Inkomsthantering Inledning Kartläggning av processen Avslutning Hanna Mörtberg Kartläggning av processen Karolina Eldelind, Anna Clemensson & Åsa Öhlmér Avslutning Malin Lycksell

Inbetalningar Totalt pengar in - 7,9 miljarder/år Riksgälden 4,2 miljarder/år Nordea 3,2 miljarder/år Danske Bank 0,5 miljarder/år

Oidentifierade inbetalningar Totalt antal inbetalningstransaktioner ca 23 500/år - 9 100 direktmatchade (kategori A) - 11 800 inbetalningsinfo finns (kategori B) - 2 600 otillräcklig info (kategori C)

Oidentifierade inbetalningar 2 600 otillräcklig info (kategori C) Ger ca 13 banktransaktioner/dag där AEU inte kan slutföra bokningen Kartläggning av processen!

Vad är en process En process är ett gemensamt arbetssätt som struktureras och beskrivs i en processdokumentation. En process definieras som ”en återkommande sammanhängande kedja av aktiviteter som skapar värde för verksamheten och för olika mottagare” Vad är en process En process är ett gemensamt arbetssätt som struktureras och beskrivs i en processdokumentation. En process definieras som ”en återkommande sammanhängande kedja av aktiviteter som skapar värde för verksamheten och för olika mottagare”

Processkartläggning Förarbete: Intressent- och behovsanalys, Mål med kartläggningen, avgränsningar, lagar och regler Kartlägga: Utse kartläggningsteam Kartläggning av nuläge och nyläge Förbättringsförslag Kvalitetssäkra och fastställa Överlämning och implementering Förarbete… etc. Kartläggning – först ett nuläge, därefter ett nyläge, ibland bara det ena, beror på syfte med kartläggningen. Utse kartläggningsteam – tänka brett, ha gärna med användare som verkligen arbetar i processen, som kan detaljerna. I kartläggningsarbetet går vi igenom flödet strukturerat och ser på aktiviteterna, varje aktivitet: VARFÖR ska vi göra? VAD behöver vi göra? HUR ska vi göra det? VEM ska göra det? Förarbete: Kan resultera i att en kartläggning inte ska göras Kartläggningen: Samtidigt med denna så brukar förslag till åtgärder för att förbättra processen tas fram

Utvecklingsarbete: Inbetalningsprocessen, AEU Mål Att genom processkartläggning beskriva nuläget i inbetalningsprocessen och identifiera och dokumentera möjliga förbättringsområden för en effektivare hantering av inbetalningar. Uppdragsgivare: Hanna Mörtberg, Edrun Eriksson Kartläggningsgruppen: Ina Peña Zagal, Malin Berggren, Malin Lycksell, Peter Persson, Åsa Öhlmér. Vi har fått möjligheten att berätta om ett pågående utvecklingsarbete på Avdelningen för ekonomi och upphandling. Där man valde att inleda utvecklingsarbetet med att göra en processkartläggning. Peter, Åsa, Edrun – delaktiga i arbetet. Ställ gärna frågor till dom. Målet var… Fokus på NULÄGE! Hur gör vi idag? Och att borra i problem och hitt möjliga förbättringsområden. En kartläggningsgrupp bildades med som arbetar i processen och som kan hantverket.

Intressent- och behovsanalys Förarbetet – sätter ramen Processens syfte Syftet med processen är att inbetalningar som görs till universitetet når fram till rätt slutdestination på ett smidigt, effektivt och regelrätt sätt. Avsändare levererar inbet. Mottagare tar emot pengar Intressent- och behovsanalys Utförare hanterar inbet. Övriga mottagare tar emot info Förarbete tillsammans med chefer och kartläggningsgrupp. 1,5 tim möte. Workshop: Vilka är intressenterna och vad har de för behov? Klustrade dessa i fyra huvudgrupper. Avsändare som levererar inbetalningar in till processen. - Bidragsgivare olika varianter, studenter, leverantörer, donatorer, externa kunder. Utförare som hanterar inbetalningar i processen EAU vid UFV, ekonomer och administratörer vid institutioner. Mottagare som får pengar (dvs tar emot processens resultat). Professorer, forskare, projektledare, prefekter, biblioteket Övriga mottagare som tar emot information från processen. Studentavdelningen, Development Office, SCB, Skatteverket, HERMES statsredovisning.

Kartläggning – så här gjorde vi Kartläggningsmöte 1 (3 tim) Kartläggningsmöte 2 (3 tim) Överlämning till ansvariga chefer och ta fram plan för förbättrings-aktiviteter (2 tim) Två kartläggningsmöte. Möte 1: Gula lappar AEU, kassagruppens aktiviteter, Orange lappar, ekonomadmin på institutionens aktiviteter. Börjar vid start och jobbar sig igenom aktivitet efter aktivitet, olika vägval. Vad gör vi, varför göra, hur gör vi, vem gör. Vad ska aktiviteten leda till för resultat/skapa värde/nytta? Vad behöver vara klart för att nästa aktivitet ska kunna genomföras? Processen i stora drag. Processtart (grön lapp) definierad utifrån där AEU aktiviteter triggas igång. Start: Pengar på UU bankkonto. Det finns mellan 20-30 bankkonto. Direkt efter starten förgrenas processen i tre delar, A Matchade inbetalningar - Identifierade inbetalningar - elektronisk hantering (9100 st) B AEU kan boka manuellt - Identifierade inbetalningar - manuell hantering, information finns (11 800 st) C AEU behöver information från instutionerna - Oidentifierade inbetalningar – manuell hantering, otillräcklig information kräver utredning (2 600 st) Processlut (grön lapp) definierad utifrån där AEU´s aktiviteter avslutas. Slut: Mottagare har fått sina pengar. Det man vill är att så många inbetalningar som möjligt är identifierade och hanteras automatiskt av systemet. Möte 2: Genomgång av processen.Jobba igenom och formulera problem- och förbättringsområden. Sammanställdes i ett PM. Visar sig också att det finns luckor i beskrivningen av varför det blir fel och att man behöver borra mer i problemet, i detta arbete behöver institutionerna involveras. Överlämningsmöte (2 tim) Kartläggningsgruppen presenterade process och dokument med problem- och förbättringsförslag. Tillsammans gjorde man en prioritering av aktiviteter.

Inbetalningsprocessen

Aktivitetsplan mars-juni Grundinformation på MP om inbetalningar, redigera och gör tillägg till befintliga websidor. Erfarenheter av arbetssätt från andra universitet. Kontaktat övriga lärosäten. Institutionsmöten med dialog om processen, (vilka problem som finns och varför? möjliga lösningar?) Uppmärksamma och hantera bemanningssituationen i kassagruppen Information på MP för att sprida rutin om inbetalning. Muntlig information för att sprida rutin om inbetalning

Fokusgrupper Vi behöver deltagare från alla delar av universitetet Anmäl intresse via ekonomisupport@uadm.uu.se

Ej bokförda intäkter 26501 Oidentifierade inkomster https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/betalningar/oidentifieradebet 26503 Inkomster där fakt/rekv saknas (Danske bank) 26505 Inkomster där fakt/rekv saknas (Nordea) 15800 Egna plusgiron 15810 Bankkortläsare 15820 Dagskassor 15830 Swish Boka inkomst med EBLINB (Använd mall på MP)