Kompetens i högskoleadministrationen Sara Karlsson och Malin Ryttberg

Vilka är vi? Malin Ryttberg Kvalitetssamordnare, planerings- och utredningsavdelningen, KTH:s universitetsförvaltning Doktorand, skolan för teknikvetenskaplig kommunikation och lärande, KTH Central samordnare i AAE-projektet Forskningsintresse; förändring i högskolesektorn Sara Karlsson Utredare, planerings- och utredningsavdelningen, KTH:s universitetsförvaltning Doktorand, skolan för teknikvetenskaplig kommunikation och lärande, KTH Delprojektledare i AAE-projektet Forskningsintresse; administratörers roller i högskolesektorn 2 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

ADMINISTRATIVE ASSESSMENT EXERCISE (AAE) 2014 Utvärdering av KTH:s administration 3 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Varför en utvärdering av administrationen? Ökad kvalitet i administrationen Ökad kunskap om utvärdering och kvalitetsarbete bland administrativ personal Ökad synlighet för det administrativa arbetet 4SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Vad utvärderades? 1.Utbildningsprocessen ur systemstöd- och studentperspektiv/Studie- och karriärvägledning 2.Lokalförsörjning 3.Rekrytering, befordran, anställning av fakultet 4.Arbetsmiljö, komplicerade personalärenden 5.Internationella studenter 6.Avtalshantering 7.Stöd till externfinansiering 8.a. Innovation och b. samverkan 9.Dokumenthantering 10.Controllerfunktion, prognoser, budget, uppföljning 11.Internkommunikation 12.Upphandling 13.Uppföljning av utbildning och forskning 14.Internrevisionens granskningsprocess 5SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Hur gjordes utvärderingen? 6SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Vad bedömdes? ServiceKostnad Kompetens 7SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Vad visade utvärderingen? KTH ett föränderligt universitet med ”växtvärk” ny profil på administrationen: mer fakultetsstöd, mindre myndighet konflikt mellan innovation/risktagande och förutsägbarhet/riskminimering ju snabbare förändringstakt desto svårare att etablera administrativa processer Kompetensen hos medarbetarna är hög, men används inte optimalt - inte tillräckligt verksamhetsnära Vår decentraliserade organisation – otydligt vad som ska göras centralt respektive på skolorna 8 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

(forts.) Vårt arbetssätt behöver utvecklas Processorientering – välutvecklat på vissa håll men inte överallt Att arbeta strategiskt, tillsammans med akademin Samarbetet över avdelningsgränserna behöver förbättras Strategier, checklistor och mallar önskas Standardisering kontra skräddarsydda lösningar Kommunikationen behöver förbättras 9 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Vad händer nu? Uppföljningen är den viktigaste delen! Lämnas över till linjen – kontinuitet och engagemang Utvecklingsprojekt – hundratals små + ett fåtal större, strategiska Princip: många små steg 10 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Vilka var de största frågorna? Kulturella aspekter, relationer, kunskap och förståelse, dialog –mellan fakultet och administration –mellan skolor och universitetsförvaltning –inom universitetsförvaltningen Organisation: centralisering vs. utlokalisering, integrerad vs. parallell administration Arbetsformer: processtänkande Några sakområden: avtalshantering, internationella studenter, IT-utveckling och IT-stöd 11 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

EN ANNAN FORTSÄTTNING PÅ AAE… Vår forskning om administration i högskolan 12 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

StARS - Strategic Action and Response Strategies in a Changing Swedish Higher Education Landscape Mål: Fördjupad förståelse för inom lärosätena centralt initierade strategiska förändringar. Forskningsfrågor: Hur responderar u/h på externa krav? Hur navigerar u/h mellan att vara autonoma strategiska aktörer och samtidigt mottagliga och lyhörda för uppdragsgivarna? Hur legitimerar u/h internt förändringsarbete? Vilka skillnader finns mellan lärosätens agerande och eventuell koppling till profil, status och förutsättningar? 13 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Några påståenden…… Administrationen bara växer och växer… Administrationen tar resurser från utbildning och forskning… Administrationen tar för mycket tid av akademikerna, ökad självadministration… Administratörerna styr över resursfördelningen och säkerställer först sin egen överlevnad … Kärnverksamhet vs stödverksamhet eller… 14 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Administratörer i världen….och idag! 15 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Forskningsprojekt om administrativa roller Ökad förståelse för administrativa roller för att få ett bättre underlag för förbättring av verksamheten Nyansering av debatten där administrationen underförstått växer och kostar mer….. ….och där effektivisering ofta är att minska kostnader…… 16 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

