Regler för interna affärer och prissättning NCC Roads 2011 NCC Roads 2009 NCC Roads 2009NCC Roads 2009 2018-12-31 19:21 Regler för interna affärer och prissättning Att göra affärer inom NCC 2018-12-31 NCC Group 1 1

Instruktioner till alla chefer Denna bild bör inte visas i bildspel Som chef är det ditt ansvar att informera din ledningsgrupp om reglerna och att diskutera relevanta frågor. I presentationen finns information om reglerna och några frågor att diskutera. Förbered dig genom att titta igenom materialet. Om du har frågor, kontakta din chef. 2018-12-31 NCC Group

Bakgrund En viktig del av NCC:s tillväxtstrategi är att arbeta som ett företag. Hittills har vi inte haft några konsekventa rutiner för internt samarbete, vilket har varit ett hinder för att uppnå maximal nytta av Ett NCC. Det finns också önskemål om att få tydliga riktlinjer för interna affärer och prissättning som gäller för alla inom NCC. En viktig del av NCC:s tillväxtstrategi är att arbeta som ett företag. På så sätt kan vi utnyttja NCC:s fulla kapacitet och säkerställa maximalt värde för kunderna. Som Ett NCC kan vi tillgodose kundernas behov bättre än våra konkurrenter vilket skapar långsiktiga konkurrensfördelar. NCC:s organisationsstruktur är ett integrerat företag med fyra specialiserade affärsområden. För att uppfylla NCC:s strategiska mål är det viktigt att interna kontakter fungerar väl. Det är också viktigt att vi alltid agerar som en enhetett företag gentemot våra kunder och erbjuder dem NCCs fulla bredd i våra anbud. Ett NCC är en viktig del av vår strategi, och det finns ett stort engagemang bland NCC:s medarbetare att samverka som ett företag. Trots det kan vi konstatera att det finns en mängd outnyttjad potential i det interna samarbetet. Med tanke på den allt hårdare konkurrens som vi står inför är det viktigare än någonsin att arbeta som Ett NCC. NCC har hittills inte haft några konsekventa rutiner för internt samarbete, vilket har varit ett hinder för att uppnå maximal nytta av Ett NCC. Inom organisationen finns också önskemål om tydliga regler för interna affärer och prissättning som ska gälla för alla inom NCC. För att nå dessa mål har EMG beslutat att införa följande obligatoriska regler för interna affärer och prissättning. 2018-12-31 NCC Group

Varför en förändring? NCC är organiserat som ett integrerat företag med fyra specialiserade affärsområden. Det är viktigt att interna kontakter fungerar väl och att vi alltid agerar som ett företag gentemot våra kunder. Att använda alla våra interna resurser fullt ut i stället för externa entreprenörer ger oss naturliga möjligheter att växa som ett NCC samtidigt som det skapar konkurrensfördelar. 2018-12-31 NCC Group

Sammanfattning av reglerna Huvudprincipen: NCC ska i alla kundanbud, inklusive partnering, inkludera samtliga tjänster och produkter som NCC kan tillhandahålla. Fördelar: Maximalt kundvärde tack vare specialisering. Ökad lönsamhet tack vare högre volymer då internförsäljningen maximeras. Bättre kassaflöde eftersom betalningar inte görs till externa leverantörer. Riktlinjerna gäller för alla enheter inom NCC. För att garantera full potential omfattar reglerna och riktlinjerna hela organisationen. 2018-12-31 NCC Group

NCC:s 10 regler för interna affärer och prissättning Den NCC-enhet som har den primära kundkontakten ser till alla berörda NCC-enheter görs delaktiga i processen så tidigt som möjligt. Allt som kan levereras från NCC ska köpas in internt. Basmodellen är EPCI-format (Engineer, Procure, Construct & Install) för att fullt ut utnyttja vår tekniska kompetens och produktutvecklingskapacitet. Internt samarbete bygger på förtroende, vilket innebär att andra enheter inte ska ifrågasättas genom att göra prisförfrågningar hos konkurrenter. Samtliga delar av NCC måste vara kostnadseffektiva. Alla delar av NCC måste vara fullt transparenta i det interna samarbetet. De levererande enheterna måste bygga upp nödvändiga kunskaper, resurser och erbjudanden för att öka NCC:s konkurrenskraft. Om inte NCC:s konkurrenskraft ökas måste den levererande parten lämna besked och vara behjälplig med att hitta den mest konkurrenskraftiga externa lösningen. Den levererande enheten måste samtycka till att en extern leverantör används. En tydlig och effektiv back-to-back-strategi ska användas för alla interna anbud och kontrakt. Vid interna underentreprenader innebär detta att varje affärsområde är fullt ansvarigt för att utföra sin del av kontraktsarbetena I enlighet med den gränsdragningslista som infogats i det skriftliga kontraktet som parterna ingått. Om integrationen mellan affärsområdena är ännu tätare I entreprenadverksamheten kan en joint venture- modell användas med andelar på 70/30 eller högre, istället för underentreprenad. 2018-12-31 NCC Group

