Bokslutsinformation 26 april 2017 Välkommen!

Dagens agenda (tiderna är preliminära) 13:00-13:10 Introduktion och genomgång av dagens agenda 13:10-13:55 Internrevisionen om representation (Virve Gröningson) 13:55-14:10 Bokslutskalendern 14:10–14:30 Periodiseringar av intäkter och kostnader 14:30-14:50 Kaffepaus 14:50-15:20 Avgiftsfinansierad verksamhet 15:20-15:40 Projekt 15:40-16:00 Övrigt Bokslutsinformation 26 april 2017

Bokslutskalendern Vi har ändrat utseende och lagt till möjlighet för filtrering, information om vissa punkter mm. Vi förbehåller oss dock möjligheten till ändringar om så krävs. Bokslutsinformation 26 april 2017

Brytdagen 5/7 5 juli Brytdagen för leverantörsfakturor som inskannas i Raindanceportalen t o m 5/7 kl 18:00. Fakturorna förses med fakturadatum 2017-06-30. 7 juli Samtliga preliminära leverantörsfakturor ska vara konterade, attesterade och utanordnade senast kl 18:00. Proforma-fakturor är inga fakturor och inläses inte av scanningen. Bokslutsinformation 26 april 2017

Bokslutsarbete på Ekonomiavdelningen 10-17 juli 10 juli Ombokning ej utanordnade leverantörsfakturor Bokslutskontroller 11 juli Ombokning UG5807/FU5807 – institutionerna enligt mailutskick Avskrivningar, Intrastat, moms 11-14 juli Bokslutskörningar 17 juli Inrapportering till Hermes (ESV) Realekonomiska fördelningen kvartal 2 2017 till Hermes (ESV) Betalningsavstämning kvartal 2 2017 till Hermes (ESV) 18-28 juli Avstämningar, beräkningar och analyser Bilagor till delårsrapporten Bokslutsinformation 26 april 2017

Bokföringsorder Vi måste följa regelverken och inte minst attest-och utanordningsreglerna. http://www.su.se/regelboken/bok-3/ekonomi/attest-och-utanordningsregler-f%C3%B6r-stockholms-universitet-1.26131 Bokslutsinformation 26 april 2017

Bokföringsorder Bokföringsordrar som ska bokföras av Ekonomiavdelningen ska vara undertecknade av prefekt eller motsvarande (inom förvaltningen är det avdelningschefen). Därefter ska bokföringsordrarna skickas till Ekonomiavdelningen med internposten. Bokföringsordrarna ska alltid kompletteras med underlag till ombokningen, rättelsen eller dylikt. En ny mall för bokföringsorder med bl a specifikation/beskrivning kommer att tas fram. Bokslutsinformation 26 april 2017

Anläggningar Anläggningar tagna i bruk ska vara definitivsatta (DEF-satta) per 30/6. Anskaffningsdatum = datum då anläggningen tas i bruk. Kontroll av pågående anläggningar (konto 1270, 1271) ska göras av samtliga institutioner. Om en anläggning inte är DEF-satt ska en förklaring ges på blanketten ”Pågående anläggningstillgångar”. Exempel pågående anläggningstillgång: om anläggningstillgången ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats. Bokslutsinformation 26 april 2017

Periodisering av intäkter och kostnader Inom redovisning innebär ordet periodisering att utgifter ska kostnadsföras under den period då den underliggande resursen förbrukas inkomster ska tas upp som intäkter under den period då de faktiskt intjänas … även om kassaflödet (betalningen) i praktiken genomförs under en annan period. Bokförda intäkter och kostnader som inte hör till första halvåret måste därför periodiseras, och bokföras som tillgångar respektive skulder i delårsbokslutet. Intäkter och kostnader som avser det första halvåret men som ej är bokförda ska också bokföras. Beloppsgräns för periodisering är > 50 000 kr (exkl. moms). Lathunden Periodisering hittas på webben under Ekonomi/Ekonomikalendern http://www.su.se/polopoly_fs/1.275889.1458551168!/menu/standard/file/Lathund%20Periodisering.pdf Bokföringsordrar gällande periodisering kan lämnas löpande under maj/juni till Ekonomiavdelningen. Bokslutsinformation 26 april 2017

