Nya Regionens hus Underlag för dialog

Projektorganisation Projektägare Hälsan & Arbetslivet Styrgrupp Ann-Sofi Lodin Hälsan & Arbetslivet Styrgrupp Anne-Marie Hultberg Jan Hjalmarsson Magdalena Gustafsson Julia Walvenius Projektledare Projektadministration Lena Johnsson Lillemor Harnell Hyresgästgrupp Kommunikation Arbetsgrupp Lena Alexandersson Regina Andersson Facklig referensgrupp Ekonomi Leman Isik Peter Detterberg Projektledningsgrupp Delprojekt FM Delprojekt IT Delprojekt Förändringsledning Andrea Thomsen Christian Bohlin Jonas Nordin Arbetsgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp

Varför flyttar vi ihop? S

Imorgon: Idag: En sammanhållen och kraftsamlad koncern De nya Regionens hus innebär en ökad samlokalisering av VGR:s verksamheter. Den stora poängen med Regionens hus är också att vi kommer tillsammans. Västra Götalandsregionen ska vara en sammanhållen, kraftfull koncern - nya Regionens hus är en viktig del i det arbetet

VGR som Sveriges bästa offentliga arbetsgivare VGR har som mål att bli Sveriges bästa offentliga arbetsgivare Utvecklat arbetssätt baserat på stärkt medarbetarskaps- och ledarskapskultur (ur handlingsplan för arbetsgivarvarumärket) Ökad digitalisering av våra arbetssätt Mer flexibel och hälsofrämjande arbetsplats Miljö för stimulerande möten och kunskapsutveckling Nya Regionens hus ska bidra till målet De hälsofrämjande aspekterna är viktiga. Alla ska kunna trivas i miljön och den ska fungera för olika typer av arbetsuppgifter. Det ska vara en miljö för stimulerande möten och kunskapsöverföring Den aktivitetsbaserade miljön är flexibel. Du väljer arbetsplats utifrån behov och uppgifter för dagen. Det finns platser för koncentrerat arbete, enskilda rum för digitala möten och samarbetszoner och mötesrum. Medarbetarnas upplevelse följs upp och det finns möjlighet att justera miljön om nya behov dyker upp VGR blir tydligare som en arbetsgivare när vi samlar administration och ledningsfunktioner i ett hus. Det stärker både varumärket och arbetsgivarvarumärket Det nya arbetssättet ställer nya krav på medarbetarskap och ledarskap – eftersom vi inte sitter tillsammans Tydliga uppdrag och tydlig målstyrning kommer att vara avgörande

Riktlinjer för administrativa miljöer Vi ska utgå ifrån riktlinjen när vi bygger nytt eller bygger om Målet med riktlinjen är hälsofrämjande miljöer som stödjer effektiva arbetssätt och ökad intern samverkan Vi ska välja ett aktivitetsbaserat arbetssätt när personalnärvaron varierar och verksamhetens karaktär medger det Utvärdering och uppföljning sker i samarbete med ISM, Chalmers samt Karolinska Universitetssjukhuset Läs mer på webbplatsen om Kontorsmiljö och arbetssätt Bakgrunden till beslutet om den aktivitetsbaserade miljön är att vi har riktlinjer för administrativa miljöer som säger att vi alltid ska välja aktivitetsbaserat arbetssätt när vi har en personalnärvaro och verksamhet som passar för det. ISM=Institutet för Stressmedicin

Skövde: Inflyttning under november 2018 Hyresgäster Folktandvården Habilitering & Hälsa Koncernkontoret (inkl. VGR IT) Naturbruksförvaltningen Närhälsan Patientnämndernas kansli Regionservice Revisionsenheten Skaraborgsinstitutet Västarvet Västfastigheter Västtrafik AB Följande hyresgäster ska flytta in i nya Regionens hus i Skövde. Under januari till juni 2019 kommer även ”Projekt hälsa i Sverige” att sitta i Skövdehuset

