Utgångspunkter och förhållningssätt Djurönäset 15 april 2015 Olof Ekman www.msb.se/ledning

Syftet med eftermiddagen Bli bekant med Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar, och bli orienterad om projektet bakom (LoS) Reflektera kring de brister och behov som ligger bakom Grunder Få en första förståelse för komplexiteten i inriktning och samordning för att åstadkomma effekt.

a Enda utloppet från Vänern 550 kubikmeter/sekund (medel) 200 km strandlinje Sex kommuner, två län 11000 fastigheter nära älven Vattentäkt för 700’000 personer 2,4 miljoner ton gods/år på köl E6 på västra sidan, E45 på östra 200 tåg/dygn (2020) a

GEMENSAMMA GRUNDER

Utgångspunkter Förhållningssätt Arbetssätt Fakta och fördjupning Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar, 2014 (MSB777) Utgångspunkter Förhållningssätt Arbetssätt Fakta och fördjupning

Två års arbete - ett hundratal deltagare

För att förbättra vår förmåga att… förstå varandra kontakta varandra träffa överenskommelser utbyta information skapa lägesbilder utbilda, öva och lära.

Därför att vi vill… uppnå aktörsgemensam inriktning och samordning skydda samhällets skyddsvärden använda samhällets resurser effektivt.

BRISTER och UTVECKLINGSBEHOV

Brister i hanteringen av olyckor och kriser Aktörer känner inte till andra aktörers ansvar, mandat och roller Aktörer känner inte till vad andra aktörer kan bidra med och behöver De olika aktörernas ansvar, roller och mandat brister i tydlighet Kontakter på fältnivå verkar fungera bättre än kontakter på högre nivåer Sociala nätverk är ofta en framgångsfaktor Sociala nätverk saknas mellan de som inte arbetar tillsammans till vardags Ofta saknas gemensamma lägesbilder, alternativt uppvisar brister Skäl till lägesbildsproblemen verkar ligga i metoder, datakällor och arbetssätt Bedömningar och analyser grundar sig ofta enbart på ”egen information Bedömningar och analyser saknar ofta ett helhetsperspektiv Aktörer tenderar att vara passiva snarare än proaktiva Samarbetet mellan privata och offentliga aktörer är svagt Brister i hanteringen av olyckor och kriser Genomgång av tjugo rapporter från övningar och verkliga händelser 2004-2011

Gruppuppgift: reflektera 5 min om brister allmänt (inte aktörsspecifikt) Stämmer listan, eller ska något bort/läggas till? Vad i så fall? Vilken brist är mest kritisk? Vad beror det på? Jämför med förmiddagens slutsatser Gemensam diskussion!

UTGÅNGSPUNKTER

Den svenska modellen Närhetsprincipen Aktörer Principer Likhetsprincipen Regelverk

Aktörsgemensamt vid samhällsstörningar

Arbetet i projektet har visat att många termer är etablerade hos aktörerna sedan lång tid, men med mycket varierande innebörd. Man skulle kunna uttrycka det som att aktörerna har ”egna språk” när det gäller ledning och samverkan. Det viktiga är att förstå att dessa språk är kulturella speglingar som har vuxit fram för att vara funktionella i sina sammanhang. Språket gör det alltså lättare för varje aktör att klara av de utmaningar som ska hanteras. Det betyder att i ett aktörsgemensamt perspektiv går det inte att tala om ”rätt” och ”fel” innebörder. Däremot är det ett problem att termer förstås på olika sätt av aktörer när dessa ska fungera tillsammans. Det leder till bästa fall till tidskrävande förklaringar och i värsta fall till missförstånd som får konsekvenser i samhället. Slutsatsen är att det behövs ett aktörsgemensamt språk som gör det möjligt att föra dialog över aktörsgränser. Man kan beskriva det som att varje aktör behöver vara tvåspråkig – dels behärska sitt eget språk, dels behärska ett gemensamt språk.

Ett aktörsgemensamt språk - effektiviserar dialoger Inriktning, samordning, ledning och samverkan Vi uppnår inriktning och samordning genom ledning och samverkan Vi fokuserar på behov och effekter istället för händelser och aktiviteter Inriktning är en effekt av ledning och/eller samverkan. Inriktning är orientering av tillgängliga resurser mot formulerade mål. Samordning är en effekt av ledning och/eller samverkan. Samordning är anpassning av aktiviteter och mål så att tillgängliga resurser kommer till största möjliga nytta. Ledning är en funktion som åstadkommer inriktning och samordning av tillgängliga resurser. Ledning sker genom att en aktör bestämmer, utgående från mandat eller överenskommelse. Samverkan är en funktion som åstadkommer inriktning och samordning av tillgängliga resurser. Samverkan sker genom att aktörer kommer överens, utgående från dialog. Inriktning handlar om att vi aktörer alla ska dra åt samma håll. Samordning handlar om att vi inte ska vara i vägen för varandra, och hjälpa varandra där det går. Dessa termer är medvetet formulerade för att ska bli enklare att åstadkomma det - att förstå att ledning handlar om att formulera mål och se till att resurserna är orienterade mot dessa mål. Det behöver inte vara samma mål, men målen ska komplettera varandra istället för att motverka varandra. På samma sätt gäller det att förstå att samordning handlar om att justera delmål och aktiviteter så att de bidrar till varandra och inte krockar med varandra." Det som skiljer ledning från samverkan är att i ledning är det någon som bestämmer över de övriga inblandade. Det kan man göra genom mandat, som är en legal term. Det är sådant som står skrivet och fastslaget någonstans, t.ex i lagar och förordningar. Mandat är dock inte något absolut-det finns starka mandat och det finns svaga mandat. Exempel på ett svagt mandat är när det är formulerat på ett sådant sätt att det finns tolkningsutrymme. När mandat är svaga eller obefintliga så kan en aktör ändå utöva ledning, om de övriga inblandade ger den aktören det förtroendet och kommer överens om det. Det kan handla om att någon har bäst kunskap inom ett visst område. Den grunden för ledning är flyktig, eftersom förtroendet och överenskommelse kan dras tillbaka när som helst. Men det är likväl en grund för ledning.

FÖRHÅLLNINGSSÄTT

Gemensamma förhållningssätt Helhetssyn Perspektiv- förståelse Människan som en del av systemet Tid, proaktivitet, samtidighet Snabb, öppen och korrekt kriskommunikation Beslutsfattande

Helhetssyn – se sin egen hantering som en del av en helhet, som ska använda samhällets samlade resurser så effektivt som möjligt.

Se olika perspektiv

Se människan som en del av systemet

Tänk på olika tidsperspektiv, samtidighet och var proaktiv

Ha kännedom om bra metoder för att fatta beslut

Initiera kriskommunikation snabbt för att minska informationsvakuum

www.msb.se