Nummer 12 Vecka 39 2017 5 dagar kvar…. Aktuellt COSMIC R8.1 Nummer 12 Vecka 39 2017 5 dagar kvar….

Innehåll i detta nummer Lägesrapport Hålltider för uppgraderingen till COSMIC R8.1 Utbildning Ny funktionalitet vid Migrering av läkemedel Uppföljning COSMIC eLearning Utbildningsläget Förberedelser inför R8.1 Messenger Läkemedel – Skriva ut ”tomma recept” Läkemedel - Telefonordinationer Läkemedelshantering inför driftstoppet Läkemedelshantering efter uppgraderingen Nya klienter/loggor för COSMIC Rutiner för återstart/efterregistrering Vårddokumentation Support efter driftstart Kända fel i R8.1 - Pausa en ordination - Utskrifter Information till patienter Stäng inte av datorn! Lägesrapport R8.1 Utbildning R8.1 Viktig information R8.1 Innan stoppet Under stoppet Efter stoppet

Lägesrapport Lägesrapport R8.1 Vi är nu inne i sista veckan före uppgraderingen. Hittills har cirka 46% av regionens totala eLearning genomförts. Viktigt att alla utbildar sig innan uppgraderingen. Förberedelserna i det centrala projektet och på MSI inför helgen är i stort sett klara. Inför helgen, tänk på att personal som arbetar är väl bekanta med gällande avbrottsrutiner samt att man från söndag lunch följer EPJ:s hemsida på Navet där meddelanden om driftstart publiceras. Tänk också på att under söndagen kan systemet komma att upplevas långsamt. Det är helt naturligt efter en så stor uppgradering. Ann Walkendorff

Hålltider för uppgraderingen till COSMIC R8.1 Lägesrapport R8.1 Hålltider för uppgraderingen till COSMIC R8.1 Fredag 29/9 kl 16.00: COSMIC stängs ner och reservrutiner börjar gälla. Läskopia tillgänglig från ca kl.16.20. Söndag 1/10: Planeringen är att nya versionen, COSMIC R8.1, startar kring lunch. Måndag 2/10: Arbete i COSMIC som vanligt, förutom läkemedel inom slutenvården. För detaljinformation se Instruktion kring läkemedelshantering i samband med uppgraderingen till COSMIC R8.1 som finns publicerad på Navet/Extranätet.

Utbildning Utbildning R8.1 COSMIC eLearning finns tillgänglig även efter uppgraderingen. Redan genomförda e-kurser/delar av kurser kan vid behov repeteras. COSMIC eLearning kan med fördel användas som hjälp/support gällande funktionalitet. Inloggad i COSMIC leder F1-tangenten till Cambios elektroniska användarmanualer. Lokala manualer/lathundar finns i Kunskapsbanken

Ny funktionalitet vid Migrering av läkemedel Utbildning R8.1 Ny funktionalitet vid Migrering av läkemedel Vid migrering av läkemedel från Cosmic R8.0 till Cosmic R8.1 finns två alternativ: Överföra eller Överföra med mall. Om alternativet Överföra väljs, ger systemet nu ett förslag till text i fältet Ordinationsorsak i R8.1. Förslaget kommer från fältet/texten Patientinstruktion i den tidigare ordinationen, då detta fält oftast innehåller ändamålet med behandlingen. Eftersom fältet Patientinstruktion kan innehålla fler tecken (300) än fältet Ordinationsorsak kommer texter över 50 tecken att förkortas. I de fall ordet ”mot” finns i texten, förs 50 tecken från och med detta ord över till fältet Ordinationsorsak. I de fall ordet ”mot” inte ingår i texten kommer de första 50 tecknen att föras över till fältet Ordinationsorsak.   Om alternativet Överföra med mall väljs, kommer mallen helt att styra ifyllandet av Ordinationsorsak. Eventuell text i fältet Patientinstruktion från den tidigare ordinationen kommer då inte föras över till fältet Ordinationsorsak i den nya överförda ordinationen.

Uppföljning COSMIC eLearning Utbildning R8.1 Uppföljning COSMIC eLearning Genomförandet av COSMIC eLearning kan följas upp på Förvaltnings- , Verksamhetsområdes-, Enhets-, Yrkesrolls- och Individnivå. Rapporten Uppföljning COSMIC eLearning finns tillgänglig för chefer, lokala projektledare och superanvändare i SAS Visual Analytics. Användarnas enhetskoppling hämtas från aktiv arbetsenhet kopplat till behörighetsprofil i COSMIC. Användare som arbetar på flera ställen, har flera behörighetsprofiler i COSMIC och kan därmed visas på ”fel” enhet. Sök på individ, om du saknar någon på din enhets lista. Det går nu även att söka på användarID i fliken Individ.

Utbildningsläget Utbildning R8.1 Totalt antal anvisade kurser per förvaltning och status, från 2017-09-25

Förberedelser inför R8.1 Vid avbrott i COSMIC Innan stoppet Förberedelser inför R8.1 Vid avbrott i COSMIC Se över era lokala avbrottsrutiner. Se till att alla känner till enhetens avbrottsrutiner. Kontrollera att allt material finns i avbrottsskåp eller dylikt. Tänk på att många medarbetare tidigare inte har arbetat med pappersjournal, labremisser och diktering utanför COSMIC. Informera er om vem som är er lokala support som ni ska vända er till i första hand.

