Fullmäktige och revisorerna SAMBAND OCH SAMSPEL

Den här bildserien kompletterar skriften ”Fullmäktige och revisorerna” och kan användas i lokala presentationer och diskussioner. Den innehåller även förslag till diskussionsfrågor. Användaren är fri att välja bilder och komplettera med egna. Bildserien har uppdaterats gentemot God revisionssed i kommunal verksamhet Läs mer: ”Fullmäktige och revisorerna” SKL ISBN

Fullmäktige är revisorernas uppdragsgivare. Revisorerna är fullmäktiges instrument för granskning och prövning. Ett utvecklat samspel mellan fullmäktige och revisorerna bidrar till att stärka såväl granskningen som ansvarsprövningen. ”En väl fungerande revision och ett tydligt ansvarsutkrävande är viktiga delar i den kommunala självstyrelsen och i den lokala demokratin. De bidrar till att skapa legitimitet och förtroende för den kommunala sektorn.”

Innehåll  Det kommunala ansvarssystemet (bilderna 5-15)  Samband och samspel mellan fullmäktige och revisorerna (bilderna 16-24)  Om den kommunala revisionen (bilderna 25-41)  Några lagtexter (bilderna 42-46)

Det kommunala ansvarssystemet

Bilden visar det kommunala ansvarssystemet; ansvarsrelationerna mellan medborgarna, beslutande, verkställande och granskande. På följande bilder kommenteras de olika aktörernas uppdrag och ansvar

Fullmäktige är uppdragsgivare Fullmäktige är det beslutande organet  beslutar om visioner, mål och riktlinjer och övriga övergripande och principiella frågor  organiserar och fördelar uppdrag  bemannar/väljer ledamöter och revisorer  beslutar om budget och skattesats  följer upp, utvärderar, omprioriterar  prövar och beslutar om ansvarstagandet  fastställer årsredovisningen

Styrelse och nämnder är uppdragstagare Styrelser och nämnder är verkställande och beredande  förvaltar och genomför verksamhet enligt fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de lagar och förordningar som gäller  fattar beslut inom ramen för sina uppdrag  bereder ärenden till fullmäktige  ser till att det finns en tillräcklig intern kontroll  återredovisar sin verksamhet och sina uppdrag till fullmäktige  verkar för samråd med de som nyttjar deras tjänster

Vad är intern kontroll? Intern kontroll innebär att det finns systematiskt ordnade kontroller i organisation, system, processer och rutiner; kontroller som planeras, organiseras, genomförs och följs upp. Varje styrelse och nämnd har ansvar för att se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Reflektera: Hur är den interna kontrollen arrangerad i praktiken? Läs mer: ”På den säkra sidan. Om intern kontroll för förtroendevalda i kommuner och landsting” SKL ISBN

Styrelsen har också särskilda uppdrag  leda och samordna förvaltningen  ha uppsikt över nämnder, företag och förbund  följa de frågor som inverkar på utveckling och ekonomi  göra framställningar hos fullmäktige, nämnder och andra myndigheter  begära yttranden och upplysningar som behövs  bereda eller yttra sig i ärenden till fullmäktige  handha den ekonomiska förvaltningen  verkställa fullmäktiges beslut  föra kommunens talan

Vad är uppsikt? Uppsikt innebär att styrelsen aktivt ska informera sig om att de övriga nämnderna, de kommunala företagen och eventuella kommunalförbund bedriver sin verksamhet enligt fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer, att lagar och förordningar följs och att den ekonomiska förvaltningen är effektiv och säker. Reflektera: Hur genomför styrelsen sin uppsikt i praktiken?

Revisorerna är granskare Revisorerna  granskar verksamheten i styrelse, nämnder och beredningar  rapporterar resultatet av granskningarna till de som granskas och till fullmäktige  bedömer ansvarstagandet  avlämnar en revisionsberättelse med uttalande i ansvarsfrågan Lekmannarevisorerna har motsvarande uppdrag i de kommunala aktiebolagen.

Styrelser och nämnder har ansvar  Som uppdragstagare har styrelse och nämnder ett ansvar *) inför fullmäktige.  Även beredningar i fullmäktige har ansvar.  Fullmäktige prövar ansvaret årligen. Det sker med revisorernas granskning som grund.  Fullmäktige kan bevilja eller neka ansvarsfrihet. Fullmäktige kan också rikta anmärkning. *) Ibland benämns detta ansvar för revisionsansvar

Vad innebär ansvaret? Ansvaret följer med det uppdrag som styrelser och nämnder får av fullmäktige, att  genomföra och förverkliga fullmäktiges mål och beslut  arbeta efter givna förutsättningar, enligt lagar och föreskrifter  ha en tillräcklig intern kontroll i verksamheten  återrapportera till fullmäktige. De förtroendevalda har ansvaret. Revisionsansvaret är i grunden kollektivt. Ett individuellt ansvar kan prövas undantagsvis. Uttolkning i ”God revisionssed i kommunal verksamhet”

Diskutera  Är uppdrag och ansvar i det lokala ansvarssystemet tydliga och kända?  Hur reflekterar du/ni i vardagen om ansvaret?  Har vi en gemensam kunskap och uppfattning om detta, som ledamöter i fullmäktige, beredningar, styrelse, nämnder och revision?  Något vi behöver göra i vår kommun? Behov av mer utbildning och diskussion?

