Analysgruppens dokumentation Dals-Eds kommun 20 oktober 2004 Björn Sundström Bengt-Olof Knutsson

Vår grundanalys Del 1: Nulägesanalys av ekonomin Kommunens ekonomiska läge idag? Verksamheter och kostnader jämfört med andra? Del 2: Framtidsanalys av ekonomin Hur ser det ut de närmaste åren? Del 3: Analys av ekonomistyrningen Hur fungerar det idag? Förbättringsmöjligheter? Hur gör andra kommuner? Vi vill skapa en gemensam bild av nuläget, beskriva ev. behov av åtgärder och ge exempel på kommuner och arbetssätt att lära av.”

Kommunalskatten år 2003 1 krona på skatten ≈ 6 mkr i Dals Ed

Kommunalskatten år 2004

} = Jämförbara kommuner Kommuner med liknande: Dals Ed jämförbara Befolkningssammansättning (antal invånare) (åldersgrupper och över tid) Bidrag/avgift (strukturkostnad) (totalt) Skattesats Utbildningsnivå Tätortsgrad Andel verksamhet i egen regi } Grums Skinnskatteberg Ockelbo Herrljunga Gullspång Eda Askersund = Dals Ed jämförbara

Årets resultat, tusen kronor, 1995-2003

Resultat före extraordinära poster, kr/invånare, 1998-2003

Verksamhetens nettokostnad, procentuell andel av skatter och generella statsbidrag, 1998-2003 (mål 96%)

Finansnetto kommunen 1995-2003, kr per invånare

Totala skulder, kommunen 1998-2003, kr per invånare

Kommunens eget kapital 1998-2003, kronor per invånare

Reflektioner kring ekonomin Mycket högre skatt än såväl riket som länet Höga nettokostnader mätt som andel av skatter och bidrag Stor skuldbörda Negativt finansnetto Investeringsvolymen relativt låg Hyfsad soliditet Ett eget kapital som är större än genomsnittskommunen Ekonomin i obalans (stort ackumulerat underskott) I N G A M A R G I N A L E R

Vår grundanalys Del 1: Nulägesanalys av ekonomin Kommunens ekonomiska läge idag? Verksamheter och kostnader jämfört med andra? Del 2: Framtidsanalys av ekonomin Hur ser det ut de närmaste åren? Del 3: Analys av ekonomistyrningen Hur fungerar det idag? Förbättringsmöjligheter? Hur gör andra kommuner?

Varför jämföra och analysera? Ger ett signalsystem - avvikelser jämfört med andra kommuner - avvikelser över tid Förklara skillnader - påverkbara och icke påverkbara faktorer Lära och utveckla - lära sig av goda exempel - ger underlag för bra uppföljning och prognoser Förbättra den egna redovisningen - höja statusen på statistik och redovisningssammandraget

Nyckeltal via Internet På Kommunförbundets webbplats finns databasen WebOr http://www.komstat.svekom.se Här kan man: hitta ”liknande kommuner” studera nyckeltal på karta jämföra kommuner och grupper av kommuner, i tidsserier för nyckeltal om bl a ekonomi, verksamhet, arbetslöshet och demografi. Databasen innehåller även färdiga analyser om bl a vård och omsorgsverksamheten (s k boxanalyser)

Utjämningssystemet (1996) Kostnadsutjämning Inkomst/inv + - Tillägg för kommuner med ogynnsam struktur Avdrag för kommuner med gynnsam struktur K:n 1 - 289 100 Tillägg = avdrag Avgift Staten Bidrag Avgift = bidrag Generellt statsbidrag (kr/inv) –invånarrelaterat –åldersrelaterat Införanderegler (9 år) Inkomstutjämning

Avvikelser från utjämningssystemets standardkostnader (ersättning)

Kostnader jämfört med struktur 2003, kr/inv.

Jämförbara kommuner för olika verksamheter

Nettokostnad all verksam- het, index 1998 (basår) - 2003

Jämförelse mellan utveckling av nettokostnader, löner och priser samt folkmängd 1998-2003, index

Jämförelse av nettokostnader, skatteintäkter och befolkning, 2003 års prisnivå

Förskola, förskoleklass och utbildning Källa: Vad kostar verksamheten i din kommun

Personaltätheten inom barnomsorgen

Andel inskrivna barn i förskolan

Kostnader inom äldreomsorgen (kr/per vårdtagare) Källa: Vad kostar verksamheten i din kommun

Dals Ed Aneby

Kostnader för handikappomsorgen

Individ- och familjeomsorg (kronor per invånare)

