4 april 2019 kl.09.15-11.30 16 april 2019 kl.13.15-15.30 G-salen Ekonomi- information 4 april 2019 kl.09.15-11.30 16 april 2019 kl.13.15-15.30 G-salen

Agenda 4 april 09:15-09:20 Inledning 09:20-09:35  Årsbokslut & årsredovisning 2018 09:35-10:00 Ekonomisk uppföljning 2019 - Tertial 1 - ”Hard Close” Tertial 2 10:00-10:15 E-faktura 10:15-10:30 Kaffepaus 10:30-10:50 Ekonomiprojektet 10:50-11:30 Övrig information Serviceportalen STRUT Brexit Lathund Kostförmån Lokalkostnader 2019 m.m Pia och Karolina välkomnar samt går igenom agendan Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Agenda 16 april 13:15-13:20 Inledning 13:20-13:35  Årsbokslut & årsredovisning 2018 13:35-14:00 Ekonomisk uppföljning 2019 - Tertial 1 - ”Hard Close” Tertial 2 14:00-14:15 E-faktura 14:15-14:30 Kaffepaus 14:30-14:50 Ekonomiprojektet 14:50-15:30 Övrig information Serviceportalen Brexit Lathund Kostförmån Lokalkostnader 2019 m.m Pia och Karolina välkomnar samt går igenom agendan Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Årsbokslut och årsredovisning 2018 Tack för ett gott samarbete!!!! Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Ett bra ekonomiskt resultat 2018: - 196 mnkr (-126 mnkr UGA, - 70 mnkr FUF) 2017 2016 Intäkter totalt (mnkr) 5 142 5 073 4 390 Varav UGA (mnkr) 2 007 2 046 1 929 Varav FUF (mnkr) 3 134 3 028 3 001 Kostnader totalt (mnkr) 5 338 5 120 4 924 Andel personalkostnader av tot. kostnader (%) 68 69 Andel lokalkostnader av tot. kostnader (%) 14 Årets kapitalförändring (mnkr) - 196 46 5 Myndighetskapital (mnkr) 1 005 1 201 1 247 Ekonomiskt resultat 2017: - 46 mnkr (+26 mnkr UGA, -72 mnkr FUF) Ekonomiskt resultat 2016: 5 mnkr (-21 mnkr UGA, +26 mnkr FUF) Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Högre kostnader 2018 Personalkostnaderna har ökat med 118 mnkr (3,3 %). Lokalkostnaderna har ökat med 32 mnkr (4,4 %) Driftskostnaderna har ökat med 43 mnkr (5,8 %) Personalkostnader Lönerevision 2,2 %, individuella löneökningar och högre lönekostnader vid nyrekrytering. Arbetsgivaravg 28 mnkr, Årsarbetskrafterna ökat med 76 av dessa är 46 TA personal. Ökningen inom TA fördelar sig 16,9 Förvaltningen, 13,2 humfak, 2,7 jurfak, 3,4 samfak, 9,8 natfak Hyresjusteringar enligt KPI 8 mnkr, nya kontrakt (netto) 11 mnkr, lokalvård, infrastruktur mm ökat. GDPR konsulter och tekniska lösningar 6 mnkr, Albano konsultkostnader 14 mnkr, ombyggnationer och reparationer Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Myndighetskapital Per 2017-12-31: 1 201 275 tkr Framtida investeringar som kommer att belasta det kapitalet: Albano Ombyggnationer i Frescati Per 2017-12-31: 1 201 275 tkr Per 2018-12-31: 1 005 326 tkr 19,55 % av omsättningen Ekonomiinformation 4 april_16 april 23,68 % av omsättningen

