”Webbtidbok för bästa effektiva omhändertagande” - En resa mot förändring…

Bakgrund Arbetsväxling i primärvården i Värmland 2017 Från professionsfokus till behovsfokus Bästa effektiva omhändertagandenivå, BEON Ett stor utvecklingsarbete inleddes i Värmland där man vill flytta fokus från profession till behov. Nyttja alla professioner kompetens optimalt och på så sätt uppnå bästa effektiva omhändertagande De bärande utgångspunkterna är sou rapporterna xxxxxxx där det tydliggörs att primärvården ska vara basen i svensk hälso och sjukvård och den förstärkta vårdgarantin ska vara professionsneutral

Mål med BEON Uppnå bättre medicinsk kvalité Skapa en bättre arbetsmiljö  Minska hyrläkarberoendet 

Vårt uppdrag ”Utforma en smart webbtidbok på vårdcentraler för; led- och muskelbesvär Infektion psykisk ohälsa hypertoni”

Goda förutsättningar…. Hög användningsgrad av e-tjänster Gemensamt journalsystem med integration mot 1177

Från idé till verklighet Inledande träff med högsta ledningen​ Tvärprofessionell workshop för utformning av texter och benämningar​ Introduktionssamtal med enhetschefer​ Workshop med all personal ​ Workshop med leverantör kring ”Best practice”​ Utbildning till personal​ Idé Kartlägga behov och mål Ta fram prototyp i utbildningsmiljö Testa och vidareutveckla Pilotdrift Processen från idéformulering till lösning Inledande träff med högsta ledningen Tvärprofessionell workshop för utformning av texter och benämningar Introduktionssamtal med enhetschefer Workshop med all personal på arbetsplatsträff Workshop med leverantör kring ”Best practice” Utbildning till personal Hur ser den bärande idé ut? Hur ser problem-bilden ut? För att svara på frågan; Uppnås användning och önskade effekter? Planerades en pilotdrift.

Syftet med val av arbetssätt Gemensam utgångspunkt för alla inblandade Skapa dialog med personalen kring möjligheter och utmaningar Fånga idéer, tankar och farhågor i tidigt skede

Coaching - vår roll i arbetet….. ”Syftet med coaching är att frigöra kraften till åstadkommande hos en annan person. Den som coachas blir själv ansvarig för sin framgång och har ett aktivt stöd på vägen”

Invånare bokar tid själv och får bästa effektiva omhändertagande ? Automatisera bokningsprocessen genom befintlig integrationslösning mellan Cosmic och 1177.se Invånare bokar tid själv och får bästa effektiva omhändertagande Invånare och vårdpersonal i Värmland Nyttja tillgängliga resurser optimalt Underlätta för invånare i Värmland att själva boka tid till vården Avlasta vården en administrativ syssla Den bärande idén innehåller det mest centrala för den förändring som planeras En mall som vi använder för att systematisera och strukturera verksamhetsbehovet. Invånare med ett hälsoproblem vill boka en tid på VC via 1177.se Bokad tid utifrån behov till den profession som bäst kan lösa hälsoärendet

Bristande tillgänglighet Rutiner och instruktioner Bokning och schemaläggning Patienter som ”nekats” tid bokar ändå tid i webbtidbok Hur hanterar vi webbtidboken vid sjukdom/vård av sjukt barn. Rätt antal tider att erbjuda i rätt tid Bokning sker strax innan besök Bokning sker på vårdtjänst som inte är resurssatt Vårdpersonal uppdaterar schemat och tar bort vårdtjänster som inte är aktuella för webbtidbok Obokade tider. Nyttjas webbtiderna? Sena avbokningar IT-snabba patienter får företräde till bokning Klarar vi ”färre tider” för övriga medicinskt bedömda patienter? Pat som avslutat behandling, söker återkommande för samma hälsoproblem Patientens förväntningar Utifrån den bärande idén ” Webbtidbok för bästa effektiva omhändertagande” Vilka utmaningar finns för att lyckas enligt vårdpersonalen? Ojämn arbetsfördelning för vårdpersonalen (välkända medarbetare med lång erfarenhet bokas först) Bristfällig information som leder till förvirring (ej tydligt vilken profession pat bokat tid till) Patienten förväntar sig att få träffa en läkare för sina hälsoproblem Bemannings-problem

Låg kännedom och användningsgrad av 1177 Triagering En ytterligare väg in för 80/90-talister oavsett vårdbehov Patienter upplever det krångligt att använda 1177/webbtidbok Bokning i webbtidbok görs inte utifrån fördefinierade symtom Äldre patienter saknar dator eller kunskap att hantera dator Kompetensen matchar inte patientens hälsoproblem vid besöket Fysiskt besök bokas som kunde ha ersätts med egenvårdsråd Information/kommunikation Ökat vårdbehov Omfattande villkorstexter som inte läses och leder till felbokningar Omfattande introduktion som inte ger vägledning för patienten vid bokning. Fler vårdsökande och trycket till mottagningen ökar Ingen medicinsk prioritering vid bokning i webbtidbok

Identifierade analysområden Rutiner och instruktioner Bokning och schemaläggning Antal bokningsbara tider Kännedom och användningsgrad 1177 Ökat vårdbehov Information/kommunikation Patientens förväntningar Vår ledning har också beställt en riskanalys inför ett breddinförandet att ”automatisera bokningsprocessen genom befintlig integrationslösning mellan COSMIC och 1177.se” eller breddinföra och möjliggöra för våra patienter att boka tid själv för att få bästa effektiva omhändertagande och dessa områden har identifierats utifrån UTMANINGARNA Följande analysområden bör analyseras och där vi behöver hantera utifrån ett patientsäkerhetsperspektiv och föreslå åtgärder. .

Utvärderingsparametrar Vad som behöver utvärderas har vi diskuterat med båda pilotverksamheterna och även uppdragsgivarna som har återkopplat med önskemål/krav som behöver utvärderas. Naturligtvis ska vi utgå från patientens upplevelser över att kunna boka sin tid själv utifrån symtom och för detta har vi tagit fram en enkät som överlämnas av vårdpersonalen till alla patienter som bokat tid i webbtidboken. En annan viktig aspekt är om webbokningen leder till ett ökat vårdbehov, dvs ett fysiskt besök som borde ha hanterats med egenvård. För att få en uppfattning och för att kunna svara på frågan om webbtidbokning orsakar risk för fördröjd diagnos har vi tänkt oss att göra en journalgranskning av alla patienter under en bestämd vecka. En önskad effekt av webbtidbokning är att antalet telefonkontakter som relaterar till tidsbokning minskar, inte lätt att utvärdera eftersom idag har vi oftast bara en ingång för både tidsbeställning och rådgivning, men vi tänker oss att göra en jämförelse av antalet registrerade vårdkontakter under en månad och jämföra med antalet vårdkontakter per telefon samma månad innevarande år. Om patienten bokar rätt eller fel är någonting som vi under piloten får föra pinnstatistik på. Antalet bokningar, av och ombokningar i webbidboken är någonting som vi kan följa i de statistikverktyg vi har antingen via vårt datalager, COSMIC och 1177. Och till sist vårdpersonalen upplevelser av webbtidboken planerar vi en uppföljning på en arbetsplatsträff med några mentimeter-frågor.

Vi kom igång enligt plan men ……..

Resan fortsätter….