Tillitsdelegationen

Tillitsdelegationen Laura Hartman Gunilla Hult Backlund Emil Broberg, ordförande, docent i nationalekonomi Gunilla Hult Backlund Generaldirektör, IVO Emil Broberg, 3:e vice ordförande, SKL ”Styrningen ska ta till vara medarbetarnas kompetens till nytta för medborgare och företag. Det är utgångspunkten i regeringens tillitsreform.” Regeringsförklaringen september 2016

Så här arbetar vi Analysera & föreslå Främja utveckling Tillitsdelegationen har två mål för sitt arbete: Det första målet för Tillitsdelegationens arbete är att, genom försöksverksamheter, nära samarbete med forskningen och annan kunskapsinhämtning, analysera och föreslå hur styrningen kan utvecklas. Detta resulterar i ett användbart och verklighetsförankrat betänkande. Det andra målet är att, genom nätverk, särskilda forum och kommunikationsinsatser, sprida kunskap och bidra med inspiration. resulterar i ett kunskapsutbyte och en spridning av utvecklingsarbetet bland berörda aktörer, i huvudsak mellan kommuner och landsting, redan under utredningsperioden. Här nämner vi ERSÄTTNINGSMODELLER, TILLSYN, FORUM TILLIT, BESÖK TILLIT, FORSKNING TILLIT Styrning och ledning – tillsyn – ersättningsmodeller – försök i kommun, landsting och myndigheter – samarbete med forskare

Det goda mötet Vad skapar värde i det goda mötet? Vad skapar hinder? Stödjer hela styrkedjan det goda mötet? Vilka styrsignaler påverkar detta möte? Våra utgångspunkter

Tre hörnstenar – alla ska beaktas

Falun Elevhälsa Region Skåne Ersättningsmodeller Malmö Förskola Linköpings och Skolinspektionen Tillsyn Landstinget i Kalmar län Ledarskap Alingsås och Bräcke Diakoni/IOP Borlänge Ledarskap IVO och AMV Tillsyn Nyköping Socialtjänst Helsingborg Bostad först Sundsvall Hemtjänst Uppdaterad bild 13 FÖRSÖKSVERKSAMHETER

Vad är tillitsbaserad styrning?

Tillit – en bedömning Figur 1. Den tillitsskapande processen (med inspiration från Mayer et al, 1995). Sidan 8 om tillit ska inte tolkas som ett emotionellt tillstånd. Tilliten uppstår inte ur tomma intet. En grund för bedömningen tittar man på förmåga integritet och hjälpvillighet.

Tillitsbaserad styrning och ledning …är styrning, kultur och arbetssätt med fokus på verksamhetens syfte och brukarens behov, där varje beslutsnivå aktivt verkar för att: stimulera samverkan och helhetsperspektiv, bygga tillitsfulla relationer, samt säkerställer att medarbetaren kan, vill och vågar hjälpa brukaren. (Bringselius, 2017)

Relationer för tillit

Sju principer

Sju principer för tillit Tillit som värdegrund och kultur Brukarens fokus att utgå från brukarens förutsättningar och behov. Brukardialog, inflytande och delaktighet Öppenhet att dela information och tillåta oliktänkande. Lyhördhet, dialog, nytänkande, innovation, god arbetsmiljö Stöd att administration, chefer skapar förutsättningar för det goda mötet. Flexibilitet, hjälpsamhet, lärande, utveckla kontroll som fungerar som stöd Delegering att beslut fattas så nära brukaren som möjligt. Medarbetarinflytande, medledarskap, feedback, handlingsutrymme Samverkan och helhetssyn att styra mot helheten, helhetssyn, systemsyn, teamarbete, kollegialitet Kunskap att premiera kunskapsutveckling och kunskapsöverföring. Fortsätt mäta men mät rätt saker och återkoppla mer. Kollegialt lärande Tillit som värdegrund och kultur Att som utgångspunkt helst välja att lita på motparten i stället för att misstro denne. Brukarens fokus Att fokusera på att möta brukarens (patientens, medborgarens) förutsättningar och behov. Brukardialog, inflytande och delaktighet Öppenhet Att dela information och tillåta oliktänkande, dvs en kultur med högt i tak. Lyhördhet, dialog, nytänkande, innovation, god arbetsmiljö Stöd Att administration, stödfunktioner, chefer, tillsynande verksamhet mm fokuserar på att stödja och skapa förutsättningar för ett bra möte med brukaren. Flexibilitet, hjälpsamhet, lärande, främjande, lokalt närvarande ledarskap, Kontroll som fungerar som stöd Delegering Att beslut fattas så nära brukaren som möjligt och att medarbetare, brukare och första linjens chefer involveras i beslut på högre nivåer. Medarbetarinflytande, medledarskap, feedback, handlingsutrymme Samverkan och helhetssyn Att samarbeta över gränser för att möta brukarens behov och ta helhetsansvar. Styr mot helheten, helhetssyn, systemsyn, teamarbete, kollegialitet Kunskap Att premiera kunskapsutveckling och kunskapsöverföring på alla nivåer i verksamhetenI olika mötessammanhang, Besök Tillit, Försök Tillit, Forum Tillit har vi stött på många goda exempel där organisationer vill gå mot en mer tillitsbaserad styrning och där chefer och medarbetare vittnar om att detta ger goda effekter för brukare, patienter och elever men också för medarbetare och chefer i organisationen. Fortsätt mäta – mät rätt saker och återkoppla mer! Kollegialt lärande, erfarenhetsutbyte

