Rekrytering av doktorand Institutionen för odontologi

Rekrytering av doktorand Kart- läggning av behov Antagnings nämnd Berednings grupp Prefekt beslut Utlysning av tjänst eller direkt tillsättning Doktorand registrering Anställning Namn Efternamn 8 april 2017

Rekrytera doktorander – en processbeskrivning Kartläggning av behov Antagningsnämnd bifaller eller avråder Avstämning i beredningsgrupp som granskar ärendet Prefekt fattar beslut Utlysning av tjänst eller direkttillsättning Antagningsnämnd Doktorandregistrering Anställning, prefektbeslut Namn Efternamn 8 april 2017

1. Behov Handledaren beskriver det tilltänka projektet med en ämnesbeskrivning samt vilka resurser som behövs, ger förslag på handledare, beskriver hur projektet ska finansieras. Fyll i blanketten registrera doktorand* länka till den Bifoga en forskningsplan*, max 5 sidor * finns mall för forskningsplan? Förankra behovet hos berörd avdelningschef. Avdelningschef är ansvarig för ekonomin i projektet och tillstyrker eller avråder doktorandrekrytering Anmäl ärendet till antagningsnämnden, genom att skicka registrera doktorand och forskningsplan till forskningsadministratören på institutionen. Namn Efternamn 8 april 2017

2. Antagningsnämnd förgranskar projektet Antagningsnämnden består av sakkunniga inom odontologisk forskning. De granskar: Forskningsgruppens struktur Bärighet i projektet Om projektet är i linje med institutionens mål och verksamhet Antagningsnämnden har möten några gånger per år, se datum När antagningsnämnden granskat ansökan går den vidare till beredningsgruppen. Antagningsnämndens representanter är: Margaret Sällberg Chen, Malin Ernberg, Kåre Buhlin, Manuel Patarroyo, Gunilla Sandborgh Englund och två doktorandrepresentanter Namn Efternamn 8 april 2017

3. Avstämning i beredningsgrupp Beredningsgruppen består av prefekt, grundutbildningsansvarig, forskningsansvarig, administrativ chef, ekonomiansvarig och personalansvarig Beredningsgruppen har till uppgift att granska ärendet ur ett verksamhets/administrativt perspektiv: Föreligger behov av forskningsprojekt inom föreslaget område Är finansieringen fullgod Hur ska anställningen se ut, eventuella överenskommelser med externa arbetsgivare Beredningsgruppen bifaller eller avråder Namn Efternamn 8 april 2017

4. Prefekt fattar beslut Efter antagningsnämnden och beredningsgruppens rekommendationer fattar prefekt beslut om att tillstyrka eller avråda Prefekt använder blanketten registrera doktorand Beslut återförs till handledare och avdelningschef Beslutet gäller under ett år Namn Efternamn 8 april 2017

5.1 Utlysning av tjänst När prefekt godkänt att en doktorandrekrytering ska genomföras ska tjänsten utlysas. Även om det finns en tilltänkt doktorand ska tjänsten utlysas, men med följande undantag CSTP (Clinical scientist training program) Om projektet ska bemannas av en doktorand som finansieras av extern arbetsgivare tex landsting eller utländska universitet Vid utlysning av tjänst, vänd er till personalfunktionen för planering av utlysning I dokument samannonsering ser du planerad samannonsering för doktorander för året Vanligen avslutas rekryteringen med att den tilltänkte doktoranden erbjuds en anställning som FOU praktikant till dess att doktorandregistreringen är klar, max 6 månader. Namn Efternamn 8 april 2017

5.2 Direkttillsättning gäller endast CSTP eller extern arbetsgivare Samma förfarande som vid övrig doktorandtillsättning, dock behöver doktorandplatsen INTE utlysas Gå till nästa sida för att läsa om vidare hantering Namn Efternamn 8 april 2017

6 Antagningsnämnd När beslut finns på att en doktorandplats ska tillsättas skickar handledaren ansökan om antagning till forskarutbildning till forskningsadministratören (blankett 1-3) Antagningsnämnden sammanträder följande datum Antagningsnämnden granskar ansökan Den blivande doktoranden ger ett seminarium där de ska presentera sitt projekt, se anvisningar om vad seminariet ska innehålla Antagningsnämnden ger en rekommendation till prefekten som beslutar om antagning av doktorand Beslut om antagning delges avdelningschef, handledare, doktorand, personalfunktion Namn Efternamn 8 april 2017

7. Doktorandregistrering När rekryteringsprocess och antagningsnämnden samanträtt ska doktoranden registreras Utbildningsadministratör registrerar doktoranden i LADOK och skickar - Välkomstbrev samt information om KI mejl och KI ID Namn Efternamn 8 april 2017

9. Introduktion Anställda doktorander: Doktorander som ska anställas vid institutionen bokas in för introdukton hos personalhandläggare. Handledaren har ett ansvar för den nyanställde, se Checklista för avdelning Doktorander som inte anställs av institutionen: Handledaren med hjälp av avdelningsadministratören ansvarar för introduktion av icke anställda doktorander, se checklista icke anställd doktorand. Namn Efternamn 8 april 2017