Utbildning för personalrollen/personalregistreringsrollen 4 februari 2019 För att bäst utläsa denna presentation så rekommenderar vi att ni väljer att se det i ett bildspel. När ni är i det läget ska ni högerklicka och välja ”visa föredragshållarvy”. Då kommer alla bilder i rätt ordning samt att ni kan läsa våra anteckningar.

Innehåll Fikapaus Vilka HR-administratörerna är och vad vi gör Ärendeflödet i primula Förhandlingswebben Tips och trix i primula Nyanställningsärende eller förlängningsärende? Vikariat anställning Vikten av att göra ärenden i tid Fikapaus Vad ska annonseras? ReachMee Kungörelse, vad är det? Registrera kompetens Idis Mejladresser Frågor och svar

HR-administratörerna Malin Bellander Karoline Holmström Frida Urtel Catja Lövstrand Gemensam mejl: HRADM@slu.se Mejla din tilldelade HR-administratör i första hand men om det är frågor av mer allmän art kan du vända dig till HRADM@slu.se

Vad gör vi? Ärenden i primula Publicerar annonser i ReachMee samt systemfrågor Kungörelser IDIS – ansvarar över katalogrollen och personalrollen Detta är arbetsuppgifterna som berör er med personalrollen/personalreg.rollen. HR-administratörerna har fler arbetsuppgifter än detta.

Institutionsadministratör Ärenden i primula Institutionsadministratör Chef/prefekt HR-adm. Lönespecialist MBL förhandling Ovan ser man flödet i primula. Bra att veta är att vissa organisationer ännu inte har en HR-administratör kopplad till sig men det kommer bli ändring på det nu när vi är fyra HR-administratörer. Flödet i primula börjar med att institutionsadministratören startar ärendet  ärendet går sedan till chef/prefekt för attest  tycker chef/prefekt att allt ser okej ut trycker de på godkänn  ärendet hamnar då hos någon av oss HR-administratörer (dvs den HR-administratör som är kopplad till den institutionen/avdelningen). Vi fyller i de uppgifter som ska kompletteras och kontrollerar LAS-tid. HR-administratören lägger sedan upp ärendet till facket för information (undantag på förlängning av doktorander, förlängning av säsongsanställda, när en person går från provanställning till tillsvidare samt löneökning vid doktorander/docenter)  När allt är klart hos facket skickar HR-administratör ärendet vidare till lönespecialist.

Förhandlingswebben exempel Anna Andersson ska nyanställas. Ärendet skapas av institutionsadministratören den 6 maj och attesteras av chef/prefekt den 15 maj. Ärendet kommer in i HR-administratörens inkorg onsdagen den 15 maj. HR-administratören kontrollerar och fyller i uppgifter. Därefter skapar HR- administratören anställningsbeslutet som läggs upp på förhandlingswebben tisdagen den 28 maj. Förklaring: Facken måste informeras en vecka innan ett beslut tas. MBL-förhandlingar hålls på tisdagar vilket gör att ärenden som kommer in efter en tisdag kommer läggas upp veckan efter nästkommande vecka. Vissa upplever att det är lång handläggningstid för ett ärende. En orsak till det är att facken måste informeras minst en vecka innan ett beslut kan fattas. Ärendet måste vara komplett annars kan det dröja ännu längre. HR-administratören behöver fullständiga uppgifter. Gula rutan: Innan beslutet har varit uppe till facket är det endast ett förslag. Det är när beslutet har informerats klart som det blir ett fullständigt beslut och kan skickas ut till berörd person. Viktigt: Det är inte en garanti att ett ärende kommer med till MBL-förhandlingen veckan därpå även fast den kommer in innan en tisdag. HR-administratören prioriterar ärenden utifrån anställningsdatum. Vår ambition är att alltid göra besluten så snabbt som möjligt. En bra förhållningsregel är att ärendet ska vara hos HR-administratören innan kl. 12 på fredagen för att hinna med att komma upp till veckan efter nästkommande vecka. Vill den anställde verkligen ha sitt beslut för att exempelvis säga upp sig så rekommenderar vi att prefekt/motsvarade skickar ett mejl där de är tydliga med att mejlet är ett bindande avtal.

