Bevarande och gallring – statusrapport Riksarkivet Sverige Nordisk arkivakademi 26-27 september 2016 i Reykjavik Carl Billengren Avdelningen för offentlig informationshantering, Riksarkivet Sverige

Lagstiftningen Arkivlagen (SFS 1990:782) Arkivförordningen (SFS 1991:46) Särskilda registerförfattningar De två huvudsakliga författningar som styr verksamheten kring gallring och bevarande är Arkivlagen ´ Arkivförordningen De har nu både 25 år på nacken och har genomgått vissa mindre förändringar men i huvudsak är de oförändrade I förarbetena till arkivlagen sägs att gallringen har som syfte att arkiven inte ska tyngas av handlingar som saknar påtagligt informationsvärde, som bara utgör en dubblering av information som bättre kan sökas i andra arkiv eller vars informationsvärde är tidsmässigt begränsat Enligt arkivförordningen får Riksarkivet meddela föreskrifter eller särskilda beslut om gallring Särskilda s.k. registerförfattningar styr också vår verksamhet. Det är lag och förordningar som från början stiftats till skydd för den personliga integriteten i elektroniska register hos myndigheter. Numera gäller författningarna generellt för personuppgifter i elektroniska handlingar i en viss verksamhet hos en myndighet. Det finns t.ex. för polisiär verksamhet och för skattemyndighetens verksamhet med taxering Innehåller bestämmelser om vilka personuppgifter som får behandlas elektroniskt, vilka sökningar i materialet som myndigheten får göra och inte minst när personuppgifterna ska gallras. Gallring är nämligen huvudregel i författningarna men de flesta innehåller också bestämmelser om att Riksarkivet får utfärda föreskrifter om att vissa uppgifter istället ska bevaras. Ska ofta ske i samråd med den myndighet som omfattas av författningen.

Vad säger lagstiftningen på arkivområdet om gallring? Enligt arkivlagen får allmänna handlingar gallras men det material som återstår ska kunna tillgodose de s.k. bevarandeändamålen i 3§lagen: - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen - forskningens behov Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar om det finns stöd för det i föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte särskilda bestämmelser om gallring finns i lag eller förordning Huvudregeln i arkivlagen är bevarande. Men lagen uttrycker också att allmänna handlingar får gallras Det material som återstår ska kunna tillgodose de ändamål för vilka myndigheternas arkiv ska bevaras. Ändamålen räknas upp i 3 § arkivlagen - rätten att ta del av allmänna handlingar. Denna rätt uttrycks i Tryckfrihetsförordningen som alltså är en grundlag. Innebär att alla har rätt att begära att få ta del av en myndighets allmänna handlingar (inte detsamma som offentliga eller hemliga). Om alltför stor del av handlingar gallras riskerar rätten att ta del av allmänna handlingar att i praktiken bli verkningslös - behovet för rättskipningen och förvaltningen. Har att göra med att handlingarna kan behöva bevaras för möjligheten för både myndighet och externa intressenter att stärka rättigheter och skyldigheter - forskningens behov I arkivförordningen finns en bestämmelse om att statliga myndigheter endast får gallra allmänna handlingar om Riksarkivet har beslutat eller föreskrivit om det med mindre det finns särskilda bestämmelser om detta i lag eller förordning. Arkivlagen är på så sätt underordnad annan lagstiftning som innehåller bestämmelser om gallring.

Riksarkivets definition av gallring Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data (färger på en karta) – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet

Riksarkivets föreskrifter om gallring etc. Riksarkivets författningssamling, RA-FS – innehåller generella föreskrifter om bl.a. gallring Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering, RA-MS – innehåller föreskrifter om gallring som gäller för en specifik myndighet eller i vissa fall en avgränsad grupp myndigheter Riksarkivet är arkivmyndighet endast för statliga myndigheter. Riksarkivets gallringsföreskrifter gäller alltså enbart statliga myndigheter. Föreskrifterna ges ut i två olika serier: Riksarkivets författningssamling (förkortad RA-FS). Innehåller generella föreskrifter om gallring (finns även andra RA-FS om annan arkivhantering; om elektroniska handlingar, om arkivlokaler etc.). Ska som regel tillämpas av alla statliga myndigheter men i något fall en särskild grupp av myndigheter. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering (RA-MS). Som namnet antyder gäller de en specifik myndighet men ibland kan de vara avsedda för flera myndigheter (dock en avgränsad grupp). Myndighetsspecifika föreskrifter och beslut utfärdas av Riksarkivet i fall där de generella föreskrifterna inte går att tillämpa eller vid särskilda behov.