För mer information se Navet/Extra nätet. Innan stoppet Messenger Messenger kommer inte att migreras från COSMIC R8.0 till R8.1. Dvs efter uppgraderingen kommer Messenger vara tom! Messenger är sen 18/9 stängd för utgående meddelanden. Du kan fram till uppgraderingen till R8.1 endast kunna läsa, men inte skapa eller skicka nya meddelanden. Sista chansen att ta hand om ev utgående meddelanden planerade efter 18 sept. Detta måste ske innan 29 sept, då uppgraderingen till R8.1 startar! För mer information se Navet/Extra nätet.

Läkemedel – Skriva ut tomma recept Innan stoppet Läkemedel – Skriva ut tomma recept Funktionen att kunna skriva ut ”tomma recept” innan ett planerat driftstopp kommer inte att finnas i COSMIC R8.1. Vid behov av ”tomma recept” behöver de alltså skrivas ut innan COSMIC stängs av - fredag 29/9 kl 16:00.

Läkemedel - Telefonordinationer Innan stoppet Läkemedel - Telefonordinationer Signera telefonordinationer innan stoppet för att förhindra ev problem med osignerade ordinationer. Efter uppgraderingen visas telefonordinationer under Obedömda behandling och måste överföras. Var därför restriktiv med att skapa telefonordinationer dagarna före uppgraderingen.

Läkemedelshantering inför driftstoppet Innan stoppet Läkemedelshantering inför driftstoppet Patienter som läggs in efter kl. 12:00 den 29 september: Läkemedel ”papperslistor” skrivs och signeras av läkare, inget inskrivningsbeslut i COSMIC görs. Dessa patienter har endast läkemedelsordinationer på papper från kl 12:00. Läkemedelslista för inneliggande patienter skrivs ut från COSMIC (skriv ut läkemedelslista ”vårdpersonalutskrift”) innan stoppet fredagen den 29 september kl 16.00. Läkare signerar ordinationerna i papperslistan och sjuksköterska signerar utdelningarna. Under stoppet

Läkemedelshantering efter uppdateringen stoppet Läkemedelshantering efter uppdateringen Receptförskrivning startar i COSMIC R8.1 då systemet åter är tillgängligt efter uppgraderingen. Om inget annat kommunicerats från EPJ är rutinen följande för inneliggande patienter: Använd papperslista till kl. 14.00 måndagen den 2 oktober. Aktuella ordinationer som ska fortsätta ska efterregistreras/överföras i COSMIC R8.1. Efter klockan 14:00 ska all läkemedelshantering ske i COSMIC R8.1. Infusioner som ordinerats på papper innan kl 14.00 måndagen den 2 oktober ska inte efterregistreras i COSMIC R8.1 utan avslutas på papperslista. Infusioner efter kl 14:00 registreras i COSMIC R8.1! Patienter som läggs in efter kl. 08.00 måndagen den 2 oktober: all läkemedelshantering ska ske i COSMIC R8.1.

Nya klienter/ikoner för COSMIC Under stoppet Nya klienter/ikoner för COSMIC I samband med uppdateringshelgen kommer alla datorer få ett paket med nya COSMIC klienter och ikoner på skrivbordet. Under uppdateringshelgen: Oavsett om du fått det nya paketet eller hur ikonen ser ut, så används ikonen som heter Cosmic Läskopia för att logga in i vår Cosmic R8.0 läskopia.

Nya klienter/ikoner för COSMIC Efter stoppet Nya klienter/ikoner för COSMIC Om du på måndag efter uppdateringen saknar de nya ikonerna, kommer du ändå kunna logga in och arbeta i COSMIC R8.1 via den gamla ikonen för COSMIC. Men utskrifter och digital diktering kommer inte att fungera innan du fått den nya ikonen! Om din dator varit avstängd under uppdateringshelgen eller om du av någon annan anledning saknar de nya COSMIC ikonerna, kan det dröja en stund innan du får dem och de nya drivrutinerna för utskrifter/digital diktering. Vid akuta behov av installation av nya klienterna, kontakta din IT-samordnare för hjälp. Mer information se dokumentet Information: Nya COSMIC paketet för R8.1 som finns publicerat på Navet/Extranätet.

Rutiner för återstart/efterregistrering stoppet Rutiner för återstart/efterregistrering Information om hur efterregistrering ska gå till och vilka efterregistreringar som är prioriterade finns i det centrala dokumentet: Underlag för rutin vid driftstopp/driftstörning av COSMIC R8.1 i Region Uppsala

Vårddokumentation – Nya presentationsvyerna Efter stoppet Vårddokumentation – Nya presentationsvyerna Styrgruppen för R8.1 har beslutat att den nya vyn för vårdåtagande/vårdplan kommer att slås på för alla användare så snart Cosmic bedöms tillräckligt stabilt, troligtvis ca två veckor efter uppgraderingen. Konfiguration för att byta ut vyer kommer ske löpande under ca 2 dagar. Information kommer att gå ut på sedvanligt sätt. Vad gäller nya vyer för de kronologiska anteckningarna har styrgruppen beslutat att Region Uppsala kommer att avvakta med att slå på dessa tills ny funktionalitet blir tillgänglig, vilket kommer att ske vid uppdatering till nästa version av R8.1 efter nyår. Detta på grund av de problem som varit hos andra kunder som börjat använda de nya vyerna för kronologiska anteckningar.