Göteborg: Inflyttning under andra kvartalet 2019 Hyresgäster Film i Väst AB Folktandvården Habilitering & Hälsa Hälsan & Stressmedicin Koncernkontoret (delar av VGR IT) Kultur i Väst Naturbruksförvaltningen Närhälsan Patientnämndernas kansli Regionservice Revisionsenheten Turistrådet Västsverige AB Västfastigheter Västtrafik AB Göteborg: Inflyttning under andra kvartalet 2019 Följande hyresgäster ska flytta in i nya Regionens hus i Göteborg

Nya miljöer - och ett nytt arbetssätt

Hemvisten Hela avdelningen har hemvisten på samma ställe Exempel på hemvist Hemvisten Hela avdelningen har hemvisten på samma ställe Personliga skåp Separat garderob Avdelningsförvaring Låneskåp över dagen Du utgår ifrån hemvisten, men väljer arbetsplats var som helst i huset Gemensamt för bägge husen är…

Exempel på hemvist med personliga skåp, touch down-platser m. m Exempel på hemvist med personliga skåp, touch down-platser m.m. (Göteborg).

Aktivitetsbaserad miljö Du väljer arbetsplats efter den arbetsuppgift du har framför dig Koncentrerat arbete med högt fokus – tyst zon eller enskilt rum för Skype eller telefon Individuellt arbete med medel/lågt fokus – lugn zon där det är tillåtet med lågmälda samtal Samarbete med andra – aktiv zon eller mötesrum Hänsyn till varandra är en framgångsfaktor Gäller även besökare Det finns inga krav att flytta runt ett visst antal gånger per dag utan man kan använda samma plats, men vi ska alltid plockar bort våra saker när vi är borta längre stunder så att någon annan kan använda platsen. Att visa hänsyn och använda den aktivitetsbaserade miljön som det är tänkt är framgångsfaktorer. På det sättet skapar vi bra förutsättningar att både kunna jobba enskilt när vi behöver det och att kunna sitta tillsammans med kollegor och arbeta gemensamt när det är dagens uppgift. Vi är alla olika. Tanken är att det ska finnas något för alla i den aktivitetsbaserade miljön. En effekt är att en övergång till nya arbetssätt gör att många olika frågor lyfts: kultur – att vi har en kultur där alla följer våra goda vanor och att vi kan säga till varandra om vi pratar i tyst zon. ”Vi är varandras arbetsmiljö” – var och en bidrar.  struktur – vi behöver se över våra arbetssätt och processer, att vara mer digital och minska mängden papper underlättar nya arbetssätt.  Det nya arbetssättet är en chans till utveckling

Goda vanor I den aktivitetsbaserade miljön har du ett personligt skåp där du kan låsa in egen utrustning och det finns även förvaring för din avdelning väljer du arbetsplats/zon utifrån det som passar din  bidrar du till att behålla en god arbetsmiljö för alla arbetsuppgift och följer de spelregler som gäller för respektive zon    bär du ditt passerkort synligt finns bokningsbara mötesrum på varje våningsplan tar du med dina saker när du lämnar din arbetsplats mer än en timme så att någon annan kan använda den kan du ha kortare möten (mindre än en timme) eller snabba avstämningar i något av de icke bokningsbara mötesrummen är alla ytor och mycket av utrustningen gemensam 

Goda vanor För medarbetare med särskilda behov diskuteras alltid lösningar i dialog med närmsta chef Mat och fika Skövde: Varm mat äter du i restaurangen på de tallrikar som finns i anslutning, även när du har med egen matlåda. Kall mat och fika kan du äta vid de gemensamma loungerna.  Göteborg: Om du har med matlåda kan du värma och äta din mat i personalmatsalen. Kall mat och fika kan du äta vid de gemensamma loungerna eller i personalmatsalen.