Tips och trix i primula Använd anteckningar och lägg till rätt bilagor! Ärende sök Använd anteckningar och lägg till rätt bilagor. Ju mer information ni skriver i anteckningar desto mindre frågor får ni från oss HR-administratörer. Exempel på vad som kan stå i anteckningar är när en person sökt företrädesrätt (+diarienummer), varför en person fått en löneökning, varför en anställning ska förlängas. Bilagor som bör vara med i ett ärende är CV, Examensbevis, yttrande och om den anställde inte är EU-medborgare krävs uppehållstillstånd/arbetstillstånd. Hur man söker fram ärenden för att se var de är. 1. Gå till tjänster i primula självservice och tryck på ärendesökning. 2. Här är det skillnad om det gäller en nyanställning eller tex ett förlängningsärende. Vid en nyanställning kan ni bara söka på typ av ärende ”Nyanställning” och inte personens namn. Fyll i organisation och sökperiod för att smala ned sökningen. Ärenden gällande ändrad omfattning, förlängning eller likande kan ni söka på personens namn eller personnummer. Oavsett ärendets art är det alltid enklast att söka på ärendets id. 3. Hur ser det då ut när sökresultatet kommer? (se bild) Här är det skillnad på var dessa ärende är. Om vi tittar på den översta så ser ni att det står Handläggare: AttAnst, det betyder att ärendet ligger och väntar på att attesteras men chefen har inte hämtat ärendet. Tittar vi på den undre så ser ni att det står Handläggare: och i detta fall Karoline Holmström, det betyder att Karoline har hämtat ärendet från sin inkorg och börjat arbeta med det.

Nyanställningsärende eller förlängningsärende för redan anställd person? Förlängningsärende när allt är precis densamma som tidigare (förutom datumen, såklart!) Nyanställningsärende när anställningsformen ändras, ny titeln, ny organisation, glapp i anställningen Ska det vara en nyanställning är det viktigt att tänka på att det ska ha varit en annons ute eller att medarbetaren begärt företrädesrätt. Det är ju en helt ny tjänst som ska tillsättas! - Förläningsärenden görs när allt är precis densamma som tidigare. Det finns dock undantag och det är när en provanställning blir tillsvidare, då gör ni förlängningsärendet ”förlängning tillsvidare”. Ändrad anställningsform av säsongsanställda är en gråzon. Hör av er till er HR-specialist om ni undrar hur ni ska gå tillväga. - Är det en nyanställning är det viktigt att det ska ha varit en annons ute eller att medarbetaren begärt företrädesrätt. Det är ju en ny tjänst som ska tillsättas.

Vikarie för vem? Vid vikariat anställning måste vi veta vem vikarien ska vikariera för. Detta måste stå tydligt i anställningsbeslutet som vi skriver. Anställningsformen vikariat anställning används endast när en person ska ersättas vid ex. tjänstledighet, föräldraledighet, sjukskrivning. Viktigt vid vikariat är att omfattningen är densamma eller lägre än den som man ersätter. Tidsspannet ska även stämma, man kan exempel inte vara vikarie för någon som varit tillbaka i 1 månad. 1. Vid en nyanställning fyller man i för- och efternamn på person som vikarien ersätter i rutan ”vid speciella anställningar”  tryck på plus, då kommer denna ruta upp (tryck fram bilderna i bildspelet). 2. Vid förlängningsärende finns inte detta fält. Skriv då i anteckningar vem personen är vikarie för.

Vikten av att göra ärenden i tid Leveransplanen för 2019 finns på interna hemsida. Vi HR-administratörer vill ha in ärenden i Primula senast datumen på översta raden för att vara säker på att personen kommer med på lönekörningen. Varför är detta så viktigt? Vi vill att alla våra medarbetare ska få lön i tid. En extra utbetalning kostar staten pengar, samt kostar våra lönespecialister tid och pengar.

