Informationsträff 100825 Informationsträff 25 augusti 2010 Välkomna!
Delårsbokslut augusti Informationsträff 100825 Delårsbokslut augusti - 2 -
Tidplan för delårsbokslutet Informationsträff 100825 Tidplan för delårsbokslutet Utgår från central tidplan – beslutad av KS Delarna blir en helhet Viktigt att hålla tidplanen – påverkar andra - 3 -
Delårsbokslut – info i ekonomihandboken Informationsträff 100825 Delårsbokslut – info i ekonomihandboken - 4 -
Delårsbokslut - aktivitetslistan Informationsträff 100825 Delårsbokslut - aktivitetslistan - 5 -
Delårsbokslutet Internfakturering efter bryt 19 augusti Informationsträff 100825 Delårsbokslutet Internfakturering efter bryt 19 augusti Överenskommelser måste hållas Viktigt att hålla tidplanen – påverkar andra Sista dag för ankomstregistrering är 3 september Vänteregistret – håll uppdaterat - 6 -
Delårsbokslut – viktiga punkter Informationsträff 100825 Delårsbokslut – viktiga punkter Ingen resultatbokning Ingen bokning öresdifferenser Förvaltningsinterna poster Semesterlöneskuld Vänteregistret 10 dagars förfallodag på internfakturor Undvik fakturering 1:a veckan i månaden Kontoavstämningar Intraservice - 7 -
Bokslutsspecifikationer från Intraservice Informationsträff 100825 Bokslutsspecifikationer från Intraservice - 8 -
Interna mellanhavanden Informationsträff 100825 Interna mellanhavanden Varför interna mellanhavanden? Viktigt för att få ett rättvisande resultat för hela Göteborg Görs mellan bolag/bolag, nämnder/nämnder och bolag/nämnder - 9 -
Interna mellanhavanden Informationsträff 100825 Interna mellanhavanden Arbetsgång/rutin Listor publiceras på ekonomi- handboken för mellanhavanden mellan nämnder – 200 tkr Egna överenskommelser måste hållas Mellan nämnder/bolag görs avstämningen i Cognos – 700 tkr Kund/lev avstämning mot bolag Avstämningsrapport 2 om överenskommelse inte nås - 10 -
Avstämningar i GemHB – ”Röda listan” Informationsträff 100825 Avstämningar i GemHB – ”Röda listan” Centrala avstämningar på totalnivå i GemHB Differenser publiceras månadsvis efter periodstängning Publiceras som nyhet samt i Ek.rapporteringshandbok kap 7 Avstämning GemHB Differenser? Hör av er till oss! - 11 -
Rapporter till revisorerna i delårsbokslutet augusti.. Informationsträff 100825 Rapporter till revisorerna i delårsbokslutet augusti.. Aggregerad nivå och detaljerad nivå Rapporter på aggregerad nivå…. ….. lämnas vidare till stadsrevisionen från revisorerna Frågor och rapporter i GemHB Resultaträkning, balansräkning och anläggningsspecifikation Instruktioner för uttag – anvisning - 12 -
Aggregerad nivå Tkr , ej konto Resultaträkning – ”RR Förvaltningen” Informationsträff 100825 Aggregerad nivå Tkr , ej konto Resultaträkning – ”RR Förvaltningen” Balansräkning – ”Balansräkning Förv i Tkr” Anläggningsspecifikation – ”Anläggn spec i tkr Förv” (excellista) Uttag i GemHB Period: 100101-100831 Urval: Exin 1-5 (dvs förvaltningsinternt exkluderas) - 13 -
Resultaträkning – aggregerad nivå Informationsträff 100825 Resultaträkning – aggregerad nivå ”RR Förvaltningen” Resultaträkning i tkr per förvaltning Fråga Totalt Förvaltningen - Resultaträkning - 14 -
Balansräkning – aggregerad nivå Informationsträff 100825 Balansräkning – aggregerad nivå ”Balansräkning Förv i Tkr” Balansräkning i tkr per förvaltning Fråga Ekonomienheten - Balansräkning - 15 -
Anläggningsspecifikation Informationsträff 100825 Anläggningsspecifikation ”Anläggn spec i TKR Förv” Anläggningsspecifikation i tkr per förvaltning Excellista Beställningar – Kommungemensamma - 16 -
Informationsträff 100825 Detaljerad nivå Resultaträkning: konto o kr, öre ”RR Förv. – konto - Kr, öre” Balansräkning konto o kr, öre ”Balansräkning Kr, öre” - 17 -
Tips och trix från Intraservice
Informationsträff 100825 Sökning på belopp Exempet är en sökning på transaktioner som överstiger 100 000 kronor Beloppssökning kan endast göras på transaktionsfrågor + eller – måste anges framför beloppet. Det går bra att villkora på exakta belopp också. Välj då villkor lika med - 19 -
Fakturanummersökning Informationsträff 100825 Fakturanummersökning Är mycket användbart om fakturan är konterad över flera ansvar eller över flera perioder. Kan endast göras mot transaktionsfrågor. Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på fakturanumrets 10 första positioner. Detta görs genom att skriva (1,10) som betyder: Starta läsning i pos 1 och läs 10 positioner.