Ekonomiskt resultat 2018 – per fakultet Totalt visar SU underskott om 196 mnkr. Centrala medel visar underskott med 150 mnkr - strategiska satsningar på främst fastigheter. Förvaltningen visar överskott med 35 mnkr – främst Albano, där kostnader inte fakturerats enligt budget. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Jämförelse budget, prognos T2 och utfall 2018 – per fakultet mnkr Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Ackumulerat myndighetskapital 2018 – per fakultet uppdelat på UGA och FUF mnkr Totalt har SU ett ackumulerat myndighetskapital om 1 miljard kr, uppdelat på ca 700 mnkr UGA och ca 300 mnkr FUF. Inom Centrala medel finns ett kapital om ca 200 mnkr. Inom Förvaltningen finns ett kapital om 56 mnkr, som är uppbundet för särskilda ändamål, t.ex. nationella medel inom Studentavdelningen och kostnader för Albano. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Nationell jämförelse 2018 Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019 Lärosäte Takbelopp Utfall Värdet av Anslagssparande Återbetalning Myndighets- Oförbrukade Totala   2018 relativt sparade vid årets slut till staten ek resultat kapital per bidrag per kostnader kapital takbelopp prestationer totalt för 2018-12-31 i procent av myndigheten totala kostnader (Utgående överproduktion) (mnkr) (procent) Uppsala 1 756 1 698 96,7% 49 -61 1 118 2 023 7 122 16% Lund 2 067 2 019 97,7% 150 72 1 733 3 925 8 464 20% Göteborg 2 123 2 036 95,9% 82 43 1 305 2 118 6 608 Stockholm 1 739 1 653 95,0% 86 -196 1 005 1 275 5 338 19% Umeå 1 397 1 344 96,2% 73 166 779 855 4 271 18% Linköping 1 549 1 472 74 156 793 836 3 881 Karlstad 664 645 97,1% 44 36 183 121 1 137 KI 721 691 95,8% 34 1 610 3 225 7 132 23% KTH 1 161 1 169 100,7% 116 88 867 1 131 4 708 Linnéuniversitetet 1 067 996 93,3% 15 8 252 269 1 914 13% Luleå 674 653 96,9% 31 66 348 328 1 639 21% Malmö 936 896 95,7% 71 272 1 546 Mittuniversitetet 555 548 98,7% 40 27 216 81 995 22% Örebro 797 795 99,7% 2 -26 536 247 1 434 37% Borås 501 499 99,6% -3 55 703 5% Chalmers 2) 894 826 92,4% -74 453 1 111 3 876 12% SLU -54 586 1 038 3 570 Summa 18 601 17 939 96,4% 547 377 320 12 090 18 804 64 339 Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Riksrevisionens iakttagelser 2018 RiR sammanställning över identifierade fel (den sk “fellistan” 2018 Inga avvikelser av väsentlighet. Revisionsberättelse 2018 utan anmärkning (“ren” revisionsberättelse). Positivt med ökat stöd till Personalavdelningen. Bättre kvalité i bokslutet. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Ekonomisk uppföljning 2019