VAD VET VI? 17 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Administration….vad är det? ”administration är allt skapande och all insamling, bearbetning, sammanställning och avrapportering av information till olika Intressenter /…./ som syftar till att upprätthålla, samordna och styra ett organiserat system av något slag /…../ över tid och rum.” *Administrationssamhället, Forsell&Ivarsson Westerberg SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Administration i högskolesektorn – vad är det? Administration kan vara: Arbetsuppgifter som utförs av personal anställda som administratörer. Lärare och forskare som utöver undervisning och forskning ska ägna sig åt administrativt arbete. Exempel: Administration kopplad till forskning undervisning Ingå i beslutande organ på lärosätet Delta i utvärderingar Uppdrag som prefekt, studierektor, expertuppdrag. Eller helt enkelt: Stödja kärnverksamhetens genomförande. 19 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

En administratör…..? 20 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Administratörer i högskolesektorn – officiella definitioner och indelningar SCB: Teknisk personal Bibliotekspersonal Administrativ personal I relation till totalt antal anställda – inkl. doktorander UKÄ : Bibliotekspersonal – egen grupp Övrig personal: –Teknisk och administrativ personal, lokalvårdare och arvodister I relation till totalt antal anställda – exkl. doktorander (=studerande) 21 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Antal anställda – tre kategorier 22 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Indexerad förändring av antalet anställda – bas 2001 *Adm. ökat 31% *Akad. ökat 61% 23 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Exempel från några lärosäten….. 24 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Administratörer och data – vad finns? Administratörernas utbildningsnivå: 8% har doktorsexamen – dubblering sedan 1995 (Källa: SCB: PS2 Antal anställda fördelade efter utbildningsnivå, kön och anställningskategori 2014) 48% (2009) har minst 3-årig högskoleutbildning – ökat från 31% Akademikernas fördelning av arbetstiden 2011: 41 procent av tiden åt forskning - 22 procent åt undervisning på grund och avancerad nivå 35 procent av tiden åt övriga uppgifter –varav administration 10% Källa: UKÄ: Effektivitetsanalys 2014:1 – Hur använder lärare, forskare och doktorander sin arbetsid? En studie baserad på årsverksdata 25 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Administratörernas yrkesbakgrund - nyrekryterade: 26 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

VAD VILL VI VETA? 27 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Benämningar – samma eller olika? Administratör Handläggare Utredare Kvalitetssamordnare Akademisk stödpersonal Icke akademisk personal Controller Generalist Specialist Projektledare 28 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Tidigare studier om administratörer: några exempel 29 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Forskning om administratörer i ”third space” (Whitchurch) ”Third space”- gränslandet mellan akademiker och icke- akademiker Administratörer kan verka i olika domäner Kunskapsdomänen Institutionella domänen Sektordomänen Projektdomänen Administratörers identitet kan vara Bounded Crossboundary Unbounded Blended 30 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Vi vill veta mer om… Hur ser det ut på svenska lärosäten – finns det ”cross-boundary professionals” som verkar inom ”third space” även här? I så fall – vilken roll spelar dessa administratörer i lärosätenas strategiska utveckling – att implementera planer och policyer av olika slag? t.ex. internationalisering, ranking/forskningsstöd, näringslivssamverkan… 31 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

KTH:s indelning av administratörer i AAE 32 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Vem är det som bestämmer….? 33 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Att söka svar på……1(2) Hur har utvecklingen sett ut för administrativa funktioner/ roller vid svenska u/h? Funktioner och roller – försvunna, förändrade, nya…. Hur ser kopplingen ut mellan utvecklingen och administratörernas utbildningsbakgrund och yrkeserfarenheter? Lärosäteskultur – vem är administratören i kulturen? Eller finns det flera kulturer? I huvudet på en administratör – identitet? 34 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Att söka svar på……2(2) Vilka möjliga förklaringar finns till utvecklingen? Reformer? Internationalisering? IT-utvecklingen? New Public Management och Audit society? Nya kategorier av administratörer? 35 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Avslut Administrationen bara växer och växer…. nja, andelen administratörer växer i alla fall inte mer än akademikerna …. Administrationen tar resurser från utbildning och forskning …beror av vilket stöd utbildning och forskning behöver och vill ha, betalar för….. Administrationen tar för mycket tid av akademikerna, all självadministration…. vilken administration borde inte akademikerna göra då? Administratörerna styr över resursfördelningen och säkerställer först sin egen överlevnad … är det så? Kärnverksamhet vs stödverksamhet eller…… är stödverksamheten/ administrationen faktiskt en del av kärnverksamheten? 36 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Administratören…..nu och i framtiden?! 37 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Frågor och funderingar? 38 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG

Tack! 39 SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG