Göteborgs Stads EU-arbete Sensa Corporated Advisors diarienummer 1377/15

Bakgrund Ekan’s översyn* av IA sammanfattas i rekommendationerna att: Stärka det strategiska arbetet och stöd till strategiskt arbete genom att systematiskt utgå ifrån stadens budget, förtydliga avdelningens roll och uppdrag mera generellt, men framför allt vad gäller EU arbetet, stärka arbetet med att kommunicera stadens arbete inom internationella området, utveckla arbetet med att följa de processer och rutiner som finns inom SLK, utveckla uppföljningen och analyser av det internationella arbetet i staden samt säkerställa att avdelningen på kort och lång sikt har rätt kompetens för uppdraget. Flytta ut de delar av verksamheten som tillhör stöd till operativt arbete ifrån avdelningen i ett nästa steg när EU-uppdraget förtydligats Sensa** fick därefter uppdraget att identifiera och fastställa formerna för en effektivare samordning, ledning och uppföljning avseende SLKs ansvar och roll för Göteborgs Stads EU-arbete. * Ekan Management diarienummer 1133/15 ** Sensa Corporate Advisors diarienummer 1377/15 HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Sammanfattning – Sensa rapporten EU driver en rad olika sektorsprogram och strukturfonder vilket bl a kan möjliggöra en finansiering av stadens olika utvecklingsprojekt. Flera projekt sker i samverkan med näringsliv och akademi. Göteborgs Stad i sin tur bedriver ett arbete för att försöka påverka EU:s beslutsfattare och bevakar de frågor som är av intresse för staden. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har beräknat att cirka 60 procent av de ärenden som tas upp på mötena i kommunfullmäktige påverkas av EU. De intervjuade efterlyser en strategisk viljeinriktning och en tydligt fastställd samordning av stadens EU-arbete och en välförankrad plan som omfattar stadens olika aktörer. SLK/Internationella avdelningen (IA) föreslås vara huvudansvarig när det gäller Göteborgs Stads EU-arbete samt ha det övergripande ansvaret för uppföljning och utvärdering av detta arbete. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Utgångsläge och genomförande Utgångsläget är en identifierad otydlighet kring mandat, arbetssätt och gränsdragning vad gäller Göteborgs Stads EU-arbete och SLK:s roll och ansvar. Stadsrevisionens samlade bedömning är att det inte sker en ändamålsenlig samordning av stadens internationella samarbete samt att det råder brister kring utvärdering, saknas handlingsplaner etc. Sensas analys och rapport grundar sig på datainsamling från befintlig dokumentation och styrdokument, samt kvalificerade djupintervjuer med ett 20-tal utvalda representanter från stad, förvaltningar och bolag, med insyn i och förståelse för de berörda verksamheterna och frågeställningarna. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Resultatredovisning (sammanfattning) DEN STÖRSTA UTMANINGEN FÖR GÖTEBORGS STAD NÄR DET GÄLLER EU-ARBETET: Merparten av de intervjuade efterlyser en strategisk viljeinriktning och en tydligt fastställd samordning av arbetet med EU-frågor. Med helhetsgrepp och koordinering är vinsterna uppenbara för Göteborgs Stad. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Resultatredovisning - forts NULÄGE: EU-ARBETET I STORT OCH IA:S ROLL OCH ANSVAR : Med en ökad tydlighet kring de olika aktörernas roller och ansvar baserad på ett Göteborgs Stad-perspektiv finns goda möjligheter till en effektivare samordning. IA:s roll och ansvar behöver förtydligas och kommuniceras. IA:s kompetens behöver förstärkas med medarbetare som har bred erfarenhet av arbete från olika miljöer. SLK/IA skulle kunna fungera som en ”inkorg” och dessutom ha det övergripande ansvaret för uppföljning och utvärdering av stadens samlade EU-arbete. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Resultatredovisning - forts FÖRSLAG TILL FÖRÄNDRING, UTVECKLING OCH EFFEKTIVISERING : Det finns ett uppdämt behov av en tydlig viljeinriktning i ett hela-staden-perspektiv; en strategisk och välförankrad plan som omfattar stadens aktörer och definierar roller och ansvar. Samordning och koordinering av EU-arbetet ses som viktiga grundbultar för att på ett professionellt sätt tillvarata stadens intressen. IA har en tydlig roll i detta sammanhang, men roll, ansvar och mandat behöver definieras och kommuniceras. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Resultatredovisning - forts UTMANINGAR GÄLLANDE LEDNING OCH STYRNING GIVET NULÄGET OCH FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRING : Ett tydligare ledarskap i EU-frågor, rollfördelning och ansvar med tillhörande mandat och befogenheter efterlyses. Förstärk IA med fokus på strategiska frågor kopplat till tydliga styrdokument. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Resultatredovisning - forts BEHOV AV OCH FORMER FÖR KOMMUNIKATIONSINSATSER OM EU I GÖTEBORGS STAD : Ansvaret för den interna kommunikationen måste tydliggöras, vem ansvarar för vad – och vad skall kommuniceras, till vem, hur och när. Kommunikationsinsatserna skall stödja beslutade planer och uppdrag. Vikten av den externa kommunikationen kan heller inte underskattas – kommunicera framgångsrika EU-projekt med ett Göteborgsperspektiv. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Resultatredovisning - forts ÖVRIGA TILLÄGG : Synlighet och positionering i EU-frågor, fånga Stockholms-perspektivet och förbättra uppföljningsarbetet. Dessutom måste allt EU-arbete ses som en integrerad – daglig – verksamhet som bidrar till stadens utveckling. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Styrkor, svagheter, möjligheter och hot (Dimension: EU-arbete – IA) STYRKOR: IA är en organisation med nya förutsättningar - tydligare roll inom SLK, upparbetat EU-nätverk, representationsrollen, politisk närvaro, omvärldsbevakning, Brysselkontoret. SVAGHETER : IA:s roll, ansvar och mandat är inte tydlig - alltför operativa i vissa frågor vilket skapar gränsdragningsproblem. Strategiska planer och viljeinriktning - otydliga eller saknas. MÖJLIGHETER : Ökad tydlighet kring ansvar och roller, mandat och uppföljning. Förstärkt kompetens ger ökad och stärkt närvaro. Stärk EU-nätverket och de EU-fora som har/får en strategisk roll. Låt IA fungera som ”inkorg”. HOT: Bristande samordning ger missade finansieringsmöjligheter. Diffus målbild skapar såväl intern som extern otydlighet kring Göteborgs Stads ambitioner. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Reflektioner och rekommendation Under intervjuerna har det inte förmedlats synpunkter som efterlyst en bodelning avseende strategiskt och operativt arbete. Däremot uttrycks med emfas att SLK/IA måste ha ett strategiskt fokus och ansvar. För att kunna agera strategiskt förutsätts en tydlig viljeinriktning vilket också framfördes i samband med intervjuerna. Förutsättningar och aktuellt läge finns väl beskrivna i Stadsrevisionens rapport. Ett strategiskt fokus ställer nya krav på IA:s kompetenssammansättning – såväl avseende upprättandet av olika strategiska styrdokument som förmågan att agera och genomföra. Vidare bör former etableras för att säkerställa Bryssel-kontorets rapportering till IA. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Reflektioner och rekommendationer - forts Rådande policy- och riktlinjedokument för SLK/IA behöver sannolikt omarbetas i grunden vilket i sin tur kommer att påverka de strategiska handlingsplanernas utformning och innehåll och hur IA skall interagera med förvaltningar, bolag och samspela med t ex VGR, akademi och näringsliv. De förslag till förändring, effektivisering och utveckling som fångats upp i samband med intervjuerna förutsätter en omvandling av IA beträffande ledning, samordning, uppföljning - organisation samt kompetenssammansättning. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Fastställ: Definition EU arbete De intervjuade sammanfattar ”EU arbetet” i följande definition: Förordningar och direktiv som påverkar Göteborgs Stad. EU:s olika sektorsprogram och strukturfonder som drivs eller kan drivas i samverkan med Göteborgs Stad och bidra till finansiering av stadens utveckling. Göteborgs Stads långsiktiga påverkansarbete och omvärldsbevakning. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Fastställ även VÄGVAL: Strategiskt eller strategiskt och operativt fokus för IA NYCKELBEGREPP: Leda, samordna och följa upp i enlighet med givna politiska beslut Proaktivitet och långsiktigt påverkansarbete HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Fastställ IA:s (forts) • Roll och mandat • Former för ledning och genomförande • Ansvar för samordning och organisering av aktörer inom staden och samspel med andra aktörer • Former för utvärdering och återkoppling – vad uppnåddes och vad blev effekterna! • Former för och inriktning på analysinsatser • Kommunikationsansvar HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Nästa steg Tjänsteutlåtande för omvandlingen av IA upprättas under våren 2016, här ingår även en organisationsanalys och ev budgetförslag, och tas i drift under 2017 Utvärdering sker under våren 2018. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

KONTAKT: Internationella avdelningen Gunilla Bökmark gunilla.bokmark@stadshuset.goteborg.se