Vad är det som faxas? Analys av faxanvändning inom vård och kommun Sam Stagfeldt Arvid Vessman Sohrab Hassani Anton Lundqvist

Agenda Bakgrund & syfte Nuläge Problematik Initiativ till förändring Avslutning & rekommendation

“Stora mängder av dagens informationsutbyte sker via fax vilket är en metod med begränsningar och risker som är svåra att överbrygga. Möjligheten att kunna överföra känslig information på ett säkert sätt mellan offentlig sektors olika aktörer behöver förbättras.” - - Nationellt projektdirektiv om säker digital kommunikation i offentlig sektor

Bakgrund & Syfte Bakgrund: Syfte: Metod: Möjligheten att överföra känslig information mellan den offentliga sektorns olika aktörer behöver förbättras. Syfte: Fastställa vad det är som faxas mellan olika instanser inom sjukvården för att sedan förbereda ett större arbete mot att avveckla faxen. Metod: Intervjuer, enkät och underlag från västkom

NULÄGE

Nuläge - Informationens innehåll Sekretessbelagd information Epikriser Journaler Personnummer Diagnoser Icke sekretessbelagd information Kostscheman Beställningar Arbetsuppgifter Anteckningar

Nuläge - Kommunikationsvägar Envägskommunikation Tvåvägskommunikation

Nuläge - Kommunikationsvägar Uppföljningsarbete Sker vid tvåvägs- kommunikation. Telefonsamtal alternativt svar via fax tillbaka till avsändaren. Adressering Programmerade eller manuella adressböcker. Personliga åsikter Mycket varierande. Måste vara mycket enklare och smidigare än faxen.

PROBLEMATIK

Skydd av känsliga uppgifter Överföring från fysiskt till digitalt Problematik Skydd av känsliga uppgifter Sändare till mottagare PUL & PDL Oskyddad avläsning Överföring från fysiskt till digitalt Kryptering Scanner till dator Säkerhetsställa skydd för hela processen. Burn after reading Tidsbegränsad avläsning Återkommande information Ansvarsfördelning

Nationell Patientöversikt Problematik Nationell Patientöversikt Dela journalinformation Avsaknad av utskriftsfunktion Adressering Avdelning- & rollspecifika konton Hantering & behörighet HSA-katalog “...i NPÖ finns absolut ingen utskriftsfunktion. Så ifall vi kunde dra ut allt där, hade vi inte behövt faxen.” - enhetschef hemsjukvård

Sociala utmaningar Problematik Förändringsarbete: Förändringsarbetet med att ersätta fax måste främja de nya teknologiska möjligheterna för att övergången ska bli smidig. Motstånd Avvecklandet av faxen är inte enbart en teknisk utmaning utan även en social utmaning i den mån att den är väl etablerad i organisationer.

INITIATIV TILL FÖRÄNDRING

Initiativ till förändring Marknadsöversikt SecureMailbox Nationell Patitentöversikt Generic Mobile Stuprörslösningar Ärende/avdelningsspecifika lösningar Motverkar delning av information “...man återuppfinner hjulet, varje kommun, landsting, sjukhus vad det nu än är för något.” - teknikleverantör

Varierande information Förändrad typ av kommunikation Avslutning Varierande information Förändrad typ av kommunikation Motståndare och förespråkare Problematik rörande ansvarsfördelning och säkerhet

Inte se förändringsarbetet med endast tekniska linser. Rekommendation Inte se förändringsarbetet med endast tekniska linser. Förstå beteendemönster och sociala strukturer kring faxen som artefakt och redskap i arbetet.

TACK!