Modern användare = modern webb Det här är ett budskapspaket för förankring på arbetsplatsnivå chef-medarbetare på Koncernkontoret Chefens kommunikation till utsedda medarbetare som deltar i förändringsarbetet och kommande webbarbete – i första skedet Chefens kommunikation till hela arbetsplatsen – i nästa skede Kommunikationen handlar om de webbsidor Koncernkontoret ansvarar för på nya vgregion.se som publiceras 31 mars 2017 Instruktion: Ladda ner och spara bildspelet i din egen dator innan du gör justeringar (ex. målgruppsanpassning) Anpassa bildspelet efter målgrupp: Medarbetare som ska delta i genomgången av befintlig webb eller som får ett innehålls- och/eller publiceringsansvar för den framtida webben behöver information om sin roll och vad de förväntas delta i Samtliga medarbetare behöver information om förändringen – att vi går mot en ny webb med ett tydligt fokus på användarens behov och nytta

Vi har en resa att göra Modern webb Dagens webb VGR först Mycket information Stor yta Ostrukturerad webborganisation Modern webb Användaren först Rätt information Begränsad yta Informationsmängd anpassad till webborganisation Vi har en resa att göra Vi går från ett organisatoriskt tänk till ett användarperspektiv. Du ska inte behöva känna till vår organisation för att hitta på webben. Ämnesområden med bra taggning är lösningen. Vi ska ha information på webben som människor söker efter och som är anpassad till kanalen webb. Inte omfattande sidor och långa dokument. Det är viktigt att vår information är anpassad även till människor som läser på små skärmar i mobilen. Mindre yta ökar också kraven på att den viktigaste informationen ligger först. Sista punkten betyder att vi måste ha en förvaltningsorganisation som kan hantera den mängd innehåll vi har publicerat på vår webbplats. Alla sidor ska ha en tydligt utpekad ansvarig för både innehåll och publicering. 

Användarens behov och nytta i fokus Användaren vill lösa en uppgift Det ska vara lätt och gå snabbt att hitta det viktigaste  Användaren ska inte behöva känna till organisationen för att hitta rätt Exempel: Hitta information om något eller meddela organisationen något Många användare läser webben i mobilen  Omfattande sidor är svåra att överblicka  Dokument tar tid att ladda upp och är svåra att läsa  Användare kommer ofta från sökmotorer, rakt in på sidor

Den mobila användaren har olika storlekar på skärmen telefon, surfplatta, dator, projektor finns på olika platser jobbet, i passagerarsätet, i tevesoffan, väntrummet, snabbmatskön i olika väder stark sol, blöt/trasig skärm och använder ofta sökmotor och sökord istället för att starta på vgregion.se

vgregion.se idag Svårt att hitta Mycket information och många sidor Organisationen är i fokus, inte besökarens behov och nytta Mycket information och många sidor Ibland inaktuellt eller motsägelsefull Information som ingen frågar efter Sidor utan ansvarig Det saknas ansvariga för många av våra sidor, otillräcklig webborganisation Städfunktionen har det senaste året städat bort om kring 12.000 sidor, som avsändarna ansett inte längre behövs.

Förflyttningen Genomgång av befintlig webb, på verksamhetsnivå och vid gemensamma webbverkstäder Utbildningsinsatser för de som ska ha ansvar för att publicera på den nya webben, även innehållsansvariga kan delta Vi lägger in material på nya webben, på verksamhetsnivå och vid gemensamma webbverkstäder Cheferna har ansvar för att utse vilka personer som ska delta i förändringsprocessens olika delar och vilka som även kommer att ha en roll när det gäller vår framtida webb (med ansvar för innehåll eller för att publicera information): Steg 1 Chefen utser vilka som ska delta i genomgången av befintliga sidor och prioritera vad som behöver anpassas och finnas med på vår nya webb (mer information om detta längre fram i bildspelet) Gemensamma webbverkstäder kommer att ordnas Varje verksamhet har ansvar för sin information – men får hjälp att ta fram statistik över befintliga sidor Steg 2 Chefen utser vilka som ska delta i arbetet med att lägga in information i den nya strukturen Publiceringsansvariga kommer att erbjudas utbildning i våra nya webbmallar

