Aktuella frågor - certifiering Jan-Olof Marberg

2 Bureau Veritas Presentation Innehåll Aktuella frågor  Kalibrering  BMS  SWEDAC and ackrediteringar  Approval review och kundsynpunkter  Suspendering och indragning  ”Koder”  Revisionstid

Kalibrering

4 Bureau Veritas Presentation Kalibreringar  Del i kompetensarbetet  Obligatoriskt deltagande  Web-utbildning, test av program 1. Förberedande övning (10 st flervalsfrågor med referensmaterial) - Hur fungerade mail och inloggning? - Upplägget med flerval samt ref.material? - Hur var frågorna (formulering, svårighet, betydelse, …) ? 2. Test efter kalibreringsmötet på webbportalen. Bygger på materialet från kalibreringsmötet. Alla skall ha gjort testen innan 15 september då portalen blockeras och vi gör en utvärdering. Testen är en kombination av gruppdiagnos och individuell kvalificering. Alla verksamma revisorer skall klara godkänt resultat.

5 Bureau Veritas Presentation Kalibreringar Den förberedande övningen – svar (diskussion och fördjupning i kommande avsnitt under kalibreringsdagarna

6 Bureau Veritas Presentation Kalibreringar

7 Bureau Veritas Presentation Kalibreringar

8 Bureau Veritas Presentation Kalibreringar

BMS

10 Bureau Veritas Presentation BMS 1. Ändringar efter SWEDAC anmärkningar  Lathund (bla om förrevision mm)  Externa dokument  Klagomål  FA  Produktspecifika (skog, GHG, mfl.)  Dokumentstyrning  Lathund 2. Processbild som start

11 Bureau Veritas Presentation BMS

12 Bureau Veritas Presentation BMS

13 Bureau Veritas Presentation BMS SUPPLYING COMPETENCE Processer ännu ej fastlagda, men kommer att innefatta: Kodallokering - verksamheter och revisorer (arbetsex.)(arbetsex.) Kompetensförsörjning - övergripande (enl. SS ) (arbetsex.)(arbetsex.) Kvalificering (arbetsex.)(arbetsex.) Kompetensutveckling - individnivå (arbetsex.)(arbetsex.) Kompetenssäkring - befintliga dokument

14 Bureau Veritas Presentation BMS Kompetenssäkring - befintliga dokument

15 Bureau Veritas Presentation BMS Kompetenssäkring - befintliga dokument

16 Bureau Veritas Presentation BMS Kompetenssäkring - befintliga dokument

17 Bureau Veritas Presentation BMS

SWEDAC and ackrediteringar

19 Bureau Veritas Presentation SWEDAC 2009 ► Årlig granskning mot ISO Feb 2008 Göteborgskontoret

20 Bureau Veritas Presentation Analysis - SWEDAC avvikelser ProcessNo of NCR’s %Comments Management 2 6 Action follow-up and Impartiality related Sales 3 9 Manday calculations, justifications Production 4 12 Auditors with wrong code, Documentation in audit reports Technical-general 7 21 Multisite, Internal audits, BMS, complaints procedures Quality 1 3 Report unclear on upgrading to 2008-version Environment 4 12 GHG, EPD, EMAS Medical 2 6 Coding of auditors Welding 2 6 Closing of NCR’s, text on certificate PEFC 8 24 Procedures related Total 33 Viktiga avvikelser som kräver uppföljning inkl.: multisite, kodning, riskbedömning av sub- contractors (konsulter), PEFC

21 Bureau Veritas Presentation SWEDAC 2009 ► Fältobservation – EU-ETS (Feb 09) Öresundskraft 3 avvikelser (framförallt kring rapporteringsupplägget). ► Fältobservation – Arbetsmiljö (Juni 09) TitanX 3 avvikelser. (bl.a. måluppfyllnad, riskbedömning) ► Fältobservation – Kvalitet/Miljö (Juni 09) Mastec 1 avvikelse (recert: mål i 3 års perspektiv). ► Fältobservation – Kvalitet/Miljö (Aug 09) Aspinova?

