Investeringsplan år 2010 Investeringsplaner fastställs av Kommunfullmäktige. 2010 Förvärv Bostadsrätter: 533 000 Reinvesteringar: 48 948 000 Lokalanpassning ej spec: 12 371 000 Handikappinvesteringar: 5 299 000 Fastighetsinvesteringar: 7 927 000 EPC–Projekt (170 Mkr, 3år): 65 000 000 SHBK/Fastighet upprättar planer och kalkylunderlag för alla fastighetsinvesteringar. Publiken Konsulten Ett sätt att tydliggöra kommunens strategi för lokalförsörjningen är att utarbeta kommundirektiv för lokalförsörjningen som gäller för alla verksamheter, inklusive de kommunala bolagen. Motala och Sollefteå kommuner har jobbat med detta.

Fastighetsförvaltaren & ekonomi Ansvarsområden: Förvaltaren ansvarar inför ägarna (kommunen) för fastigheternas totalekonomi, lokalplanering samt bereder ärenden till nämnd. Befogenheter: Äger rätt att inom angivet förvaltningsområde utföra erforderliga uppgifter avseende ovanstående inom ramen för anvisad budget och efter särskild vidaredelegation inom SHBK/ Fastighet. Enligt vidaredelegation: Rätt att teckna interna och externa hyresavtal. Förfoga över anvisade medel för utredningar, investeringar, lokalunderhåll, och avveckling inom förvaltningsområdet.

Fastighetsförvaltaren & ekonomi forts. Investerings- & underhållsramar Hyreskalkylering Hyreskontrakt Fastighetsbudgetering Månadsuppföljning Driftnetto/Betalnetto Ekonomi i balans Självkostnad Hyresjusteringar

Upplåtelse av lokaler Interna upplåtelser tecknas med respektive nämnd till budgeterad självkostnad. Externa upplåtelser till marknadshyra. Andrahandsupplåtelse endast genom Fastighet. Föreningsbyrån korttidsuthyrningar till föreningslivet. Uppsägning Uppsägning i samverkan med Fastighet. Sex månaders uppsägning efter ett år. Anpassade lokaler kan sägas upp efter tio år. Externt förhyrda enligt externt kontrakt plus någon månad. Uppsägning kan alltid göras om annan hyresgäst kan ta över lokalerna. Publiken Konsulten Exempel på kompetenser som kommunen bör ha kompetens att hantera, men inte nödvändigtvis utföra. Planering av lokal- och servicebehov: K att förstå kärnverksamhetens långsiktiga behov av lokaler och service. K att samordna verksamhetsplaneringen och planeringen av lokaler och service. Verksamhetsmiljöer: K om hur kärnverksamheten fungerar och hur verksamhetsmiljöerna bör fungera. Fastighetskompetens: Beror på om man ska äga fastigheter … Ledningskompetens: Styra och utveckla organisationen. Styrsystem. Fastighetsekonomi: Styra och följa upp ekonomin, benchmarking, mäta effektiviteten. Hantera anskaffningar, investeringar Hantera upphandling Miljö: Att utveckla och använda kretsloppsstänkande i nybyggnad, ombyggnad, förvaltning och rivning.

Budget Ekonomisk handlingsplan Fördelning av medel Ledningens styrinstrument Test av verksamhetsidén

Varför ska vi budgetera? Planera verksamheten Fördelning av medel Styrinstrument Mål, budgetdirektiv Samordningsinstrument Arbetsplan Delegering och ansvarstagande Kontroll – och analysverktyg Publiken Konsulten Ett sätt att tydliggöra kommunens strategi för lokalförsörjningen är att utarbeta kommundirektiv för lokalförsörjningen som gäller för alla verksamheter, inklusive de kommunala bolagen. Motala och Sollefteå kommuner har jobbat med detta.

Olika sätt att budgetera? Noggranna beräkningar Historiska data Balansgång mellan olika budgetmetoder Ren gissning - känsla

Budgettyper Resultatbudget Likviditetsbudget Balansbudget Intäkter – kostnader Likviditetsbudget Inbetalningar - utbetalningar Balansbudget Tillgångar – eget kapital - skulder Publiken Konsulten Exempel på kompetenser som kommunen bör ha kompetens att hantera, men inte nödvändigtvis utföra. Planering av lokal- och servicebehov: K att förstå kärnverksamhetens långsiktiga behov av lokaler och service. K att samordna verksamhetsplaneringen och planeringen av lokaler och service. Verksamhetsmiljöer: K om hur kärnverksamheten fungerar och hur verksamhetsmiljöerna bör fungera. Fastighetskompetens: Beror på om man ska äga fastigheter … Ledningskompetens: Styra och utveckla organisationen. Styrsystem. Fastighetsekonomi: Styra och följa upp ekonomin, benchmarking, mäta effektiviteten. Hantera anskaffningar, investeringar Hantera upphandling Miljö: Att utveckla och använda kretsloppsstänkande i nybyggnad, ombyggnad, förvaltning och rivning.

