Fullmäktige och revisorerna samband och samspel Fyrbodal Karin Tengdelius Lotta Ricklander

Idag  Det kommunala ansvarssystemet  Revisionens förutsättningar, uppdrag och arbete  Diskussion i grupper  Samband och samspel mellan fullmäktige och revisorerna  Diskussion i grupper  Ansvarsprövning

Det kommunala ansvarssystemet

och lekmannarevisorer God revisionssed i kommunal verksamhet 2014

Fullmäktige är uppdragsgivare Fullmäktige är det beslutande organet  beslutar om visioner, mål och riktlinjer och övriga övergripande och principiella frågor  organiserar och fördelar uppdrag  bemannar/väljer ledamöter och revisorer  beslutar om budget och skattesats  följer upp, utvärderar, omprioriterar  prövar och beslutar om ansvarstagandet  fastställer årsredovisningen

Styrelse och nämnder är uppdragstagare Styrelser och nämnder är verkställande och beredande  förvaltar och genomför verksamhet enligt fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de lagar och förordningar som gäller  fattar beslut inom ramen för sina uppdrag  bereder ärenden till fullmäktige  ser till att det finns en tillräcklig intern kontroll  återredovisar sin verksamhet och sina uppdrag till fullmäktige  verkar för samråd med de som nyttjar deras tjänster  Styrelser och nämnder har ansvar inför fullmäktige

Styrelsen har särskilda uppdrag  leda och samordna förvaltningen  ha uppsikt över nämnder, företag och förbund  följa de frågor som inverkar på utveckling och ekonomi  göra framställningar hos fullmäktige, nämnder och andra myndigheter  begära yttranden och upplysningar som behövs  bereda eller yttra sig i ärenden till fullmäktige  handha den ekonomiska förvaltningen  verkställa fullmäktiges beslut  föra kommunens talan därtill

Vad innebär ansvaret i styrelse och nämnder?  Ansvaret följer med det uppdrag som styrelser, nämnder och beredningar får av fullmäktige, enligt kommunallagen.  Ansvaret är - att bedriva verksamheten enligt fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, - att se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett ”i övrigt tillfredsställande sätt”, - att återrapportera till fullmäktige och upprätta räkenskaper.  Det är de förtroendevalda som har ansvar. Ansvaret är kollektivt, men kan i undantagsfall prövas individuellt.  Det finns en grundläggande skyldighet att förbereda sig och att delta i möten och beslutsfattande, att vara aktiv.  Ansvaret granskas av revisorerna och prövas av fullmäktige.

Revisorerna är granskare Revisorerna  granskar verksamheten i styrelse, nämnder och beredningar  rapporterar resultatet av granskningarna till de som granskas och till fullmäktige  bedömer ansvarstagandet  avlämnar en revisionsberättelse med uttalande i ansvarsfrågan Lekmannarevisorerna har motsvarande uppdrag i de kommunala aktiebolagen.

Revisionen Förutsättningar Uppdrag Arbete

Varför finns det revision?  När någon bedriver verksamhet för någon annans räkning eller med andras medel, uppstår ett behov och intresse av att kunna kontrollera och säkerställa att uppdraget utförs säkert och att det blir som det var tänkt.  Revision bidrar till att göra tydligt och synligt hur uppdrag genomförts samt att intyga tillstånd och processer i verksamheten.  Revision ger ytterst ägaren/medlemmen/medborgaren information att använda för att pröva och utkräva ansvar.

Vi har en demokratiskt förankrad revision i kommuner, landsting och regioner ”Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument med uppdrag att granska den verksamhet som bedrivs i kommunen samt pröva ansvarstagandet. Den kommunala revisionen är oberoende och granskar på fullmäktiges uppdrag och därigenom indirekt också för medborgarna. Med sin granskning och prövning bidrar revisorerna till en effektiv verksamhet samt att värna demokrati, mänskliga rättigheter och rättssäkerhet.” God revisionssed i kommunal verksamhet 2014

Revisionens förutsättningar ●Fullmäktige väljer minst 5 revisorer. ●Varje revisor är självständig. ●Fullmäktige beslutar om revisionsreglemente. ●Fullmäktige beslutar om revisorernas anslag/budget. ●Revisorerna ska anlita sakkunniga, som de själva väljer. ●Revisorerna har rätt att få de upplysningar de behöver. ●Revisorerna har initiativrätt i fullmäktige, styrelse och nämnder. ●Lekmannarevisorer i AB och revisorer i stiftelser väljs ur den kommunala revisionsgruppen.

