Katarina Sundin Avd.chef Ekonomi- och Ledningskansli samt biträdande HD katarina.sundin@hv.se 0721-600126

VARFÖR? Brist på helhetsperspektiv (stuprör) RA-FS 2008 VARFÖR? Brist på helhetsperspektiv (stuprör) Många projekt men lite resultat Engagemang, entusiasm, kompetens – mycket initiativ – lite koordinering, dålig koppling mellan strategiska, taktiska och operativa mål Neddragningar på gång, effektivisering nödvändig RAFS, inte bara arkivperspektiv, förändring från Taylorism till processorientering

Projektidé Skapa en gemensam bild av verksamheten för att gynna helhetsperspektivet och använda i fortsatt förbättringsarbete Synliggöra prioriterade utvecklingsområden Förbättra och förenkla dokumentstrukturer, arkivera och registrera utifrån verksamhetsområde (RAFS 2008) Svårighet: Engagera verksamheten i ett ”arkivprojekt”

HUR? Nätverkande Involvera ledning Börja uppifrån Följ flödet, inte organisation. Börja med kärnprocesser och styra leda, beskriv stödverksamhet som utförs i dessa där. Tvärfunktionella grupper PDCA-cykel

Projektets genomförande- lite statistik 1 års ställtid, ½ år förberedelse, ett år aktiv projekttid från projektstart Extern tid: ca 380 h Intern tid: ca 1250 h (inklusive projektledning, workshops, styrgruppsmöten etc) Över 70 individer har varit inblandade i workshops etc (~15%) c:a 70 % av högskolans chefer/samordnare/teamledare etc har varit inblandade på något sätt 5 huvudområden och 3-5 undernivåer på varje huvudområde. Ställtiden absolut nödvändig för att få med sig organisationen

RESULTAT HV 1.0, gemensam bild, gemensamt språk Förbättrad förståelse för vikten av styrning Förbättrad arbetsmiljö pga insikt om sammanhang Kreativt lärande, om egna verksamheten, angränsande verksamhet samt om proccesstänkande Dokumenterade förbättringsidéer/område, kort sikt och lång sikt (Nytt uppdrag, administrativ översyn 2015-17) Kul, gett energi, positiv inställning till projektet från alla roller Relevant arkivstruktur

Framgångs- faktorer Vårt ”HUR” viktig Rätt tid (organisationen mogen) samt högt tempo på projektet (1 år) Allt arbete görs på workshop! Projektgruppen (Proj.ledare, arkivarie + processexpert) hållt ihop alla WS Många olika grupper med olika perspektiv. Pussel som växt fram Många chefer med i arbetet ger möjlighet till god förankring

Bra karta för VAD, HUR och VARFÖR Processägare och processledare på gång Nästa steg använda struktur för arkiv, dokumenthantering och informationssökning (e-arkiv)