Samband och samspel mellan fullmäktige och revisorerna

Samspel för gemensam utveckling  Revisionen är hela fullmäktiges verktyg.  Det är ett invånar- och medborgarperspektiv som bör sättas i förgrunden.  Fullmäktiges förhållningssätt till revisionen är avgörande för revisionens förutsättningar och möjlighet att fungera som ett demokratiskt kontrollinstrument.  Partierna behöver ha en genomtänkt nomineringsstrategi. Ur ”En stärkt kommunal revision”, Prop. 1998/99:66

Fullmäktiges ansvar och redskap - som uppdragsgivare till revisorerna  Organisering beslutar om antal revisorer, väljer revisorer och sammankallande/ordförande  Föreskrifter beslutar om revisionsreglemente och ägardirektiv i företagen  Ekonomi bereder och beslutar om anslag till revisorerna i kommunen; säkrar medel till lekmanna- revisionen i bolagen

Ömsesidigt behov  Fullmäktige som uppdragsgivare behöver information, granskning och andra underlag för att följa upp, utvärdera, omprioritera och pröva ansvar.  Revisorerna behöver fullmäktiges erfarenheter och insikter om utveckling, aktuella beslut och skeenden, särskilt nu när revisorerna inte samtidigt kan ha uppdrag i fullmäktige.  Det finns ett ömsesidigt behov av dialog och kommunikation, särskilt viktig runt ansvarsprövningen.  Dialog med respekt för revisorernas oberoende.

Samspel fullmäktiges presidium och revisorerna  Kontinuerliga träffar – hur ofta och när?  Deltagare – presidiet, revisorerna, sakkunniga, tjänstemän?  Initiativ och ansvar, former?  Frågor på agendan t ex - omvärldsbevakning och riskbedömning - fullmäktiges förväntningar - större granskningar och dess resultat - delårsrapporten - revisionsberättelsen och ansvarsprövningen - revisionens förutsättningar; ekonomi, sakkunniga etc.  Särskilt viktigt med samspel i ansvarsprövningsprocessen!

Samspel hela fullmäktige och revisorerna  Revisorerna på plats under fullmäktiges möten  Rapportering av granskningsresultat; muntligt och skriftligt  Stående punkt på dagordningen?  Fördjupad revisionsdialog - granskningar presenteras; frågor och diskussion, ev. beslut om hantering? - styrelsens/nämndens svar tas upp; frågor och diskussion - eventuella beslut om åtgärder och uppdrag från fullmäktige - återrapportering av uppdrag till fullmäktige  Föredragning av revisionsberättelsen och granskningsrapporter avseende bolagen  Information, utbildning, temadagar, seminarier, hearings  Initierade ärenden från revisorerna

Samspel i ansvarsprövningsprocessen  Löpande dialog om ansvarsbedömningen och grunderna  Tidiga signaler vid risk för anmärkning och avstyrkt ansvarsfrihet  Samordnad process för ansvarprövningen i hela ”koncernen”, tydlig tidtabell  Bestämd ordning för beredning av ansvarsprövningen i fullmäktige

Revisorernas hemsida Viktig för information till och kontakt med  medborgarna och media  förtroendevalda och verksamhet Tillgänglighet och tydlighet om  revisorernas uppdrag och roll  kontaktuppgifter  arbetssätt  planerade insatser  genomförda granskningar och resultat  revisionsberättelse och granskningsrapporter

Diskutera  Hur vill vi att kommunikationen mellan revisorerna och hela fullmäktige ska fungera? Kan den utvecklas/stärkas?  Kan dialogen mellan fullmäktiges presidium och revisorerna fördjupas? - Hur ofta och när, viktiga tidpunkter - Initiativ och ansvar - Viktiga frågor  Något vi behöver göra i vår kommun? Behov av mer diskussion?