Vårddokumentation - Arketyper Efter stoppet Vårddokumentation - Arketyper Flera journaltabeller kommer automatiskt att avslutas med hjälp av ett databasskript i samband med driftstoppet. Dessa ska ej återöppnas. Kliniska parametrar dokumenteras i Patientöversikten/Analysytan/Vätskebalans alternativt med kompletterande sökord i sedvanliga journalmallar. Konfigurationsarbetet att byta ut numeriska sökord i journalmallar till sökord med arketypsverktyget har till största del utförts under driftstoppet. För mer information se: Praktisk information avseende kliniska parametrar och vätskebalans i R8.1 samt Frågor & svar R8.1 - Vårddokumentation

Efter stoppet Vårddokumentation – Risk för felaktig tidsangivelse på vitalparametrar vid diktering Vitalparametrar som t ex puls och blodtryck registreras som arketyper i Cosmic R8.1. Genom att värdena registreras på en specifik tidpunkt kan man följa utvecklingen av parametrarna över tid. Om man dikterar puls, blodtryck och andra vitalparametrar som är arketyper i Cosmic kommer de att registreras på samma tidpunkt som diktatet. Värdena kan då hamna på fel tid i Patientöversikten. Om värdena registreras på fel tid blir kronologin felaktig och det blir svårt att följa förloppet. Detta kan i förlängningen medföra en patientrisk. Rekommendationen är därför att värdena skrivs direkt i Patientöversikten och inte i den kronologiska journalen.

Support efter driftstart stoppet Support efter driftstart Sök i första hand information på sidan Cosmic – elektronisk patientjournal på Navet alternativt Extranätet  Driftsinformation, Frågor & svar R8.1, Kända fel R8.1 osv. Använd COSMIC eLearning för hjälp kring funktionalitet. Kontakta din superanvändare alt vårdsystemsamordnare vid behov av ytterligare hjälp.

Kända fel i R8.1 Innan stoppet Efter stoppet Lista över Kända fel i COSMIC R8.1 finns publicerad på COSMIC version R8.1 på Navet/Extranätet. Viktigt att alla som jobbar med support sätter sig in i dokumentet inför uppgraderingen! Listan uppdateras kontinuerligt. Om du uppmärksammar ett fel i R8.1 efter uppgraderingen, kolla gärna listan över Kända fel i R8.1 på COSMICs hemsida, innan du anmäler. Efter stoppet

Efter stoppet Kända fel R8.1 - Funktionen Pausa en ordination har allvarliga brister! Det har uppmärksammats flera felaktigheter och följdfel när man använder funktionen Pausa en ordination. Av den anledningen ska funktionen INTE användas förrän den är rättad. Använd i stället funktionen Kryssa doser genom att markera dosen, högerklicka och välj Kryssa. Man kan tyvärr bara kryssa en dos i taget. Information om när funktionen Pausa är rättad läggs upp på COSMICs sida på Navet. I dagsläget finns ingen prognos.

Kända fel R8.1 – Utskrifter Efter stoppet Kända fel R8.1 – Utskrifter   Enkel- eller dubbelsidig utskrift kan endast ändras via datorns skrivarinställning. (Det går inte att ändra via förhandsgranskningen inne i Cosmic) Det finns vissa problem med färgutskrifter samt inställning av pappersfack. Prova i första hand att ställa in detta via datorns skrivarinställning. Läkemedelsutskrifter. Från start kommer förhandsgranskning att vara påslaget för alla nya läkemedelsutskrifter. Etiketter för läkemedel kommer inte att finnas. Pappersrecept kan endast skrivas ut ett i taget, med maximalt det antal läkemedel/livsmedel/hjälpmedel som får plats på en blankett.   Om man arbetar i Cosmic via Programportalen eller ”tunn klient” kan det vara nödvändigt att välja vissa skrivare via förhandsgranskning. Separat information kommer att gå ut till berörda om felen inte löses innan driftstart. För mer information se: Utskrifter i Cosmic R8.1 – tillfälliga rutiner pga kända fel

Information till patienter Efter stoppet Information till patienter Centralt framtaget informationsmaterial: Bilaga till kallelsebrev Anslag Väntrum Budskap till Väntrums-tv Muntligt budskap till patienter Tillfälligt meddelande till 1177.se samt regionuppsala.se Finns på COSMIC version R8.1 på Navet/Extra nätet.

Logga ut, men stäng INTE av din dator fredag 29 september! Innan stoppet Förberedelser inför R8.1 Logga ut, men stäng INTE av din dator fredag 29 september!