Goda exempel i kommuner, landsting I olika mötessammanhang, Besök Tillit, Försök Tillit, Forum Tillit har vi stött på många goda exempel där organisationer vill gå mot en mer tillitsbaserad styrning och där chefer och medarbetare vittnar om att detta ger goda effekter för brukare, patienter och elever men också för medarbetare och chefer i organisationen Tillitsbaserad styrning ett sätt att öka både effektivitet och produktivitet i verksamheten. Vi beskriver nu tre goda exempel: Kalmar Läns landsting, Borlänge kommun och Helsingborgs kommun där man aktivt arbetar med de principer som är väsentliga för en tillitsbaserad styrning och ledning

Landstinget i Kalmar län ”VARJE DAG LITE BÄTTRE” Kunskap och ständigt förbättringsarbete Öppenhet, dialog och innovation Brukarens fokus och samverkan, exempel från geriatriken Kunskap - sätter fokus på kontinuerligt förbättringsarbete där alla i organisationen deltar. Genom årliga förbättringsprogram utbildas grupper med medarbetare i förbättringskunskap och sedan 2007 har över 200 grupper utbildats från alla delar i organisationen. Som stöd för chefer och ledare anordnas ett introduktionsprogram ägnat åt förbättringskunskap och ledarskap för utveckling. Fokus på ledarskapet: Ett ”Utvecklande ledarskap” har tagits fram som övergripande riktlinje, detta är inriktat på att visa tillit, inspirera och ge utrymme för medarbetarna att växa utan överdriven kontroll eller piska och morot. I det ständiga förbättringsarbetet så lägger man stort fokus på faktiska FÖRÄNDRINGAR/AKTIONER kring områden som t ex trycksår, bästa sjukhusmaten (efter ett par års satsningar med t ex måltidsvärdar gick man från att vara bland de sämsta till att vinna priser på området). Försöker utgå från vad som faktiskt är viktigt samt att i organisationen skapa en gemensam bild av vad som är viktigt. Vill vara en av Sveriges bästa arbetsplatser. Ledord från studiebesök: Mät för att leda, förbättringskunskap, fokusera på att öka värdet för patienter, involvera invånarna i förbättringsarbetet, digitala lösningar som skapar värde. Öppenhet – dialog, innovation och god arbetsmiljö. Lägger stort fokus på att involvera såväl medarbetare som medborgare i det ständiga förbättringsarbetet. De ser kraften hos många! Har intressebank för patienter som vill engagera sig och påverka, patientrepresentanter som deltar med kunskap och input till ledningsgruppens arbete. 70 personer deltar i denna = invånare som vill delta i utvecklingsarbete. I värdegrunden: Öppet, engagerat och kunnigt. Jobbar aktivt med detta men VILKA ord som valts är inte viktigast utan HUR vi pratar om dem. På hemsidan uppmuntrar man medborgare att vara med och påverka http://www.ltkalmar.se/politik/ Brukarfokus och samverkan exempel från geriatriken: Hur kan vi med befintliga resurser öka värdet för patienten? Lyssna inåt i organisationen och lyfta upp till politiken = samsyn och dialog, hur kan jag/vi vara med och bidra i alla led? Gemensamt arbete för att ändra attityder och förhållningssätt hos chefer och medarbetare, satsa på samverkan med kommunen och primärvården för tillsammans att få ut patienter från sjukhus till kommun och hem, samverkan med andra avdelningar inom sjukvården. Ser geriatriken som en naturlig del i styrkedjan, patientstyrd vård (färre vårdplatser). Lär känna varandra på helt annat sätt. Snabba effektiva möten. Samverkan med Kalmar kommun och primärvården. Få hela kedjan rustad så att det finns tillgång till kompetens i alla led. Ex. Stor tillit mellan tjänstemän och politik kring förfrågningar av resurser. Förtroendeklyftan är ganska liten i landstinget i Kalmar MER: Dessutom pågår ett löpande arbete med värdegrund och värden, samt ett arbete med digitalisering. Under de senaste åren har man lyckats höja såväl vårdkvaliteten som nöjdheten hos patientern. Ekonomistyrning viktigt men inte viktigast; tillgänglighet och kvalitet. Detta har gett goda resultat för ekonomi och budgetarbete. Enorm demografiska utmaning (kvalitet, bemötande och patientsäkerhet)