Informationsträff 100825 Sökning på text Kan användas för att fånga t ex vändastransaktioner. Man kan t ex även villkora mot enskild leverantör (se nästa bild). Kan endast göras mot transaktionsfrågor. Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på textfältets 2 första positioner. Detta görs genom att skriva (1,2) som betyder: Starta läsning i pos 1 och läs 2 positioner.
Sökning på text (exempel enskild leverantör) Informationsträff 100825 Sökning på text (exempel enskild leverantör) Exemplet i bilden är en sökning på hur mycket IT-program och licensavgifter som köps från Oracle Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på textfältets 4 första positioner. Detta görs genom att skriva (1,4) som betyder: Starta läsning i pos 1 och läs 4 positioner.
Informationsträff 100825 Sökning på bunttyp Exemplet i bilden är en sökning kostnader som kommer från leverantörsfakturor Kan endast göras mot transaktionsfrågor Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på buntnamnet pos 4 till 6. Detta görs genom att skriva (4,3) som betyder: Starta läsning i pos 4 och läs 3 positioner.(sökning startas i pos 4. De tre inledande positionerna är lika med förvaltningens prefix). Alternativt hade man kunnat skriva (1,6) och som värde i detta fall skrivit 060LSF.
Sökning på bunt annan förvaltning Informationsträff 100825 Sökning på bunt annan förvaltning Exemplet i bilden är en sökning på cleraingbuntar under juni 2010. Svaret visar alla transar som berör den egna förvaltningen per bunt. Specialfråga för denna sökning är gjord (se bild) OBS! Lämna buntnamnet tomt så fungerar sökningen. På samma sätt kan man söka likvidbuntar från Intraservice eller Superbfo:er från Finans eller Intraservice.
Sammanfattning ”specialsökningar” i Horisonten Informationsträff 100825 Sammanfattning ”specialsökningar” i Horisonten Fält/Begrepp Namn i Horisonten Fakturanummer FAKNR (finns på transar på kundfakturor) Textfältet HTR-TEXT (30 pos långt) Bunt HTR-HAGR (obs inleds med prefix som ej visas) Belopp BEL (inleds med tecken +/-) Generellt Sökningarna mot begreppen ovan kan endast göras som transaktionsfråga. Man kan starta sökningen var som helst i begreppet och tala om hur många positioner från startpositionen man vill söka (undantag belopp). Se exemplen på föregående bilder. Samma villkor kan användas vid listbeställningar av transaktioner (t ex generell translista excel under kommungemsamma beställningar). OBS! Tänk efter vilken fråga som ska användas. Är det transaktioner som finns på ett konto, men många ansvar ska frågan ställas mot konto. Är det tvärsom dvs många konton, men ett ansvar så ska frågan ställas mot begreppet ansvar. Ställer man frågan på fel sätt kan man råka ut för ett avbrott i Horisonten och man får logga in på nytt p g a att frågan tar för lång tid alternativt att det är för många transaktioner att leta igenom.
