Välkommen på bokslutsinfo!

Aktuellt Status EASY Någon på institutionen behöver vara tillgänglig under vecka 28 (11-15 juli) för att svara på eventuella frågor. Meddela ekonomisupport@uadm.uu.se vem som är institutionens kontaktperson och hur hen kan nås. RiR´s avrapportering bokslutsgranskning Pågående frågor med ESV

Riksrevisionens granskning av ÅR Vi har inte fått någon skriftlig rapportering ännu Oförbrukade bidrag hade inte resultatförts trots att verksamhet på många projekt var avslutad Det saknades budgetar på många uppdragsprojekt, prissättningen kan ifrågasättas Periodiseringar hade i vissa fall missats Rapporteringen i samband med bokslut borde innehålla mer analys

Momsförordning Förordning (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt Ändring i 4 §, 2:a stycket enligt följande: ”Myndigheten har dock inte rätt till kompensation om den ingående skatten hänför sig till utgifter för representation eller liknande ändamål. …..” Ändringen träder i kraft 1 juli 2017.

Momsförordning, forts Hela ingående momsen ska kostnadsföras vid ALL form av representation, inte bara vid representationsmåltider. Det gäller alltså även kringkostnader, representationsgåvor etc.

Momsförordning, forts Förfriskningar och enklare förtäring? - ESV ska försöka utreda och komma fram till hur det ska hanteras innan den 1 juli då de nya reglerna träder i kraft. Resonemang inom den privata sektorn: Eftersom det är avdragsgillt för de anställda, som personalvårdsförmån, så borde det även vara avdragsgillt för externa deltagare. MEN samtidigt säger ESV att om man bjuder någon icke anställd på något så ligger det nära till hands att det betraktas som extern representation

Momsförordning, forts De fakturor och underlag som bokförs fram till och med brytdagen, 4 juli, ska behandlas enligt de gamla reglerna. Det betyder att moms fortfarande får bokföras och begäras kompensation för, upp till de beloppsgränser som gäller. Detta avser redovisningsperiod 06. Från och med redovisningsperiod 07 gäller den nya regeln. Ingen ingående moms ska bokföras avseende representation på underlag som bokförs från och med redovisningsperiod 07. Hela fakturabeloppet ska då bokföras som kostnad. När representationen är utförd spelar alltså ingen roll.  

Ny punktskatt From 1 juli införs en ny punktskatt på kemikalier i vitvaror och elektronisk utrustning som köpts i utlandet Konsekvenser? Vi behöver göra en redovisning av detta varje månad Vi behöver ha tillgång till information på faktura om vikt och kvantitet (vilket vi har) Utlägg som ska ersättas via Primula kommer inte att kunna hanteras

Kontoändring Open access Ny rekommendation från SUHF: kostnader för open access, öppen tillgänglighet av forskningsresultat på internet, ska särredovisas. Dagens konto 5780 Publicering vetenskapligt material omfattar både kostnader för open access och övrig publicering. Kontot innehåller mest open access. Ny kontobenämning: 5780 Open access Nytt konto: 5778 Publicering vetenskapligt material (utom open access) Exempel på open access-fakturatexter: APC charges, open choice fees, submission fee, color charges, page charges.

Förbereda och arbeta med bokslut Gå igenom alla projekt Vänta inte med att bokföra periodiserad intäkt till slutet av juni, gör det gärna i majperioden Ta in information från verksamheten Rimlig beloppsgräns för periodiseringar Inventera handkassor Stäm av alla balanskonton, skriv specar Värdera och klassificera rätt Analysera resultaträkningen, förklara varför det ser ut som det gör Kontrollera att uttagna semesterdagar redovisats i Primula Säg till alla att lämna rese- och utläggsräkningar kontinuerligt

EASY budget Hur ska man göra budgeten i Raindance? Obligatoriska koddelar: konto, projekt, org, vsh, motpart Projekt/projektgrupp, konto/kontogrupp Intäkts- och kostnadsbudget med påfyllnad Statsanslag Löner Avskrivningar Indirekta kostnader

EASY budget Vad kan göras innan budgetmodulen öppnar? Gå igenom Primula: Kontakta personaladministratör för senaste information om anställda Fundera på om konteringarna kommer att vara ok till budgeten Prata med kärnverksamheten om planer för 2018. Tips: utgå från rapport PROSUM Verksamhetsområden/fakulteter – VP okt/nov Fundera på när styrelsemöte ska vara