Genomgången Vad behöver finnas kvar eller tas fram ur ett användarperspektiv? Information som många söker/frågar efter eller som uppfyller andra behov/nyttor Information som många söker, men inte hittar Vilka sidor kan tas bort? Gammalt, inaktuellt, som ligger dubbelt, med få användare, som fungerar dåligt Genomgången berör hela vår nuvarande webb. Även information om specifika uppdrag eller projekt som ligger under ”Övriga sidor”. Genomgången går att påbörja på egen hand, men det kommer också att arrangeras ett antal gemensamma webbverkstäder där den som vill kan delta. Ett bra underlag för genomgångarna är webbstatistiken som visar vilka sidor som har många eller få besökare (projektgruppen kan hjälpa till att ta fram statistik) Checklistor för innehållet på våra nya webb är ett bra utgångsläge när vi ska avgöra vad som platsar på webben eller inte

Skapa nya webben Prioritera vilken informationen som är viktigast ur användarens perspektiv Anpassa information till användarens behov och nytta – med stöd av checklista för innehåll och webbhandbok Lägga in information i den nya strukturen Samarbeta kring ämnen som griper över flera avdelningar/förvaltningar och har flera aktörer De innehålls- och publiceringsansvariga för respektive ämne som cheferna utsett deltar i arbetet. De kommer att erbjudas utbildning och även att delta vid gemensamma webbverkstäder Strukturen tas fram av projektgruppen i samarbete med ämnesansvariga kommunikatörer Prioritera Vilken information är viktigast att ha med vid publiceringen av den nya webben 31 mars? Och vilken information kan vi komplettera med senare? Prioritera vilken del av informationen som är viktigast för användaren. Som behöver ligga längst upp och synas tidigt i mobilen. Anpassa informationen Vilken information är viktigast för en tänkt användare? Är språket begripligt? Fungerar informationen i mobilen? Är informationen taggad så att den går lätt att hitta via en sökmotor? Är det tydligt vem som är ansvarig för informationen och vem man kan kontakta? Samordning och samarbete Vissa ämnen griper över flera avdelningar och/eller förvaltningar. Där behöver vi samordna oss och se till att det finns en webborganisation med ansvar för innehåll och förvaltning. Chefer och ämnesansvariga kommunikatörer behöver föra en dialog kring detta.

Ansvar och roller på webben Chef har ett övergripande ansvar för information på webben Innehållsansvarig ansvarar för att innehållet på webben är korrekt, uppdaterat och unikt kan också ha rollen som publiceringsansvarig Publiceringsansvarig arbetar praktiskt med innehållet med hjälp av de verktyg som finns för webben (publicering, sök, statistik) Ämnesansvarig kommunikatör samt webbansvarig har ett övergripande ansvar för struktur, helhet och kvalitet på vgregion.se och utgör Koncernkontorets webbförvaltningsgrupp Respektive chef utser vilka som är innehålls- och/eller publiceringsansvariga för olika ämnen. I förvaltningskedet handlar det främst om att se till att innehållet är aktuellt och uppdaterat. Frågor om nya webbsidor/platser ska alltid gå via den ämnesansvariga kommunikatören som lyfter det till vår gemensamma webborganisation för vgregion.se

Chefen Bemannar de roller som behövs för den nya webben inom sitt ansvarsområde Avsätter tid för rollerna att ta hand om de sidor de ansvarar för Ex. arbeta med årshjul för underhåll (brutna länkar, klarspråk, sökord) Anmäler förändringar i vem som innehar de roller som behövs Till webbförvaltningsgruppen (ämnesansvarig)

Roll: Innehållsansvarig Ansvarar för innehållet på sidor inom ämnesområdet närmast den egna förvaltningens/stabens/avdelningens arbetsområde Kan finnas flera inom samma ämnesområde Arbetar tillsammans med publiceringsansvarig för att sidorna håller god kvalitet vad gäller korrekthet, uppdaterat, relevant, unikt Utbildning/kunskaper: God kunskap inom sitt ämnesområde, förståelse för klarspråk, webbformatet och arbetet med webben Kan svara på frågor om innehållet, och säkerställa att innehållet stämmer och är uppdaterat.

