Biståndsprojektet

Bakgrund Process, Kravspec, upphandling

Tjänsten när den är färdigutvecklad kommer att medföra en förenkling och skapa inre och yttre effektivisering av förfarandet vid kommunförvaltningen, då arbetet med att hämta information från övriga myndigheter till stora delar kan automatiseras. Handläggaren behöver heller inte föra över uppgifterna från handskrivna blanketter till datasystemet

Processen

Processen: Förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Medborgare finns registrerad i verksamhetssystem Medborgare har erhållit mjukt/hårt certifikat Medborgare loggar in till E-tjänst genom identifiering av certifikat Medborgarens certifikat verifieras mot certifikatutfärdare och verksamhetssystem Medborgaren ansöker om ”förnyad ansökan ekonomiskt Bistånd” Medborgaren signerar elektroniskt Ansökan inkommer till gemensam Inkorg i verksamhets- systemet Prövning av ansökan Bifall/Avslag Arkivering

Funktionalitet

E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Utbetalningsinformation Förnyad Ansökan Skicka meddelande

E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Utbetalningsinformation Utförda utbetalningar Planerad utbetalning Typ Belopp Betaldatum Betalsätt Bet.mottagare Typ Belopp Betaldatum Betalsätt Bet.mottagare Socialbidrag X kr 20031225 AVI Graninge EL Socialbidrag X kr 20040125 Konto - Normberäkning Beslut Normberäkning Beslut Socialbidrag X kr 20031125 Konto - Normberäkning Beslut Socialbidrag X kr 20031025 AVI Graninge EL Normberäkning Beslut Överklagan

E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Ansökan om försörjningsstöd upp till norm för ”Datum” månad Personuppgifter Personnummer Namn Tfn nr bostad Mobilnummer XXXXXX-XXXX Petra Nilsson XX-XXXXXX XXXX-XXXX Adress Postadress Tfn nr arbete E-post adress XXXXXX-XXXX Borlänge XX-XXXXXX XXXX-XXXX Familjemedlemmar Personnummer Namn XXXXXX-XXXX Petra Nilsson

E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Inkomster och utgifter Hämtade uppgifter Myndighet Bidrags Typ Datum Inkomst Utgift CSN Studiebidrag 031216 2000 CSN Studiebidrag 031116 2000 CSN Studiebidrag 031016 2000 RFV Barnbidrag 031216 995 RFV Barnbidrag 031116 995 RFV Barnbidrag 031016 995 Lämnade uppgifter Typ Datum Inkomst Utgift Hyra 031225 1400 Hyra 031125 1400 Hyra 031025 1400 Elavgift 031225 200 Elavgift 031125 200 Elavgift 031025 200 Användargränssnittet och webbapplikationen ska stödja möjligheterna att lägga till Lämnade uppgifter. Presenterad historisk info för Hämtade och Lämnade uppgifter ska inte kunna ändras.

E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Kontouppgifter Avi Bank, clearing och kontonummer kan inte förändras i webbformuläret. Konto x Bank Clearingnummer Kontonummer SEB 5510-34527 09239842034 Meddelande till handläggare Uppgifter lämnade från CSN stämmer inte, skall vara XXXX SEK. Signera (Vid signering försäkrar Jag/Vi på heder och samvete att lämnade uppgifter är fullständiga och sanningsenliga. Jag/Vi godkänner vid signering att socialförvaltningen får kontrollera uppgifter med berörda myndigheter och leverantörer.)

E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Skicka meddelande Meddelande till handläggare Jag vill boka ett möte ……… Skicka meddelande Den handläggare som är kopplad till medborgaren som ansöker blir notifierad om att ansökan inkommit till Inkorgen i verksamhetssystemet. I inkorg för verksamhetssystemet presenteras även personnummer och namn för medborgare som signerat ansökan samt vilken handläggare som är kopplad till medborgaren.

Dokument som framtagits i biståndsprojektet

Kravdokumentation: Biståndsprojektet Processkarta Ärende flöde mellan olika aktörer (Roller & System) Kravspecifikation Krav på den interaktiva e-tjänsten. Ingående funktioner, och aktörer Begreppsmodell Informationsmängd och begrepp mellan: webbapplikationen och verksamhetssystem myndigheter Nyttomeddelande Definition av nytto/ standard meddelande mellan: webbapplikationen och verksamhetssystem myndigheter

Vad är en begreppsmodell!

