Samspelet mellan NyA och Ladok - Webbutbildning 2017-06-07 Linda Strand Lundberg från Ladok3-projektet Charlotta Beijron och Amer Chuhan från UHR

Vi kommer att berätta om: - Identitetshantering – vilka uppgifter delas och vilka delas inte? - Vem gör vad i antagningsprocessen? - Förändringar jämfört med tidigare - Villkorshantering i NyA - Programhantering i Ladok - Ladok eller NyA för antagning inom program?

Identitetshantering

Gemensam hantering av personuppgifter NyA och Ladok har en gemensam hantering av identitetsuppgifter och delar på följande uppgifter om studenter: - Personnummer/Interimspersonnummer - Namn - Födelsedata - Kön - Avliden - Folkbokföringsadress - Avgiftsbefriad-medborgarskap (som har sv personnummer) - Sekretessmarkering

Gemensam hantering av personuppgifter Etablering och hantering av dessa uppgifter sker mot en gemensam tjänst vilken utgör källan till uppgifterna i de båda systemen. Uppdatering av uppgifterna kan ske genom något av följande*: - Uppdatering i Ladok - Uppdatering i NyA - Uppdatering från Folkbokföringen * Endast vissa av de gemensamma identitetsuppgifterna kan uppdateras genom Ladok/NyAs gränssnitt, medan andra kräver en uppdatering från folkbokföringen.

Etablering NyA De flesta studenterna etablerar sig själva, genom att skapa ett konto på Antagning.se eller Universityadmissions.se i samband med anmälan. Ett fåtal etableras i NyA av handläggare, då de inte haft möjlighet att etablera sig själva. (Tex sökande via brev eller e-post) Personer med skyddsbehov, som meddelar detta, etableras av handläggare och kan tilldelas ett alias.

Etablering i Ladok I vissa fall behöver studenter etableras via Ladok, då de inte antagits i NyA. Det kan röra t.ex. Studenter på forskarnivå, uppdragsutbildning, utbytesstudenter. Det finns möjlighet att etablera enstaka studenter eller flera samtidigt, genom en så kallad massetablering. För studenter som saknar svenskt personnummer kan nationella interimspersonnummer skapas, vilka sedan kan användas även i NyA.

Uppgifter som inte delas

Uppgifter som kan skilja sig åt mellan systemen Vissa uppgifter kan skilja sig åt mellan Ladok och NyA rörande studenter. Detta kan gälla: Kontaktuppgifter: E-post, telefonnummer, tidsbegränsad adress Avgifter: ”Medborgarskapsflagga” och uppehållstillstånd för att styrka befrielse från anmälnings- och studieavgifter I samband med antagning hämtas dock kontaktuppgifter och information som kan ligga till grund för avgiftsbefrielse av Ladok från NyA. (Från och med sommaren 2017 i nya Ladok)

Antagningsprocessen - vem gör vad?

Vad händer i respektive system? Ladok NyA Skapar utbildning och utbildningstillfälle. Utannonsering via Emil Publicerar underlag för anmälan inom program till NyA Publicerar meriter till NyA Tar emot antagna studenter från NyA Tar emot uppdaterade villkor, återbud och nyantagna (reserver, efterplacerade, inplacerade) Gör tillfället sökbart utifrån anmälningsmodell Tar emot underlag för anmälan inom program Möjlighet att rensa underlagen. Publicerar antagningsomgång Genomför behörighetsprövning, meritvärdering, urval, efterplacering Publicerar antagningar till Ladok. Hanterar reservantagning Hanterar behörighetsvillkor Tar emot återbud från Ladok

Förändring i Ladok jämfört med tidigare Utbildningsutbudet annonseras från Ladok. Utbildningar och tillfällen har först skapats i Ladok eller i lokala utbildningsdatabaser. I Ladok görs utsökningen av den grupp studenter som ska kunna söka tillfällen inom sina program. Detta skickas till NyA (inklusive eventuella takvärden inom program) Ladok tar emot uppdaterade/borttagna behörighetsvillkor från NyA. Ingen separat hantering finns i systemet. Förändrad teknik gör kommunikationen med NyA blixtsnabb

Förändring i NyA jämfört med tidigare NyA tar emot underlag för anmälan inom program från Ladok. Ingen separat beställning i NyA! Behörighetsvillkor hanteras på NyA-webben och förändringar tillgängliggörs för Ladok. I de fall återbud har lämnats i Ladok konsumerar NyA dessa. Förändrad teknik gör kommunikationen med Ladok blixtsnabb

Villkorshantering i NyA BM: Förbättrad maskinell efterkontroll av villkorad behörighet. Särskild behörighet: Möjlighet att ändra från ”antagen med villkor” till ”antagen” på NyA-webben. Komplettering av dagens funktion för reservantagning. Grundläggande behörighet på avancerad nivå: Möjlighet att ändra från ”behörig med villkor” till ”behörig” i NyA-klienten.  Överföring till Ladok3: Borttagning av villkor på antagna förs över till Ladok3. Samtliga förändringar produktionssätts i 17_06-leveransen av NyA, utom den första punkten, som driftsattes i 17_04.

Programhantering i Ladok Nya Ladok använder programtillfällen för att separera och hantera de tillfällen vid vilket ett program ges Ett programtillfälle innehåller uppgifter om studieperiod för hela programmet, studietakt, studierort, undervisningstid m.m. Varje programtillfälle har ett antal ingående delar, såsom kurstillfällen, kurser, ämnen – beroende på var i tid de ligger. Under ”Utbildning/dokumentation” på ladok.se finns material för den intresserade.

Exempel på innehåll I bilden visas exempel på delar som kan läggas in i en struktur. Till vänster ligger de delar som är i närtid och till höger ligger de delar som finns i programmet längre fram Utbildningstillfällen, dvs. kurstillfällen, inriktningstillfällen och kurspakettillfällen för det som ligger nära i tid. Utbildningar, dvs. kurs, inriktning, kurspaket och fritext som ligger längre bort i tiden. Möjlighet att lägga in olika typer av val som inriktningsval, kursval eller val till kurspaket.

Exempel från gränssnittet

Ladok eller NyA för antagning inom program?

Antagning inom program Se över era verksamhetsprocesser. Systemen stöder samma processer som idag, men nya Ladok innebär också större stöd för administrering av programstudenter. Antagning inom programtillfälle utan föregående anmälan hanteras i Ladok. Enkla val kan hanteras i Ladok. Behöver automatiserad behörighetsprövning ske? Använd NyA. Behöver automatiserad meritvärdering ske? Använd NyA. Behöver urval genomföras? Använd NyA.