Uppföljning Stämma av mot budgeterade anslag Stämma av mot budgeterade verksamhetsmål (måluppfyllelse) Tyda signaler om avvikelser Ta hänsyn till ändrade förutsättningar Vidta åtgärder Sprida information till berörda

Jämförelser och avvikelser Värden Senaste månaden Ackumulerat från årets början Årsvärde Prognos (justerat årsvärde) Prognos (justerade månadsvärden) Avvikelser Absoluta tal Procentuella

Investeringstyper Verksamhetsinvesteringar Fastighetsinvesteringar Ny- till- och ombyggnader Verksamhetsanpassning Fastighetsinvesteringar Lönsamhetsinvesteringar Reinvesteringar

Investeringar Definition Gränsdragningsproblem Större utgifter t ex > 40 000kr Livslängd minst 3 år Gränsdragningsproblem Investering/underhåll

Kapitalkostnad Investeringsutgiften Kalkylränta Avskrivningstid

Komponentvisa avskrivningar

Aktivering av investeringar Syfte Rutinen beskriver arbetsgången för aktivering av hyrespåverkande utgifter för investeringsprojekt. Aktivering initieras av förvaltaren när projektet är slutbesiktat och genomgång skett med projektledaren genom att markera ”aktiveras” i PUF, projektuppföljningssystem under fliken kostnadsuppföljning. Ansvar Förvaltaren ansvarar för att projektet när det är slutbesiktat markeras med ”aktiveras” i PUF projektuppföljningssystem under fliken kostnadsuppföljning. Ett mejl går i detta skede till ekonom. Ekonom ansvarar för att projektets utgifter aktiveras i anläggningsregistret med rätt IKB och de rätta avskrivningstiderna. Projektledaren ansvarar för att gå igenom projektet med förvaltaren efter slutbesiktning samt att meddela ekonom när eventuella tilläggsutgifter kan aktiveras. Aktivering sker två gånger per år - juni och november.

Hyressättning Lokalförsörjningsfunktionens kostnader för fastighetsförvaltning, upplåtelser och lokalresursplanering täcks genom självkostnadsbaserade ersättningar och internpris för lokaler och bostäder från kommunens verksamheter.

Mål med internpriset Ska visa de verkliga kostnaderna för lokalerna. Ska stå i relation till verksamheternas lokalanvändning och gjorda verksamhetsanpassningar. Ska vara så utformat att lokalkostnaderna kan särskiljas och kalkyleras in i verksamhetens budget för prissättning av sina tjänster. Ska medverka till en effektiv resursanvändning genom att underlätta för verksamheterna att väga kostnaderna för lokalerna mot nyttan för verksamheten. Ska sättas så att Fastighet kan sköta fastigheterna på ett resursmässigt optimalt sätt över tiden. Ska sättas så att den utmanar till ständiga förbättringar och hög effektivitet i fastighetsförvaltningen. Ska vara lättadministrerat, tillförlitligt, begripligt och lätt att kommunicera.

Princip för prissättning av lokaler Lokaler som ägs av kommunen och som upplåts till kommunens verksamheter ska ha det pris som motsvarar dess kostnad. Prissättningen ska vara självkostnads-baserad men med schablon när det gäller prissättning av underhåll. Med självkostnad avses att fastigheternas verkliga kostnader ligger till grund för de pris som debiteras verksamheterna för det nyttjade beståndet. För förhyrda lokaler sätts priset utifrån den externa kostnaden (hyra), samt tillägg för Fastighets kostnader för administration och eventuell fastighetsservice, el, värme och vatten.

Internhyra/internpris Självkostnad Driftkostnad inkl media Underhåll Administration Kapitalkostnad

Internhyra/internpris Fördelar Medvetandegör lokalanvändarna om lokalkostnaden Styrningseffekt Lokaler som inte behövs lämnas Underlag för prisjämförelser Intresset för lokalresursplanering ökar Optimerar kommunnyttan

Internhyra/internpris Nackdelar Inga riktiga pengar Hyran motsvarar inte ”värdet” av lokalen Kan bli komplicerat Brist på flexibla lösningar Monopolsituation Kräver administrativa resurser

Nyckeltal Kontrollera och följa upp utvecklingen Inom den egna verksamheten Hos andra jämförbara organisationer Men även stimulera och sporra organisationen till förbättringar.

Nyckeltal Lokalkostnad/m2 Lokalkostnad/anställd Lokalkostnad/elev Energiförbrukning/m2 Underhållskostnad/m2 Administrationskostnad/m2 Kapitalkostnad/Total kostnad

Nyckeltal Att tänka på Vad menas med m2? Förbrukning eller kronor? Vilken period avses? Begränsa antalet nyckeltal