Om den kommunala revisionen

Varför finns det revision?  När någon bedriver verksamhet för någon annans räkning eller med andras medel, uppstår ett behov och intresse av att kunna kontrollera och säkerställa att uppdraget utförs säkert och att det blir som det var tänkt.  Revision bidrar till att göra tydligt och synligt hur uppdrag genomförts samt att intyga tillstånd och processer i verksamheten.  Revision ger ytterst medborgaren/ägaren/medlemmen information att använda för att pröva och utkräva ansvar.

En demokratiskt förankrad revision ”Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument med uppdrag att granska den verksamhet som bedrivs i kommunen samt pröva ansvarstagandet. Den kommunala revisionen är oberoende och granskar på fullmäktiges uppdrag och därigenom indirekt också för medborgarna. Med sin granskning och prövning bidrar revisorerna till en effektiv verksamhet samt att värna demokrati, mänskliga rättigheter och rättssäkerhet.” Ur ”God revisionssed i kommunal verksamhet”

Kort om den kommunala revisionen  Revisorerna är förtroendevalda - för att det ska finnas en demokratisk förankring  Fullmäktige utser minst 5 revisorer på 4 år  Ur gruppen revisorer utser fullmäktige även lekmannarevisorer i kommunala aktiebolag  Valbarhetsregler säkrar revisorernas oberoende  Varje revisor är självständig, men det är god sed att revisorerna samverkar  Revisorerna skall anlita sakkunniga, som de själva väljer  Revisorerna har rätt till de upplysningar de behöver  Revisorerna har initiativrätt i fullmäktige, styrelse och nämnder

Kort om den kommunala revisionen  Revisionsuppdraget är flerdelat, med inriktning på - ändamålsenlighet och effektivitet - intern kontroll - räkenskaper  Revisorerna avger revisionsberättelse till fullmäktige där de redogör för resultatet av granskningen och uttalar sig i ansvarsfrågan  Lekmannarevisorerna avger en granskningsrapport till bolagsstämman och till fullmäktige  Granskningen ska ske enligt god revisionssed

Revisorerna granskar… Revisorerna granskar årligen all verksamhet som bedrivs inom styrelsens, nämndernas, beredningars och företagens verksamhetsområden. Granskningen ska ske enligt god revisionssed. Revisorerna granskar inte myndighetsutövning mot enskild, med vissa undantag. Kommunallagen 9 kap 9, 10 §§

Revisorerna prövar…  om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt  om räkenskaperna är rättvisande  om den interna kontrollen som nämnderna gör är tillräcklig Kommunallagen 9 kap 9

Innebörden av att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredställande sätt  Verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten.  Verksamheten klarar att genomföra sitt uppdrag med tillgängliga resurser.  Styrelsen och nämnder har en styrning och uppföljning mot mål och beslut.  Revisorernas granskning tar sikte på såväl genomförandet som resultatetet av verksamheten. Fokus på uppdrag och mål. God revisionssed i kommunal verksamhet

Innebörden av om räkenskaperna är rättvisande  Den interna redovisningen (budget, kontroll, uppföljning) fullgörs så att den kan ligga till grund för styrning och ledning av den verksamhet som bedrivs.  Den externa redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ställning; de finansiella rapporterna (delårsrapport och årsredovisning) är upprättade i enlighet med KRL och god redovisningssed (uttolkad av RKR).  Revisorerna granskar såväl intern som extern redovisning utifrån interna styrdokument, KRL och RKR. God revisionssed i kommunal verksamhet

Innebörden av om den interna kontrollen är tillräcklig  Den interna kontrollen är aktiv och ändamålsenlig, den förebygger, upptäcker och åtgärdar.  Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat samt integrerat i organisation, system och det löpande arbetet.  Revisorernas granskning avser hur den interna kontrollen är uppbyggd och hur den fungerar i praktiken. Granskningen sker ur ett system-, redovisnings- och verksamhetsperspektiv. God revisionssed i kommunal verksamhet

Revisorerna anmäler…  Misstanke om förmögenhetsrättsligt brott  Misstanke om att allmän förvaltningsdomstols avgörande åsidosatts  Revisorerna anmäler till ansvarig nämnd i första hand och rapporterar till fullmäktige i andra hand. Kommunallagen 9 kap 9 §

Revisorerna bedömer och uttalar sig …  Revisorerna bedömer om resultatet i delårsrapport och årsbokslut är förenligt med fullmäktiges mål.  Revisorerna avger en revisionsberättelse till fullmäktige; - redogör för resultatet av revisionen - uttalar sig om ansvarsfrihet ska tillstyrkas eller ej - kan framställa anmärkning och motivera denna Kommunallagen 9 kap 9 §

God revisionssed ”God revisionssed är de goda principer och föredömliga tillvägagångssätt som är allmänt vedertagna där revision utförs. Med allmänt vedertagen menas den praxis som råder i en kvalitativt representativ krets av revisorer.” ”God revisionssed i kommunal verksamhet avser granskning och prövning av de som ansvarar för beredning, verkställighet och förvaltning inom det kommunala ansvarssystemet. God revisionssed i kommunal verksamhet omfattar också revisionen i andra revisionsuppdrag till vilka fullmäktige utser revisorer. ” Läs mer: ”God revisionssed i kommunal verksamhet. 2014” SKL ISBN Revisionsdelegationen inom SKL har uppdraget att återkommande uppdatera, dokumentera och fastställa god revisionssed i kommunal verksamhet. God revisionssed är dokumenterad 1995, 1999, 2002, 2006, 2010 och 2014.