Forts. vikten av att göra ärenden i tid För att vara på den säkra sidan att förlängningar görs i tid så dra ut rapporten i primula självservice ”Anställning upphör”. Välj gärna långt fram i tiden. För att vara på den säkra sidan att förlängningar, nyanställningar görs i tid dra ut rapporten ”Anställning upphör” i primula självservice. Välj gärna långt fram i tiden. Listan dras ut i Primula självservice under rapportgeneratorn. Denna lista är inte 100% säker så ta gärna stickprover.

När ska vi annonsera? Grundregel, alla anställningar ska annonseras! Undantag Omplacering Företrädesrätt till återanställning Akut lucka i organisationen t.ex. brutet ben (om du jobbar fysiskt) Stäm av med din HR-specialist om du är osäker! Undantag: Omplacering Om en person ska omplaceras på SLU. HR-specialist ska alltid vara inkopplad i dessa fall Företrädesrätt Personer som har blivit uppsagda pga arbetsbrist, eller personer som varit tidsbegränsat anställda i mer än 12 månader de senaste tre åren vid SLU, kan ha gjort anspråk på företrädesrätt för återanställning. Akut sjukdom Om någon blivit akut sjuk och man tar in en ersättare för kortare tid. Stäm alltid av med din HR-specialist! De behöver kolla omplaceringar, innan ni drar igång en rekryteringsprocess.

OBS! Tänk på att det som står i annonsen är det som är grunden till anställningsärendet. Utlyser ni en tidsbegränsad anställning på 2 år kan ni inte tillsvidare anställa personen via den rekryteringen. Detta gäller även titeln, har ni utlyst en forskare kan denne person inte bli en forskningsassistent. ReachMee Välj rätt rekryteringsmall beroende på vilken tjänst ni söker. Urvalsfrågorna är kopplade till mallen Döp ärendet rätt Org.id + titel på vad ni söker + projektägare Glöm inte diarienumret! Detta kan du få genom att mejla registrator@slu.se och bifoga annonsen till dem eller skriva vad ni söker och vilken avdelning/institution den ni söker ska tillhöra. Viktigt att godkännande till chef/prefekt skickas innan granskningsbegäran då ni fortfarande kan redigera i annonsen. Granskningsbegäran skickas när annonsen är helt klar från er sida. När annonsen är granskad hör HR-specialist av sig till HR-admin. för publicering. Rekryteringsmallarna har olika urvalsfrågor samt olika text i annonsen därför är det viktigt att välja rätt mall (se bild). Finns bland annat mall för generella rekryteringar men även för doktorander, professorer osv. Det är viktigt att ni döper ärendet rätt. Exempel om vi på HR-enheten söker en HR-specialist så skulle vi döpa ärendet till 985 HR-specialist, Åsa Söderberg. Något som är viktigt att inte glömma är diarienumret. Det har skett en liten förändring att ni själva får hämta ut diarienumret. Det lättaste sättet att få ut detta är genom att mejla registrator och bifoga annonsen eller att ni skriver vilken institution personen ni söker ska tillhöra och titel på tjänsten ni söker. Ni som har behörighet i Public 360 kan själva ta ut diarienumret, glöm bara inte att det ska börja med SLU.ua Bilden med pilarna visar hur processen i ReachMee ska gå. Processen startar oftast att administratören startar upp projektet, dock kan detta skilja sig åt då även chefer/forskare också brukar lägga upp annonserna. Viktigt att känna till är att vi på HR inte lägger upp annonser. De vi vill trycka lite extra på är att godkännande av chef/prefekt ska ske innan granskningsbegäran till HR-specialist skickas. Detta pga att ni fortfarande kan redigera annonsen i det läget. Blå ruta: Stämmer inte annonsen överens om vad prefekten/chef vill anställa måste ni vara tydliga med att det ska komma ut en ny annons och att den andra annonsen måste avslutas samt att beslut att inte tillsättas måste skrivas. Vi HR-administratörer skriver beslut att inte tillsätta men vi måste få informationen från er ute på institutionerna/avdelningarna.