Oberoende  Oberoendet är centralt för trovärdighet och legitimitet.  Oberoende innebär att stå fri gentemot den som ska granskas och den som är uppdragsgivare samt att självständigt och objektivt granska och pröva.  Ett absolut oberoende finns inte, men oberoendet måste uppfattas vara tillräckligt. God revisionssed i kommunal verksamhet 2014

Revisionens uppdrag ●Revisorerna granskar all verksamhet årligen ●Revisorerna prövar måluppfyllelse och effektivitet räkenskaper intern kontroll ●Granskning enligt god revisionssed i kommunal verksamhet ●Revisorerna rapporterar sin granskning och bedömning i Revisionsrapporter Bedömning av delårsrapport Revisionsberättelse ●Revisorerna uttalar sig om ansvarsfrihet kan tillstyrkas eller ej

Revisionsprocessen Planera  Samla kunskap och erfarenhet  Riskanalys  Aktiva val  Revisionsplan Granska  Årlig granskning - grundläggande - fördjupad - DR och ÅR  Planering  Genomförande  Rapportering  Uppföljning Pröva  Sammanfatta och samråda  Analysera och bedöma  Revisionsberättelse God revisionssed i kommunal verksamhet 2014

Kommunikation och dialog ”Att kommunicera och skapa en bra dialog är grundläggande för ett effektivt revisionsarbete. Det stärker ömsesidig kunskap och förståelse och bidrar till revisorernas förankring och legitimitet.” ”Att arbeta stödjande och framåtsyftande med synpunkter, råd och rekommendationer, står inte i strid med revisorernas oberoende. Ett effektivt revisionsarbete förutsätter dialog och förtroende mellan revisorerna och de som granskas” God revisionssed i kommunal verksamhet 2014

Reflektera och diskutera  Finns det en gemensam kunskap om och syn på uppdrag och ansvar kommunen – i fullmäktige, styrelser och nämnder och i revisionen?  Vilka utmaningar finns i ansvarssystemet?

Samband och sampel mellan fullmäktige och revisorerna

Ömsesidigt behov av dialog  Fullmäktige som uppdragsgivare behöver information från revisorerna för att följa upp, utvärdera, omprioritera och pröva ansvar.  Revisorerna behöver fullmäktiges erfarenheter och insikter om utveckling, aktuella beslut och skeenden som underlag för sin riskanalys.  En tät koppling stärker effekten av revisionen och förebygger ansvarsprövningen.

Hur kan fullmäktige få största nytta av revisionen?  Organisera och styra så revisionen blir så bra som möjligt  Få bidrag i den egna styrningen genom dialog och aktiv rapportering  Se till så att granskningen får effekter genom krav på åtgärder  Använda granskningen som input i ansvarsprövningen

Organisering Val Föreskrifter Resurser Revisorerna Styrelse/nämnder Fullmäktige Fullmäktiges pres. Information Beslut och åtgärder Uppföljning Ansvarsprövning Det hänger ihop….

Hur kan revisorerna få största ”nytta” av fullmäktige?  Genomtänkt nominering och val av revisorer  Bidrag i samtal om ansvar, främst i början av mandatperioder  Ett modernt revisionsreglemente  Löpande och aktiv dialog med presidiet  Bidrag i bedömning av risker (gemensam riskanalys?)  Löpande kommunikation med hela fullmäktige  Aktiv behandling av revisionsresultat i fullmäktige  ?

Revisionsprocessen Planera  Samla kunskap och erfarenhet  Riskanalys  Aktiva val  Revisionsplan Granska  Årlig granskning - grundläggande - fördjupad - DR och ÅR  Planering  Genomförande  Rapportering  Uppföljning Pröva  Sammanfatta och samråda  Analysera och bedöma  Revisionsberättelse Ur God revisionssed i kommunal verksamhet 2014

Årlig granskning enligt god revisionssed (s 43) Den årliga granskningen omfattar grundläggande granskning (basgranskning), fördjupad granskning samt granskning av årsredovisning och delårsrapport. Den grundläggande granskningen:  Är den granskning som genomförs varje år avseende styrelse och nämnder.  Är en löpande insamling av fakta och iakttagelser.  Ger underlag för att bedöma styrelsens och nämndernas: - styrning, uppföljning och kontroll - säkerhet i redovisningssystem och rutiner - måluppfyllelse

Grundläggande granskning vad handlar det om?  Revisorerna följer löpande verksamheten, på olika sätt (dokument, ärenden, beslut, besök mm)  Revisorerna har dialog med styrelse och nämnder om mål, uppdrag, ansvar, styrning och resultat  Revisorerna bedömer förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll  Revisorerna verifierar vid behov genom granskningsinsatser (t ex om beslut verkställs och mål uppnås, om system och rutiner inom redovisningsområdet fungerar etc.)  Revisorerna själva är ofta delaktiga i den grundläggande granskningen  Sakkunniga genomför delar av den grundläggande granskningen på uppdrag

