MULTISITE 2010-08-12 Jan-Olof Marberg

Innehåll Bakgrund och regler Fördelar och nackdelar Krav och definitioner BMS och tillämpning Exempel och övning

1. Bakgrund och regler

Bakgrund och regler Organisationer med verksamhet på flera platser och ett huvudkontor, tex. en koncern. Ett eller flera ledningssystem med olika grad av centralisering. Certifiering mot varje enskild plats/enhet eller som “multisite”. Måste vara trovärdigt att kraven uppfylls i hela organisationen och på alla “siter”. IAF MD 1/2007 : Regler för “multisite” med bl.a. definitioner, beräkning av revionstid och stickprov, s.k. “sampling”.

2. Fördelar och nackdelar

Fördelar och nackdelar – enskilda certifikat Vid enskilda certifikat per enhet Fördelar: Bättre utveckling av enskilda enhetens ledningssystem. Bättre resultat av ”ständiga förbättringar” p g a kontinuitet och närhet med avseende på beslut-handling-uppföljningar. Personal/medarbetare mer motiverad till utveckling av ”egna” systemet. Nackdelar: Högre extern kostnad (25-40% extern certifiering). Koncernen ej certifierad - ej gemensamt budskap i organisation och mot kund.

Fördelar – ”multisite” ”Ett certifikat – Ett ledningssystem” – ”multisite” Fördelar: Bättre utveckling av den centrala organisationens styrning och direktiv t.ex avseende affärsplan, övergripande policy & mål samt respons av resultat från enheter. Samordning av procedurer,rutiner, riktlinjer, verktyg mm. Förbättringar kommuniceras inom hela koncernen. Lägre extern kostnad (25-40% extern kostnad för certifiering) Gemenskap till koncern. Specialisering möjliggörs - spetskompetens.

Nackdelar – ”multisite” ”Ett certifikat – Ett ledningssystem” - ”multisite” Nackdelar: Större interna krav, resurser och verktyg med avseende på Q/E ansvarig / samordnare (intern kostnad). Gemensamma procedurer svåra att applicera/implementera i enskilda enheter/företag Sämre utveckling av ledningssystemet per enheter/företag. Enskild brist/avvikelse påverkar huvudcertifikat

3. Krav och definitioner

Krav och definitioner ETT CERTIFIKAT – ETT LEDNINGSSYSTEM HÖGSTA LEDNING / ANSVAR ETT CERTIFIKAT – ETT LEDNINGSSYSTEM Gemensamma rutiner Krav (minimum.): Högsta ledningens ansvar = övergripande policy- mål- ledningens genomgång, input/output högsta/lokala ledningar. Interna revisioner= övergripande styrning+ planering Avvikelsehantering+ständiga förbättringar=kommunikation i organisation Systembeskrivning, organisation, hantering/styrning av övergripande systemdokumentation t.ex koncernriktlinjer, Intern kommunikation inom organisation m.a.p status av ledningssystemet och måluppfyllelse. Andra lämpliga gemensamma procedurer(ej krav) kan vara inköp/leverantörer, utbildning, info om tillämpliga lagar och förordningar(miljö). Ett certifikat med flera företag/enheter inom en koncern Certifikatet anger koncern namn, enhet/ företagsnamn, dotterbolag och verksamhetsorter (ev. som bilaga) Huvudkontor besökes vid varje utvecklingsbesök samt ett representativt urval av verksamheten på annan ort. Hela koncernen/alla företag/enheter/orter bör besökas under kontraktsperiod/ 3-års period. GEMENSAMMA RUTINER LOKALA LEDNINGSGRUPPER FÖRETAG / AFFÄRSENHET 1 2 3 4 5 MED EGNA LOKALA ANPASSNINGAR

Krav och definitioner (enligt IAF MD 1:2007) Ett certifikat – Ett ledningssystem - krav för ”multisite” 0.2 : Lika tillverkning av produkt/process. 1.5 : Ett ”huvudkontor” alt. central funktion. 2.3.1 : Juridisk- eller kontrakterad koppling. 3.0.1 : Ett övergripande styrt ledningssystem. 3.0.3 : Internrevision på alla berörda siter www.iaf.nu/

Krav och definitioner (enligt IAF MD 1:2007) Ett certifikat – Ett ledningssystem - krav för ”multisite” 3.0.4 : Visa via huvudkontoret att bolaget/organisationen har etablerat ett ledningssystem enligt kraven i standarden 3.0.5 : Visa förmåga att samla in data från alla områden såsom; ledningens genomgång, lagar och andra krav, internrevision planering och utvärdering av resultaten, kundklagomål, förbättringar, etc. 4.3.3 : Certifikatet omfattar hela enheten dvs. brister på en enhet - påverkar huvudcertifikat. 4.4.3 Scopetext och certifikatstruktur - undercertifikat per enhet kan utfärdas med koppling till huvudcertifikatet. Vidare kan undercertifikatet ha en egen anpassad scopetext utifrån dotterbolagets verksamhet.