Borlänge kommun – ledarskapet Delegering, beslut nära brukaren exemplet familjevåldsteam Stöd, coachande förhållningssätt Tillit som genomsyrar organisationen Delegering och medarbetarinflytande (medarbetardriven chefsstödd utveckling) – beslut fattas så nära brukaren som möjligt. Medarbetare, brukare och första linjens chefer involveras i beslut. Ett ex på detta är socialtjänsten och familjevåldsteamet. Inom Socialtjänsten och i arbetet mot våld i nära relationer uppmärksammade socialsekreterare behov av förändrat arbetssätt. Man ville arbeta annorlunda och ”få känna stöd från varandra” att rent konkret få till en större samverkan mellan vuxenenhet, barn och ungdomsenhet. Lyhörd socialchef som stödjer verksamhetsutveckling, skapade tillsammans med socialsekreterare förutsättningar för att utveckla arbetssätt för borlängebons bästa. Man skapade ett familjevåldsteam, först i projektform implementerade sedan i verksamheten. Förste socialsekreteraren drev förändringsarbetet med stöd från närmaste cheferna, har nu stort mandat att fatta beslut. Större kollegialt utbyte av kompetens från vuxenhandläggare kontra barn/ungdomshandläggare, smidigare arbetssätt – snabbare vägar till insatser för brukaren. Stöd – Kommunen har arbetat aktivt för att på alla chefsnivåer implementera ett ”coachande förhållningssätt” hos samtliga chefer och ledare. hoppas många på ett utvecklat medarbetarskap kännetecknat av minskad kontroll och administration samt ett delat ansvar mellan medarbetare och chef, där chefen tar en beslutsstödjande roll, men besluten i större utsträckning fattas av medarbetaren själv. Tillit – tillitsfulla relationer utvecklat ett nära samarbete mellan politik och tjänstemän med tydlig ansvars- och rollfördelning. Respekt, öppenhet och dialog att gilla utmaningar. Kommunchef och KSO uttrycker att det är ok att göra fel, och rättar till det för det är bättre att man gör NÅGONTING ÄN ATT MAN ÄR RÄDD OCH INTE VÅGAR AGERA – att agera är ett genomgående ledord. Genomsyrar samtalen. Ett aktivt arbete med kommunens värdegrund och  medarbetardriven chefsstödd utveckling (MCU)