Exempel på zonindelning i Skövde I Skövde finns 2,7 arbetsplatser per medarbetare (arbetsplatser kan finnas vid skrivbord, i mötesrum, vid projektbord eller en läsfåtölj)

Aktiv zon Lugn zon Tyst zon Exempel på zonindelning i Göteborg I Göteborg finns 2,5 arbetsplatser per medarbetare (arbetsplatser kan finnas vid skrivbord, i mötesrum, vid projektbord eller en läsfåtölj)

Stationshus 40-tal mötesrum Arbetsplatser för politiker Presskonferensrum Hörsal 100 platser Stationshuset blir konferensanläggning för externa möten i VGR (på samma sätt som Gullbergsvass idag). Här finns också en större hörsal och specialutrustat presskonferensrum. På plan två i Stationshuset finns arbetsplatser och mötesrum för politiker

Boka möten De som har placering i huset kan boka kostnadsfri möteslokal i kontorsdelen bjuda in kollegor och andra för gemensamt arbete och interna möten i huset Använda obokningsbara mötesrum för kortare möten Alla kan boka möten i husens konferensdelar – debiteras som på Gullbergsvass Gullbergsvass i Göteborg kommer att finnas kvar tills vidare Gäller både Göteborg och Skövde

Behörigheter Säkerhet och beläggning i husen styr Alla som har sin placering i huset har behörighet i sitt TjänsteID-kort och kan då passera fritt  Krav på att bära dem väl synliga Övriga som är där för att delta i möten med kollegor får besöksbricka och hämtas i inre receptionen Möjlighet att låna tillfälligt dagspasserkort Vid behov av att vara kvar i huset i anslutning till möten, eller när man rör sig mellan fler möten  PASSERKORT Ett tillfälligt passerkort kan behövas om man ska vara med på flera möten i huset och behöver kunna röra sig mellan våningar och matsal under dagen behöver sitta kvar och jobba i anslutning till mötet – och i mån av plats i huset En tumregel är annars att den som blir inbjuden till ett möte i kontorsdelen av huset blir hämtad i receptionen Säkerhet och arbetsmiljö för de som har sin placering i huset är överordnat möjligheten att sitta i huset och jobba när man är där på besök.

Projekt, konsulter Projektanställda och konsulter som behöver arbeta i huset ges behörighet efter särskild ansökan och behov Vi tittar på alternativa lokaler som möjlig lösning för större regionala projekt

Viktiga förberedelser

Chefens ansvar Stötta medarbetarna i förändringen dialog om nya RH i olika sammanhang lyssna in rädslor och ev. orosmoln skapa engagemang uppmuntra till kompetensutveckling se över arbetsprocesser och rutiner Att själv lära sig mer om aktivitetsbaserat arbetssätt HR och företagshälsovården stöttar Guide: Så förbereder vi oss… Guiden är framtagen i samarbete med ISM. Den innehåller tips och råd för såväl chefer som medarbetare om hur man kan förbereda sig på ett bra sätt inför det nya arbetssättet. Guiden finns tillgänglig på webbplatsen för Nya Regionens hus

Att leda på distans Planera in tid för enskilda avstämningar mellan chef och medarbetare Målstyrning – ger tydligt fokus på förväntat resultat För gruppens sammanhållning: Se över behovet av korta men regelbundna möten – fysiska eller digitala Utveckla arbetet tillsammans i gruppen Att leda på distans, på andra orter, eller i ett hus där vi inte sitter tillsammans, ställer nya krav på chefer och medarbetare. Det är bra att redan nu förbereda sig och anamma ett arbetssätt som är anpassat till att vi inte hela tiden ses.

Att börja med redan nu Sortera , städa, släng Arkivera Identifiera utvecklingsmöjligheter i arbetssätten – öka digitaliseringen Identifiera behov av kompetens- utveckling inom digitala verktyg Gott exempel o benchmark: Västfastigheter - Therese Tullock, controlling.

Läs mer www.vgregion.se/nya-regionens-hus Basbildspel Skövde Aktivitetsbaserat arbetssätt Att jobba i Regionens hus Praktisk information Seminarier för chefer och medarbetare Vanliga frågor och svar Basbildspel Skövde Basbildspel Göteborg Yammergruppen "Att arbeta i nya Regionens hus" Basbildspelen innehåller bland annat arkitekternas exempelbilder från nya Regionens hus i Göteborg respektive Skövde