Handlingsplan för utveckling av exploateringsprocessen Ansvar och befogenheter I exploateringsprojekt Utkast 3 Exploateringsgruppen /Susanne Ek

Fortsatt utveckling av exploateringsprocessen Revisionsrapport, november 2009 SBFs egna erfarenheter Säkrare tidsplaner Förfinade kalkyler Utveckling av metoder för uppföljningar och utvärderingar Styrdokument Fasta rutiner Uppdatering av ”ansvar och befogenheter” Bättre prognossäkerhet PDCA Idag är det stora avvikelser i årsbudgeten mellan planerad investeringsvolym och genomförd. Ca 50 % genomförs. Detta beror på ”att det händer saker i genomförandet” dvs att något oförutsett händer då inversteringen ska verkställas. Vilka underlag ligger till grund för gjorda investeringar.

Handlingsplan Våren 2010 Februari Mars April Maj Projektstart Revidering av: Ansvar och roller Beslutsattest kurs - Bemanning och projektorganisation inkl styrgruppsorg- anisation -Hemsida + flytt av hemsida Ekonomiåret Instruktion och mall för: Investeringsplan Tertialrapport i beslutsstöd kurs -Rutiner utifrån anvisningar (mex/projektekonom) Säkra tidplaner och kalkyler Metod för styrning efter tidplan Kalkylverktyg med osäkerhetsanalys riskanalys Förstudier och utredningsfas Interna mex-rutiner -Skapa överblick över arbetsbelastningen Ta tillvara erfarenheter och återkoppla detta för att förbättra tidplaner och kalkyler. -Hålla ihop utredningarnas utsträckning i tid Avstämningar i exploateringsgruppen

Ansvar och roller Direkt delegation från kommunledningsförvaltningen till en projektledare Delegationen är till projektledare – inte till sbf. Kontrakt med projektledare. Nya befogenheter – också nya skyldigheter. För att klara detta måste pl styra tid, resurser och pengar hårdare för att kunna stå till svars.

Projektledare Planprocessen/ genomförande Roll Projektledaren svarar för styrningen av aktiviteterna i projektet Projektledaren är föredragande för styrgruppen Projektledaren sammankallar och leder projektgruppen Projektledaren ansvarar också för att ta fram en slutrapport

Projektledare Planprocessen/ genomförande Befogenheter Beslutsattesterar Styr aktiviteterna i projektet- styr tid, resurser (projektmedlemmar) och pengar Styr delprojektledare

Projektledare – ansvar i ekonomisk uppföljning Tertialrapport samt prognos för projektbudgeten uppdelad över innevarande år och kommande år. Delredovisning av färdigställda anläggningar Tar fram prognos och underlag för slutredovisning av projektet som helhet. Löpande ekonomisk redovisning Rutiner för arbetsfördelning mellan projektekonom och projektledare. Hur ser processen ut?

Beslutsattest – ett fysiskt dokument Beslutsattestanter ska skriftligen bekräfta attestuppdraget och att man tagit del av information om innebörden av att vara beslutsattestant. Beslutsattest ges till projektledaren i varje projekt av exploateringschefen. Beslutsattesten begränsas av maxbelopp och reglerar möjlighet att omfördela medel mellan aktiviteter.

Ansvar – beslutsattest innebär ansvar för att prestationer och transaktioner och deras underlag stämmer med beslut som ligger till grund för beställningar mm ansvar för att villkor är riktiga ansvar för att konteringen är riktig Kortare utbildning i vad det innebär att vara beslutsattestant

Projektledare – ansvar i planeringsfas av projekt Beslutsunderlag för projekt Ekonomisk bedömning av totalkostnader + intäkter inklusive genomförandefasen Underlag till projektkalkyl med kalkylerade kostnader och intäkter för - omsättningstillgång - allmän plats - anläggningstillgångar Verktyg och mallar ska tas fram Pl tar fram ”offert” till klf. Offert med beskrivning av leverans, tidplan och kostnad.

Planarkitekt Roll Planarkitekten ansvarar för att planprocessen följer tidplanen som överenskommits med projektledaren Planarkitekten tar fram beslutsunderlag i planprocessen Mottagningsattesterar – blev leveransen det som vi hade beställt? Delprojektledaren kan beställa utredningar/ anläggningar inom den ram han kommit överrens med beslutsattestanten

Planarkitekt Befogenhet att styra stadsbyggnadsfrågor inom den ekonomiska ramen

Delprojektledare- genomförande Byggprojektledare? Delprojektledare- genomförande Roll Delprojektledaren tar fram beslutsunderlag inför genomförande av projektet. Delprojektledaren leder aktiviteter i delprojektet Delprojektledaren mottagningsattesterar – fick vi det vi beställt? Delprojektledaren kan beställa utredningar inom den ram han kommit överrens med beslutsattestanten mm Mall för beslutsunderlag? Nytta som projektet ska uppnå, prognos för kapitaltjänstkostnader samt kostnad för drift och underhåll.

Styrgrupp Styrgruppens uppgift är att koordinera projektet med andra projekt och linjeaktiviteter. Att arbeta i en styrgrupp innebär att ha totalansvaret för projektet aktivt stötta projektledaren och övriga projektdeltagare fatta de beslut som krävs för projektets framåtskridande

Styrgruppens befogenheter Styrgruppsmöten ska fastställa ramarna för projektet samt att hantera avvikelser. Fokus ska vara kostnad, tid, resurser och kvalitet. 15

Styrgruppens bemanning Projektbeställare – ordförande – huvudansvarig för projektet Resursägare Mottagare (av hela eller vissa delar av projektresultatet – exempelvis tekniken) Projektledaren är föredragande.

Flera roller Projektekonomens roll Exploateringschefens roll Markchefens roll Ombudets roll – samlat ansikte utåt Styrgruppens roll