Förväntningar vid tillämpning och införande av reglerna Det är linjechefernas ansvar att se till att reglerna tillämpas konsekvent inom respektive organisation och att leda och uppmuntra den kulturella förändring som krävs. Samtliga affärsområden måste lägga särskild fokus på att reglerna följs och fungera som stöd i organisationen när frågor och problem uppkommer. Oenighet mellan enheterna om hur reglerna ska tillämpas i ett specifikt fall ska lösas så långt ned i organisationen som möjligt. Först när fallet inte går att lösa inom rimlig tid ska frågan lyftas upp till en högre nivå.   Den vägledande principen måste alltid vara att gynna NCC totalt sett, snarare än att se till fördelar för en enskild enhet inom NCC. Suboptimering är inte godtagbart. Det är linjechefernas ansvar att se till att reglerna tillämpas konsekvent inom respektive organisation och att leda och uppmuntra den kulturförändring som krävs. Samtliga affärsområden måste lägga särskild fokus på uppföljning av att reglerna följs och fungera som stöd i organisationen när frågor och problem uppkommer. Samarbetet mellan NCC:s enheter ska alltid genomsyras av full öppenhet i projektets alla faser, från första anbudsscreening till projektets slutliga ekonomiska utfall. Oenighet mellan enheter om hur reglerna ska tillämpas i ett specifikt fall ska lösas så långt ned i organisationen som möjligt. Om en lösning inte kan nås inom rimlig tid kan frågan lyftas upp till en högre nivå. En lösning bör alltid nås på divisionsnivå. Att eskalera en fråga till affärsområdets ledningsnivå får endast ske i extrema undantagsfall. Agenrande i strid med dessa regler är inte godtagbart. Att bryta mot dem kommer att leda till konsekvenser, såsom uppsägning av anställningen i de mest allvarliga fallen. Tänk på att reglerna endast beskriver principerna för samarbetet och inte ger någon uttrycklig vägledning för varje tänkbar situation som kan uppstå inom affärsverksamheten. Varje sådan fråga som uppstår skall emellertid hanteras I enlighet med reglernas andemening och alltid med fokus på Ett NCC. 2018-12-31 NCC Group

Förklaringen av reglerna omfattar inte allt Följande förklaring av reglerna täcker inte in alla aspekter eller ger svar på alla frågor som kan uppkomma när reglerna införs som ett NCC- arbetssätt eller ska tillämpas i specifika fall. Dessa regler innebär en förändring i företagskulturen och ska fungera som praktisk vägledning för konstruktiva diskussioner som syftar till att lösa vissa frågor enligt ett NCC. 2018-12-31 NCC Group

1 Den NCC-enhet som har den primära kundkontakten ser till alla berörda NCC-enheter görs delaktiga i processen så tidigt som möjligt. Avgörande för att skapa konkurrensfördelar genom ett fullständigt NCC-erbjudande är att alla parter är involverade så tidigt som möjligt i processen. Detta gäller inte bara själva anbudsprocessen, utan också screeningprocessen när de mest attraktiva projekten ska väljas ut och offereras. Här är medverkan i ett tidigt skede nödvändigt för att undersöka potentialen i NCC:s kapacitet. I vissa fall kan det behövas gott om tid för att bygga upp de resurser som krävs. Tidig medverkan syftar till att man tillsammans kan utveckla den mest konkurrenskraftiga och unika lösningen som till ett konkurrenskraftigt pris tillgodoser och överträffar kundernas krav. En förutsättning för detta samarbete är full transparens, öppenhet och tillit mellan NCC-enheterna under hela processen. Tidig medverkan gäller också i screeningprocessen vid val av projekt. Nödvändigt att undersöka hela potentialen i NCC:s kapacitet. Syftet är att tillsammans ta fram den mest konkurrenskraftiga och unika lösningen för kunden. 2018-12-31 NCC Group

Allt som kan levereras från NCC-enheter ska köpas in internt. 2 Allt som kan levereras från NCC-enheter ska köpas in internt. NCC ska i alla kunderbjudanden, inklusive partnering, inkludera samtliga tjänster och produkter som NCC kan tillhandahålla. Med lösningar från våra specialiserade affärsenheter skapar vi maximalt kundvärde. Det ökar också NCC:s lönsamhet eftersom företaget delvis är som volymdrivet. Här är viktigt att påpeka att syftet med reglen är att öka NCC:s konkurrenskraft. Därför måste varje levererande enhet se till att bidra till konkurrenskraften i kunderbjudandet samt bidra till att skapa konkurrensfördelar som gör det möjligt för NCC att vinna kontraktet. NCC ska i alla kunderbjudanden inkludera samtliga tjänster och produkter som NCC kan tillhandahålla. Det ökar NCC:s lönsamhet som delvis är ett volymdrivet företag. Syftet med regeln är att öka NCC:s konkurrenskraft. 2018-12-31 NCC Group

