Rationell kommunikations- och beslutsprocess för nationell katalogisering Presentation av delstudie 2 i Kungl bibliotekets katalogiseringsutredning vid referensgruppsmöte den 28 mars 2006 Gunilla Lilie Bauer och Christine Lindmark Stockholms universitetsbibliotek

Bakgrund Diskussion bland katalogchefer, 2004 Skrivelse till riksbibliotekarien från nio bibliotekschefer, februari 2005 Diskussioner inom KB pågår samtidigt om att tillsätta en katalogiseringsutredning, 2005 Utformning av uppdrag, andra halvåret 2005 Beslut om finansiering och uppdrag, december 2005 Delstudie 2 av 3 i KB:s Katalogiseringsutredning

Syfte Förbättra besluts- och kommunikationsprocess för den kooperativa katalogiseringsverksamheten Föreslå förändringar som kan rationalisera och förbättra katalogiseringssamspelet mellan KB och universitets- och högskolebiblioteken, UH-biblioteken

Mål Berörda parter ska anse att samarbete och kommunikation om katalogiseringsfrågor mellan central och lokal nivå har förbättrats på ett påtagligt sätt. I slutet av 2006 ska nya avtal mellan berörda parter tas fram. I avtalen ska framgå var, när, hur och av vem beslut om ändrade katalogiseringsrutiner tas samt hur förslag till förändringar och utvecklingsarbete kommuniceras och förankras.

Metod och arbetssätt Att i projektform och med processanalys som metod analysera kommunikation och beslutsstruktur för katalogiseringsarbetet Analysen görs vid SUB Analysresultatet sprids och stäms av med andra UH-bibliotek Lokala kompletteringar görs av dem som vill delta

Projektorganisation Styrgrupp och referensgrupper, samma som för övriga delstudier Projektledare och projektgrupp Gunilla Lilie Bauer, Bodil Gustavsson och Christine Lindmark Stockholms universitetsbibliotek Expertpanel Katalogchefer/-ansvariga vid UH-biblioteken Katalogchefer/-ansvariga vid KB: Pia Leth, Anders Cato, Agneta Holmenmark, Sara Gube-Josefsson och Christer Larsson Projektledare för övriga delstudier: Susanne Sellei och Magdalena Svanberg

Projektplan i sammandrag Startfas: kvartal 1 Lägga fast projektets ramar, planera och starta det praktiska arbetet Genomförandefas: kvartal 2 och 3 http://www.kb.se/ku/del_2.htm Slutfas: november – december Slutrapport med konkreta förslag till nya avtal som styrgrupp och uppdragsgivare kan ta beslut om Avslutningsseminarium den 16 november 2006

Projektfaser, delmål, huvudaktiviteter Genomförandefas: april – november 2006 När processanalys och kompletteringar är gjorda. När resultaten av processanalysen är beskrivna och spridda och problembilden har blivit bekräftad. När resultaten är analyserade, förändringar är föreslagna av projektgruppen, avstämda med expertpanelen och godkända av styrgruppen. Huvudaktivitet: Förslag till förändrad beslutsprocess och riktlinjer för kommunikation samt avtalstexter utarbetas och förankras. När det finns konkreta förslag till förändringar i beslutsprocessen och ändrade riktlinjer för kommunikation. När det finns ett förslag till ändrad avtalstext. Slutfas: december 2006 När förslagen är avstämda i referensgrupperna och godkända av uppdragsgivaren.

Kommunikationsmål Alla målgrupper Ha kännedom om projektets existens, dess övergripande syfte, webbadress och veta hur och vilka de kan kontakta för att påverka och bidra i projektet Katalogrådet/katalogchefer/-ansvariga känna delaktighet vilja bidra i analysarbetet och förslagsställandet vilja medverka till att förändringarna genomförs i praktiken

Kommunikationsmål, forts Bibliotekschefer/överbibliotekarier och Libris ledningsgrupp Känna delaktighet Vilja medverka till att förändringarna genomförs i praktiken Delprojektledare i katalogiseringsutredningen Utnyttja processanalysen för sina respektive delstudier Vilja prova de nya kommunikationssätt som föreslås

Kommunikationskanaler Webbplats: http://www.kb.se/ku/default.htm E-post Muntligt vid möten och intervjuer

Aktiviteter just nu Identifiera huvudaktörerna i beslutsprocessen Libris ledningsgrupp Libris katalogråd KB:s avdelningar (BUS, Libris, IDA ...) Svensk Biblioteksförenings kommittéer för katalogisering och klassifikation ”Formatet” Studera dokumentation och kommunikationsvägar Protokoll, utredningar, rapporter, e-postlistor m m

Aktiviteter just nu, forts Kartläggning av besluts- och kommunikationsprocessen för fyra ärenden/typfall 1998 - 2006 E-resurser Utländska poster Auktoritetsposter Ämnesord/SAB-rubriker

Våra frågor till er här idag Har vi valt rätt ärenden/typfall? Har ni andra förslag? Vilka bibliotek är intresserade av att bidra med lokala kompletteringar? + allt annat som ni vill tillföra?