Arkivutbildning Utbildningsmaterial - Rätt ordning och reda bland personalhandlingar 2018 Linköpings stadsarkiv Maria Dalbark maria.dalbark@linkoping.se, 013-26 30 22 Monica Klingberg monica.klingberg@linkoping.se, 013-20 73 84 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Varför arkiverar vi? 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Varför arkiverar vi? Offentlighetsprincipen En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle. Vi har rätt till vår historia 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge 2018-12-26 Rättssäkerhet Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge Verksamhetsnytta Rätt information vid rätt tillfälle Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut Forskningens behov Vårt kulturarv Rapport Arkiv Arkivutbildning personalhandlingar

Dokumenthanteringsplan Läkarintyg som exemple 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Dokumenthanteringsplan Protokoll Broschyrer, hemsida Diarium och diarieförda handlingar Rekrytering av tjänst Personalakten Tjänstgöringsuppgifter Personalutveckling Enkäter 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Handlingar rörande rekrytering Föreskrift LiSA-F 2013:11 handlar om ansökningshandlingar Bevaras för den som fått tjänst Gallras efter 2 år den som ej fått tjänst Gallras omedelbart för spontanansökningar Föreskrift LiSA-F 2015:4 handlar om Testresultat från personlighets- och begåvningstester Gallras omedelbart när anställning vunnit laga kraft Föreskrift LiSA-F 2014:3 Ansökningar och lönesättning bevaras Delegationslistor skickas till KS och bevaras 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Personalakter Föreskrift LiSA-F 2015:3 handlar om personalakter Redovisar handlingar som ska bevaras Aktuell främst vid anställningens upphörande, när akten lämnas till stadsarkivet 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Nytillkomna handlingar i LiSA-F 2015:3 Personalaktens innehåll Beslut om avsked Beslut om förbud av bisyssla Beslut om fördelning arbetsmiljöansvar Beslut om lönebidrag/nystartsbidrag Checklista vid nyanställning (gällande när man tagit del av viktiga dokument) Kursintyg Löneväxling 10-årsgåva 25-årsgåva Tystnadsplikt/försäkran/information om loggningskontroller Utdrag ur belastningsregister Överenskommelse om distansarbete 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Ordning i personalakt Kronologisk ordning i akten (enligt LiSA-F 2015:3) Handlingar som ska bevaras: Anställningsförfarandet Lönesättning Avtal Personalvårdshandlingar Avgång från tjänst (uppsägning, pension) Tjänstgöringsbetyg alt. -intyg 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Tjänstgöringsuppgifter Föreskrift LiSA-F 2015:5 handlar om anmälan av bisyssla Gallras vid avslutad anställning Föreskrift LiSA-F 2014:3 handlar om Heroma Redovisar vilka handlingar som kan gallras och hanteras i systemet Bevarandehandlingar till pappersakten 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Personalutveckling ProCompetence stängs 28 februari 2018. 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Enkäter Föreskrift LiSA-F 2014:2 handlar om enkäter Sammanställningar av enkäter bevaras Enkätunderlag gallras vid inaktualitet 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Förvaring av personalakter Förvaras inlåst och skyddat mot brand Hålla material som ska bevaras åtskilt från gallringsbart Hängmappar för det material som ska bevaras Handlingar som ska gallras kan förvaras i årsvisa pärmar, skriv vilket år pärmen kan gallras Rehabakter, förvaras i igenklistrade kuvert i akten 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Var ska personalakten finnas? Pågående anställning: Enheten (motsvarande) Byte av enhet: Avlämnande enhet ser till att akten flyttas över till den nya Byte av anställningsform Hänvisning görs i akten för utanför kommunen: respektive organisation. Behövs handlingarna i den nya anställningen tas kopior och originalen stannar hos kommunen. Efter avslutad anställning: Stadsarkivet 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Kopior och dubbletter Gallras bort vid inaktualitet med hänvisning till LiSA-F 2014:2 – tillfällig eller ringa betydelse Under förutsättning att originalet finns kvar Ska sorteras ut innan leverans till stadsarkivet 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Förstör utgallrade handlingar 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Beställa material Aktomslag och arkivboxar beställs via Staples OBS! Arkivboxarna ska heta Svensk standard. Artikelnummer för 500 st aktomslag 840690 Mer information på www.linkoping.se/stadsarkiv 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Lathund vid arkivering Nu till praktisk hantering! www.linkoping.se/utforarwebben/arkiv/ 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Reversal för personalhandlingar 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Klart för leverans Kontrollpunkter: Leveransen innehåller enbart bevarandehandlingar? Materialet är rensat från nitar, gem, plastfickor etc.? Handlingarna ligger i aktomslag och arkivboxar? Jag kan ansvara för att leveransen är korrekt efter gällande regler? Det är någon annan som arkiverat handlingarna, men jag har kontrollerat att det är korrekt utfört? Allt okej! Inga leveranser utan reversaler och eskort! Boka tid med Ronny Andersson! 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Kontroll vid mottagandet Vid leverans kontrolleras att leveransen är i sin ordning och att det stämmer med reversalerna. Är det inte okej – görs en överenskommelse om att få göra i ordning leveransen på plats eller ta med den tillbaka! Är allting okej – skriver arkivredogöraren och mottagaren från stadsarkivet under att handlingarna överlämnas till stadsarkivet. 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

Hantering av personalakter på stadsarkivet? Sorteras i en enda serie – en akt för alla som varit anställda inom Linköpings kommun Bolagens personalakter för sig Förfrågningar till Birgitta Lindh 2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar

2018-12-26 Arkivutbildning personalhandlingar