3 Basmodellen är EPCI-format (Engineer, Procure, Construct & Install) för att fullt ut utnyttja vår tekniska kompetens och produktutvecklingskapacitet. Full NCC-kompetens samt vår kapacitet inom design, teknik och produktutveckling ska utnyttjas fullt ut i respektive NCC- enhet för att skapa konkurrensfördelar. Våra kunder ska se NCC som en ”full service”- entreprenör.  2018-12-31 NCC Group

4 Internt samarbete bygger på förtroende, vilket innebär att andra enheter inte ska ifrågasättas genom att göra prisförfrågningar hos konkurrenter. En viktig framgångsfaktor för att NCC verkligen ska fungera som ett företag är tillit, vilket är ett av våra kärnvärden. Istället för att fokusera på att utmana varandras interna priser, ska fokus och ansträngning läggas på att gemensamt utveckla lösningar som ger högsta kundvärde. Varje enhet har ett särskilt ansvar att alltid se till att tillföra konkurrenskraft och sätta rätt priser, utifrån kännedom om marknadspriset. Detta gäller även om det kanske finns en extern leverantör som kan erbjuda ett lägre pris på kort sikt, men som långsiktigt inte kan tillföra NCC konkurrenskraft. Att välja en konkurrent när en intern leverantör kan användas strider mot NCC:s grundläggande princip att alltid tillhandahålla allt som NCC kan erbjuda. Att fråga konkurrenter om priser ”endast som jämförelse” urholkar förtroendet mellan enheterna och förstör det goda samarbetet mellan NCC-enheter som arbetar som ett team för att vinna. En viktig framgångsfaktor för att NCC verkligen ska fungera som ett företag är tillit, vilket är ett av våra kärnvärden. Fokus och ansträngning ska läggas på att gemensamt utveckla lösningar som ger högsta kundvärde. 2018-12-31 NCC Group

Samtliga delar av NCC måste vara kostnadseffektiva. 5 Kostnadseffektivitet är en förutsättning för att lyckas i den ständigt hårdnande konkurrensen. Samtliga NCC-enheter måste sträva efter att kontinuerligt sänka sina kostnader och säkerställa att NCC är konkurrenskraftigt såvitt gäller deras bidrag. Samtliga NCC-enheter måste sträva efter att kontinuerligt sänka sina kostnader och säkerställa att NCC är konkurrenskraftigt. 2018-12-31 NCC Group

Alla delar av NCC måste vara fullt transparenta i det interna samarbetet. 6 Förtroende kan endast byggas upp när samtliga parter alltid agerar fullt transparent i det interna samarbetet. Detta innebär full insyn vid exempelvis anbudsscreening och val av projekt, kostnadsberäkningar, interna marginaler, risker och möjligheter samt projektets slutgiltiga ekonomiska utfall. Full insyn gäller exempelvis vid anbudsscreening och val av projekt, kostnadsberäkningar, interna marginaler, risker och möjligheter samt projektets slutgiltiga ekonomiska utfall. 2018-12-31 NCC Group

7 De levererande enheterna måste bygga upp nödvändiga kunskaper, resurser och erbjudanden för att öka NCC:s konkurrenskraft. Även om allt som NCC kan leverera ska köpas in internt (regel 2.) är det viktigt att den interna affären stärker NCC:s konkurrenskraft i stället för att urholka den. Detta förutsätter att de levererande enheterna bygger upp förmågor, resurser och erbjudanden som bidrar till att öka kundvärdet. De kan då erbjuda förstklassiga och unika lösningar samt en konkurrenskraftig kostnadsbas. Att samtliga enheter medverkar i ett tidigt skede är avgörande eftersom det kan ta lång tid att bygga upp leveransförmågan (t.ex. stenmaterial eller asfaltverk för ett större infrastrukturprojekt). Det primära fokusområdet för alla enheter är att utveckla ett hållbart erbjudande så att NCC verkligen kan tillhandahålla överlägsna hållbara lösningar. Detta förutsätter att de levererande enheterna bygger upp förmågor, resurser och erbjudanden som bidrar till att öka kundvärdet såväl som en konkurrenskraftig kostnadsbas. Tidig medverkan är av högsta vikt. 2018-12-31 NCC Group