4. BMS och tillämpning

Hur tillämpar vi reglerna? Ur Lathund för revisioner (BMS Sverige): Säljaren identifierar siter, verksamhet, storlek och grad av central styrning. Säljaren gör beräkning av totala antalet revisionsdagar och grov bedömning av antalet siter som skall revideras. (SF161-Multisite) Inför första besöket (förrevision) är det lämpligt att avstämning görs mellan säljare, planering och Team Leader. Uppgifter om kontrakt, kund, siter, mm överförs till Team Leader, t.ex. med ”Projektmall”. Team Leadern gör revisionsplanen i detalj. ”SF17 -Multisite”, läggs upp för hela certifieringsperioden och hålls aktuell löpande. En preliminär plan bör tas upp vid förrevisionen. - Säljaren får fram total revisionstid, Planeraren vem som skall revidera, och Team Leadern bestämmer hur tiden bäst skall användas.

Flödet Kund Säljare Planerare Kund Teamleader Information (org, siter, mm) Koll, beräkning Underlag, mm Planera revisionsteam Planera, Revidera Rapport AWI Zig BV Forum Site lista BV Forum BV Forum Site lista SF161 Projekt- mall SF17 Multi SF17 Multi Projekt- mall

Hur tillämpar vi reglerna? OBS! Vid ”sampling”, dvs då alla ”siter” inte kan besökas vid certifieringen, skall urvalet motiveras och dokumenteras (Team Leadern). Det gäller även om alla orter kommer att besökas under 3-års perioden. - En kort, men tydlig motivering skall noteras på SF17-multisite. Sampling: minsta antal siter att besöka certifiering = totalt antal siter PUB = 0,6 x totalt antal recert = 0,8 x totalt antal OBS: endast liknande verksamhet kan ingå i urvalet för sampling Vid utökning av fler siter, görs bedömning från fall till fall. Viktigt att organisationen kan visa att ledningssystemet är implementerat på alla siter och att de omfattas av övervakning, internrevision och ledningens genomgång. Om inte siten besöks skall det motiveras, se ovan. Om det finns utrymme i revisionsplaneringen är det dock lämpligt att besöka siten.

Vanliga frågor >1 plats = multisite men sampling bara där det behövs Site : adress eller ort (jmf Helsingborg skolmatsalar) Stora kontrakt (rapporter, revisor-träd, språk, etc.) Möjligheter : ”remote audit”, samla ihop utesäljare, telefon, video, etc. ?

5. Exempel och övning

Exempel Eka Chemicals PPE (Pulp & Paper Europe) Tillverkning av kemikalier främst till massa- och pappersindustrin. 950 anställda på 11 orter i 3 länder ISO 9001 och ISO 14001 Recertifiering på gång för 2010 Uppdrag : - Gör en revisionsplan för nästa period och motivera urvalet av siter, dvs ”sampling”, SF17-Multisite Underlag: Uppgifter kontrakterade dagar och minsta antalet siter att besöka, ur ”projektunderlag”.

Flödet Kund Säljare Planerare Kund Teamleader Information (org, siter, mm) Koll, beräkning Underlag, mm Planera revisionsteam Planera, Revidera Rapport AWI Zig BV Forum Site lista BV Forum BV Forum Site lista SF161 Projekt- mall SF17 Multi SF17 Multi Projekt- mall

Exempel SF161 - mandagsberäkning

Exempel

Exempel Info om uppdraget : - se kommentar i BV Forum från Planerare (ev. hänvisning till Projektunderlag)

Exempel Projektmall / projektunderlag i BV Forum

Exempel Projektmall / projektunderlag i BV Forum

Exempel

Exempel SF17 och presentation finns på BV Forum

Exempel 30 min gruppövning 3 min redovisning per grupp (testa ladda upp SF17-filen på BV Forum, markera grupp)