Referensgrupp 2014-11-26

Dagens möte Information Program/Inriktning/Profil Lärling Frågor Implementering Indra 2 Beslut om antagning QlikView Frågor Teknikcollege Färdighetsprov Omval via SYV? Mötestillfällen 2015 Övriga frågor! Samverkan Rutiner Förändrade rutiner Indra 2 Bedömning Fri kvot

Referensgruppen - representanter Bohuskommunerna – Gunnar Axelsson, Strömstad Dalslandskommunerna – CG Strutz, Bengtsfors Kunskapsförbundet Väst – Camilla Kauffeldt Uddevalla gymnasieskola – Susanne Anderberg Frigymnasier Uddevalla/Munkedal – Eva Sundelius, Plusgymnasiet Frigymnasier Trollhättan/Vänersborg – Sara Karlsson, LBS SYV – Kajsa Årebo Balsanius, Uddevalla, Marie Alverbratt, KFV, Ola Steen, Strömstad Antagning Fyrbodal – Titti A, Carolina S, Helen H och Erika G

Program/Inriktning/Profil Endast de program och inriktningar som är godkända av Skolverket. 18 nationella program med nationella inriktningar. Utöver det särskilda varianter, riksrekryterande utbildningar som Skolverket godkänt. Fältet Profil kan huvudmän använda för att ange alternativ benämning. Elever ska veta vad de söker. Viktigt även för andra antagningskanslier och vid presentation av statistik. TC som profil? Olika maxpoäng för färdighetsprov. Samordning? Program Inriktning Profil Inte OK Kulturvetarprogrammet Kultur och media OK Humanistiska programmet Kultur Kulturvetare

Lärling Antagning kan göras till inriktning redan i år 1 för samtliga yrkesprogram med lärling. För traditionella yrkesprogram kan antagning till inriktning år 1 endast göras till HV, IN och NB (+ES). Lärlingsinriktningen kan börja i år 1, 2 eller 3.

Implementation Indra 2 Testmiljö på plats Ordinarie miljö tillgänglig i januari (Antagning Fyrbodal kan börja arbeta parallellt i Indra 2) Utbildning SYV i maj Utbildning för SYV, organisationsansvariga, administratörer och rektorer i september/oktober Samverkan med GR kring såväl system som antagningsfrågor Roller och arbetsuppgifter

Beslut om antagning Varje huvudman ska fatta ett formellt beslut om antagning i anslutning till att den slutliga antagningskörningen görs (innan besked skickas till eleverna). För 2015 görs körningen på förmiddagen 24 juni och beskeden skickas måndag 29 juni. Beslut ska alltså fattas och meddelas Antagning Fyrbodal under perioden onsdag 24 juni (em) – fredag 26 juni. Antagning Fyrbodal skickar listor med antagningsresultatet så snart efter körningen som möjligt.

QlikView I nuläget presenteras kontinuerlig statistik i IST Analys. För att kunna använda analyssidorna kräva en QlikView-licens. Med Indra 2 används också QlikView där data extraheras ur systemet och visas enligt färdiga mallar. Vi kommer att använda GR:s mallar. Varje kommun/huvudman behöver skaffa (eller byta för dem som idag använder IST Analys) en QlikView-licens för att kunna använda statistik om gymnasieantagningen.

Rutiner Extens Avstämning av upprättade rutiner. Fri kvot (främst hantering utländska betyg) och dispens från behörighetskravet i engelska. 15 feb - Komplett ansökan inkommen till Antagning Fyrbodal 1 apr – Antagning Fyrbodal skickar sammanställningar till resp huvudman 1 juni – Huvudman fattat beslut 15 juni – Antagning Fyrbodal registrerar beslut i Extens och meddelar resp huvudman vilka sökande som antagits i fri kvot resp med engelskadispens (vissa elever tar sig in för egen maskin, får t ex godkänt betyg i eng) Huvudman ansvarar för att skicka beslut i original till sökande och kopia till Antagning Fyrbodal. Beslut om engelskadispens fattas med formuleringen ”under förutsättning att sökande uppnår behörighet i övrigt”. Antagning Fyrbodal ansvarar för att samordna processen, bistå med listor och kontrollera behörighet för sökande.

Rutiner Extens Yttrande och beslut om mottagande. Ett yttrande/beslut för varje val där sökande som grund är andrahandsmottagen. Sökandes hemkommun yttrar sig och huvudman för sökandes val fattar beslut om sökande ska tas emot i första- eller andrahand. Sökande kan ange personliga skäl att antas i förstahand. Antagning Fyrbodal skriver ut yttrandeblanketter och skickar till sökandes hemkommun Delegat i sökandes hemkommun fyller i fälten för yttrande, undertecknar och skickar tillbaka blanketten till Antagning Fyrbodal Antagning Fyrbodal noterar yttrandet i systemet och skickar blanketten till huvudman för sökt program Huvudman beslutar om sökande ska anses första- eller andrahandsmottagen, undertecknar och skickar tillbaka blanketten till Antagning Fyrbodal Antagning Fyrbodal noterar beslutet i systemet och skickar blanketten till eleven samt kopia till elevens hemkommun.