Ekonomisk uppföljning 2019 Tertialuppföljning under 2019 Tertial 1 (T1) per 30/4: checklista, projektlistor (avstämning skulder/fordringar externa medel), utfall per institution/motsvarande Tertial 2 (T2) per 31/8: checklista, projektlistor (avstämning skulder/fordringar externa medel), utfall per institution/motsvarande, prognos Tertial 3 (T3) per 31/12: checklista, projektlistor (avstämning skulder/fordringar externa medel), utfall per institution/motsvarande Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Viktiga hållpunkter T1 26/4-2019 Ekonomiavdelningen publicerar checklistan på webben 30/4-2019 Institutioner/motsvarande kontrollerar att konto 1278 är noll innan periodstängning (SFI poster ska DEF-sättas direkt i anläggningsregistret).   30/4-2019 Periodstängning för leverantörsfakturor Raindanceportalen 30/4-2019 Periodstängning för kundfakturering Raindance Classic 3/5-2019 Periodstängning bokföringsorder i Raindanceportalen 3/5-2019 Periodstängning i Raindance Classic för inst/motsv 9/5-2019 Ekonomiavdelningen inrapporterar till statsredovisningen Hermes (ESV) Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Viktiga hållpunkter T1 13/5-2019 Ekonomiavdelningen skickar ut underlag för intygande av fordringar och skulder > 500 000 kr som är bokförda på externfinansierade projekt. Tre olika projektlistor (bidrag, uppdrag samt gamla projekt med dispositionsdatum/slutdatum 171231). 13/5 -2019 Rapporter för T1 tillgängliga i Mercur. 24/5-2019 Sista dagen för institutioner/motsvarande att lämna underlag för skulder och fordringar > 500 000 kr på projekt med underskrift av prefekt/motsvarande. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Uppföljning T1 2019 Följer den handläggningsordning som beslutades för 2018, dvs mindre omfattande uppföljning efter T1. Utskick av handläggningsordning och frågeställningar till fakultetscontrollers har gjorts 5 april. Resultatrapporter för T1 skickas till fakultetscontrollers så snart som rapporter finns tillgängliga i Mercur efter april månads utfall. Underlag från fakultetscontrollers lämnas in till Planeringssekretariatet senast den 22 maj. Väsentliga avvikelser i relation till resultatet i T1 2018 ska kommenteras och analyseras, liksom förändringar jämfört med årets budget. En kortfattad statusrapport för hela SU lämnas till ledningen i början av juni. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

E-faktura

Ny lag till följd av EU direktiv Europeiska Unionens råds direktiv 2014/55/EU Bakgrund Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Lagen om e-fakturering till följd av offentlig upphandling 4§ De fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet skall vara elektroniska och överensstämma med den Europeiska standarden för elektronisk fakturering om inte någon annan standard avtalats. 5§ Upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att ta emot och behandla fakturor som överensstämmer med den Europeiska standarden för e-fakturering. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Lagens omfattning Lagen om fattar alla upphandlingar, oavsett belopp även direktupphandlingar, dvs alla inköp (som sker efter den 1 april) Kravet på e-fakturering omfattar därför alla fakturor som en leverantör utfärdar oavsett hur upphandling gått till. Med elektronisk faktura avses en faktura som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format, som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt. PDF-faktura anses inte vara en elektronisk faktura. Alla varu- och tjänsteleverantörer även utomeuropeiska omfattas av den nya lagen. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Att tänka på vid inköp? Innan beställning kontrolleras om vara/tjänst finns upphandlad. Har leverantören fakturerat SU tidigare? Informera leverantören om att fakturering ska ske elektroniskt. Är leverantören ny begärs leverantörsupplägg i Serviceportalen. Hänvisa till leverantörsinformation på webben. https://www.su.se/om-oss/fakta/leverant%C3%B6rsinformation/faktura-betalningar-och-e-handel-1.392240 Leverantören skickar in sina sändaruppgifter och e-anslutning sker av Ekonomiavdelningen. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Hur ska leverantörerna göra? För de leverantörer som inte själva har ett ekonomisystem som kan skicka e-faktura finns många andra alternativ. SU kan genom avtal med CGI erbjuda Fakturaportalen www.fakturaportalen.se Det finns en stor mängd aktörer på marknaden som är inriktade på dessa tjänster men leverantörerna kanske vill använda en redan etablerad kontakt och kan då vända sig till sin bank. De flesta banker och även Postnord erbjuder e-fakturering. Partsidentitet Svefaktura: SE2021003062 GLN för EDIFACT: 7340108700000 PEPPOL-ID: 0007:202100306 VAN-leverantör/Accesspunkt: CGI Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Vad gäller vid kundfakturering? Fakturering ska kunna ske elektroniskt och överensstämma med den Europeiska standarden för elektronisk fakturering (PEPPOL) eller annat överenskommet format. Om en kund önskar e-faktura ansluter Ekonomiavdelningen på kundens begäran till kundens uppgivna mottagar-ID. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Är en kund eller leverantör ansluten? Partsinformation visar om e-faktura mottas från leverantören Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Tänk grönt! e-faktura ger snabbare fakturering eftersom den når fram på sekunder istället för på dagar, som är fallet om man skickar via post e-faktura miljövänligare då det inte behövs några pappersutskrifter e-faktura är billigare då vi slipper avgifter för porto Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Kaffepaus Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Ekonomiprojektet www.su.se/ekonomiprojektet Ekonomiinformation 2019-04-16 Karolina Pihlblad