ReachMee forts. När rekryteringen är klar är det viktigt att ni markerar vem som fått tjänsten. Detta så att vi inte skickar ut avslag (kungörelsen) till fel person. Den som startat projektet ansvarar över att avsluta projektet när anställningen är klar. På ReachMees sida på Medarbetarwebben finns Frågor & Svar, där du kan hitta svar på återkommande frågor. https://internt.slu.se/stod-service/admin- stod/hr/anstallningar/annonsering-och-rekrytering/reachmee/fragor--svar-reachmee/ Utbildningsmaterial i ReachMee: https://internt.slu.se/stod-service/admin- stod/hr/anstallningar/annonsering-och-rekrytering/reachmee/ Frågor kring ReachMee besvaras genom funktionsadressen reachmee@slu.se. När en rekrytering är klar är det viktigt att ni markerar vem som fått tjänsten. Detta så att HR-administratörerna inte skickar ut avslag (kungörelsen) till fel person. Extra viktigt när de är fler som ska anställas på samma annons. Ni markerar vem som fått tjänsten genom att gå in på personen som fått tjänsten och tryck på knappen anställd. Personen får då en glad gubbe som markering. Den som startat projektet i ReachMee ansvarar över att avsluta projektet. Avsluta ett projekt görs via knappen avsluta projekt (se bild). En bra regel att tänka på är att projektet kan avslutas när kopian av anställningsbeslutet skickats till er.

Kungörelse, vad är det? Kungörelse = Meddelade om att en person fått anställning/Meddelande om beslut att inte tillsätta utannonserad tjänst Information om vem som fått tjänsten och hur man överklagar beslutet. Kungörelsen hänger på SLU:s officiella anslagstavla samt skickas via ReachMee till alla kandidater som inte fått tjänsten. Beslutet om anställningen (”kungörelsen”) går att överklaga från det tillfället kungörelsen hängs upp och 15 arbetsdagar framåt. HR-administratörerna skickar ut kungörelser till de sökande genom ReachMee. Kungörelserna hänger på SLU:s officiella anslagstavla som sitter vid biblioteket. Viktigt att ni meddelar HR-specialist/HR-administratör när en tjänst inte ska tillsättas. Detta för att de måste meddela personerna som sökt tjänsten samt för att registrator ska avsluta annonsen i Public360. Bra att känna till är att doktorandanställningar inte går att överklaga.

Registrera kompetens Ni har möjlighet att registrera kompetens i primula. Glöm inte göra ett ärende om ändrad lön om den nya kompetensen innebär en löneökning ex. docent, doktorsexamen Det är viktigt att registrera kompetens speciellt doktorsexamen eftersom förändringen i delegationsordningen medför att alla som har doktorsexamen även ska ingå i valförsamlingarna. I dagsläget har ni möjlighet att registrera kompetens (se lathund: https://internt.slu.se/riktat/administrativa-roller/personalroll/manualer-och-lathundar/) Glöm inte bifoga examensbevis/antagningsbevis när ni gör ett ärende om ändrad lön i Primula. Tidigare har vi fått docentantagningarna till personalavdelningen men det får vi inte längre. Ni på institutionen/avdelningarna ska själva registerna ett ärende om ändrad lön samt bifoga examensbevis/docentantagning.

