Projektledning – VBEF01 Föreläsning 2 Kristian Widén, PhD 1

Projektledning - en repetition Temporär Unik Successivt utarbetande Projektledning Identifiera krav Balansera kraven på kvalitet, omfattning, tid och kostnader Anpassa specifikationer, planer och metoder

De tre avgränsningarna Varje projekt är avgränsat av: Omfattning: Vad syftar projektet till? Tid: Vid vilken tidpunkt skall det vara klart? Kostnad: Vad får det kosta? (Hållbarhet: Vad är konsekvenserna?) Det är upp till projektledaren att: Balansera avgränsningarna Uppfylla intressenternas förväntningar

Allmänna ledarkunskaper Mellan mänskliga färdigheter Generella kunskaper Projektets omvärld Kulturell och social miljö Internationell och politisk miljö Fysisk miljö Allmänna ledarkunskaper Mellan mänskliga färdigheter Effektiv Kommunikation Påverka organisationen Ledarskap Motivation Konflikthantering Problemlösning

Projektfullmakt Projektfullmakten är det dokument som formellt auktoriserar ett projekt. Projektfullmakten bör innehålla: Krav Verksamhetsbehov Syfte Projektledarens namn och befogenheter Översiktligt milstolpsdiagram Intressenternas inflytande Funktionella organisationer och deras medverkan Organisatoriska, miljömässiga och externa antaganden och restriktioner Affärsmässiga motiv Budgetram

Projektintegration Definition Projektintegration är ett kunskapsområde inom projektledning som omfattar samordning av projektets kontaktytor gentemot interna och externa intressenter, samt av projektledningsfunktionens ansvarsområden Syfte Syftet med projektintegration är att säkerställa att projektets interna och externa kontaktytor integreras, samordnas och styrs

Projektintegration Identifikation av projektintressenter Identifikation av erfarenheter från liknande uppdrag Hantering av projektets kontaktytor Integrerad projektplanering Upprättande av projektspecifikationer, projektplaner och rapporter Integrerad ändringshantering Överlämning och stängning av projektet

Ramverket för projekt integration Focus on pulling everything to- gether to reach project success!

Projektledningsplan Projektledningsplanen – ett dokument som vägleder genom projektet: Koordinering av alla planeringsdokument Leder projekt teamet Utgångspunkt för uppföljning (utförande jämf. referensplan)

Projektledningsplan – Vanliga delar Introduktion, översikt av projektet och dess syfte Omfattning och mål Projekt organisationen Intressent analys Projekttidplan Budget Kvalitets- och miljöplan Riskhantering Upphandlingsplan

Projektledningsplan - förslag på disposition Titelblad (titel, författare, kurs, datum) Sammanfattning Innehållsförteckning Inledning (bakgrund, syfte med dokumentet, definitioner) Målformulering och omfattning

Projektledningsplan - förslag på disposition (forts.) Projektorganisation - resurser Kommunikation och intressentanalys Tid (tidsplan) Kostnad (budget) Miljö- och Kvalitetsplan Riskhantering Upphandling Referenser Bilagor (eventuellt)

Vägleda och leda projektgenomförandet Indata Projektledningsplan Godkända korrigerande åtgärder förebyggande åtgärder åtgärder av fel Bekräftad åtgärd av fel Rutin för administrativ avslutning Verktyg och metoder Projektledningsmetodik Informationssystem för projektledning Utdata Leveranser Begärda ändringar Implementerade ändringsbegäranden korrigerande åtgärder förebyggande åtgärder åtgärd av fel Information om arbetsprestation Kristian Widén Kristian.widen@innoma.se

Omfattning

Vem? Anger projektets omfattning? Kan ändra projektets ramar, besluta om nedläggning?

Formulering av omfattningen Väldefinierad målformulering verkar för: överensstämmelse mål - resultat samarbete och kommunikation motivation för arbetsuppgiften tydligt projektavslut

Omfattningens innehåll Företagets syften (beställarens) Projektets syfte Projektets mål Personliga mål Avgränsningar

Kravspecifikation Produktkrav – förväntat resultat av projektet exempelvis: Tekniska krav Estetiska krav Kvalitetskrav Miljökrav Projektkrav – hur ska projektet genomföras exempelvis: Start- och sluttidpunkt Projektkostnad Organisation Metod Utbildning

Bestämma omfattning Bestämma omfattning: Dela upp I hanterbara mål/krav Mindre och hanterbara mål/krav hjälper till att: Förbättra planeringen av tid, kostnader och resurser Definiera en referensplan för uppföljningar Identifiera arbets ansvar

Work Breakdown Structure, WBS Definierar den totala omfattningen av projektet Är utgångspunkt för planering av tid, kostnader och resurser ”…..all the work required, and only the work required, to complete the project successfully”

Work Breakdown Structure, WBS 1 Projekt 1.1 Motor 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 Chassi 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 Kaross 1.3.1 1.3.2 1.3.3 Akt. 2 Akt. 5 Akt. 4 Akt. 3 Akt. 6 Akt. 7 Akt. 1

Byggprojekt Hus Mark Byggnad Installationer Ledning Trädgård Grund El VVS Stomme Stomkom-pleteringar Interiör Dörrar och fönster Tak

WBS Exempel Garaget

Riktlinjer för utarbetning av WBS 1. Ett arbetspaket skall bara finnas på en plats 2. Arbetet i ett arbetspaket är lika med summan av arbete i nivån under 3. Varje arbetspaket har bara en ansvarig 4. Strukturen på WBSen skall följa den verkliga arbetsgången 5. Projektdeltagarna bör vara delaktiga I utformningen av WBSen 6. Dokumentera varje arbetspaket för korrekt förståelse av syftet 7. WBSen måste vara flexible så att eventuella ändringar kan hanteras

WBS-beskrivning WBS paketen definieras Beteckning och namn Syfte och innehåll (vad skall göras) Ansvar Tid Kostnad Beroenden

WBS beskrivning Exempel Garaget

Verifiera omfattning Indata Utdata Verktyg och metoder Projektspecifikationen WBS-beskrivning Plan för ledning och hantering av omfattning i projekt Leveranser Verktyg och metoder Kontroll/besiktning Utdata Godkända leveranser Begärda ändringar Rekommenderade korrigerande åtgärder

Styra omfattning Påverka de faktorer som leder till ändringar Styra konsekvenserna av ändringarna Ändringar är oundvikliga och att styra dem är nödvändigt – jmf. integrerad styrning av ändringar