Periodisering – exempel Kostnad Leverantörsfaktura gällande datatjänst, löptiden för datatjänsten 2017-03-10 – 2018-03-09, kostnaden är kr 240 000 Leverantörsfakturan har konterats 17-03-15 (inkl konteringssträngen förstås): Debet konto 5753 kr 240 000 Periodisering ska ske per 17-06-30 enligt följande: Debet konto 1619 kr 160 000 / Kredit konto 5799 kr 160 000 Intäkt Uthyrning av lokaler juli 2017, fakturering sker per 17-06-05, intäkten är kr 75 000 Kundfakturan har konterats 17-06-05 (inkl konteringssträngen förstås): Kredit konto 3312 kr 75 000 Periodisering ska ske per 17-06-30 enligt följande: Debet konto 3319 kr 75 000 / Kredit konto 2776 kr 75 000 Bokslutsinformation 26 april 2017

Avgifter enl 4-5 §§ Avgiftsförordningen Avgiftsfinansierad verksamhet enligt 5 § Avgiftsförordningen Intäkter får tas ut med krav på full kostnadstäckning. Beställd utbildning Utbildning som ett lärosäte genomför åt ett annat lärosäte enligt överenskommelse med det andra svenska lärosätet eller med ett utländskt lärosäte. Uppdragsutbildning Utbildning enligt bestämmelserna i förordningen (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor, förordningen (2007:223) om uppdragsutbildning för fortbildning av lärare och viss annan personal och förordning (2011:183) om befattningsutbildning för rektorer och annan personal med motsvarande ledningsfunktion i skola, förskola och fritidshem samt fortbildning för rektorer och förskolechefer. Uppdragsforskning Studieavgifter Anmälnings- och studieavgifter enligt förordning (2010:543) om anmälningsavgift och studieavgift vid universitet och högskolor. Intäkter enligt 4 § Avgiftsförordningen Intäkter får tas ut upp till full kostnadstäckning. Uppdrags- verksamhet enl regleringsbrev Bokslutsinformation 26 april 2017

Avgiftsfinansierad verksamhet (5 §) 5 § En myndighet får bestämma storleken på andra avgifter än de som avses i 4 § endast efter särskilt bemyndigande från regeringen. Om inte regeringen har föreskrivit något annat, ska avgifter beräknas så att de helt täcker verksamhetens kostnader (full kostnadstäckning). För avgifter som tas ut enligt 4 § första stycket 1-9 får myndigheten själv, upp till full kostnadstäckning, besluta om storleken på avgifterna om inte regeringen har föreskrivit något annat. Förordning (2014:1432). ESV:s föreskrifter till 5 § Andra stycket För att uppnå full kostnadstäckning i respektive avgiftsbelagd verksamhet ska myndigheten beräkna avgiftsnivån så att den långsiktiga självkostnaden täcks. Detta innebär att avgifterna ska beräknas så att intäkterna på ett eller några års sikt täcker samtliga med verksamheten direkt eller indirekt förenade kostnader. Bokslutsinformation 26 april 2017

Avgiftsfinansierad verksamhet (5 §) Utdrag från reglerings-brev Bokslutsinformation 26 april 2017

Avgiftsfinansierad verksamhet (5 §) Med krav på full kostnads- täckning Bokslutsinformation 26 april 2017

Avgifter enligt 4 § Avgiftsförordningen   Intäkter enligt 4 § Avgiftsförordningen hänförs till intäkter av anslag, till skillnad mot uppdragsverksamhet (beställd utbildning, uppdragsutbildning och uppdragsforskning) som hänförs till intäkter av externa medel. Vid behov av särredovisning, öppnas ett internprojekt (projekt 5********) av Ekonomiavdelningen på institutionens begäran. Bokslutsinformation 26 april 2017 Ekonomidagen oktober 2015

Avgifter enligt 4 § Avgiftsförordningen 4 § En myndighet får, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion eller annan förordning, mot avgift tillhandahålla: 1. tidskrifter och andra publikationer 2. informations- och kursmaterial 3. konferenser och kurser 4. rådgivning och annan liknande service 5. lokaler 6. utrustning 7. offentlig inköps- och resurssamordning 8. automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift 9. upplysningar per telefon om den service myndigheten därmed tillhandahåller går utöver myndighetens serviceskyldighet enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och förvaltningslagen (1986:223) 10. tjänsteexport Varor och tjänster enligt första stycket får tillhandahållas bara om verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. (F. 2011:216) Bokslutsinformation 26 april 2017