Rutiner i Indra 2 Indra 2 innebär i vissa delar en ny hantering. Yttrande och beslut – blanketterna skickas mellan hemkommun och huvudman och yttrande och beslut registreras direkt i Indra 2. Med fritt sök inom Fyrbodal blir det avsevärt färre yttranden att hantera. Utbud – Antagning Fyrbodal ställer in systemet så att huvudmän enbart kan välja de program/inriktningar de har tillstånd för. Huvudmännen ansvarar för att markera vilka program/inriktningar som kommer att starta, antal platser, språkval, individuellt val etc. Betygsimport – administratör hos huvudman exporterar elev- och betygsfiler direkt till Indra 2 istället för att mejla filerna till Antagning Fyrbodal. Omval – är det ok att låta alla sena omval (efter 15 maj) gå via SYV (som registrerar i Indra 2)?

Bedömning fri kvot /eng disp? Bedömning av ansökningar i fri kvot resp. om dispens från behörighetskravet i engelska ska göras av varje huvudman. Hur görs detta i era resp kommuner/skolor idag? Möjlighet/intresse av att samverka? I så fall undersöka möjligheter.

Mötestillfällen 2015 Förslag: 3-4 möten under 2015 pga Indra 2. Därefter 2 möten/år.

Avtal inom Fyrbodal Fyrbodal har tecknat avtal kring samordning och antagning Samverkansavtal tecknas mellan kommunerna, kopia till Antagning Fyrbodal NIU-avtal tecknas mellan hemkommun och huvudman, kopia till Antagning Fyrbodal VG-regionens avtal ligger kvar Antagning Fyrbodal har koll på vilka avtal som är aktuella, men tecknar inga.

Elevens hemkommun ansvarar för att… yttra sig angående sökande som vill gå utbildning i någon annan kommun än de som omfattas av samverkansavtalet. hantera avtal kring de delar som inte är reglerade i samverkansavtalet, t ex introduktionsprogrammen och nationellt godkända idrottsutbildningar (NIU). att exportera filer med elever och grundskolebetyg från sina elevregistreringsprogram till Antagning Fyrbodal. säkerställa att samtliga elever erbjuds gymnasieplats (nationellt program, introduktionsprogram eller gymnasial särskola). informera Antagning Fyrbodal om sådant som kan påverka kansliets arbete. antagningssystemet fungerar i den egna IT-miljön (webbaserat system).

Huvudmannen ansvarar för att… länkning till ”Sök till gymnasiet” finns på den egna hemsidan. Vid överenskommen tid meddela Antagning Fyrbodal organisation för nationella program och sökbara introduktionsprogram. Förändringar ska meddelas Antagning Fyrbodal. fatta beslut i frågor om mottagande, dispens för engelska, fri kvot och andra särskilda skäl för antagning samt beslut om icke behöriga. Antagning Fyrbodal ska informeras om fattade beslut. söka allmän statistik från websidan ”Sök till gymnasiet”. hantera de elever som efter 15 september (eller överenskommet datum) gör omval. Omval som sker före detta datum ska hanteras av Antagning Fyrbodal. informera Antagning Fyrbodal om sådant som kan påverka kansliets arbete. i förekommande fall göra antagning till gymnasial särskola och icke sökbara introduktionsprogram (individuella).

Antagning Fyrbodal ansvarar för att… genomföra antagning. vara väl insatt i gällande lagar och förordningar avseende gymnasieantagning och att genomföra gymnasieantagning i samstämmighet med dessa. tillhandahålla tekniskt system som hanterar antagningsprocessen. utbildning och stöd i det tekniska systemet. tillhandahålla information till huvudmannen om elever som sökt. tillhandahålla allmän statistik via websida. bistå med fördjupad och/eller riktad statistik enligt överenskommelse. via websida informera om utbildningsutbud, regler, rutiner etc i Fyrbodal. att informera berörda (elever, föräldrar samt studie- och yrkesvägledare).

Forts. Antagning Fyrbodal ansvarar för att… handlägga ansökningar, tillhandahålla underlag och samordna yttranden (dvs skriva ut, distribuera och ta emot) för elever folkbokförda i kommuner vilka berörs av avtalet. handlägga ansökningar, tillhandahålla underlag och samordna ev beslut (dvs skriva ut, distribuera och ta emot) för elev med annan hemkommun som söker utbildning hos avtalsansluten huvudman. tillhandahålla övriga underlag för huvudmän och hemkommuner för beslut om antagning, dispens från behörighetskravet i engelska, fri kvot etc. genomföra reservantagning fram till och med mitten av september. exportera filer med antagna elever till respektive huvudman. exportera filer med obehöriga/IM-elever till respektive hemkommun. organisera forum för dialog och samverkan med företrädare för hemkommuner och huvudmän. hålla i årlig utvärdering av avslutad antagning.

Antagning Fyrbodal Handläggare 0522-44 08 30 Helen Helleborn Carolina Svensson Handläggare 0522-44 08 30 Helen Helleborn 0522-44 08 50 antagning@fyrbodal.se Erika Gustafsson Antagning Fyrbodal Handläggare Fyrbodals kommunalförbund 0522-44 08 70 Box 305 451 18 Uddevalla Titti Andersson Verksamhetsledare 0522-44 08 54

Ansökningsperioder och viktiga datum Början av jan Inloggningsuppgifter Spara! 7 jan-1 feb Ordinarie sökperiod 15 apr Prel. antagningsbesked Web! 15 apr-15 maj Omvalsperiod 1 juli Slutbesked Web + brev! 24 juli Svarsbesked Lämnas via web! v32 - v37 Reservantagning Alla ansökningar ska gå via hemkommunens antagningskansli!