Sundsvalls kommuns Servicecenter HR, IT, Ekonomi Jonas Borg, koncernstaben, Sundsvalls kommun

Att effektivisera verksamhetsstödet -Jag redovisar både vägen dit, och problem på vägen. -Jag svarar på frågan ”Varför?” -Jag fokuserar på Ekonomi -Jag beskriver en del reflektioner

Vad är ett Servicecenter? Ger stöd internt och/eller externt Standardiserade och automatiserade processer Gemensamma system Tydlig styrning av verksamheten genom tjänstekatalog och Serviceavtal (SLA) En kultur av uppföljning och kontinuerlig förbättring

Hur satte vårt Servicecenter igång? Under hösten 2013 genomfördes en övergripande nulägesanalys av HR, IT, ekonomi, upphandling samt information, administration & service som visade på en rad förbättringsområden; Låg grad av standardisering när det gäller processer, system, tjänsteutveckling, uppföljning. Nyttjandet av Service och tekniks tjänster sker till viss del på frivillig basis Funktionerna är inte fullt ut konsoliderade utan personalen är spridd i organisationen

Grundprinciper Standardisering Alla processer skall vara standardiserade Tjänster Alla tjänster skall vara obligatoriska, givet att de nyttjas Tjänsteutveckling Standardiserad process för tjänsteutveckling Lokalisering Samlokalisering av all personal Uppföljning Standardiserad uppföljningsmodell med etablerade effektmål och mätetal

Syfte och mål Syftet är att leverera ändamålsenliga, tydliga och kostnadseffektiva tjänster. Målet är att nå en initial effektivisering av verksamheten med 15-20% till 2016, och en årlig effektivisering av verksamheten med 3-5%. Utgick från erfarenheter från andra Servicecenter

Reflektioner såhär långt… -Kommunikationsfrågan var lågt prioriterad -”Detta är abstrakt och berör inte mig” -Det finns ett Servicecenter i kommunen, förvaltningen Service och teknik -Tjänster till alla förvaltningar och ett par bolag -Ekonomiservice, lön och pension, IT (alla förvaltningar och bolag), upphandling, fastigheter… -”Hur ska vi kunna spara så mycket när vi redan har centraliserat?”

Servicecenter nästa steg -Fördjupad förstudie till september Den nya politiken accepterade inte förslag på organisationsform. -Processkartläggning + förarbete till ca mars Därefter genomförandet. -Projektet leds av styrgrupp Servicecenter, samt styrgrupper Ekonomi, HR och IT. -Delprojektledare + delprocessledare. -Beslut i december 2014 om vilka ekonomiprocesser som ska in i Servicecenter. -Leverantörsreskontra, kundreskontra, redovisning.

Ytterligare reflektioner… -Vad var utgångsläget för analysen? Vad var ”bör-läget”? -Det krävdes en kvalitetssäkring av sifferunderlaget -Konsulterna var vana vid att göra det mesta jobbet själva -Hur mycket ledningskapacitet behövs? Hur mycket konsulttid? -Besparing i tid, i pengar? -Ledningsdiskussioner. Oro och osäkerheter. Informationsunderläge. Brister i processen. -Ska bli bra i slutändan. Förändringar är sällan smärtfria.

Beslutsunderlag Ekonomi -Leverantörsreskontra -Kundreskontra -Redovisning -Inte: finans, bokslut, controlling, koncernekonomi mfl -Kom ihåg: förvaltningar och bolag -Det finns egentligen inget hinder att ta stort grepp på en gång. -Jag ville att Servicecenter först och främst skulle fungera. Därefter eventuellt ta nästa steg.

Dragning beslutsunderlaget

Lite om bemanningen -Tidigare: effektivisering, standardisering innan överflyttning till Servicecenter -Nu: en hel del av effektiviseringen sker efter start. (Omförhandlat) -Ekonomi: från 55 upp till 43 upp till 45 -IT: från 71 upp till 59 upp till 71 -HR: från 32 upp till 27 upp till 31 -Totalt: från 158 upp till 129 upp till 147

Råd på vägen -Ta konkreta beslut och håll er till dem. -Ta gärna hjälp utifrån, men håll ögonen öppna för kulturkrockar. -Håll tempot uppe! Det ska kännas att det går lite fort. -Kommunikationsplan! -Fånga upp osäkerheter i riskbedömningar och samtal. -Se till att cheferna får bra underlag för att kommunicera. -Följ upp att kommunikationen fungerar hela vägen ut. -Var tydlig med vad ni menar när ni pratar effektiviseringar. (Tid är ofta inte pengar.)