Roll: publiceringsansvarig Gör uppdateringar på sidor i samråd med informationsansvarig Arbetar praktiskt med innehåll med hjälp av de verktyg som finns för webben (publicering, sök, statistik) Ansvarar för en eller flera sidor under ett eller flera ämnen Utbildning/kunskaper: grundutbildning EpiServer, kännedom om tillgänglighet, foto/bild, klarspråk

Roll: ämnesansvarig kommunikatör Samordnar innehållet på webbsidorna utifrån ett helhetsperspektiv Svarar för att riktlinjer, lagar och regler efterlevs Ger icke-teknisk support till innehålls- och publiceringsansvariga Ingår i Koncernkontorets webbförvaltningsgrupp Är ämnesområdets kontaktperson och förmedlar synpunkter, förutsättningar och behov till webbförvaltningsgruppen Godkänner, underhåller och avslutar behörigheter

Roll: webbansvarig (en medarbetare på KEX) Är anställd på koncernstab kommunikation och externa relationer Har det övergripande yttersta ansvaret för att VGR:s webbplats håller högsta kvalitet Leder arbetet med den nya moderna webben Leder webbförvaltningsgruppen Ingår i den regionövergripande webbstrategiska gruppen

Tidplan Kommunikation förvaltningsledning 28 oktober 2016 Chef utser och kommunicerar senast 30 november Utbildning för ämnesansvariga november-januari Webbverkstad: genomlysning av befintlig webb Projektwebbplats med frågor och svar samt annat stödmaterial publiceras Utse personer som deltar i förändringsarbetet Kommunicera med dessa Återkoppla namnen till projektgrupp Kommunicera med övriga medarbetare Genomgång: hur vill vi att vår nya webb ska vara med fokus på användaren Genomgång av befintligt material Prioritering av det som ska läggas över i nya webben     Utbildning för publicerings-ansvariga januari Webbverkstad: lägga in i nya webben januari-mars Nya webben publiceras 31 mars Nuvarande webb stängs 1 oktober 2017 Grundkurs i de nya mallarna Utifrån prioriteringar Kompletteringar med material som man behöver från gamla webben påbörjas Så snart cheferna har utsett personer som deltar i förändringsarbetet behöver projektgruppen namnen på dessa. Vilka som ingår i projektgruppen finns beskrivet på projektwebbplatsen: intra.vgregion.se/nya-webben. Observera att de personer som går igenom den befintliga webben kan vara andra än de som får ett framtida innehålls- eller publiceringsansvar. Alla som deltar i förändringsarbetet på något sätt behöver rapporteras till projektgruppen så att dessa kan erbjudas plats vid genomgång av material, utbildning och arbete med nya webben. Prioriteringen av befintligt material utgår ifrån vilka sidor som har mest besökare idag, eller om det finns andra prioriteringsgrunder (ex. demokrati, eller att något måste finnas på webben av andra skäl). Vi behöver också tänka på om webben är rätt kanal för informationen. Ex. långa dokument funkar dåligt att läsa i mobil.

Mer information och stödmaterial Projektwebbplats på intra.vgregion.se/nya-webben publiceras den 28 oktober Information om förändringsprocessen Kontaktuppgifter till projektledare och projektgrupp Presentationsmaterial/budskapspaket för kommunikation i linjen Frågor och svar Länkar till webbhandbok, checklista för innehåll med mera Datum för webbverkstäder och utbildningstillfällen under hösten 2016 och våren 2017