Upphandling: Biståndsprojektet Avropsförfrågan Definiera förfrågningsunderlag för att avropa mot leverantörer. Utvärdering Definierar utvärderings- kriterier för att kunna välja leverantör Avtalskonstruktion/ Förhandling Avtal som definierar villkor med leverantör

Upphandlingsprocessen

Upphandlingsprocessen Analys kravspec/ ramavtal Produktion av avropsförfrågan Utvärdering Avtals- text Avtals- förhand- ling Anbudstid Beslut Avrop eller upphandling Avropsförfrågan sänds till leverantörer Anbud kommer från leverantörer Beslut Val av leverantör Avtal undertecknas

Vad upphandlas i biståndsprojektet!

Upphandlingsfasen! Tre leverantörer har lämnat anbud Utvärdering av tre anbud, prisjämförelse Underlag till medlemskommuner om att deltaga i genomförande av biståndsprojektet Avtalskonstruktion/förhandling enligt MBA och DÄHS Olika scenarier vid avtalskonstruktion 1. En leverantör för webbapp och adaptrar 2. En leverantör: - webbapp - adapter för EiD, Verksamhetssystem 3. Leverantör av: - webbapp och adaptrar för EiD, - adapter för Verksamhetssystem

Resultat av upphandlingsprocessen

Arbetsmöte 28 och 29 november i Södertälje

Förändringsarbete – Införande Verksamhetsmål Vision, Strategisk inriktning Metoder Förändringsarbete – Införande Kritiska framgångsfaktorer Effekt mål Kartläggning Verksamhets- processer Problem Påverkar Processer Åtgärder Förbättring Kort sikt NU SEN HUR?

Övergripande genomförande plan! BP4 BP4:1 BP4:2 BP4:3 BP5 Upphandling Specifikation Avtal/projektplan Konstruktion Kravdetaljering Projektavslut Utveckling/test (systemtest) Acceptanstest/drift Kommun införande Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte

Agenda arbetsmöte

Agenda arbetsmöte Definiera framgångsfaktorer Samtliga deltagare skriver ned FFK på post-it lappar med utgångspunkt på: Framgångsfaktorer att lyckas med införande av tjänst för förnyad ansökan ekonomiskt bistånd. Resultatet dokumenteras och presenteras dag 2. Definiera aktiviteter Övning där samtliga personer skriver ned aktiviteter på post-it lappar med utgångspunkt på: Vilka aktiviteter behöver biståndsprojektet utföra fram till att tjänsten finns i drift.

Agenda arbetsmöte Definiera handlings-/aktivitetsplan Tillsammans definieras vilka aktiviteter som är kommununika aktiviteter och vilka som är projektgemensamma aktiviteter bland de kommuner som deltager i projektet. Resultatet av aktiviteter dokumenteras i en handlingsplan för biståndsprojektet Diskutera projektorganisation Tillsammans diskutera projektorganisation att hantera både genomförandeprojektet såväl som införandeprojektet.

Resultat från arbetsmöte Södertälje den 28-29 november

Framgångsfaktorer

Framgångsfaktorer Följande kategorier av framgångsfaktorer definierades för att lyckas med införande av biståndstjänsten: Förankring Tillförlitliga uppgifter Införande i verksamheten Förväntat resultat/effekter Planering

Framgångsfaktorer - Förankring Inom kategorin förankring definierades följande: Ökad tillgänglighet för politiker och ledning Att få med sig den politiska ledningen (nämnd) samt kommunledning (tjänstemän) Ska ligga i linje med vision på nationell nivå Att det är en strategisk satsning där bistånd är första insatsen Uppnå en kritisk massa av tjänster

Framgångsfaktorer – Tillförlitliga uppgifter Inom kategorin tillförlitliga uppgifter definierades följande: Minskat socialbidragsbedrägeri – minskade kostnader Rättsäkerheten ökar – bättre beslutsunderlag

Framgångsfaktorer – Införande i verksamheten Inom kategorin införande i verksamheten definierades följande: Enklare och effektivare hantering för handläggare Tydligare uppgifter för handläggare Mindre stress för handläggare Mer tid för kvalitetsarbete och klientarbete för handläggare Positiv attityd hos medarbetare smittar av sig på klienterna Färre ansökningar behöver kompletteras Billigare administration Hög trovärdighet och tillförlitlighet i tjänsten Snarast påbörja införande av informationsutbyte med myndigheter