Exempel på RA-FS om gallring Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personal- administrativ verksamhet Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. Det pågår en revidering av i stort sett alla generella föreskrifter om gallring. Många är föråldrade och behöver ändras. Gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (senast ändrad 1997). Gäller handlingar som förekommer hos alla myndigheter och som inte passar in de andra mer verksamhetsorienterade gallringsföreskrifterna. Avser t.ex. gallring av kopior/dubletter, skrivelser som myndigheten har fått in för kännedom, handlingar av rutinmässig karaktär etc. Gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor (ursprungligen från 2007, senast ändrad 2016). Exempel på en generell föreskrift som gäller för en viss grupp av myndigheter

RA-MS Föreskrifter – gäller gallring i en pågående arkivbildning Förvaltningsbeslut – gäller gallring i en avslutad arkivbildning Exempel… De myndighetsspecifika författningarna kan utgöras av renodlade föreskrifter som gäller gallring i en nu pågående arkivbildning, eller 2) beslut som avser gallring i en avslutad arkivbildning. Blir alltså kungjorda i samma serie och behövs när en myndighet har upptäckt att det vill gallra handlingar i efterhand och att det saknas stöd i någon föreskrift för att få gallra Hur många RA-MS per år? De senaste åren har antalet legat kring 60 st föreskrifter och beslut per år

Var inom Riksarkivet sker arbetet? Avdelningen för offentlig informationshantering (OFI) (Enheten för) Utredning och gallring – Generella föreskrifter om gallring samt myndighetsspecifika föreskrifter om gallring (Enheten för) Utveckling och e-förvaltning – Generella föreskrifter om handlingar på olika medium, om arkivlokaler m.m. samt föreskrifter om undantag från de generella föreskrifterna All normering/regelgivning sker inom Avdelningen för offentlig informationshantering, OFI. I skrivande stund består vi av 12 personer + en avdelningschef All normering som rör gallring, återlämnande av handlingar, överlämnande av handlingar mellan myndigheter sker primärt inom (Enheten för) Utredning och gallring. (5 pers) Övrig normering t.ex. om tekniska krav på handlingar på olika medium, arkivlokaler etc. sker primärt inom (Enheten för) Utveckling och e-förvaltning (7 pers)

Hur ser processen ut – RA-FS? Nya föreskrifter eller ändring av befintliga föreskrifter initieras i regel av Riksarkivet Förslag till föreskrifter tas fram Förslaget går på remiss till externa intressenter, dvs. oftast myndigheter Eventuella ändringar görs och förslaget färdigställs inför beredning Förslaget läggs fram vid beredningsmöte, s.k. normeringsråd Föreskrifterna föredras inför Riksarkivarien som fattar beslut Arbetet med att ta fram nya generella föreskrifter initieras av Riksarkivet, liksom ändringar av befintliga föreskrifter. Ändringar kan dock göras efter det att en myndighet har framställt om detta. Ett första förslag till föreskrifter tas fram. Ibland i samråd med utvalda myndigheter. Förslaget sänds ut på remiss externt till berörda myndigheter och eventuella andra berörda Synpunkter kommer in och eventuella ändringar görs så att förslaget kan läggas fram vid bedredningsmöte Förslaget diskuteras vid det s.k. normeringsrådet. Mötets ordförande (C OFI) ger grönt/rött ljus för att föreskrifterna ska gå vidare till beslut Föreskrifterna läggs fram för beslut av Riksarkivarien (som sällan eller aldrig har några invändningar, föreskrifterna ska vara så pass färdiga vid det laget)

Hur ser processen ut – RA-MS? Initieras oftast av en extern myndighet Myndighetens förslag bereds – kan även leda till förslag om att myndighetens framställning bör avslås helt eller delvis Förslag till föreskrift delges oftast myndigheten för eventuella synpunkter Eventuella ändringar görs och förslaget till föreskrift eller till beslut om avslag färdigställs inför beredningsmöte Förslaget läggs fram vid beredningsmöte, s.k. normeringsråd Föreskrifter eller beslut om avslag föredras inför Riksarkivarien som fattar beslut Arbetet med RA-MS initieras oftast genom att en myndighet framställer till Riksarkivet, dvs. det finns ett behov hos myndigheten att gallra vissa handlingar Myndighetens förslag handläggs. Kan även leda till förslag om att myndighetens begäran om gallring ska avslås/nekas (helt eller delvis). Om myndighetens förslag står i konflikt med vår policy/praxis Om det leder till en föreskrift så delges myndigheten ett förslag. Vi är måna om att myndigheten ska förstå föreskriften och att den ska få avsedd effekt Eventuella ändringar görs och förslaget till föreskrift eller beslut om avslag görs klart inför beredningsmöte Förslag läggs fram vid normeringsrådet (jmf RA-FS) Föreskrifter/avslagsbeslut läggs fram inför riksarkivarien som även här har sista ordet