Kostnadsutvecklingen barn- och ungdomsvård

Nettokostnader övrig verksamhet år 2003

Personalutvecklingen (årsarbetare per 1000 invånare)

Reflektioner kring verksamheten Kostnaderna för vård, skola och omsorg är drygt 10 miljoner kronor högre än vad utjämningssystemet ger Kostnadsnivån för övriga verksamheter är också höga, t.ex betr. Individ- och familjeomsorgen (barn- och ungdomsvården), politiken, infrastruktur/skydd och kulturen Affärsverksamheten har förvånansvärt höga kostnader Mycket förklaras av en hög personaltäthet. Skillnaden mellan kommunens och liknande kommuners personaltäthet svarar för drygt 20 miljoner kronor

Vår grundanalys Del 1: Nulägesanalys av ekonomin Kommunens ekonomiska läge idag? Verksamheter och kostnader jämfört med andra? Del 2: Framtidsanalys av ekonomin Hur ser det ut de närmaste åren? Del 3: Analys av ekonomistyrningen Hur fungerar det idag? Förbättringsmöjligheter? Hur gör andra kommuner?

Kalkyl för Dals-Eds kommun 2003-2008 Kalkylen består av två delar En framskrivning av de demografiskt betingade behoven utifrån tillgänglig befolkningsprognos. Beräkningen görs i fasta priser. En prognos av det kommunalekonomiska resultatet. Prognosen baserar sig på den demografiska framskrivningen och Svenska Kommunförbundets bedömning av samhällsekonomins utveckling. Beräkningen görs i löpande priser.

Demografisk framskrivning En demografisk framskrivning betyder att man skriver fram kostnaderna med en procentuell utveckling som motsvarar befolkningsutvecklingen i relevant åldersgrupp Exempel; Om antalet barn i åldersgruppen 7–15 år minskar med 3 procent mellan två år minskas kostnaden med motsvarande. Man kan låta demografin slå igenom olika mycket beroende vad man exempelvis tror om möjligheten att avveckla/bygga nya lokaler etc.

Förutsättningar för kalkylen Vi utgår från räkenskaperna 2003 Vi räknar med oförändrad servicenivå bortsett från handikappomsorgen där vi räknar med en viss ökning (3 % per år) Skatteunderlag, löner samt priser utvecklas enligt vår senaste samhällsekonomiska bedömning. Vi antar samma löneutveckling i kommunen som på arbetsmarknaden i stort

Befolkningsprognos

Resursbehov åren 2003 till 2008 (Index där 2002 = 100)

Exklusive affärsverksamhet miljoner kr, fasta priser Verksamhetens kostnader 2003 och 2008 Exklusive affärsverksamhet miljoner kr, fasta priser

Resultaträkning 2003–2008 (mkr vid full demografisk anpassning)

Förklaringar till att underskottet ökar Avskrivningarna ökar med 2 mkr Stor ökning av pensionskostnaderna efter år 2005 Finansnettot försämras med 1,5 mkr Kommunen förlorar 3,3 mkr i kostnadsutjämningen 2005-2008 LSS-utjämningen innebär en ytterligare försämring på 1,5 mkr 2005-2008 Reformeffekter - t.ex +3 % per år för LSS

Besparingskrav (mkr) utöver behovet av demografisk anpassning Finansiell målsättning: Nettokostnaden får ej överstiga 96 procent av intäkterna från skatter och bidrag. 96 är ett minimum med tanke på att det negativa finansnettot uppgår till 2 procent av nettokostnaderna

Kommentarer till den ekonomiska prognosen Vår kalkyl ger ett underskott hela perioden. Nettokostnaderna i förhållande till skatter, statsbidrag och utjämning ligger betydligt över den nivå som kan anses vara långsiktigt hållbar. Prognosen över skatteunderlagsutveckling samt ändringar i statsbidragssystem (bland annat kostnadsutjämning och LSS-utjämning) utgör osäkerhetsfaktorer på intäktssidan. Till besparingsbetinget som följer av prognosen skall läggas den nödvändiga neddragningen på 7,3 mkr inom grundskolan och 6,6 mkr inom äldreomsorgen

Risker och förutsättningar i kalkylen Servicenivån; är dagens nivå tillräcklig? Löneutvecklingen; finns det rekryteringsproblem? Kostnadsanpassningen; trögheter/svårigheter? – kalkylen antar full anpassning enligt demografin Maxtaxa barnomsorgen, volymökning? Maxtaxa äldreomsorg; effekter? Statsbidrag personalförstärkning grundskola? Vilken risk utgör bostadssektorn?

Vår grundanalys Del 1: Nulägesanalys av ekonomin Kommunens ekonomiska läge idag? Verksamheter och kostnader jämfört med andra? Del 2: Framtidsanalys av ekonomin Hur ser det ut de närmaste åren? Del 3: Analys av ekonomistyrningen Hur fungerar det idag? Förbättringsmöjligheter? Hur gör andra kommuner?

Sammanfattning - Ekonomin ej i balans i nuläget Resultaten har kraftigt försämrats Eftersläpande underskott – ”ryggsäcken” Ekonomin är på väg att kraftigt urholkas Obalansen ökar framöver Soliditeten / eget kapital urholkas Utmaningen ligger i att snarast få kontroll över ekonomin bl a genom att verkställa redan fattade beslut

Ekonomin i obalans i nuläget STYRSYSTEMET Ekonomin i obalans i nuläget Utmaningen ligger i att återta kontrollen över den ekonomiska utvecklingen hantera kommande omfördelningsbehov skapa processer för att hantera tillväxt och åtstramningar samtidigt skapa utrymme för politiska prioriteringar

Är nuvarande styrsystem riggat för att hantera utmaningarna? Det finns utmaningar Är nuvarande styrsystem riggat för att hantera utmaningarna?

Krav på ett fungerande styrsystem Tydliga idéer om vad man vill med verksamheten Se sig själva i helheten Tydliga uppdrag Tydlig finansiell målsättning som ger en långsiktigt hållbar ram för verksamheten Transparent och stödjande resursfördelningssystem Löpande uppföljning som markerar ansvar och ger vägledning Tydliga signaler - Politiskt beredda att sätta ramar i linje med ekonomiska mål - Tilldelade ramar läggs till grund för verksamhetsplaneringen - Önskemål utöver ram bromsas politiskt - Budgeten skall hållas – omprioriteringar inom ram

Styrsystemet – enkäten I Faktorer som enligt enkätsvaren lett till dagens ekonomiska situation Externa faktorer: Ryckigt utjämningssystem Interna faktorer: Hög personaltäthet Politisk oenighet Otillräcklig uppföljning Oförmåga att ta itu med underskott Hög servicenivå Orealistiska budgetramar Dålig budgetdiciplin Dålig ekonomisk styrning Kultur där det är tillåtet att göra överdrag Kompetensbrist

Er egen bedömning av organisation och budgetprocess: - hur den bör vara (gröna markeringar) - hur den påverkat kommunens ekonomi under de senaste åren (röda markerinar)

Styrsystemet – intervjuerna I Tillmäter budgeteringen stor betydelse Enkätsvar kring ’signalsystemet’ reser många frågor kring - hur budgetprocessen sker - hur framförallt planering men även uppföljning genomförs - hur regelverket kring avvikelser/åtgärder fungerar - hur realistiska/förankrade budgetramar och budget är ”Spelregler” och arbetssätt uppfattas som både otydliga och otillräckliga

Centrala erfarenheter I Generella erfarenheter Centrala erfarenheter I Ta en öppen diskussion av de hinder ni ser för att nödvändiga åtgärder skall kunna genomföras - inom politiken - inom tjänstemannaorganisationen - mellan den politiska nivån och tjänstemannanivån

Centrala erfarenheter II Generella erfarenheter Centrala erfarenheter II Gör en analys av om ni har ett styrsystem som tillfredsställer basbehoven Utveckla de delar som saknas/där det brister Ta en bred diskussion av ”spelreglerna” Budget = mer pengar? Tilläggsanslag? Budgetöverskridanden?

Fördelning av utrymme (I)

Fördelning av utrymme (II)

Fördelning av utrymme (III)

Hur påverkar strukturen ramarna I exempel förskola

Hur påverkar strukturen ramarna II

Hur påverkar strukturen ramarna III

Tre lägen att tappa greppet om ekonomin Ramar beslutas: Ramar sätt utan att en finansiell målsättning beaktas. ”Det brukar bli extrapengar under hösten” Beslut om årsbudget: Anslag utöver ram beviljas. Finansiell målsättning glöms bort. Medveten underbudgetering. Ej förankrade förändringsförslag. ”Vi orkar inte med mer” Under budgetår: Slapphänt tilldelning av tilläggsanslag, svag budgetdisciplin, otydlighet om åtgärder vid avvikelser. ”Vi kan inte låta kartan bestämma terrängen.”