Syftet med Ekonomiprojektet är att förenkla, förtydliga och förbättra det ekonomiadministrativa arbetet vid universitetet som helhet för ett effektivt och sammanhållet verksamhetsstöd. Universitetets nuvarande ekonomisystem och redovisningsplan infördes 1993. Under 2018-2019 görs därför en utvärdering av nuvarande ekonomimodell och ekonomisystem. Utvärderingen följs av ett införandeprojekt för att genomföra nödvändiga förändringar. Att medarbetare ges möjlighet att bidrag med sin kunskap och erfarenhet är en avgörande förutsättning för ett bra slutresultat. Både det centrala och det lokala verksamhetsstödet finns representerade i arbets- och referensgrupper, där cirka 60 medarbetare ingår. Utvärderingen pågår under 2018-2019. Därefter tar ett införandeprojekt vid som implementerar nödvändiga förändringar. Ett nytt ekonomisystem beräknas tas i drift 2022. Varför? Vad? Hur? När? Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Några områden som lyfts hittills Tydligt ansvar samt enhetligt och stärkt samlat stöd. SUHF-modellen bör tillämpas enhetligt och ansvaret för tillämpningen tydliggöras. Rutiner för interndebiteringar och intern handel behöver utvecklas. Tydlig och förbättrad redovisningsplan för effektiv och enhetlig uppföljning. Utökat systemstöd: direkta och fler integrationer, tydliga rapporter, kontraktsdatabas och flexibla utsökningar. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Övrig information Serviceportalen

Nya formulär i Serviceportalen fr. o. m. 2019-04-16

Förbättringar i Serviceportalen? Syftet med att använda Serviceportalen är att förenkla kontakten med oss och en väg in oavsett ärende. Genom att använda Serviceportalen får du en samlad bild över de frågor du ställt till oss och alla ärenden blir besvarade. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Ekonomiavdelningens formulär i Serviceportalen Den 16 april 2019, mellan kl. 10.00-14.00 är Serviceportalen stängd i de delar som berör Ekonomiavdelningens formulär. Efter kl 14.00 kommer den att öppnas och både uppdaterade och helt nya formulär kommer att finnas. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Ärenden som är inlagda i Serviceportalen före 16 april 2019 Alla ärenden som är öppna i Serviceportalen kommer att finnas kvar och flyttas till rätt handläggare på ekonomiavdelningen. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Handläggargrupper på Ekonomiavdelningen Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Gamla och Nya formulär i Serviceportalen Gamla formulär (kommer att finnas kvar) Felanmälan Fråga Beställning Nyupplägg/ändring kund Nyupplägg/ändring leverantör Nyupplägg/ändring utländsk leverantör Nya formulär Avslut externa projekt Avslut interna projekt Förlängning externa projekt Förlängning interna projekt Nyupplägg externa projekt Nyupplägg interna projekt Upphandling engelsk Upphandling svensk Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Nya dokument i Serviceportalen Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Öppet hus hos ekonomiavdelningen Fredagen den 26 april 2019 10.00-12-00 Måndagen den 29 april 2019 13.00-15.00 Måndagen 06 maj 2019 10.00-12.00 Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Vi ses på öppet hus!