Helsingborg stad – Bostad först Kunskap, att utgå ifrån vetenskapliga metoder Brukarens fokus och större öppenhet i socialtjänsten Stöd i kommunikation – att tala klarspråk BILD ska läggas till Kunskap – att utgå ifrån vetenskapliga metoder (och inte helt okontroversiella sådana) inom socialtjänsten. Bostad Först är en metod med starkt evidensstöd som rekommenderas i Socialstyrelsens nationella riktlinjer. Dels för personer som är hemlösa och står långt från bostadsmarknaden, dels för personer med diagnoser som schizofreni som också de kan stå långt från den ordinarie bostadsmarknaden och som är en på bostadsmarknaden särskilt utsatt grupp. Helsingborg är en av ett tjugotal svenska kommuner som nu implementerar Bostad Först. Kommunen har varit igång med arbetet sedan cirka fem år tillbaka och de studier som genomförts visar att man lyckats mycket väl med kvarboende. Bostad först skiljer sig från andra metoder genom dess starka vetenskapliga stöd samt att den bygger på ett stort förtroende för brukarens förmåga att efterfråga individuellt stöd. Bostad Först aktualiserar en intressant utmaning som ska undersökas. Den utgår från tilltron till vetenskapligt baserad kunskap då Bostad Först drastiskt avviker från de som är bruk. Vad får en kommun att ta till sig ganska kontroversiella resultat och att dessutom implementera dessa, trots att de ifrågasätter gängse arbetssätt? Hur utformas en sådan styrning? Dels aktualiseras idén om tillit till brukare, klienter och medborgare och hur en offentlig verksamhet kan skapa strukturer och arbetssätt där brukarens synpunkter och behov sätts i centrum Brukarens fokus - stort fokus på brukarmedverkan inom socialförvaltning (och arbetsmarknadsförvaltning), även utanför arbetet med Bostad först. Brukar- och invånardriven verksamhetsutveckling. Våga hitta kreativa nya arbetssätt med brukarens fokus. Brukarrepresentanter som deltar i olika utvecklingsprojekt. Inrättat tjänst: brukarutvecklare (detta har bidragit till stor goodwill för förvaltningen från brukarsamhället som nu ser mer positivt på kommunens arbete – detta styrker forskare Verner Denvall). Detta är ett fint ex på ÖPPENHET I VERKSAMHET men också Tjänstemän som annars lätt drar ansvarsgränser ”nyktrar gärna till” i möten där brukare deltar. Ett annat gott ex som kanske mest matchar principen STÖD är hur man utvecklat kommunikation och arbetsmaterial i ett ungdomsprojekt där man i större utsträckning försöker använda sig mer av ”ungdomens språk” när de hjälps åt att dokumentera och översätta det akademiska socionomtalet (barn och ungas språk… - detta har lett till effektivisering i kommunen STÖD Vi har precis utökat förvaltningens kommunikationresurser med ytterligare en kommunikatör som har i uppdrag att fungera som brukarkommunikatör. Dels handlar det om att samordna den klarspråksgrupp vi har där brukare hjälper oss att klarspråk såväl intern- som externkommunikation men även utredningar och beslut. Ett uppdrag för brukarkommunikatören är också att identifiera kommunikationen visavi brukarleden då vi ser dem som lika viktiga att kommunicera med kring vad vi gör och varför vi gör det som våra egna medarbetare. Ett par brukare arvoderas också för att fungera som fältreportrar för att vara på plats och skriva reportage och notiser från olika delar av Helsingborg till webbplatsen https://oppnasoc.helsingborg.se som är vår öppna webbplats där såväl brukare som tjänstepersoner ska kunna kommunicera kring vårt gemensamma arbete med att förbättra de sociala tjänsterna för Helsingborgs invånare. STÖD Då förvaltningen insett att det stöd som ges till biologiska föräldrar till familjehemsplacerade barn inte är fullgott valde vi att testa ett nytt koncept för att arbeta fram detta förbättrade stöd. En brukargrupp rekryterades som samtliga har, eller har haft, just familjehemsplacerade barn och uppdraget till gruppen, som samordnas av en tjänsteperson, är att ta fram ett förslag till hur stödet ska utformas och om det är förvaltningen som ska stå för stödet eller om det kanske bättre utförs av en eller flera brukarorganisationer såsom i exempelvis Köpenhamn samt Oslo dit gruppen åkt på studiebesök tillsammans med socialnämndens ordförande. DELEGERING * Brukarmedverkan vid rekrytering är ett koncept som även det kom från brukarledet där deras idé var att de skulle kunna tillföra en hel del vid rekryteringsprocessen genom att med hjälp av sin kompetens och erfarenhet som brukare skulle kunna ge oss ytterligare ett perspektiv vid en rekrytering. En brukargrupp samlades som gavs grundläggande utbildning i rekryteringsförfarandet och som sedan är med från det att annonsen formuleras, till att välja ut lämpliga kandidater utifrån CV och personligt brev till att vara med och som grupp intervjua de utvalda kandidaterna till att föra fram sina åsikter tillsammans med rekryterande chef och medarbetare. Vi påbörjade detta koncept i slutet av sommaren 2017 där vi lät en forskare från Socialhögskolan vid Lunds universitet följeforska på de första försöken vilket resulterade i en mycket positiv rapport baserad på intervjuer med såväl brukarna, rekryterande chef, de sökande som deltog vid intervjuerna samt medarbetar- och fackliga representanter. Hittills har vi använd förfarandet vid rekrytering av en verksamhetschef samt en rad handläggare.   Mentorsskap är ett koncept som också det kommer från en idé från en brukare och som startade när förvaltningen hade som svårast att rekrytera erfarna socialsekreterare och de flesta nyanställda var nyutexaminerade. Tanken från brukarna att det skulle gå snabbare för de nyanställda att komma in i arbetet om de skulle kunna, vid sidan av sin mentor i form av en erfaren socialsekreterare, även kunna ha en brukarmentor för att kunna ställa frågor och snabbare få en inblick i hur det fungerar i brukarvärlden. Öppenhet/innovation/digitalisering På brukarnas initiativ adresserar vi det digitala utanförskap en del av brukarna befinner sig i. Detta görs genom en idé som kom från brukarna själva när vi diskuterade med dem hur vi skulle kunna arbeta med frågan. Tanken är enkel men samtidigt genial. Hos brukarna, precis som hos resten av invånarna, finns det såväl digitalt kompetenta personer som de som lever i ett digitalt utanförskap. Genom att brukarna identifierar såväl de digitalt kompetenta som de som lever i ett digitalt utanförskap hjälper förvaltningen till med att koppla samman dessa två grupperingar så att brukare lär brukare att bli digitala. Digitalt kompetenta är Klienter som är oerhört digitalt kunniga och som lär andra invånare i staden att använda vardaglig digitala devices. Det handlar oftast om smartphones, plattor etcetera där de visar hur man skaffar en mailadress, ett bankID, hur man betalar räkningar via internetbank, hur man använder e-tjänster, hur man skaffar ett Apple-ID etcetera. Det som började som ett sätt där brukare lär brukare sedan cirka ett år faktiskt handlar om att brukarna anlitas av stadsbiblioteket och där fungerar som digitala guider för alla bibliotekets besökare. Det handlar inte längre om brukare utan om digitalt kompetenta Helsingborgare som hjälpte andra Helsingborgare med digitala dilemman. Projektet har hålla på i cirka två år med goda resultat och sedan i somras har en av brukarna anställts som projektledare för projektet som dels planerar utbildningsinsatserna och koordinerar det tiotal digitala coacher i form av brukare som arvoderas för utbildningsinsatser.