När sker prioriteringar idag - I

När sker prioriteringar idag - II (tilläggsbudget)

När sker prioriteringar idag – III

När sker prioriteringar idag - IV (sammanfattning)

Styrsystemet – hur arbetar ni? Arbetar med ett system med rörliga ramar Budget – vanligtvis mer resurser Tilläggsanslag Fungerar dåligt när man: Planerar med små marginaler Saknar tydlig accepterad finansiell målsättning Ekonomin ej är styrande Tillåter budgetavvikelser

Utvecklat styrsystem Överväg mer av ”fasta ramar” Lös ram Skapar oklarhet om var ansvaret ligger Inbyggs förväntan nya tillskott Ständig anpassning Central styrning Fast ram Tydlig ansvarsfördelning Ger stabila planerings förutsättningar Ej spekulativ Förskjuten anpassning Decentraliserad styrning

Styrsystemet – intervjuer och enkät Mycket negativ syn på styrningen Planeringsprocessen rymmer för få aktiviteter där strukturbeslut diskuteras – ”Framskrivning” Koppling mellan långsiktiga planer och konsekvenser av budgetbeslut saknas – ”Akutmetoden” Inga ”tvärgående” dialoger - ”Stuprör” Få incitament för kostnadsbesparingar Hur få till en rimlig inriktningsplanering?

Centrala erfarenheter III Generella erfarenheter Etablera en Plattform För Handling; Skapa en gemensam bild av nuläget Fastställ tydliga förutsättningar Skapa förutsättningar för helhetstänkande Välj strategi för anpassning

Fastställ tydliga förutsättningar; Centrala erfarenheter III – forts…. Generella erfarenheter Fastställ tydliga förutsättningar; Ta en bred politisk diskussion av den övergripande handlingsregeln ~ Ekonomin sätter gränsen för verksamheten ~ Formulera och förankra en finansiell målsättning Tydliggör vilka spelregler som skall följas: Vem ansvarar/fattar beslut om strukturförändringar? Får ambitionsnivån sänkas – vem ansvarar/beslutar? Är det tillåtet att friställa personal – vem ansvarar/beslutar?

Centrala erfarenheter III – forts…. Generella erfarenheter Helhetstänkande; Tiden då vi härskade genom söndring är över. Nu krävs helhetstänkande! Är svårt. Men skapa åtminstone förutsättningar; Engagera en bred kommunledning Information om varandra Mötesplatser med agenda för strategisk dialog Tydlig vision som visar hur man bidrar till helheten

Förslag till förädlingar Börja arbetet med att utveckla Uppdragsbeskrivningar Kvalitetsuppföljningen Fasta ramar – tidigare på året? Ta en förnyad diskussion av ’spelreglerna’ Vem skall fatta beslut om strukturförändringar? Får ambitionsnivån sänkas? Är det tillåtet och i så fall vem, får friställa personal? Är budgetöverskridanden acceptabla? Överväg ett fullt utbyggt system för resursfördelning baserad på demografi

Hur hantera anpassningsbehov? Hållbar strategi framöver? För att nå nollresultat ~17 miljoner För att nå ett rimligt mål motsvarande ekonomi i balans ~20 miljoner Nuvarande strategi ’Gnetat’? Pressarstrategi? Hållbar strategi framöver?

Utvecklat styrsystem ny inriktningsplanering Problemet Har anpassningsbehov Finns oklarheter vid strukturbeslut Realismen i budgetar ifrågasatt Nuvarande system skapar något av ’vi och dom’ Nuvarande system ger svag koppling mål-resurser Förutsätter utvecklad planeringsprocess före rambeslut där verksamhetsföreträdare ges aktiv roll

Ett exempel 31/1 Uppstartsmöte 11/2 Anvisningar för strategisk plan 31/3 Nämnderna lämnar förslag på strategisk plan  10/4 Budgetberedning – avstämning strategisk plan  27/5 KS fattar beslut om rambudget  10/6 Kommunfullmäktige fastställer rambudget  9/10 Budgetberedningen – förvaltningarnas verksamhetsplaner/budgetar  25/11 KS behandlar ev. budgetjusteringar  9/12 Kommunfullmäktige fastställer budgetar

Fastställ tydliga spelregler! Vem fattar beslut om strukturförändringar? Får ambitionsnivån sänkas? Är det tillåtet att säga upp personal? Den som säger NEJ till förändrings- och besparingsförslag ---- ---måste finansiera sitt nej med andra realistiska förslag.