom utbyggnader och kvalitetshöjning i bredbandsnätet där målen är delvis uppfyllda. Projektet FYRAN har förlängts tom 2010 vilket innebär att en del utbyggnadsarbeten har senarelagts. Målen har uppnåtts genom en bra planering och samarbete i Umeåregionen.

Jämställdhetsarbetsgruppen Nystartade arbetsgrupper VP-redovisning Jämställdhetsarbetsgruppen Mål & Resultat 2009 Gruppen har fått nytt uppdrag och arbetsordning under 2009 som en följd av gemensamt projekt. Resultat 2009 Uppnådda mål Kick-off för förtroendevalda – kommunstyrelseseminarium 8 april 2009 – 88 deltagare varav 48 förtroendevalda, 7 chefer, 31 nyckelpersoner/övrig personal och 2 medborgare. Processledning – samordnare anställd, arbetar heltid med satsningen, samordnar även arbetsgruppen under projekttiden Regional utbildningsdag om manlighet, machoideal och jämställdhet – 28 oktober Utvärdering – avtal slutet med extern part i början av oktober, olika utvärderingsinslag kommer fortsatt att följa satsningen. Inledande utbildningstillfällen i processutbildning för ekonomer/kvalitetsgranskare och revisorer under hösten 2009. Fortsatt utbildning under våren 2010. Metodutveckling. Konsult kontrakterad för utvecklingsarbete kring jämställdhetsplaner ur arbetsgivarperspektiv och på sikt medborgarperspektiv. Startar upp i januari 2010. (Ännu) inte nådda mål Metodutveckling – jämställdhetsintegrering Utbildning - Gemensam utbildning för politiker, chefer samt berörda tjänstemän ej genomförd annat än i form av kortare föreläsning den 8 april (nådde ej hela målgruppen) – utbildningar planeras för lokala grupper samt regionalt men i annat upplägg en det ursprungligen tänkta.

Gruppen har nystartats under Våren 2009 Nystartade arbetsgrupper VP-redovisning Beredskapsarbetsgruppen Mål & Resultat 2009 Gruppen har nystartats under Våren 2009 Resultat 2009 Starta upp en beredskapsgrupp i Umeåregionen Måluppfyllelse: Helt. Beredskapsgruppen inom Umeåregionssamarbetet bildades under våren 2009 i syfte att samordna och stärka beredskaps- och säkerhetsarbetet i regionen. Genomföra KLO 1 i alla kranskommunerna Måluppfyllelse: Delvis. Under andra halvåret 2009 har KLO 1 genomförts i Vännäs och Bjurholms kommuner. KLO är ett utbildningsprogram i krishantering för ledningsgrupper på operativ ledningsnivå och riktar sig till krisledningsnämnden, krisledningsgruppen med ersättare, informationsgruppen, representant för räddningstjänsten samt ledare för frivilliga resursgruppen. Bjurholm har under perioden dessutom genomfört steg två i utbildningsprogrammet, KLO 2. Robertsfors har sedan tidigare genomfört KLO 1 och 2 och planerar nu för steg tre. Enligt planerna ska KLO 1 genomföras även i Vindeln innan 2009 års slut. Identifiera och kartlägga elkraftsförsörjningen i regionen pågår fortfarande i dagsläget men kommer att färdigställas innan 2009 års slut. Måluppfyllelse: Delvis. Vad gäller frågan om samordning av dessa resurser i såväl regionen som länet i stort har arbetsgruppen beslutat att föra frågan vidare till Länsstyrelsen i Västerbotten. P.g.a. att gruppen nyligen bildats har det inte funnits tillräckligt med tid för att uppfylla alla mål innan årets slut.

Gruppen startades om våren 2009 Nystartade arbetsgrupper VP-redovisning Socialtjänstarbetsgruppen Mål & resultat 2009 Gruppen startades om våren 2009 Innan oktober 2009 ska  Klart arbetsgruppen funnit former för arbetet i regionandan och ha mer utvecklade arbetsformer för detta Genomföra minst två möten  Delvis uppfyllt 1 av 2 möten Uppdrag skuld- och budgetrådgivning  Klart 090430 Samverkan förstärkta familjehem  Pågår Samverkan LOV  Klart Samverkan dietistfunktion  Utredning och analys klar. Ingen samordning möjlig Påbörja målformuleringar 2010  Ej klart

Mål & resultat 2009 Gruppen har nystartats under Våren 2009 Nystartade arbetsgrupper VP-redovisning Inköp/upphandling Mål & resultat 2009 Gruppen har nystartats under Våren 2009 En gemensam träff med alla kommuner. Målluppfyllelse: Delvis. Genomfört träffar, alla kommuner har inte deltagit En träff med respektive kommun. Måluppfyllelse: Helt. Träffarna ska genomföras den 20/10 resp. den 26/10. Gemensam upphandlingspolicy. Måluppfyllelse: Påbörjat. Beräknas kunna tas beslut i Umeå Kommuns fullmäktige under 2009. Förslag till samarbetsavtal redovisa vid träff med resp. kommun. Måluppfyllelse: Påbörjat. Kostnad och utnyttjande paket ska utformas efter träffarna. Beräknas färdigt 1 kvartalet 2010.

Gruppen startade efter årsskiftet 2009 Nystartade arbetsgrupper VP-redovisning Folkhälsogruppen Mål & Resultat 2009 Gruppen startade efter årsskiftet 2009 Resultat 2009 Regelbundna träffar i arbetsgruppen 5 januari, 10 mars, 11 maj, 13 augusti, 15 september, (11 december inplanerad för VP10) Måluppfyllelse: Helt Nätverksträff med alla folkhälsoråden i Umeåregionen 17 februari, 27 augusti Måluppfyllelse: Helt Planering och deltagande Umeåregionens KS-dag 8 april Måluppfyllelse: Helt Anordnande av seminariedag ”Barn och ungas hälsa”, planerades till den 5 oktober på internationella barndagen. Genomfördes den 5 oktober. Måluppfyllelse: Helt Politikerutbildning ”Folkhälsa är politik” planeras under hösten. 4 – 5 november Måluppfyllelse: Helt