STRUT (Styr- och resursutredningen) Övrig information STRUT (Styr- och resursutredningen)

STRUT (Styr- och resursutredningen) SU har fått betänkandet om styrningen av högskolan (SOU 2019:6) på remiss. Styrelsen behandlar SU:s yttrande 26 april och 14 juni. Svar till regeringen senast 24 juni. Förslag som skulle innebära bl.a: Ett samlat anslag för forskning och utbildning Hälften av utbildningsramen blir en bas som inte varierar med antalet studenter eller deras prestationer För varje lärosäte fastställs ett mål för antalet helårsstudenter Hälften av utbildningsramen blir beroende av antalet helårsstudenter Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Övrig information BREXIT

Brexit Det är ännu inte klart om det kommer att finnas ett utträdesavtal när Storbritannien lämnar EU. EU har beslutat att ge Storbritannien ytterligare sex månaders tidsfrist för ett ordnat utträde. Den nya tidpunkten för brexit är den 31 oktober. Om man kommer överens om ett avtal kan britterna lämna EU tidigare (tillkommit efter den 13/4). Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Brexit Brexit med utträdesavtal - Med ett utträdesavtal kommer det att finnas övergångsbestämmelser för handeln mellan Storbritannien och EU till och med den 31 december 2020. Det innebär att det under den här övergångsperioden inte kommer att ske några förändringar när det gäller handeln med varor till och från Storbritannien. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Brexit – moms och tullhantering Brexit utan utträdesavtal (hård brexit) Om det inte finns något utträdesavtal kommer alla de tullbestämmelser som gäller för handel med länder utanför EU att börja gälla direkt. Samtliga utredningar som har gjorts pekar på att brexit kommer att medföra tullformaliteter i handeln mellan EU och Storbritannien. Påverkar moms och tullhantering Ekonomiavdelningen kommer att uppdatera kund & leverantörsregister samt andra relevanta tabeller i Raindance om det blir hård brexit. Samtliga utredningar som har gjorts pekar på att brexit kommer att medföra tullformaliteter i handeln mellan EU och Storbritannien. Det innebär att företagen bland annat måste: föranmäla varor med summariska införseldeklarationer och tillämpa reglerna för säkerhet och skydd vid export anmäla transportmedel och varor vid ankomst till EU och vid utförselorten från EU lämna tulldeklarationer vid import och export tillämpa införsel- och utförselrestriktioner betala eller lämna garantier för tull och andra avgifter innan varorna kan frigöras för övergång till fri omsättning. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Övrig information Lathund kostförmån

Lathund kostförmån Med förmåner menas förmåner som utgår i annan form än i kontanta medel. Grundregeln enligt Skatteverket är att fri kost är en skattepliktig förmån för den anställde. Kostförmån värderas schablonmässigt. För inkomståret 2019 gäller följande: Lunch eller middag:98 kr per dag Fri frukost: 49 kr per dag Helt fri kost (minst tre måltider):245 kronor per dag Lathund kostförmån - vägledning om, när måltider är en skattefri och skattepliktig förmån inom SU Ny blankett kostförmån Publicering inom kort

Kvartalsdebitering lokalkostnader 2019 Övrig information Kvartalsdebitering lokalkostnader 2019

Kvartalsdebitering lokalkostnader 2019 23 av 73 institutioner/motsvarande översände konteringsändringar. Frågor rörande upplåtelser och hyresnivå hänvisas till Fastighetsavdelningen via serviceportalen. Kvartalshyra KV1 bokfördes med verifikationsdatum per 31/3-19. Kvartal 2 Samma rutin tillämpas för kvartal 2. Information inkl. rumsspecifikation och konteringsunderlag enligt slutliga uppgifter från kvartal 1 skickas till administrativa chefer för resp. institution/motsvarande senast den 6/5-19. På begäran görs också utskick via Raindansare. Eventuella konteringsändringar för kvartal 2 skickas till ekonomi@su.se senast den 24/5-19. Kvartal 2 bokas per 30/6. Debiteringen grundas på tecknat upplåtelseavtal. Övriga överenskommelser internfaktureras, mellan institutioner/motsvarande. Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019

Tack för idag! Ekonomiinformation 4 april_16 april 2019