Projekt! Mål, förstudie, uppstart Mål, bra att veta innan man startar projekt. Förstudie, utveckla målbeskrivningen Uppstart Dokumentation

Projektdefinition enligt ISO Unik process bestående av ett antal samordnade och styrda aktiviteter med start- och slutdatum, initierat för att uppnå ett mål som uppfyller specifika krav, inklusive begränsningar i tid, kostnader och resurser. Anm. I vissa projekt utvecklas målen och definieras produktegenskaperna successivt allt eftersom projektet fortskrider.

Vardagsdefinition av projekt Har ett eller flera definierade mål Ska lösa vissa frågor på en bestämd tid Har egen budget Har egen organisation Berör ofta flera intressenter Startas, genomförs och avslutas Har egna arbetsformer, egen metodik Namngivet

Enkel projektmodell Förstudie Planering Genomförande Avslut (Förstudieprojekt)

Ett grovt projektflöde

En annan projektmodell: Spiralmodellen

Vem gör vad i projekt Uppdragsgivare/beställare Styrgrupp Projektledare: Projektgrupp: Aktiva deltagare i projektet Ändringsråd Hjälper Styrgruppen att besluta om ändringar i projektet Referensgrupp Här kan Projektledaren testa delresultat mm. Kontrakt Projektledaren och varje deltagare är överens om arbetsinsatsen

Aktiviteter i förstudien Klarlägga krav (mål) (S.M.A.R.T.) Klarlägga omfattningen (WBS) Analysera nuläget (SWOT-analys) Strukturera projektets innehåll Klarlägg intressenter (Intressentanalys) Bedöm affärsnyttan (PENG) Riskanalys Ta fram lösningsförslag Utarbeta översiktlig plan för genomförandet (Milstolpeplan)

Målformulering S. M. A. R. T. Specifikt (Tydligt formulerat, för detta projekt) Mätbart (Målet uppnått? Ja/Nej) Avgränsat (Vad ska inte göras, om osäkerhet kan råda) Realiserbart (Målet ska kunna nås med givna resurser) Tidsatt (Målet ska vara uppnått vid en given tidpunkt)

Ansvar för projektmål Beställaren Projektledaren är beställarens stöd i framtagning och definition av målen. Att missförstå beställarens behov i det här läget kan bli kostsamt i slutet eftersom beställaren endast är nöjd med det som denne såg som projektinnehåll. Projektledare som inte är enig om målen skall avsäga sig uppdraget.

Riskanalyser: SWOT-analys Strengths (Styrkor) Weaknesses (Svagheter Opportunities (Möjligheter) Threats (Hot) Minirisk-möten

Efter förstudien Förstudien avslutas med en rapport som är styrgruppens underlag för beslut kring fortsättningen Styrgruppen bör vara kritisk och beredd att ta beslut om att avbryta och använda tillgängliga resurser till något bättre.

Före projektstart Några projektledarfrågor: Vem är beställare Varför skall det göras, (problemdefinition) Vad skall göras När skall det vara klart Hur skall det göras

Skapa projektgrupp Ur linjeorganisation eller externrekrytera Mångsidig (kunskap) Allsidig (personlighet) Fyll hålen i SWOT-analysen Strengths (Styrkor) Weaknesses (Svagheter) Opportunities (Möjligheter) Threats (Hot) [Måste existera vid projektets start]

Arbetet i projektgruppen Startmöte /Kick off Information Fördelning Klarhet Normer och värderingar Stöd Konflikthantering (”kontrakt”)

Dokumentation av gruppens arbete Dagordning inför mötena. [PL] Protokoll där fattade beslut dokumenteras. [Sekr/Bibliotekarie] Regler (Dokumentations-/informationsplan) för hur alla dokument ska se ut (mallar), hur de ska hanteras och var och när de ska finnas tillgängliga. [T.ex. LIPS-mallar] Projektdagbok, varje deltagare Projektledardagbok

Vad orsakar mest problem i projektarbetet Dålig kommunikation Obalans mellan ansvar och befogenheter Dålig samordning Lågt engagemang i gruppen

Medskapande kännetecknas av Medvetna aktiva val med insikt om konsekvenser Aktiv, oberoende om läget är bra eller mindre bra Agerande utifrån det gemensammas bästa Öppen och mångsidig kommunikation God balans mellan självständighet och gemenskap