Informationsträff 100825 EU projekt - 26 -
Informationsträff 100825 Budget ”Ett kommunövergripande strukturerat arbetssätt för att kunna ta del av EU-fonder för medfinansiering av angelägna uppgifter som ändå behöver göras behöver fortsatt utvecklas.” (EKONOMI s 14) - 27 -
Inventering av EU-projekt 2009 Informationsträff 100825 Inventering av EU-projekt 2009 265 Mkr beviljade för Göteborgs Stad 60 Mr utbetalade till Göteborgs Stad - 28 -
EU-projekt och ekonomi Informationsträff 100825 EU-projekt och ekonomi Projektkod Huvudbok med guide Rappet Strategisk projektplanering EU-projektekonomer Nätverk Frukost - 29 -
Koordination & stöd av Helpdesk Informationsträff 100825 Koordination & stöd av Helpdesk Katja.Knuutinen@goteborg.se Petra.Senthen@goteborg.se Ylva.Eckerstein@goteborg.se - 30 -
Utveckling i ekonomiapplikationerna Informationsträff 100825 Utveckling i ekonomiapplikationerna Från Användargrupp Reskontra Från Användargrupp Redovisning Tips Ny BasPC Övrigt - 31 -
Från Användargrupp Reskontra Informationsträff 100825 Från Användargrupp Reskontra I användargrupp Reskontra har ett antal punkter rekommenderats: Webfaktura Länk för att se bilaga Se periodisering i översikt Logg ändringar i kundpost Även visa belopp exklusive moms Pclev Separat behörighet import filer Gironr med i översikt Även visa Överförd i historik
Från Användargrupp Reskontra Informationsträff 100825 Från Användargrupp Reskontra I användargrupp Reskontra kommer ett antal Gasell-punkter att tas upp: Automatisk sekretess på markerade leverantörer Kunna nå ArkivX från navigatorn Visa factoring BG/PG och Orgnr Automatisk avrundning till hela ören vid ändring moms Utveckla Autokontering vidare – ex kunna lista förkonteringar Utökad loggning av Attest och Kontering Mm mm
Från Användargrupp Redovisning Informationsträff 100825 Från Användargrupp Redovisning I användargrupp Redovisning har ett antal punkter rekommenderats Webbfo Dölja gamla händelsekoder Automatiskt löpnr/sign per användare/dag Automatiskt ändra buntnamn nästa dag Filtrera bort spärrade användare Bättre felsignalhantering Länkar till 10 favoritbfo:er
Från Användargrupp Redovisning Informationsträff 100825 Från Användargrupp Redovisning I användargrupp Redovisning har ett antal punkter rekommenderats GemHB Prognosfråga – en kolumn per årsprognos… Kunna söka fram aktiva användare (ej behörighet 0) Defaultdatum i frågor hämtas från underkod på prefixet Datum i beställningsbilder listor hämtas från underkod på prefixet Alla HX-begrepp (Hxanv, Hxanvw, Hxmail, Hxfav) registreras från användarposten - 35 -
Informationsträff 100825 Tips Favoriter Skräddarsy frågor för sällananvändare – exempelvis genom att ha förifyllda villkor och bra namn på frågorna - 36 -
Tips Personlig Navigator Informationsträff 100825 Tips Personlig Navigator Rensa i Navigatorn för att sällananvändare skall hitta enklare - 37 -
Ny BasPC - Office 2007 - IE 8 Notes 8.5 Generell uppgradering BasPC Informationsträff 100825 Ny BasPC - Office 2007 - IE 8 Notes 8.5 Generell uppgradering BasPC Tillval Office 2003 IE 6 Notes 7 Win XP MS Office Open Office Ny BasPC Ev Migrering Tillval Tillval Test Pilot Nya PC IE 8 Notes 8.5 Windows 7 (64 bit) 2010 Q1 2010 Q2 2010 Q4 2011
Informationsträff 100825 Övrigt Årsbudget Drift och Investering i GemHB i st f Cognos - följer principerna för central periodiserad budget Nya budgetrapporter SDN-bokslut (om man budgeterat på Motp) Momsrapport som förvaltningarna kan beställa själva Läget prestandan i GemHB: Prestandan är fortsatt bra. (Svarstider online/lagring/nattkörningar/direktjobb) - 39 -
Organisationsöversyn Informationsträff 100825 Organisationsöversyn
SDN-översyn 17 april 2017
ska stötta verksamheten på minst godtagbar nivå genom omorganisationen Kommun-gemensam IT ska stötta verksamheten på minst godtagbar nivå genom omorganisationen Målbild SDN/IT
Sammanslagning av LFF, MedicHus & LS Delprojekt kommungemensam IT Göteborgs Stad Stadskansliet
Projektomfattning Utdrag ur TU:t Det förvaltande verksamheterna lokalförsörjningsnämnden och nämnden för MedicHus sammangår till en ny nämnd med namnet lokalnämnden. Det nya nämnden tillförs byggnation och fastighetsutveckling. Stadskansliet föreslår för genomförandet av förändringen att den nya Lokalnämnden etableras vid halvårsskiftet 2010 med ett planeringsansvar att förbereda ett fullt ansvarstagande av de tidigare verksamheterna, vid årsskiftet 2010/11. Vilket leder till 2 projektfaser: 1/7/10 En ny nämnd bildas. Berörda IT-system ska anpassas så att Lokalnämnden ska genomföra sitt uppdrag. 1/1/11 Sammanslagningen är genomförd.
