Hur samarbete leder till branschöverenskommelser – vår väg till bättre livsmedelsupphandling Karin Lidén f.d kostchef i Kramfors kommun Anita Åberg upphandlare i Kramfors kommun Upphandlingsdagen 20 november 2018

Fokusgrupper Livsmedelsupphandling Förskola/Skola Sjukhus Äldreomsorg Hållbarhet Utrustning och lokaler

Fokusgrupp Upphandlings 10-åriga resa Vilka har varit med?

Fokusgruppens 10 åriga resa Kartläggning sortiment och priser ”Ska krav” Roadtrip:s Samarbete m. MSR (UM), KKV, SLV, Grossister, SKL, Kostdata, DABAS, SCB, ”Basera”, SOI, Upphandling 24 Utbildningsinsatser Förena upphandlare och kostchefer. KoN:s eget initiativ Verktyget – digitalt verktyg till hjälp för kostansvariga

8 steg för en bättre livsmedelsupphandling Verktyget 8 steg för en bättre livsmedelsupphandling

Branschöverenskommelse mellan aktörer med anknytning till den offentliga livsmedelsupphandlingen Detta är resultatet av återkommande möten och diskussioner på initiativ av Kost & Näring sedan våren 2014 Jag skulle vilja att vi knyter ihop branscharbetet med det arbete vi startade tidigare i fokusgruppen – egentligen startade det redan tidigare.

Företag och organisationer Aviko Norden Gunnar Dafgård GreenFood Kost & Näring – initiativtagare Lantmännen Cerealia Martin & Servera Menigo Orkla Foods Sverige Svensk Cater Scan Unilever Food Solutions Följande företag och organisationer Står bakom överenskommelsen Jurister Misstänksamhet Ansluter sig eftersom

Syfte Utarbeta praxis på centrala områden inom livsmedelsupphandling Skapa förutsättningar för ”den goda affären” Syftet med branschöverenskommelsen är att … därigenom……

Branschöverenskommelsen – ett levande dokument 2 delar: Överenskommelse: gemensam hållning Diskussionsområden: frågor för en framtida gemensam hållning där diskussioner pågår Branschöverenskommelsen ska vara ett levande dokument, där målsättningen är att löpande komplettera med nya, relevanta områden. Den är strukturerad i två delar: Vi får inte glömma att det är tre parter med. Grossister, leverantörer, offentlig myndighet

Överenskommelse Begränsa mängden dokumentation vid upphandling Definitioner vid sortimentsförändringar (utgående vara, ersättningsvara samt långtidsrestning) Ökad tillämpning av RFI Annonseringstid 60 dagar Vissa av kraven är inte oskäliga eller ”nya” men man har inte förstått vad det innebär i praktiken för den goda affären….. Val av dessa punkter har varit särskilt viktiga i livsmedelsbranschen, och kan se helt olika ut beroende på bransch Inte begära in dokumentation av sådant slag som inte är avgörande för en korrekt utvärdering. Istället ska kompletterande dokumentation från anbudsgivare begäras in först då ett konkret behov uppstår, exempelvis inför tilldelningsbeslut. 2. Har anknytning till statistik……

Överenskommelse, forts. Svarstid vid frågeställande 2 - 4 dagar Avtalsspärr i samband med tilldelning bör 20 dagar tillämpas Hållbarhetstid Prisjusteringar 3. Upphandlingssystem som i dag används så finns det en funktionalitet för remissförfarande RFI (Request for Information). Med RFI kan upphandlande myndighet öppet och transparent delge potentiella anbudsgivare ett utkast till förfrågningsunderlag och på så sätt få in ev. synpunkter innan beslut fattas om upphandlingsform och det slutgiltiga förfrågningsunderlaget skickas ut. Onödiga fel och misstag undvikas. Minska antalet överprövningar. 4. För att anbudsgivarna ska hinna hantera och komma in med anbud ska annonseringstiden vara minst 60 dagar, vilket är fler dagar än den annonseringstid som LOU kräver. 5. För att underlätta arbetet med anbudet för potentiella anbudsgivare och upphandlare 6. För att ge anbudsgivarna tillräcklig tid att granska fattade tilldelningsbeslut och därigenom minska risken för begärande om överprövning bör avtalsspärren efter tilldelning sättas på 20 dagar

Sortimentsförändringar För att säkerställa att branschens aktörer lägger en och samma betydelse i begreppen läggs följande definitioner fast:  Utgående vara: producenten/leverantören har upphört att tillverka produkten Långtidsrestning: grossisten/leverantören kan inte leverera en vara under en längre tid pga. exempelvis bristsituationer eller säsong. Ersättningsvara: grossisten/leverantören har tillfällig brist i lagret och ersätter varan med en annan likvärdig vara.   Exempel på definitioner som är klara och överenskomna.

Hållbarhetstid/trappa Hållbarhetstid från tillverkningsdag Krav på minst antal dagar kvar vid leverans < 10 dagar 5 dagar 11-30 dagar 7 dagar 31-90 dagar 14 dagar 91-300 dagar 30 dagar < 300 dagar 90 dagar Ovanstående dagar gäller om inget annat överenskommits mellan kunden och grossist/leverantör. För att bidra till att minska matsvinnet kan kunden acceptera varor med kortare hållbarhetstid. Detta sker då i överenskommelse med kunden. Är ute hos alla deltagare för OK-ande, vi var ense om detta vid senaste mötet, men vi vill inte publicera det förrän alla har gett OK.

Prisjusteringar Branschens aktörer har enats om att prisjusteringar första måndagen i februari, maj, september samt november, är en skälig och rättvis modell för prisjusteringar. Begäran om prisändring ska vara upphandlande myndighet tillhanda tidigast 30 dagar innan de träder i kraft. Prisjusteringar som sker under avtalstiden ska vara verifierade med underlag från leverantör/grossist. I dessa underlag ska det tydligt framgå grunden till justeringen och prisjustering ska vara kopplad till den fysiska produkten. Detta är klart! 3. Prisjusteringar Vilken standardlösning för prisjusteringar under avtalstiden dlf 4 ggr/år avisering 30 eller 15 darar innan, konsument prisindex storhushållsprisindex osv. Vi är överens om att DLF perioderna är det bästa, första måndagen i februari, maj, september samt november står i bild 13 Jag har ändrat ordningen på områdena, eftersom vi inte är klar med leveranssäkerheten

Fortsatta diskussionsområden i pipeline Leveranssäkerhet (ej klart) 2. Menyplanering, förhandsorder, öronmärkning – hur kan branschens aktörer samarbeta för att undvika bristsituationer i livsmedelsleveranserna till de offentliga måltidsverksamheterna? Brist går aldrig att undvika helt – men vad är en rimlig nivå? Denna punkt är ännu ej färdigdiskuterad, det fortsätter vi med.

Fortsatt arbete framåt Stöd för fruktupphandling Definition av ”lokalproducerat” tillsammans med Jordbruksverket och andra aktörer Spridning av överenskommelsen! Ständigt pågående arbete……..

Karin Lidén 070/553 48 44 Storkökskonsult Anita Åberg 070/661 06 70 Kramfors kommun För Sveriges viktigaste måltider. www.kostochnaring.se