22 Bureau Veritas Presentation SWEDAC 2009 ► Accreditations - changes. ISO 3834 (Welding) – MGM decision to drop Swedish accreditation (no local resources, high cost, not sales focus). Serve clients by BV network accreditation. (NL) PEFC (Forestry) – new Critical Location in Finland, internal audit done in 08. Not yet concluded/closed. NFS 2007:5 (CO2 / GHG) – accreditation done for next trade period (2009) EPD (Environment product declarations) – application extension to new product cathegories. OHSAS – extension (codes) done ISO (Medical) – scope of accreditation discussed (codes)

Approval Review och Kundsynpunkter

24 Bureau Veritas Presentation Approval Review / Auditor Audit  Auditor audit - 1 ggr på 2 år (individuell feed-back)  Approval Review – rapporter som granskas Barbro/Mia + 10% stickprov (2 ggr/år) Vanliga brister att ta upp vid kalibrering: - Revisionsslutsats - Scope-formuleringar - Orsaksanalys - Formulering av Avvikelser och Observationer - Dokument som saknas/fel version… (BV Forum löser mesta av detta)

25 Bureau Veritas Presentation Kundenkät ► Kundenkät (web) med 29 frågor. Bedömning 1-6, där 6 är bäst. Detta görs vid certifiering, recert. och PUB 3. ► Summering: Medelvärde är bra. Bevakning regelbundet och diskussion vid ledningsgruppsmöten. Enskilda fall lyfts fram som “avvikelser” (SF26-log) för uppföljning. ► Lägre svarsfrekvens än tidigare förutom vid PUB. Ev sjunkande trend vid recert. YearAnswers - cert Avg. Score- cert Answers - Recert Avg. Score- recert Answers – Surv. Avg. Score- surv ,4595,0495, ,4955,1295, ,2675,2355,2

26 Bureau Veritas Presentation Kunders Feedback – klagomål ► Klagomål, SF : 9 rapporter i SF26 (tom juni). 1. Felöversättning i utländsk certifikatmall 2. Kunden tyckte avvikelser var fel (TL visade sig ha rätt) 3. Kund tyckte man betalade mer än man fick valuta för 4. Missnöjd med revisorns arbete, vill byta 5. Fel förväntningar inför förrevision, kunden ej tillräckligt långt framme - stoppad 6. Fördröjning av certifikat (recert), efter TL’s sena hantering 7. Kund klagade på vi haft olika “nivå” på krav mellan 2 revisorer (processer) 8. Strulig hantering av rapport och certifikat (FSC) 9. Missnöje över ändring av scopetext på certifikat

Suspendering och indragning

28 Bureau Veritas Presentation Suspendering / indragning ► Suspendering: Powerpipe Systems AB– senare återupprättat certifikat ► Indragning: RP-Verktyg AB RCP Renator (senare nytt kontrakt och nytt cert.) ABP Induktion Segre?

“Koder”

30 Bureau Veritas Presentation Koder ”EA koder” / NACE koder (SNI)

31 Bureau Veritas Presentation Koder Ackreditering Sälj Planering (”matcha” koder) Revision (IA + Main) FA/Certifiering Beslut Kundens kod Revisorns kod Anställd Subcontractor BV nätverk Kvalificering (kod + status) Komp. utv. Competence records (Forms, CV, verificates) Kund Databas (zig + ?) UC SF161 BMS Check

32 Bureau Veritas Presentation  Genomgång av kodlistorna  Justera kriterier för tilldelning av koder för revisorer  Uppdatering av alla revisorers koder OBS! revisorns medverkan (vi måste kunna motivera)  Schema för samtal under hösten 2009 (GB, BS, JOM, RW)

Revisionstid

34 Bureau Veritas Presentation Revisionstid (”Audit Duration”)  Uppdaterade regler för vår ackreditering (IAF MD5:2009)  BMS Global, BV’s tolkning  Sverige åtgärder: 1. Nyförsäljning enl nya regler (inget dramatiskt, men viktiga punkter) 2. Anpassa våra processer så att kritiska data (scope, siter, anställda) följer genom hela flödet och kontrolleras hos kund. 3. Räkna om revisionstid där väsentliga ändringar skett. 4. Kundkontakt och kontraktsändring (ev)