8 Om inte NCC:s konkurrenskraft ökas måste den levererande parten lämna besked och vara behjälplig med att hitta den mest konkurrenskraftiga externa lösningen. Det kan finnas situationer där en intern lösning inte är genomförbar eller konkurrenskraftig på grund av kapacitetsskäl, begränsade resurser, lokalisering, korta ledtider etc. I dessa fall måste den levererande enheten så tidigt som möjligt och utan dröjsmål meddela att de inte kan erbjuda en lösning som bidrar till NCC:s konkurrenskraft. Här får inte det interna samarbetet avslutas, eftersom den levererande enheten måste hjälpa till att hitta den bästa externa lösningen. Denna enhet är ju specialist på sin marknad och kan bäst avgöra hur NCC kan uppnå maximal konkurrenskraft genom en extern lösning. Den levererande enheten måste så tidigt som möjligt och utan dröjsmål meddela att de inte kan erbjuda en lösning som ökar NCC:s konkurrenskraft. Det interna samarbetet måste fortgå, eftersom den levererande enheten måste hjälpa till att hitta den bästa externa lösningen. 2018-12-31 NCC Group

Den levererande enheten måste samtycka till att en extern leverantör används. 9 Beslutet att använda en extern leverantör måste tas i samförstånd mellan NCC-enheterna. Om NCC-enheterna inte är eniga ska ärendet föras vidare till nästa organisationsnivå och då endast i undantagsfall eftersom enighet alltid bör eftersträvas. Endast mer omfattande ärenden kan föras vidare till divisionsnivå. Beslutet att använda en extern leverantör måste tas i samförstånd mellan NCC-enheterna. Om NCC-enheterna inte är eniga ska ärendet eskaleras. 2018-12-31 NCC Group

1 En tydlig och effektiv back-to-back-strategi ska användas för alla interna anbud och kontrakt. Vid interna underentreprenader innebär detta att varje affärsområde är fullt ansvarigt för att utföra sin del av kontraktsarbetena i enlighet med den gränsdragningslista som infogats i det skriftliga kontraktet som parterna ingått. Basmodellen för interna anbud och kontrakt är underentreprenad enligt back-to-back-modellen, där underentreprenören är ansvarig för sin egen arbetsinsats och bär risken för sin andel av det totala arbete som erbjuds kunden. Det är viktigt att risk-/möjlighetsanalys hanteras med full insyn. Den allmänna principen för riskfördelning är att risken ska bäras av den part som bäst kan kontrollera och minska risken. Det finns dock situationer där risken kan vara oproportionerlig i förhållande till underentreprenadens storlek. Att prissätta hela risken som en intern underentreprenör skulle resultera i en mycket hög riskpremie och förlorad konkurrenskraft. I sådana fall kan det finnas ett behov av speciallösningar, där man försöker hitta den mest kommersiellt gångbara risksfördelningen mellan NCC-enheterna och där en större risk ska bäras av den enhet som är närmast kunden. De levererande enheterna har en skyldighet att identifiera, beskriva och beräkna alla risker som omfattar deras del av arbetet på ett transparent sätt för att säkerställa att samtliga risker har identifierats och tagits hänsyn till i anbud och avtal. Back-to-back-strategin i intern underentreprenad får inte leda till en pay-when-paid-situation som innebär att den interna underentreprenören inte får betalt för sina tjänster så snart som leveransen är genomförd enligt kontraktet utan det är enheten närmast kunden som bär den ekonomiska risken gentemot kunden. Denna princip gäller så länge som den levererande enheten har gjort en kontraktsenlig och felfri leverans. Det måste alltid finnas ett skriftligt kontrakt med relevant avgränsningslista för att säkerställa att ansvarsfördelningen mellan NCC-enheterna är tydligt definierade redan i förväg. Standardiserade avtal ska användas för att inte behöva lägga tid på att utarbeta interna avtal. Vid stora projekt med nära samarbete mellan NCC:s enheter kan en joint venture-modell användas. Som vägledande princip gäller att modellen kan användas om den mindre partens andel är minst 30% av det totala kontraktsvärdet och den totala kontraktssumman är minst 300 MSEK. Joint venture-modellen får inte användas för PD-projekt på grund av att marginalkraven för utvecklings- och entreprenadverksamhet är annorlunda och gör att vinstdelning inte fungerar. Joint venture-modellen är fallspecifik, så controller för respektive affärsområde måste alltid vara inblandad. 2018-12-31 NCC Group

Diskussion 2018-12-31 NCC Group

Att diskutera: Vilken regel/vilka regler kommer att ha en stor inverkan på vår verksamhet och varför? Vilken regel/vilka regler kommer att ha en stor inverkan på de affärsområden vi samarbetar med? Vilket är vårt nästa steg när det gäller att genomföra dessa regler? 2018-12-31 NCC Group