Falu kommun – elevhälsan Brukarens/elevens fokus Samverkan och helhetsperspektiv Stöd, skapa förutsättningar för pedagogiskt ledarskap BRUKARENS FOKUS / SAMVERKAN/HELHETSPERSPEKTIV Kommunen och landstinget har identifierat ett systemfel; ansvaret för skolbarn i behov av stöd från socialtjänst eller landsting bollas mellan skola/socialtjänst/landsting. De olika parterna kallar barnet för olika saker elev/brukare/patient och samtliga tre aktörer skriver sina respektive handlingsplaner utan att samtala med varandra TILLSAMMANS MED BARN OCH ANHÖRIGA. En kartläggning visar att förvaltningarna lägger mer tid på att bolla ansvaret för barnen mellan sig än att faktiskt ta ansvaret. De tre förvaltningarna är överens om problembilden. De har tillsammans bildat ett så kallat konsultationsteam mellan BUP, primärvård, skola och socialtjänst för att åstadkomma ett fungerande samarbete i vardagen där barnens behov styr insatserna och inte organisationen. Målet är att komma bort från stuprör och täppa till så kallade organisatoriska mellanrum. Här försöker man utgå ifrån barnets perspektiv och hitta lösningar över organisationsgränser Förutsätter tillit mellan olika aktörer

Tillitens gränser och villkor Lagar och regler kommer först – men också möjlighet att påverka dem Mindre fel som bidrar till utveckling – men ansvarsutkrävande vid allvarlig misskötsel Dialog och ömsesidig respekt – men inte avsaknad av styrning Tillit – men också kontroll och transparens Förutsättningar för privata utförare – skiljer den sig? Medialogikens påverkan – hur förhåller sig kommuner och landsting till denna? Ev lägga in bild balansbräda och flytta text till talarmanus

Tilläggsdirektivet ”Uppdraget utvidgas nu enligt följande. Delegationen får i uppdrag att bl.a. genomföra projekt dels i syfte att ge stöd till statliga myndigheter som vill utveckla verksamheten med målet att uppnå en mer tillitsbaserad styrning vid myndigheten, dels som syftar till en mer samordnad offentlig verksamhet.” 7 december 2017 fattade regeringen beslut om ett tilläggsdirektiv Stödja statliga myndigheter i utveckling av tillitsbaserad styrning Verksamhetsnära – samordnad verksamhet Försöksverksamheter och nätverk Frivillighet Statskontoret och Arbetsgivarverket

Följ oss på sociala medier och på vår hemsida: www.tillitsdelegationen.se