Översikt av bokslutstidplanen

Halvårsbokslut 2017 Ons 5/7 Ons 5/7 – fre 7/7 ”Fönster” Fre 7/7 sen kväll – tis 11/7 ”BKVP-period” V 28 Före kl 12 Attester klara Anläggn. def RD öppnar igen ca kl. 15 Ons 5/7 efter kl 15 Kontroller, periodiseringar, avslut projekt mm RD stängs fre 7/7 kl. 15 Fre 7/7 fr o m sen kväll Bokföring räntor Periodisering av intäkter, avslut av projekt med 8999/2090 RD stängs tis 11/7 kl 16:00 Kontaktperson tillgänglig för att svara på frågor Bokslutskörningar Bokslutkörningar Bokslutskörningar Ti 4/7 Brytdag BOKP BIFP BOKP BIFP BKVP AEU bokför: Avskrivningar AEU bokför: Indirekta kostn. Medfinansiering Räntor Transfereringar Periodiseringar AEU bokför : Resultat på projekt med konton 8998/2091 AEU bokför: Eventuella justeringar

Detaljerad bokslutstidplan Hämta hela bokslutstidplanen på MP under Ekonomi / Bokslut / Tidplan bokslut https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/bokslut/tidplan Hela avsnittet Bokslut på MP innehåller mycket nyttig information

Kundfakturor/Rekvisitioner 15 juni Informera AEU om kundförlust 16 juni Registrering av interna kundfakturor i IFP. Under perioden 17 juni – 4 juli endast möjligt att hantera interna leverantörsfakturor. 30 juni Registrering av kundfakturor och rekvisitioner i KDB/RD Därefter hålls kundreskontran i RD stängd t o m 4 juli. KDB stänger för fakturering och rekvirering.

Lämnade bidrag / transfereringar 15 juni Rekvisitioner för lämnade bidrag/transferering till skanning för utbetalning Ange förfallodatum till senast 170630! 28 juni Konterade/attesterade leverantörsfakturor för lämnade bidrag Kontrollera finansering av lämnade bidrag med hjälp av rapporten TRKOLL

Leverantörsfakturor 4 juli Brytdag. Sista dag för import av skannade leverantörsfakturor. 5 juli före kl. 12 Alla externa och interna fakturor i portalen ska vara attesterade och alla preliminära anläggningar omhändertagna. 5 juli kl. 12 – Raindance stängs. Öppnar igen ca kl. 15

”Fönstret” 5 juli kl 15 – 7 juli kl 15 Analysera & kontrollera Sista möjligheten att boka med vertyp BOKP och BIFP Är alla intäkter och kostnader bokförda på prestation och projekt? Finns det behov av omfördelning av intäkter och kostnader? Finns det något mer som ska periodiseras? Kan projekt avslutas och resultatföras? Är bokningarna på stödverksamheten korrekta? Obs, ni kan själva avsluta projekt med konto 2090/8999. Raindance stängs fre 7 juli kl 15

BKVP-period från sent fredag kväll t.o.m ti 11 juli kl 16 Sista justeringen Nu är det endast möjligt att boka med vertyp ”BKVP”. Endast ett fåtal bokningar är möjliga: Bokföring av internränta, kontona 5911 o 3811. Rekommendation att det omförs till samlingsprojekt. Periodisering av intäkter Ni kommer även att kunna resultatföra avslutade projekt, konton 8999 / 2090.

Stängning och bokning av resultat Raindance stängs ti 11 juli kl 16. AEU bokför resultat och kapitalförändring med kontona 8998 / 2091. AEU vänder bokningen med bokföringsdatum 170701

Mer om LTK, projektavslut m m

Lokaltjänstkostnader, LTK LTK juni bokförs 1 juni Konto 5010, ett eller flera LTK-projekt xxx 011 0xx Kontrollera: finns det saldon utan prestation på konto 5010? Mål: allt ska fördelas till prestation. Om saldo < 10 tkr finns: AEU bokför enligt mestkriteriet Om saldo > 10 tkr finns: skicka in blankett EA38 ’Reglering LTK utan prestation’ senast fre 9 juni

Justering LTK Om LTK-omfördelning mellan GU och FO eller mellan LTK-projektgruppsprojekt xxx011xxx behövs: fyll i blankett EA37 ’Ny fördelning LTK steg 2-3’ med den nya årskostnaden per LTK-projekt och prestation Skickas in senast fre 9 juni Justering av LTK steg (1,) 2-3 samt tömning av saldon utan prestation bokförs fre 16 juni Efter detta är LTK steg 1-3 och konto 5010 klart. Klart att fördela LTK steg 4! Men vänta till senare i perioden om ni fördelar LTK enligt fördelningsbasen

LTK steg 4 och avstämning LTK ska fördelas till alla prestationer och projekt inom kärnverksamheten som haft lokalkostnader. Görs på konto 5017 Fördelning lokaltjänstkostnader. Läs mer på MP under Ekonomi A-Ö, Lokalkostnader Kom ihåg: ingen korsning av prestationer mellan grupperna 110-111, 120, 2xx på konto 5017. Sådana ska ha gjorts på konto 5010 med EA37 istället, senast 9 juni. Blev det rätt? Kontrollera m h a dokumentet ’Avstämning LTK steg 4’ på MP.