Avgifter 5 § Avgiftsförordningen Kontering Konto Kontobenämning Projekt Aktivitet Finansiär Motpart Beställd utbildning   3101 Uppdragsutbildning, utomstatlig 87**** 11*** 500-899 7999 3102 Uppdragsutbildning, inomstatlig 100-499, 4001-4050 1*** 3108 Periodisering uppdragsutbildning, inomstatliga 3109 Periodisering uppdragsutbildning, utomstatliga Uppdragsutbildning 3***** 12*** Uppdragsforskning 3111 Uppdragsforskning, utomstatliga 2***** 32*** 3112 Uppdragsforskning, inomstatliga 3118 Periodisering uppdragsforskning, inomstatliga 3119 Periodisering uppdragsforskning, utomstatliga Intäkter av studieavgifter 3190 Intäkter studieavgifter 1**** Bokslutsinformation 26 april 2017

Underlag avstämning balanskonton per 30 juni 2017 Projektgruppen ansvarar för avstämningsunderlag för externa projekt med bokningar i balansräkningen Avstämning av skulder och fordringar för bidrags- och uppdragsprojekt Fordringar och skulder > 500 000 kr, prefekten eller motsvarande undertecknar Bokslutsinformation 26 april 2017

Vilka konton? 16311 – 16327 Fordran forskningsbidrag 1676 – 1677 Upplupna uppdragsintäkter 2501 – 25123 Erhållna förskott 2774 – 2775 Förutbetalda uppdragsintäkter Bokslutsinformation 26 april 2017

Fordringar En fordran innebär att projektet har haft högre kostnader än de inbetalningar som kommit universitetet tillhanda per den 30 juni. Bidragsprojekt (konto 16311-16327) Fordran på bidragsgivaren. Uppdragsprojekt (konto 1676-1677) Fordran betraktas som en upplupen intäkt. Institutioner/motsvarande ska intyga att dessa fordringar kommer täckas av ytterligare inbetalningar enligt kontrakt/avtal. Bokslutsinformation 26 april 2017

Skulder En skuld innebär att projektet har haft lägre kostnader än de inbetalningar som kommit universitetet tillhanda per den 30 juni. Bidragsprojekt (konto 2501-25123) Skulden betraktas som en förskottsinbetalning. Uppdragsprojekt (konto 2774-2775) Skulden betraktas som en förutbetald intäkt. Institutioner/motsvarande ska intyga att skulden kommer att förbrukas enligt kontrakt/avtal. Bokslutsinformation 26 april 2017

Att tänka på – externa projekt Under juni månad – Inga projekt avslutas av ekonomiavdelningen. Senast 17 juli – Utskick av underlag, till institutioner/motsvarande, för intygande av fordringar och skulder >500 000 kr som är bokade på projekt. Senast 16 augusti – Underlag, med underskrift av prefekt/motsvarande, för skulder och fordringar >500 000 kr på projekt ska vara ekonomiavdelningen tillhanda. Bokslutsinformation 26 april 2017

Övrigt – Open access Kontering av Open access-kostnader Konto 57981 Open access författaravgifter, artikelpublicering Konto 57982 Open access övriga kostnader artikelpublicering Lathund för kontering av Open access: http://www.su.se/polopoly_fs/1.308695.1479909836!/menu/standard/file/Lathund%20bokf%C3%B6ring%20av%20Open%20Access%20kostnader%20och%20kringkostnader.pdf Bokslutsinformation 26 april 2017

Övrigt – upplägg av koddelar Bokslutsinformation 26 april 2017

BB Övrigt – EA-värdering Myndigheterna under regeringen får årligen en ekonomiadministrativ värdering (EA-värdering) som fastställs av ESV. Värderingen mäter hur väl myndigheterna följer de ekonomiadministrativa bestämmelserna för verksamheten. AA är högst betyg och CC är lägst betyg. 2015 fick Stockholms universitet EA-värde CA… .… och Stockholms universitet landar i 2016 års EA-värdering på…. BB Bokslutsinformation 26 april 2017

Tack för idag!