IT-SYSTEM INOM SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRD Hösten 2003 – Våren 2004

”ARBETSTIDS- PLANERING OCH IT” Respondenter: - Ulla Prittinen - Siv Rönnbacka - Maria Strömberg

Bakgrund Arbetstidsplanering = komplicerat pussel Beaktande av avd.s´ verksamhet + behov + personalens kunskaper + önskemål Stor personalstyrka på vår avd. Tid för varje listplanering: 2-3 dgr

Carlsson (1999): Arbetstid = viktig faktor Genom datautveckling har schemaläggningen genomgått en stor förändring. Datorisering = ger nya möjligheter + större flexibilitet.

Uppsatsens syfte: Titta på olika IT-planerings-system -> effektivera användningen av IT vid arbetstidsplanering Se om arbetstagarens och verksamhetens behov kan förenas

Teoretisk bakgrund: Arbetstidslagen (23.11.1996) Allmänt kommunalt tjänste- och arbetskollektivavtal Arbetstidsplanering: det är för verksamheten som tiden planeras Mål: - effektivera verksamheten, - rätt antal personer i arbete på rätt tidpunkt

Önskemål på arbetstidsschema Ta hänsyn till: Verksamheten De anställdas önskemål och behov Måste anpassas till lagar, avtal och lokala överenskommelser Effektiv användning av personalens arbetstid

Workflow (Hamza 2002) Arbetsflöde (Workflow) med rätt IT-stöd -> minska på kostnaderna och tiden för att leverera en viss vara Motiv för att införa workflow: Optimera effektiviteten Ökad produktivitet Eliminering av fördröjningar Minska på kostnader Kvalitetsförbättringar

Workflow (Hamza 2002) ”Tillgången till nya tekniker och produkter löser inte alla problem, men samtidigt kan de vara till stor hjälp vid rätt användning.”

Arbetstidsplanerings-system Tre olika system: MD-TYKO 2000 NovaCall Workforce Management Modeller från Sverige

MD-TYKO 2000 Allmänt inom hälso- och sjukvården Programmet kan delas in i tre delar: Planering av arbetstid Bokföring av de verkställda timmarna Statistik

MD-TYKO 2000 Planering av arbetstid: Granska personuppgifter, personalens önskemål -> planera Programmet räknar de planerade timmarna, meddelar periodens timmar, uppmärksammar för långa arbetsskift, veckovila Följa med bemanningen, lediga dagar och arbetstider

MD-TYKO 2000 Bokföring av verkställda timmar: Eventuella förändringar som skett under arbetslistans period ändras i programmet. Därefter överförs uppgifterna till lönekörningen.

MD-TYKO 2000 Statistik över: Olika arbetsskift och tider -> Lättare kunna planera rättvisa arbetslistor (t.ex. högtider)

Workforce Manage-ment (NovaCall) Princip: tillräcklig mängd arbetskraft under varje arbetsskifte = grund för arbetstidsplaneringen Möjlighet till: personliga önskemål/helt planera sina arbetsskift lång arbetstidsplanering. optimering av arbetstidskostnader

Modeller från Sverige KUPA-modellen Tvättstugemodellen Individuellt schema 2000/Euro Time Time Care MedVindArbetstid

Modeller från Sverige forts. Många likheter Ger flexibilitet Personalen har en viss möjlighet att påverka sin arbetstidsplanering Tillgodoseendet av arbetskraftsbehoven kommer fram mer eller mindre i modellerna Paralleller KUPA-modellen-Workflow (effektivitet)

Modeller från Sverige forts. Fördelar: Tvättstugemodellen: möjlighet till flextid (+20h -> -10h) 2000/Euro Time: premierar mindre attraktiv arbetstid MedVindArbetstid: matchar behov mot resurser, kompetens, önskemål och lokala arbetstidsavtal

Resultat: Sverige har hunnit mycket längre i utvecklingen beträffande arbetstidsplaneringssystem än Finland. I vår organisation har man valt att traditionsenligt planera arbetslistor, trots att systemen utvecklas och förnyas.

Utmaning för MD-TYKO 2000: Användning av system med rullande lista som grundmodell, mer användning av statistik delen + Möjlighet till begränsad användarrätt (skriva sin egen lista inom en viss tid) = det nuvarande programmet har det som vi önskar skall finnas!!!