EN MODELL FÖR SAMVERKAN: EXEMPLET BYGGLOVSPROCESSEN

INTRODUKTION

Inom projektet Förenkla på riktigt Inom projektet Förenkla på riktigt! har vi satsat på att göra konkreta insatser inom olika områden och i olika former. Då det inte är praktiskt eller kostnadsmässigt möjligt att genomföra insatser på samtliga länsstyrelser, så har vi valt att göra pilotprojekt. Dessa får sedan vara exempel för framtida aktiviteter på landets länsstyrelser.

Vill ni göra något liknande på er länsstyrelse? I detta dokument beskriver vi en av dessa insatser – ett pilotprojekt kring bygglovsprocessen, som genomfördes i augusti 2014. Vill ni göra något liknande på er länsstyrelse? Då är vår förhoppning att ni kan hämta inspiration och få tips och idéer från denna beskrivning. Naturligtvis går ett liknande projekt att genomföra på olika sätt, så se inte detta som ett färdigt recept utan som inspiration!

BAKGRUND

Tillväxtverket har ett uppdrag att genomföra insatser som förenklar för företag på kommunal nivå. Länsstyrelsen i Kronobergs län samordnar länsstyrelsernas arbete med att förenkla för företag. En viktig del av båda regeringsuppdragen är att samverka med andra myndigheter både på lokal, regional och nationell nivå. I detta pilotprojekt var syftet att titta närmare på handläggningstider i koppling till bygglov, ett område som både involverar både kommuner och länsstyrelser.

SYFTE OCH MÅL

Syftet med projektet var att samla länsstyrelse och kommun för att deltagarna skulle få: kunskap om respektive organisations interna processer i koppling till handläggning av bygglovsärenden/överklaganden av bygglovsärenden en bättre förståelse för bygglovsprocessen ur företagarens perspektiv

Utifrån detta var de konkreta målen att: analysera vilka insatser som behöver göras för att ge företagaren god information, service och en rättssäker bedömning identifiera åtgärder: på lokal/regional nivå inom kommunen Inom länsstyrelsen

FÖRUTSÄTTNINGAR

För att kunna genomföra ett projekt som detta krävs att ett antal aktörer involveras och samarbetar. I detta fall deltog arrangörerna från Tillväxtverket och Förenkla på riktigt, extern processledare samt deltagare från länsstyrelser och kommuner.

ANSVARSOMRÅDEN ARRANGÖR PROCESSLEDARE DELTAGANDE ORGANISATIONER Utse representanter för länsstyrelser (rättsfunktion samt planfunktion/ samhällsplanering) Utse representanter från kommuner (bygglovhandläggare/bygglovinspektörer och förvaltningschefer) Arbeta vidare med insatser på lokal/regional nivå Kontakt med processledare Information till deltagare DELTAGANDE ORGANISATIONER ARRANGÖR Ordna lokaler Ansvara för planering och genomförande av workshop Kontakt med företagare Dokumentera, följa upp och återkoppla till deltagare PROCESSLEDARE

FÖRBEREDELSER

Som en del i förberedelsearbetet gjorde arrangörerna en omvärldsbevakning av aktuella initiativ och utredningar inom området bygglov. Kontakter togs också med andra myndigheter som genomfört liknande projekt. Projektdeltagarna intervjuades för att identifiera områden som kändes särskilt angelägna att arbeta vidare med. Arrangörerna intervjuade också två företagare om deras erfarenheter och upplevelser av bygglovsprocessen.

DAGS FÖR WORKSHOP

Processledare ansvarar 1 Bygglovsprocessen beskrivs utifrån företagarens perspektiv – konkreta exempel som bygger på intervjuer med företagare. Vilka problem upplever företagare? Vilka orsaker ser företagare till problemen? Processledare ansvarar

Deltagare diskuterar under ledning av processledare 2 Analys kring organisationer och organisationsgränser samt diskussion kring vilka konsekvenser detta får för företag. Deltagare diskuterar under ledning av processledare

3 Diskussion kring gemensam målbild: Vi måste tillsammans ta ansvar för att processen hänger ihop. Vad innebär en nöjd sökande eller överklagande?

Deltagare kartlägger under ledning av processledare 4 Kartläggning av företagarens resa från informations-insamling och ansökan till beviljat/avslaget bygglov. Kommunernas och länsstyrelsernas interna processer kartläggs parallellt. Vilka aktörer ingår i företagarens bygglovsresa? Var finns det ”glapp”? Deltagare kartlägger under ledning av processledare

5 Analys av problem och grundorsaker samt vad som krävs för att komma tillrätta med dessa problem. Vad kan förbättras och vilka konkreta aktiviter krävs för att detta ska komma till stånd? Vem ska ansvara för respektive insats? Deltagare analyserar, kommer fram till konkreta aktiviteter och ansvarsområden under ledning av processledare

FRAMGÅNGSFAKTORER?

Autentiska berättelser/exempel från företagare för att inte fastna i de interna processerna utan hålla fokus på företagarens resa. Deltagare som delar med sig av sin kunskap och sina erfarenheter och är intresserade av att lära mer om andra organisationers verksamhet. Processledare som på ett tryggt sätt kan lotsa deltagarna genom dagen, ser till att alla kommer till tals och håller fokus på workshopens målbild. En spridning av deltagare från olika funktioner från kommun och länsstyrelse. Att de finns en mottagare för de olika aktiviteter som identifieras och att en uppföljning sker.