Målbild (för delprojekt ekonomi) Projektet kommer att anpassa de kommungemensamma ekonomi- applikationerna så att de fortsatt stödjer verksamheten med funktionalitet motsvarande den innan sammanslagningen Projektet kommer inte att utveckla ny funktionalitet i systemen ansvara för eventuell anpassning av förvaltningsspecifika system se över verksamhetsprocesser eller olikheter i arbetssätt/rutiner
Vad har gjorts så här långt? Infomöten med samtliga förvaltningar Arbetsgrupper uppstartade Arbetsformer / arbetsgruppens uppdrag Systemkartläggning Gemensam Tid- & Aktivitetsplan upprättad Projektdatabaser Brevlåda för frågor och synpunkter Infomallar utsända början av juli Avstämning GARP-projektet
Vad kommer att hända i höst? Detaljering av Tid- & Aktivitetsplan Systemanpassningar Möten i arbetsgruppen Stormöte SDN för kontaktpersonerna Arbete med infomallarna på resp förvaltning Integration Lön, Välfärd, Utbildning mm Fortsatt avstämning med/påverkan av/på andra pågående projekt (GARP, GARD etc) Planering för pilotinförande där det är möjligt Info till övriga förvaltningar Mm mm
Översyn KommunBas Översyn – ej ny kontoplan Drivs av SKL Informationsträff 100825 Översyn KommunBas Översyn – ej ny kontoplan Drivs av SKL Representanter från både små och stora kommuner, t ex Mark, Malmö, Stockholm, Vallentuna, Umeå och Göteborg. SCB… Göteborgs kontplan är en anpassad KommunBas Tidplan - 48 -
Översyn KommunBas - Strukturproblem Informationsträff 100825 Översyn KommunBas - Strukturproblem Konton med motpartsbegrepp Finansiella anläggningstillgångar Exploateringsverksamhet Konton för tjänster, intäkter och kostnader Kostnader för arbetskraft, kontoklass 5 Fastighetsservice, konto 605 Komponentavskrivning Skattskulder Konton för pensioner - 49 -
Översyn KommunBas – Strukturproblem forts Informationsträff 100825 Översyn KommunBas – Strukturproblem forts EU-anpassningar Löpande redovisning av semesterintjänande/semesteruttag E-handel Benämningen entreprenader Benämningen av kontoklass 6 och 7 Sökordsregistret Specifikation av SCB:s krav Jämförbarhet med EU-Bas – eller Direkta kostnader i klass 4 Anpassningar till näringslivets indelningar - 50 -
Översyn KommunBas - Allmän översyn Informationsträff 100825 Översyn KommunBas - Allmän översyn Bränsle, energi och vatten, konto 62 Tele- och IT-kommunikation, konto 681 Datorer, telefoner, IT-material, IT-program och elektroniska tjänster - 51 -
Översyn KommunBas - Modellbeskrivningar Informationsträff 100825 Översyn KommunBas - Modellbeskrivningar Investeringars aktivering PO-påslag Kapitalkostnadsdebitering Löpande bokföring av semesterintjänande Aktivering av eget arbete Periodisering Projektredovisning - 52 -
Kodplansgruppen - KPG Anders Forsman Yvonne Furufors Harriet Johansson Informationsträff 100825 Kodplansgruppen - KPG Anders Forsman Yvonne Furufors Harriet Johansson Anna-Lena Norberg Carina Andersson Ola Malmros Hans Petersson Maria Warg Martin Jansson Bredare uppdrag Kodplansfrågor Redovisningsfrågor Rutinbeskrivningar - 53 -
Blanketter - 54 -
Informationsträff 100825 Blanketter - 55 -
Rutin för förvaltningarnas momsrapportering Informationsträff 100825 Rutin för förvaltningarnas momsrapportering Från GemHB-projektet I Ekonomihandboken Redovisningshandboken kap 20 Skattefrågor – 20.1 Moms Innehåll Sök momsposter på vänteregistret Läs av bokföringen Använd mall för underlag till momsrapportering Registrering av momsfordran/skuld via Clearing - 56 -
Momslista för förvaltningen i GemHB Informationsträff 100825 Momslista för förvaltningen i GemHB ”Momslista” för manuella bokningar Beställningar – kommungemensamma Per konto - 57 -
Några aktuella frågor … Informationsträff 100825 Några aktuella frågor … Interna mellanhavanden Hyresfakturering och avstämning Investeringar Exploateringsredovisning Utbildning i GemHB Cognos Övrigt - 58 -
Informationskanaler Ekonomihandboken inkl nyheter Informationsträff 100825 Informationskanaler Ekonomihandboken inkl nyheter Prenumerera (Kristina Hallin) Ekonomikonferensen Stenungsbaden 27-28 oktober Infoträff inför årsbokslut 8 december Användargrupper Maila! GemHB/Stadskansliet/GöteborgsKommun@GÖTEBORG Nyhetsbrev - 59 -
Informationsträff 100825 Nyhetsbrev - 60 -
Ekonomihandboken - 61 -
Trevlig höst och lycka till med delårsbokslutet! Informationsträff 100825 Avslutning… Trevlig höst och lycka till med delårsbokslutet! - 62 -