God revisionssed … är inte reglerad i författning eller föreskrift eller på annat sätt fastställd av en myndighet … tar vid där lagstiftningen slutar, fyller på och uttolkar uppdraget och hur detta ska utföras … formas och utvecklas successivt över tiden i revisionsarbetet, av revisorerna själva … utgår i kommunal verksamhet från den kommunala sektorns förutsättningar och förhållanden … är revisorernas viktigaste plattform i arbetet, utöver lagstiftningens reglering av uppdraget … har stor betydelse för revisionens trovärdighet och styrka!

Revisionsprocessen God revisionssed i kommunal verksamhet

Grunder för revisorernas kritik  Bristande måluppfyllelse, ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av fullmäktige eller i föreskrifter.  Bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll.  Förtroendeskada eller annan immateriell skada.  Ekonomisk skada.  Obehörigt beslutsfattande.  Icke lagenlig verksamhet, brottslig gärning.  Otillräcklig beredning av ärenden.  Ej rättvisande redovisning. God revisionssed i kommunal verksamhet

Diskutera  Vilka förväntningar har vi på revisionen?  Hur vill vi arrangera revisionen i vår kommun/landsting? Med vilka förutsättningar – organisation, resurser, sakkunniga  Är revisionen känd och tillgänglig för medborgarna? Hur bra är hemsidan?  Något vi behöver göra i vår kommun? Behov av mer utbildning och diskussion?

Några lagtexter

Kommunallagen 3 kap 10 § ”Fullmäktige får uppdra åt en nämnd att i fullmäktiges ställe besluta i visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Ärenden som anges i 9 §……. får dock inte delegeras till nämnderna. 12 § ”I samband med att budgeten fastställs eller anslag annars beviljas får fullmäktige uppdra åt en nämnd att genomföra en viss verksamhet inom ramen för de riktlinjer eller andra generella beslut om verksamheten som fullmäktige har fastställt, om inte något annat följer av lag.” 13 § ”Nämnderna beslutar i frågor som rör förvaltningen och i frågor som de enligt lag eller annan författning skall handha. Nämnderna beslutar också i frågor som fullmäktige har delegerat till dem.” 14 § ”Nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs.” 15 § ”Nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem med stöd av 10 § första stycket och 12 §. Fullmäktige skall besluta om omfattningen av redovisningen och formerna för den.”

Kommunallagen 6 kap 7 § ”Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.” 1 § ”Styrelsen skall leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Styrelsen skall också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana juridiska personer som avses i 3 kap. 16 a- 18 b §§ och sådana kommunalförbund som kommunen eller landstinget är medlem i.” 2 § ”Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen skall också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs.” 1a, b, 3 och 4 §§ preciserar ytterligare styrelsens särskilda uppdrag och rättigheter.

Kommunallagen 9 kap 9 § ”Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De granskar på samma sätt, genom de revisorer eller lekmannarevisorer som utsetts i juridiska personer enligt 3 kap. 16 a-18 b §§, även verksamheten i de juridiska personerna. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Om revisorerna i sin granskning finner att det föreligger misstanke om att brott av förmögenhetsrättslig karaktär förövats eller om att allmän förvaltningsdom- stols avgörande åsidosatts, skall de anmäla förhållandet till berörd nämnd. Om nämnden efter en sådan anmälan inte vidtar åtgärder utan oskäligt dröjsmål, är revisorerna skyldiga att rapportera det till fullmäktige. …misstanke.” 9a § ”Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap 20a § skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet.”

Aktiebolagslagen 10 kap 3 § ”Lekmannarevisorn skall granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen skall vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver.” 4 § ”Lekmannarevisorn skall följa bolagsstämmans anvisningar, om de inte strider mot lag, bolagsordningen eller god sed.” 5 § ”Lekmannarevisorn skall efter varje räkenskapsår lämna en granskningsrapport till bolagsstämman. Bestämmelser om rapportens innehåll och den tidpunkt då den skall lämnas till bolagets styrelse finns i 13 §.”