Grundläggande granskning vanliga frågor Har styrelse och nämnd  tolkat mål och uppdrag från fullmäktige; brutit ned dessa så de fungerar som styrsignaler?  utarbetat en egen riskanalys?  uppföljning och rapportering av verksamhetens resultat samt beslut om åtgärder vid avvikelser?  ekonomistyrning och kontinuerlig ekonomisk uppföljning och rapportering?  ett systematiskt arbete med sin interna kontroll?  tydliga beslutsunderlag och protokoll?

Exempel på aktiv behandling av revisionsrapporter i fullmäktige  Revisorernas rapporter går direkt till fullmäktige. Samtidigt även till ansvarig styrelse/nämnd.  Eventuell föredragning i fullmäktige.  Fullmäktige beslutar om hantering av rapporten t ex begär svar från de som granskats.  Svar tas upp i fullmäktige. Eventuell debatt.  Fullmäktige beslutar om eventuella ytterligare åtgärder.  Uppföljning av åtgärder.

Reflektera och diskutera  Hur vill vi utveckla vår samverkan mellan fullmäktige och revisorerna?  Vad önskar/behöver vi av varandra?

jan feb mar apr maj juni juli aug sep okt nov dec ”Årshjul” Fullmäktige och revisorern a Återrapportering från nämnder Riskanalys Revisionsplan Bolagsstämmor Granskningsrapporter bolagen Årsredovisning från KS Revisionsstrategi Budgetbeslut 2 Revisionsrapporter Budgetbeslut 1 Beredning ansvarsprövning Årsredovisning bolagen Revisorernas förvaltning Återrapportering från bolagen Revisionsberättelse Delårsrapport Ansvarsprövning och årsredovisning

Fullmäktiges ansvarsprövning

Vad är fullmäktiges ansvarsprövning? Ett led i styrningen Fullmäktige godkänner, kritiserar, förändrar…. Förutsätter att fullmäktige är tydliga med uppdrag, mål, resultatkrav etc. En formell funktion Skyddar kommunens intressen och tillgångar. Förtroendevalda kan entledigas, skadeståndstalan kan väckas. Ger signaler till medborgarna Visar utåt hur fullmäktige uppfattar att förtroendevalda tar sitt ansvar. Ur ”Fullmäktiges ansvarsprövning” SKL 2012

Vad gäller formellt Fullmäktige ska - bevilja eller vägra ansvarsfrihet senast 30/6 - ta egen ställning till eventuell anmärkning från revisorerna - vid anmärkning inhämta förklaring - motivera sina beslut, om det inte är ”uppenbart obehövligt” Fullmäktige kan - rikta egen anmärkning, även om inte revisorerna gjort det - återkalla uppdrag (om ansvarsfrihet vägrats) - väcka skadeståndstalan (-”-)

Steg i ansvarsprövningen Ur ”Fullmäktiges ansvarsprövning” SKL 2012 Viktigt med tydlig och begriplig process!

Hur bedömer revisorerna?  Revisorerna tillstyrker ansvarsfrihet > 95 %  Revisorerna riktar anmärkning 2-3 %  Revisorerna avstyrker ansvarsfrihet < 1 % Baseras på en uppskattning av antalet möjliga ansvarsprövningar i landet. 290 kommuner + 20 landsting x 5 revisionsobjekt = 1550 möjliga fall

Anmärkningar

Ansvarsfrihet

Ansvarsprövningsbanken En databas om ansvarsprövning i kommuner, landsting och regioner. Finns på under Ansvarsprövningwww.skl.se/revision Visar senaste 5 åren Innehåller revisionsberättelser, PM, fullmäktiges protokoll.

Revisionsdelegationen  Anna Wiklund, landstinget i Uppsala län ordförande  Bert Öhlund, Västerbottens läns landsting vice ordförande  Elisabeth Löf, landstinget Västmanland  Christine Högberg, Kramfors kommun  Carl-Olof Bengtsson, Växjö kommun  Jan Rönngren, Strömsunds kommun  Krister Stensson, Västra Götalandsregionen  Monica Brodén, Region Östergötland  Marianne Eriksson, Region Jönköping  Nils Westling, Söderhamns kommun  Hans Backman, Region Gävleborg

