AQUA16 Assuring Quality in University Administration 2016 An evaluation of the administration at the University of Gothenburg Panel report

Bakgrund ”GU förnyas” och ny funktionell administration 2010–2013 AQUA16 Bakgrund ”GU förnyas” och ny funktionell administration 2010–2013 I rektors beslut om den administrativa organisationen: utvärdering efter 2015 Kartläggning av administrationen Utvärdering: Assuring Quality in University Administration (AQUA16) Jämförelser: RED10 och BLUE11

Utvärderingens genomförande AQUA16 Utvärderingens genomförande Extern internationell bedömargrupp Ann Fust, ordförande, Rådsdirektör, Vetenskapsrådet Anders Söderholm, Rektor, Mittuniversitetet Cecile Chicoye, Executive director, Toulouse 1 Capitole University Esa Hämäläinen, Director of administration, Helsinki University Liz Winders, Secretary and Registrar, Sheffield Hallam University Underlag, bl.a. Befintliga utredningar och rapporter, t.ex. handlingsplaner, auditrapporter Fokusgruppintervjuer med administrativ personal, lärare, forskare Enkät till samtliga fakultets, och institutionsledningar Platsbesök Intervjuer med ca 70 personer i olika grupperingar Slutrapport med observationer och utvecklingsförslag från bedömargruppen

Bedömargruppens rekommendationer AQUA16 Bedömargruppens rekommendationer Organisation Strategiskt ledarskap och administrationens utveckling HR/Personalfrågor Kompetens och professionalisering Samordning och kommunikation Kultur Resursplanering och kostnadskontroll Standardisering och processer

Bearbetning av rapporten Gemensamma förvaltningens ledningsgrupp Universitetsledningen Ledningsrådet Områdeschefer och enhetschefer, 31 jan SLUG-nätverket, 9 feb Administrativt utvecklingsforum, 10 feb Rektors strategimöte, 21 feb Linköpings universitet, 2 mars

Reflektioner Administrationen fungerar bra och har blivit bättre Ökad närhet till kärnverksamhet har varit en framgångsfaktor Behov av kontinuerlig utveckling snarare än omfattande reformer eller organisationsförändringar Rapporten ”buffé” av möjliga områden att prioritera HR området i fokus Behov av åtgärder för ökad tydlighet och tillit

Ställningstaganden Administrationen ska som huvudprincip finnas och utföras nära kärnverksamheten Gemensamma förvaltningen ska ta ett tydligare funktionsansvar över de universitetsgemensamma administrativa processerna Tydliggöra arbetsfördelningen inom administrationen Ökad kostnadseffektivitet för den samlade administrationen Tydliggöra uppdraget som chef inom administrationen

Åtgärder Utarbeta en verksamhetsidé med strategiska ställningstaganden för den samlade administrationen, inklusive uppdraget som chef inom administrationen Analysera och utveckla administrationens olika områden utifrån sina respektive förutsättningar - tydliggöra arbetsfördelningen Digitaliseringsstrategi