Projekt: E-Lin Upphandling och stegvis införande av System för bevarande

E-arkiv modellen Producenter Linköpings kommuns verksamheter System för bevarande Stadsarkivet Konsumenter Ansvars- överföring W3D3 Agresso I verksamheten Exempel på verksamhetssystem Linweb Bygg-R Medborgare Treserva Ecos Övrigt från verksamheterna

Hur hänger det här ihop…. E-Lin Förstudie -Riktlinjer-Tillämpningsanvisningar -Upphandling Förstudie juni 2013 Riktlinjer juni 2014 Tillämpnings- anvisningar vår 2015 Samarbete Norrköping Upphandling vår 2016 2018-11-18

I upphandlingsprojektet Linköping Projektledare: Mariella och Dan Tekniska frågor: Sami Arvola Norrköping Projektledare: Pernilla Mattsson, stadsarkivarie, Andreas Jonsson (konsult) Tekniska frågor; Rikard Adamsson Projektgrupp: Ovanstående + Maria Dalbark, stadsarkivet Styrgrupp: Susanne A, ordf + administrativa cheferna och Fredrik Eriksson Projektgrupp: Ovanstående + Monika Eriksson, stadsarkivet Styrgrupp: Pär Höglund Upphandlingscenter Magnus Böckert

Status Förfrågningsunderlaget skickades 11 januari 2016 Anbudsöppning 15 februari 2016 Bedömning av Bör-krav 18-19 februari 2016 Demonstrationer v 10-12 Tilldelningsbeslut v.15 Överprövningsperiod v.15-16

Tidplan innan kontraktsskrivande 2016-04-11 Tilldelningsbeslut 2016-02-15 2016-01-11 anbudsöppnande Tid för överklagande Utvärderingstid och demonstrationer Kontraktsskrivande ? Avrop

Tidplan Införandeprojekt Installation konfiguration Piloter Linköping: W3D3 ByggR Godkänna piloterna Driftstart med leveransplan Acceptanstester Genomföra piloterna Kontraktsskrivande Förbereda piloterna

Överlämnandeprocessen En dokumenterad metod som ska arbetas fram under införandeprojeket

VERKSAMHETSSYSTEM System Innehåll Leverantör Lkpg Nkpg Bygg R Tekis X   System Innehåll Leverantör Lkpg Nkpg Bygg R Bygglov, ärendehanteringssystem Tekis X Ecos Miljö- och hälsoskydd, ärendehanteringssystem Extens Centralt elevregister för barnomsorg, grundskola och gymnasium IST Heroma* Personal- och löneadministrativt system CGI PMO Journalsystem för Elevhälsan CompuGroup Medical (CGM) Pro capita Elevsystem för gymnasium och vuxenskola Tieto Public 360 Dokument- och ärendehanteringssystem, Norrköpings kommuns diarium Software Innovation Treserva Socialtjänst, LSS och kommunal Hälso- och sjukvård, personakter W3D3 Ärende- och dokumenthanteringssystem – Linköpings kommuns diarium Formpipe Wärna Överförmyndarverksamheten, personakter Explicit (f d Argentum AB) Economa Ekonomisystem Tieto Enator Viva Individ- och familjeomsorg, personakter Ilab Ev Agresso * = tillsammans Norrköping/Linköping

Vad händer under tiden? Vanlig pappersarkivering gäller Stegvis övergång under lång tid Parallell pappers- och digital arkivering En verksamhetsfråga – inte stadsarkivsfråga Kräver tydligare ihopkoppling av hela den digitala informationskedjan T ex metadata, informationsklassning, krav på system-kopiatorer etc

Införandeplan över tid Pilotprojekt Införandeplan över tid system för system och/eller verksamhet för verksamhet Vad kan ni själva göra? Kolla av tillämpningsanvisningar m.m. på hemsidan för E-Linprojektet. T ex format och namnsättning av filer http://www.linkoping.se/Om-kommunen/Stadsarkivet/E-arkiv-i- Linkopings-kommun/ http://www.samradsgruppen.se/web/index.php/8-nyheter/150-film-om- e-arkiv

PILOTPROJEKT W3D3 Leverantör: Formpipe Förberedelser och Överenskommelse Utformning av inleveransspecifikation, enligt punkt 4 Implementation av inleveransspecifikation/regelverk i systemet för bevarande Utformning och framtagande av leveranspaket enligt FGS för ärendehantering Leverans Import av ärende från Serie KS i W3D3 Mellan åren 2014-10-05--2015-10-05 Antal ärenden ca 1200 Antal händelser ca 8628 Antal filer ca 7595 De metadata som återfinns på ärendekort och händelsekort ska medfölja I serien finns offentliga och sekretessbelagda ärenden samt PUL-skyddad information i olika format.   Godkännande och Tillgängliggörande Genomförande av tester Informationen följer överenskomna krav Informationen inte går förlorad Återsökning med olika behörigheter i systemet för bevarande via metadata och via fritextsökning Presentationsvyer för olika behörigheter/roller Kontroll av behörigheter – olika åtkomst för olika behörighet Uttag av leveranspaket(DIP) Godkännande av genomfört pilotprojekt

Samarbete kanske kan funka… http://www.linkoping.se/Om-kommunen/Stadsarkivet/E-arkiv-i-Linkopings-kommun/Laget-nu-och-vagar-framat/