SKL:s ståndpunkter avseende den kommunala revisionen (AU jan 2014) Den form vi idag har för kommunal revision är bra. Kombinationen med den demokratiska förankringen och yrkeskunskap ger förutsättningar för en kvalitativ revision. Områden där SKL är beredda att driva på arbetet till förändringar inom ramen för nuvarande system: Stärka revisorerna och deras sakkunnigas arbete enligt god sed (kompetens, metoder, m.m.) Stärka revisorernas beställarkompetens (t.ex. synliggöra revisorernas behov av beställarstöd) Stärka revisorernas resurser (fullmäktige måste ge rimliga förutsättningar) Utveckla revisorernas dialog med fullmäktige och nämnder ytterligare Ställningstagande med anledning av Kommunallagsutredningens tilläggsdirektiv

Revisionsdelegationens uppdrag  Återkommande uppdatera, dokumentera och fastställa god revisionssed i kommunal verksamhet.  Vara samrådsorgan till förbundets löpande intressebevakning, utvecklings- och serviceinsatser inom revisionsområdet.  Inom uppdraget ska delegationen ha ett löpande och nära samråd med dem som sakkunnigt biträder de förtroendevalda revisorerna enligt kommunallagen.

SKLs styrelse har beslutat att: föra en dialog med medlemmarna om revisionen i dag och i framtiden för att…  lyfta upp revisionens värde för demokrati, rättssäkerhet och effektivitet  belysa revisionens betydelse, förutsättningar och finansiering  belysa riskerna med otillräcklig revision och möjliga konsekvenser Målet är att alla ska ha en revision som lever upp till lagstiftarens krav och uppdragsgivarens och medborgarens behov och förväntningar.

Kommun Folkmängd Antal revisorer Netto- kostnader revision därav lön + Po därav köp av verksamhet Netto revisionskostnad andel av total kostnad (promille) Netto revisionskostnad per invånare (kronor) Bengtsfors ,8256 Dals-Ed ,0276 Färgelanda ,0664 Lysekil ,4631 Mellerud ,7954 Munkedal ,1168 Orust ,7043 Sotenäs ,9664 Strömstad ,9060 Tanum ,9156 Trollhättan ,5935 Uddevalla ,5132 Vänersborg ,5131 Åmål ,5739 Revisionskostnader Fyrbodal 2014

Revisionskostnad 2014 – spridning kommungrupper KommunstorlekAntal kommuner Revisionskostnad i genomsnitt (tkr) LägstHögst – – – – –

Nyckeltal revisionskostnad - serie Revisionskostnad per invånare, snitt (kr) Kommuner Landsting/regioner Revisionskostnad/ verksamhetskostnad, snitt (‰) Kommuner0,870,860,870,910,96 Landsting/regioner0,600,670,790,90

Revisorernas resurser  Ska räcka till alla aktiviteter för både revisorerna och deras sakkunniga biträden.  Ska täcka all granskning – grundläggande och fördjupad samt granskning av DÅR och ÅR  Ska även täcka förvaltningsstöd som innefattar: Administration Diarieföring och arkivering Upphandling Kvalitetssäkring M.m.

Exempel budgetunderlag (1) PosterTkr 1. Revisorer  Arvoden och sammanträdesersättning – fast och rörlig  PO-pålägg på ovanstående  Utbildning, konferenser, nätverk  Resor, traktamente  Övrigt (t ex lokaler, IT, material) Summa revisorer 2. Förvaltningsstöd  Uppdragsledning  Administration (diarieföring, mötesplanering m.m.)  Upphandling  Kvalitetssäkring Summa förvaltningsstöd Exempel budgetunderlag med kommentarer finns på under Fakta om revisionen/Revisorernas ekonomi

Exempel budgetunderlag (2) PosterTkr 3. Granskningsinsatser  Riskanalys  Grundläggande granskning styrelse och nämnder  Fördjupade granskningar:  1.  2.  3.  Osv.  Granskning Årsredovisning  Granskning Delårsrapport  Uppföljningar  Oförutsett Summa granskningsinsatser Totalt budget år 20XX 4. Lekmannarevisionen?

Vad betyder förvaltningsstöd? Utöver sakkunnigstöd för granskning har de förtroendevalda revisorerna behov av ett kontinuerligt förvaltningsstöd för: Upphandling av sakkunnigstöd för revisionstjänsterna och uppföljning av upphandlade tjänster Löpande administration uppgifter (mötesplanering, minnesanteckningar/protokoll, posthantering, diarieföring, arkivering, webb etc.) Revisionsprocessen (riskbedömning, planering, styrning och kvalitetssäkring av de sakkunnigas granskningar) Prövningen (sammanställning och bedömning av årets granskningar) inför uttalandet i revisionsberättelsen Dialog och kommunikation med fullmäktige och granskade (förberedelser) Mediakontakter (underlag m.m.)