Vilket underlag används i arbetet? Bevarandet av nutiden – Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy (1995) Om gallring – Från utredning till beslut (1999) Vägledning för framställningar om myndighetsspecifika föreskrifter (2014) Lagar, propositioner i riksdagen, statens offentliga utredningar, andra myndigheters föreskrifter - Riksarkivet har en gallrings- och bevarandepolicy från 1995, Bevarandet av nutiden Ett övergripande dokument som sätter ramarna för arbetet med normeringen kring gallring och bevarande (nämner lite mer strax) - Om gallring – från utredning till beslut. 1999. Är egentligen riktad till för myndigheter men kan även användas av internt. - Vägledning för framställningar om myndighetsspecifika föreskrifter. Är en vägledning som riktar sig till de myndigheter som ska göra en framställning till Riksarkivet om att få en myndighetsspecifik föreskrift, t.ex. om gallring. - Lagar, förarbeten till lagar i form av propositioner i riksdagen eller statliga offentliga utredningar används frekvent i vår handläggning. Vilka juridiska aspekter finns det att ta hänsyn till i bedömningen. Inte minst viktigt när vi ska föreskriva om bevarande utifrån registerförfattningar - Även andra myndigheters föreskrifter kan ha en viss påverkan på vår bedömning

Hur görs bedömningen? Riksarkivet gör bedömningen med hänsyn till bevarandeändamålen i arkivlagen - insyn i det offentligas verksamhet (handlingsoffentligheten) - rättskipningens och förvaltningens behov av information (rättigheter/skyldigheter, revision, uppföljning, praxisbildning etc.) - forskningens behov (dokumentation av verksamheten, information om myndighetens omvärld, handlingarnas unicitet, kontinuitet, länkbarhet och representativitet etc.) Ny metod för bedömning- riskanalyser - Riksarkivet gör bedömningen med hänsyn till bevarandeändamålen i arkivlagen - insyn i det offentligas verksamhet (handlingsoffentligheten, dvs. rätten att ta del av allmänna handlingar) - rättskipningens och förvaltningens behov av information (rättigheter/skyldigheter, revision, uppföljning, praxisbildning etc.) - forskningens behov (dokumentation av verksamheten- dokumenterar handlingarna myndighetens kärnverksamhet/uppdrag, ger handlingarna information om myndighetens omvärld Ytterligare bedömningskriterier, t.ex. handlingarnas unicitet, kontinuitet, länkbarhet och representativitet etc.). - När det gäller gallring utifrån arkivlagen ska vi inte ta hänsyn till den personliga integritetens betydelse. Den ska skyddas genom registerförfattningarna. - Ekonomiska aspekter kan spela in men ska inte vara ensamt avgörande, dvs. att förvaringen blir för dyr för myndigheten är inget starkt argument i sig själv - Riksarkivet har sedan ett par år tillbaka laborerat med en ny metod för bedömning som vi anser vara mindre godtycklig. Riskanalyser, Anders ska prata mer om detta senare

Gallring och bevarande av elektroniska handlingar Beroende av funktionalitet i IT-system/databaser etc. Större myndigheter har oftast bättre förutsättningar Gallring efter skanning allt vanligare Myndigheternas egen bedömning tenderar att komma in (för) sent i processen Registerlagar – gallring är huvudregel men vissa uppgifter (elektroniska handlingar) bevaras genom Riksarkivets föreskrifter Gallringen av elektroniska handlingar i databaser är beroende av att det finns en inbyggd funktionalitet för det. Det gör det inte alltid och det blir då fråga om att bevara allt. Blir dock vanligare att hänsyn tas till gallring när system utvecklas/inhandlas (jfr RA-FS 2009:1) Det är tydligt att större myndigheter har bättre förutsättningar/resurser för att ta hand om gallring av elektroniska handlingar. Statens servicecenter erbjuder tjänster för att arkivera och gallra Myndigheter vill gå över till en helt elektronisk hantering av handlingar och vill därför skanna in pappershandlingar som sänds till myndigheten och bevara dem som elektroniska filer och sedan gallra pappersförlagan. Riksarkivet beslutar om detta i RA-MS, kräver bedömning från fall till fall (förutsättningar, rutiner för skanning möjligheter till e-bevarande Inte sällan uppkommer myndigheternas eget behov av gallring sent in i processen (ibland flera år efter att ett IT-system har börjat användas). Kan innebära stora och komplicerade handlingsmängder där funktionaliteten för gallring blir avgörande. Föreskrifter utifrån registerlagarna är vanligt förekommande eftersom de rör elektroniska handlingar.