Resultatbokföring avslutade projekt Ev. återbetalningar av bidrag ska vara gjorda Oförbrukade bidrag ska inte finnas kvar när verksamheten är avslutad. Lös upp oförbrukade bidrag och övriga periodiseringar. Bokför resultatet med konto 8999 / 2090. → Båda stegen ovan måste göras i samma period för att periodiseringen inte ska vändas automatiskt. Justera över-/underskott med 2090 / 2090 (årets kapitalförändring) alt 2070 / 2070 (balanserad kapitalförändring) till/från annat projekt inom samma prestation. Se ny MP-sida: Redovisningsfrågor/ Avslut av projekt

Kontroll av projektavslut med rapport AVSLRR Differens 209x/899x ska vara noll

Avgiftsfinansierade studenter Intäkter fördelas ut av resp. vetenskapsområde på konto 3326, prestation 111 Kostnader ska omföras från prestation 110 till 111 enligt fördelningsnyckel: Antal avgiftsstudenter/totalt antal studenter Målet är inte att saldot på prestation 111 ska bli noll Läs mer på webbsidan ’Avgiftsfinansierade studenter’

Medfinansiering Behöver fler projekt medfinansieras? Skicka in blankett EA34 Projektbudget medfinansiering - OBS att nya projekt under året inte får retroaktiv medfinansiering automatiskt. Är den bokförda medfinansieringen felaktig i något projekt? Skicka in blankett EA36 Avstämning medfinansiering - OBS endast vid projektavslut eller stora avvikelser! Blanketterna till AEU senast 15 juni Ingen av blanketterna är obligatorisk till delårsbokslut. Medfinansiering kan korrigeras även senare under året eller ännu längre fram vid projektavslut.

BKVP-perioden

10 juli – 11 juli vertyp BKVP Omföra ränta kv 2/2017 enligt rapporten ERÄNTA Omföra FO-anslag till/från projekt xxx 010 000 Periodisera upplupna intäkter manuellt vid behov Periodisera förutbetalda intäkter manuellt vid behov

Ränta Debetsaldon bokas på kostnadskonto Kreditsaldon bokas på intäktskonto Rekommendation: dela inte upp räntan på fler projekt än nödvändigt OBS! Ingen ränta bokförs på byggprojekt!

Nollställning medfinansiering Projekt xxx 010 000 Medfinansiering anslag Projekt xxx 010 000 skall nollställas genom att: debitera/kreditera konto 307x på relevant anslagsprojekt (210) debitera/kreditera konto 307x på projekt xxx 010 000 Debetsaldo 3090 = kreditsaldo 307x

Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter Pågående projekt med större intäkter än kostnader Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt om något ska periodiseras

Periodisering av intäkter Upplupna intäkter Pågående projekt med större kostnader än intäkter Bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Ytterligare finansiering finns? Krav på avtal i KDB för att bokföra upplupen intäkt Ytterligare finansiering saknas? Resultatet kommer att bokföras K 8998/D 2091 Tillämpa försiktighetsprincipen! Inga överskott ska skapas med upplupna intäkter Var uppmärksam på att bortbokningar av upplupna intäkter sker automatiskt! DAGS ATT KOLLA INTPER!

Periodiseringar Belopp över 50 tkr ska periodiseras Belopp under 50 tkr får periodiseras men undvik att periodisera småbelopp Specifikation ska lämnas avseende alla periodiseringskonton i BR utom 2731 och 2732 Kontrollera utg saldo på konto som specas! Fakturorna behöver inte skickas in, men vårt fakturanummer eller annan hänvisning måste anges på specifikationen Vänd inte alla periodiseringar 1 juli utan när händelsen inträffar Tips! Använd Kontoplan för periodiseringar Tydliga verifikationstexter!

Till slut… AEU bokför resultatet per 170630 på alla projekt den 11 juli (vänds automatiskt med datum 1 juli) Om fel upptäcks kan AEU behöva bokföra 12-14 juli. Någon på institutionen behöver vara tillgänglig dessa dagar för att svara på frågor. Lämna in periodiseringsspecifikationen senast 11 juli.

Kontaktpersoner bokslut Org-enheter Katarina Lievonen 100-127, 600 Gunilla Knutson 130-175, 901-911 Birgitta Magnusson 200-235, 800-809, 860, 751 Peter Persson 251-262, 265, 710-749 Patrik Armuand 400-453, 752-790 Daniel Johansson 459-499 Shila Kermani 510-551 Margareta Uvhagen 263, 810 ekonomisupport@uadm.uu.se

Glad sommar!