Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Malmö stads projekt kring dokument och ärendehantering Åsa Jarlstam Systemförvaltare Stadskontoret.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Malmö stads projekt kring dokument och ärendehantering Åsa Jarlstam Systemförvaltare Stadskontoret."— Presentationens avskrift:

1 Malmö stads projekt kring dokument och ärendehantering Åsa Jarlstam Systemförvaltare Stadskontoret

2 Malmö stad fakta Kommunfullmäktige Stadskontoret Kommunstyrelsen FritidsförvaltningenKulturförvaltningenMiljöförvaltningenServiceförvaltningen Sociala resursförvaltningen FastighetskontoretStadsbyggnadskontoretGatukontoretFörskoleförvaltningenGrundskoleförvaltningen Gymnasie- och vuxenutbildnings- förvaltningen Stadsområdesförvaltnin g Norr Stadsområdesförvaltnin g Öster Stadsområdesförvaltnin g Söder Stadsområdesförvaltnin g Väster Stadsområdesförvaltnin g Innerstaden Stadsrevisionen 18 förvaltningar varav 5 stadsområden och 3 skolförvaltningar

3 Ca st. tillsvidareanställda varav ca st. är direkt berörda av ärendeprocessen och ca 500 st. är registratorer Aktuella siffror Antal användare i Platina: 2250 st. Förtroendevalda och tjänstemän i Netpublicator: 1030 st. Malmö stad fakta

4 Från en systemförvaltares perspektiv

5 Vad har vi gjort? Nytt ärendehanteringssystem Platina Ärendeprocess Digitala nämndssammanträdet Skapat möjligheter genom komptensutveckling inom området offentlighet och sekretess, utbildningar i systemet och vi har fått medarbetare att inse vikten av nytt arbetssätt Vi har gjort det tillsammans med bland annat: Serviceförvaltningen IT-service

6 Medverkaprojektet Medverkaprojektet

7 Malmö stads införande

8 TRYGGA rättsäkerheten och kvalitet i våra processer. Lättare att följa lagen! SPRIDA information till både Malmöbor och anställda på ett säkert sätt, men också sprida kunskaperna så vi lär oss att bli bättre. SYNKA arbetssätten så att alla i Malmö jobbar lika och på smartast sätt. SÖKA och finna rätt information när jag behöver den. Både idag och om 100 år. Skapa förutsättningar för en digital hantering och tillgänglighet till information, på ett strukturerat och säkert sätt

9 Budskapsmodell Dokument- & ärendehantering Varför? Konsekvense r Vad? E-samhället  nya krav Alla gör olika Låg kvalitet i diariet Låga kunskapsnivåer Lagen följs inte Omoderna arbetssätt Omoderna verktyg Krav på digitalisering Frustrerade medarbetare E-samhället  nya krav Alla gör olika Låg kvalitet i diariet Låga kunskapsnivåer Lagen följs inte Omoderna arbetssätt Omoderna verktyg Krav på digitalisering Frustrerade medarbetare En effektiv ärendeprocess En gemensam informationsstruktur En organisation med förutsättningar för kontinuerlig utveckling Vi ska kunna: Söka och finna information Samarbeta enkelt Sprida information på ett tryggt och säkert sätt Enkelt följa lagen Få överblick & förstå våra processer Skippa så många papper som möjligt Vi ska kunna: Söka och finna information Samarbeta enkelt Sprida information på ett tryggt och säkert sätt Enkelt följa lagen Få överblick & förstå våra processer Skippa så många papper som möjligt Men då måste vi: Utveckla ett tydligt ägarskap Utöka finansieringen för att kunna förvalta kvalitativt Organisera ändamålsenligt med stödfunktioner lokalt i förvaltningarna Fortsätta kvalitetsarbetet i linjeorganisationen Förbättra IT-infrastrukturerna och förutsättningarna för att hantera känslig information digitalt Men då måste vi: Utveckla ett tydligt ägarskap Utöka finansieringen för att kunna förvalta kvalitativt Organisera ändamålsenligt med stödfunktioner lokalt i förvaltningarna Fortsätta kvalitetsarbetet i linjeorganisationen Förbättra IT-infrastrukturerna och förutsättningarna för att hantera känslig information digitalt

10 Ersätta ett system?

11 Malmö stads ärendeprocess

12 Vår införandemetod - Ett införandeprojekt per varje förvaltning - Egna projekt med egna resurser för ett hållbart resultat

13 Förberedelser Projektplanering Processöversyn Konfiguration Utbildning Stöd vid driftstart Projektavslut Inventering av verksamhetens förutsättningar och behov Projektplan med fastställda projektmål, aktiviteter, resurser och tidplan Handlingsplan för att arbeta enligt den kommungemensamma ärendeprocessen Underlag för att skräddarsy systemstöden Kompetensförstärkning inom offentlighet & sekretess, ärendeprocessen och systemstöden Dialog och samordning inom verksamheterna/rollerna Projektrapport och restlista – handlingsplan framåt

14 Förändringskommunikation & delaktighet

15

16

17 Snart ett styrande dokument!

18 Förvaltning - Förvaltningsorganisation Dokument & ärendehantering Förvaltning 1,5 systemförvaltare 1 processförvaltare 1 systemadministratör Förvaltning 1,5 systemförvaltare 1 processförvaltare 1 systemadministratör Styrgrupp PM3 Kanslidirektör Kanslichef IT-strateg Styrgrupp PM3 Kanslidirektör Kanslichef IT-strateg Förvaltningar Processansvarig Stödfunktioner för ärendeprocessen och IT- systemen Process- och referensgrupper Förvaltningar Processansvarig Stödfunktioner för ärendeprocessen och IT- systemen Process- och referensgrupper I objektet ingår den gemensamma ärendeprocessen och IT-stöden för dokument- och ärendehantering, digitala sammanträden och register över förtroendevalda Styrgruppen beslutar om årliga förvaltningsplaner som styr förvaltnings- & utvecklingsarbetet Förvaltningarna deltar i planeringsarbetet Utveckling sker i faser med 1-3 uppgraderingar/år

19 Vi arbetar tillsammans!

20 Förvaltningsplan för objektet Dokument och Ärendehantering

21 Vad förvaltas just nu i objektet?

22 Malmö stads ärendeproces s

23 Förtroendemannaregister

24 Ärendesök

25 Reflektioner Kommuncentralt beslut med tillhörande budget Uppdragsbeskrivning med avgränsningar Projektledare och resurser Styrgrupp Införandemetod Projekt över tid – dela upp i etapper och avrapportera Ha helikopterperspektiv, ha flexibilitet och omgruppera – framförallt räkna med att planera om Ha en förvaltningsorganisation med som resurs vid driftsättning Förvaltningsmodell för fortsatt hållbart arbetsätt Skapa delaktighet genom insyn, möten och utbildning. Ta hjälp av en kommunikatör. Låt förändring få ta tid!

26 Övriga frågor? Tack för idag!


Ladda ner ppt "Malmö stads projekt kring dokument och ärendehantering Åsa Jarlstam Systemförvaltare Stadskontoret."

Liknande presentationer


Google-annonser