IDIS ”Idis är SLU:s identitet- och informationssystem. Det är universitetets katalog över anställda, verksamma samt studenter. Idis kontrollerar också vilka personer vid SLU som har tillgång till vissa resurser. I Idis administreras även hur universitetets organisation presenteras, vilket utgör grund för många andra system.” https://internt.slu.se/stod-service/admin- stod/it/tjanster/systemutveckling/verktyg-och-system-i-drift/idis/ IT-stod@slu.se (vid systemfrågor) superidis@slu.se (vid frågor kring katalogroll och personalroll) IDIS är ett identitet- och informationssystem. Som bl.a. hämtar information från Primula men även från ekonomisystemet Agresso. Exempel på vad IDIS hämtar från Primula är: Titel, tjänstledighet dvs. sysselsättningsgrad, namn, organisationstillhörighet. Det kan ta upp till 24 timmar innan en ändring som gjorts i tex Primula syns i IDIS. Det finns en del information som styrs helt från IDIS och det är även det som syns på webben, exempel på detta är namnsättning av organisationer. Det är IT som är systemägare av IDIS och det är främst dit ni ska skicka era frågor. Det gör ni genom att mejla it-stod@slu.se HR-administratörerna är superkatalogansvariga och äger katalogrollen och personalrollen. Har ni frågor kring hur ni ska göra en ändring eller likande skickar ni den till superidis@slu.se. Viktigt att tänka på är att superidis@slu.se inte är vikarierande katalogroll, de ändringar de gör går rätt in i systemet och de kringgår då beslutssteg. Ni bör ha minst två personer som har katalogrollen på era institutioner/avdelningar. Det är säkert flera av er som innehar katalogrollen och ert ansvar ligger i att lägga behörigheter, lägga in rätt adresser till organisationerna, lägga upp verksamma om ni tex har en konsult inne som inte är anställd av SLU, och därför inte finns i Primula. Primula och Idis pratar som sagt med varandra vilket gör att det kan ta 24 timmar innan något syns. En tidigare anställd finns kvar i IDIS 1 månad efter sista anställningsdag (kan bli problematiskt när någon byter organisation vilket gör att ändringen syns efter 1 månad i IDIS). En verksams behörigheter försvinner däremot direkt på slutdatum, var därför noga med att ha koll på om en verksam ska vara kvar ett tag till. En nyanställd syns i IDIS (ex. fått mailadress, syns på medarbetarwebben) 2 veckor innan man börjar. Detta med förutsättning att ärendet är klart i primula.

Rätt mejl till rätt person Förändringarna på personalavdelningen har gjort att vi fått se över våra rutiner och hur ni lättast får kontakt med rätt person på personalavdelningen. I första hand ska man vända sig till sin HR-specialist/lönespecialist/HR-administratör men är ärendet av en mer allmän art kan ni vända er till dessa mejladresser: • Frågor till alla HR-specialister: HR-specialisterna@slu.se • Frågor till alla HR-administratörer: HRadm@slu.se • Frågor till alla lönespecialister: loner@slu.se • Frågor angående resor/Egencia: resor@slu.se • Frågor angående arbetstillstånd: arbetstillstand@slu.se • Frågor angående ReachMee: reachmee@slu.se

Frågor från er! ”Uppdelningen av arbetsuppgifter mellan HR-adm. och HR-specialist. Det är fortfarande relativt ofta oklart för oss vem som gör vad och ibland får vi olika svar beroende på vem vi frågar. Vi upplever också att handläggningstiderna förlängts den senaste tiden. ” HR-administratörerna gör nästan alla ärenden i primula. Några av HR-specialisterna har kvar hela ansvaret över sina institutioner/avdelningar med tiden är det vi HR-administratörer som ska ta över alla avdelningar och institutioner. Det är HR-administratören som ger information till facken om en person ska anställas och det är även de som skriver anställningsbesluten. Har ni frågor angående ärendet eller felaktigheter så hör av er till respektive HR-administratör och om er HR-administratör är sjuk/ledig kan ni mejla till HRADM@slu.se Administrativa HR-frågor tar ni med HR-administratören men frågor där ni vill ha ett beslut tar ni med HR-specialist. Exempel på frågor som ni ska ta med er HR-specialist är beslut på ändrad lön mellan revisionen, ny titel. Vi har upplevt att det varit mycket fel i ärendena vilket gör att processen stannat upp innan vi får svar från er / HR-specialisten. Ärendena har exempelvis saknat CV, uppehållstillstånd. Vi hoppas att alla ärenden i framtiden blir mer kompletta med ex. CV och så allt flyter på bättre fortsättningsvis.