Framgångsfaktorer – Förväntat resultat/effekter Inom kategorin förväntat resultat/effekter definierades följande: Att medborgaren kan utföra sina tjänster när som helst Enkelt sätt att ansöka Snabba och tydliga svar, mindre väntan Lättare att komma i kontakt med kommunen Får mer tid till kvalitativa möten Att personal och klienter är nöjda med resultatet av tjänsten

Framgångsfaktorer – Planering Inom kategorin planering definierades följande: Att kommunerna inom projektet hjälps åt med aktiviteter i biståndsprojektet Att presentation av biståndstjänsten och införande i kommunen blir ”rätt i tiden” Att förbereda för den demografiska utvecklingen Att uppnå angelägenhets medvetande Planera för informationsutbyte med myndigheter

Aktiviteter

Aktiviteter Följande aktiviteter definierade för att lyckas med införande av biståndstjänsten samt att vi prioriterade med prickar. Nytta/Påvisa effekter. Fick 3 prickar Information. Fick 1 prick VuV – Verksamhetsutveckling. Fick 3 prickar Lansering. Fick 5 prickar Incitament/belöning. Fick 2 prickar Design och gränssnitt. Fick ingen prick Planering. Fick 1 prick Utbildning. Fick 1 prick Engagemang/delaktighet. Fick 8 prickar Kvalitetssäkring. Fick 2 prickar Ansvar. Fick 1 prick

Aktiviteter – Nytta/Påvisa effekter Inom kategorin nytta/påvisa effekter definierades följande: Definiera och tydliggöra praktiska effekter för handläggarna Påvisa och lyft fram nyttan för politiker, högre tjänstemän, handläggare och klienter Definiera hur tid som frigörs ska användas Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

Aktiviteter – Information Inom kategorin information definierades följande: Informera handläggare löpande och omedelbart. Tydlighet in informationen Offensivt marknadsföra tjänsten – medialt, medborgare … Ta fram olika exempelbilder – visa prototyper Informera på hemsidan i ett tidigt skede samt löpande Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

Aktiviteter – VuV Inom kategorin VuV definierades följande: Genomlysning av arbetsprocess Se över arbetsrutiner, ansvar - befogenheter Visa fördelarna med nytt arbetssätt både ekonomiskt och verksamhetsmässigt Ta tillvara möjligheterna att förändra organisation Låt processen få ta tid. Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

Aktiviteter – Lansering Inom kategorin lansering definierades följande: Börja i liten skala med få handläggare och klienter Översyn av klienter (vilka ansöker en eller är flera gånger, ålderstruktur etc samt orsak. Skapa förutsättning för publika datorer Satsa på flerkanalsstrategi. Att ansökan kan inkomma på olika sätt Skapa förebilder med lyckade exempel Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

Aktiviteter – Incitament/belöning Inom kategorin incitament/belöning definierades följande: Skapa ”morötter” till personal och klienter Vilken strategi bör användas för att få många klienter över tiden att använda tjänsten Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet.

Aktiviteter – Design och gränssnitt Inom kategorin design och gränssnitt definierades följande: Skapa användarvänlig design och gränssnitt Fokusera på enkelheten Online hjälp för medborgarna Stöd från FoU projektet Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

Aktiviteter – Planering Inom kategorin planering definierades följande: Projektplanering för genomförande och införande projektet. Noga utvald projektorg, styrgrupp. Att personal som arbetar i projektet sanktioneras av ledningen. Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

Aktiviteter – Utbildning Inom kategorin utbildning definierades följande: Ta fram utb mtrl för handläggare, klienter som är enkelt att förstå Aktivt gå igenom ett färdigt system med den personal som ska arbeta med tjänsten Utbilda handläggare i process och arbetsrutiner Pedagogisera problembilden Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

Aktiviteter – Engagemang/delaktighet Inom kategorin engagemang/delaktighet definierades följande: Skapa engagerade medarbetare (tjänstemän, politiker, handläggare) samt klienter och få dom delaktiga i processen Få med alla intressenter tidigt i processen Utbilda handläggare i process och arbetsrutiner Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet

Aktiviteter – Kvalitetssäkring Inom kategorin kvalitetssäkring definierades följande: Fungerande system/tjänst innan driftsättning Brukarråd där klienter få testa tjänsten Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet

Aktiviteter – Ansvar Inom kategorin ansvar definierades följande: Utse ansvarig i projektgrupp, referensgrupp, styrgrupp Hantera processägarskap (inom biståndsgruppen) för utveckling av tjänsten Utveckling av steg 2 tjänster Denna aktivitet definieras som en sambruksgemensam aktivitet.