” Hur vet jag att en kungörelse har skickats ut? ” Det går att se om en kungörelse har skickats ut på två sätt: Genom e-post knappen i ReachMee (se bild). Där tittar ni om det finns en e-post med namn ”meddelande om anställningsbeslut/Post…”. Det tyder på att det har skickats ut en kungörelse. Ni kan även klicka på förstoringsglaset bredvid rubriken så ser ni vad som stod i utskicket. Det går även att hitta kungörelsen genom Public 360 (se bild). Sök på diarienumret ex. 2018-xxxx. Registratorn registrerar alltid kungörelsen i Public 360 efter att HR-administratörerna skickat ned detta till dem. Detta kan ta olika lång tid men kommer förr eller senare registreras.

” Tidsbegränsad anställning upphör, ska personen informeras och vem informerar? ” Personen ska informeras när dennes tidsbegränsade anställning kommer upphöra. Den anställde ska varslas senast en månad innan anställningens slut, detta enligt LAS §§ 15-17 (se bild). - Ni behöver meddela er HR-specialist 2 månader innan tidsbegränsningen löper ut. HR-specialisten skriver ett varselbrev som sedan kommer till prefekt för hantering. Ärendet läggs även upp som information till facken.

” När en anställning avslutas vem har ansvaret att anmäla till trygghetsstiftelsen? ” Vem är berättigad stöd? Person som har blivit uppsagd på grund av arbetsbrist efter minst tolv månaders anställning. Person vars tidsbegränsade anställning på minst två år har löpt ut. Ni behöver meddela er HR-specialist om att en person ska anmälas till trygghetsstiftelsen. HR-specialisten skickar då ut en blankett, en underrättelse, där den anställde får information om vad trygghetsstiftelsen är och vad personen kan få hjälp med. När blanketten är ifylld av den anställde samt HR-specialist kommer den till HR-administratör som då anmäler arbetstagaren på trygghetsstiftelsens hemsida. Berättigad stöd: 1. Personen har blivit uppsagd på grund av arbetsbrist efter minst tolv månaders anställning. 2. Personens tidsbegränsade anställning på minst två år har löpt ut. Hitta information angående trygghetsstiftelsen här: https://www.tsn. se/statligt-anstalld/vart-stod-till-dig-som-kund/vem-kan-fa-stod/

”I Primula vill jag få veta hur man tar ut en LAS lista och hur man får tillförlitliga rapporter, hur vet jag att alla personer kommer med?” Det går inte att ta fram en LAS-lista. Det är viktigt att ni räknar LAS-tiden när ni ska anställa en person på en tidsbegränsad anställning (extra viktigt när en person tidigare varit anställd på SLU). Den mest tillförlitliga LAS-beräkningen är genom Pers/Anst uppgifter som ligger under rubriken Tjänster i Primula självservice. Där kan söker ni antingen på personens personnummer eller personens namn. Du kan också gå via personalredovisning, se lathund Personalredovisning – räkna anställningstid.

” Vem är numera Travel manager?” Henrik Hägerström är Travel manager. Alla frågor angående resor ska skickas till resor@slu.se. Där är även HR-administratörerna delaktiga och svarar på enklare resefrågor samt systemfrågor så som att ändra namn/fakturareferens osv.

” Jag har fått in ett examensbevis på ett annat språk än svenska/engelska. Vad gör jag? ” Det är viktigt att vi förstår vad som står i ett examensbevis då vi ofta kräver examen på många anställningar. Därför måste beviset vara på engelska eller svenska. Får ni in ett bevis som är på ett annat språk än svenska eller engelska ska ni be kandidaten begära ut en översättning från det universitet som deras examen kommer från.

Tack för oss!