Maud Rudquist och Katrin Siverby 2014-11-03 Kommunallagen, fullmäktiges arbetsordning, lite förvaltningsrätt och hantering av allmänna handlingar Maud Rudquist och Katrin Siverby 2014-11-03

Kommunens befogenheter Kommunen befogenheter baseras på: Principen om allmänintresse Lokaliseringsprincipen Likställighetsprincipen Retroaktivitetsförbudet

Allmänintresse Angelägenheten framstår som gemensam för alla medlemmar i kommunen Allmänintresset bedöms inte kvantitativt, utan med utgångspunkt i om det är lämpligt, ändamålsenligt, skäligt o.s.v. att kommunen befattar sig med angelägenheten Principiellt förbud mot att ge understöd till enskilda Ex. fritidsverksamhet, elförsörjning, kultur Elförsörjning; även gas och fjärrvärme, men måste vara på affärsmässig grund sedan elreformen – kan även leverera till andra än kommunmedlemmar Fritidsverksamhet; idrottsanläggningar, borgensåtaganden för idrottsföreningar etc. Dock ej borgensåtagande vid racingbana eller travbana, troligen beroende på det kommersiella inslaget. Folkbildning och kultur; lämna bidrag till teatrar, stödja åtgärder för att åstadkomma samlingslokaler, t.ex. Folkets hus, samt andra festligheter eller tillställningar, t.ex. ”Uddevalla firar”, kvinnorättskongress, fredskongress etc. Måste dock uppfylla lokaliseringsprincipen

Lokaliseringsprincipen Angelägenheten måste knyta an till kommunens område eller till dess medlemmar. Angelägenheten får inte ankomma enbart på staten, annan kommun, ett landsting eller annan. Undantag – kommunalt fjärrvärmeverk får enligt speciallag (ellagen) erbjuda sina tjänster i grannkommun Rättspraxis: Flygplats är ok att engagera sig även om det är mest inresande än utresande, även hotell i vissa undantagsfall då privata intressen för hotellverksamhet saknas Svåra gränsfall ibland där kommunens egna invånare kan gynnas men kanske också även andra, t.ex. Microbind

Likställighetsprincipen Kommunen ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finnas sakliga skäl för det. Ok att börja erbjuda en tjänst i en kommundel men det måste vara avsikten att tjänsten sedan skall erbjudas alla Svårt att upprättahålla exakt lika servicenivå i stora kommuner med decentraliseras verksamhet, men vid myndighetsutövning krävs gemensamma bestämmelser som är objektiva och rättvisa Likställighetsprincipen gäller inte för t.ex. kommunens anställda, gäller inte vid upphandling eller köp/försäljning av fastigheter Likställighetsprincipen innebär att inkomstutjämnande verksamhet inte är ok, kommunalskatten är lika för alla, lika så krävs lagligt stöd eller annat objektiv grund för att ha differentierade taxor t.ex. beroende på inkomst, exempel dagis, äldreomsorg Likställighetsprincipen gäller på många områden, t.ex. om kommunen har tillåtit namninsamlingslistor i bibliotek, receptioner eller likn för något ändamål är man skyldig att tillhandahålla samma möjligheter för andra (undantag kan vara om man beslutar om riktlinjer för området) Reglerna blir också aktuella vid t.ex. föreningsbidrag, bidrag till fristående skolor etc. Det måste finnas skälig grund för olika bidrag annars strider det mot likställighetsprincipen

Retroaktivitetsförbudet Kommunen får inte fatta beslut med tillbakaverkande kraft som är till nackdel för kommunens medlemmar, om det inte finns synnerliga skäl för det. Juridiska termer: särskilda skäl = mildare, synnerliga skäl = strängare Regeringsrätten har uttryckt i ett rättsfall att kommunen med retroaktiv verkan inte kan ändra biståndsbeslut enbart på grund av besparingsskäl Kommunen har utan hinder av förbudet mot beslut med tillbakaverkande kraft kunnat ändra fördelningsreglerna för kommunal tomtkö Kuriosa: i vissa fall kan kommunen inte heller fatta positiva beslut med tillbakaverkan, detta gäller åtminstone beträffande kommunalskatt, detta beroende på kommunallagens regler om kommunal budget (vilket vi kommer till!)

Lag om vissa kommunala befogenheter Rätt att lämna olika former av bidrag, bistånd och stöd Rätt att bedriva vissa former av näringsverksamhet (ex. sysselsättning för personer med funktionshinder, lokaler, sjuktransporter m.m.) Turism Tjänsteexport och internationellt bistånd Härutöver finns en mängd lagar som ger kommunen befogenheter men också lagstiftad tvångsverksamhet, t.ex. Socialtjänstlagen, Skollagen, Miljöbalken, Plan- och bygglagen m.fl. Bidrag, bistånd och stöd – ex. vägbyggande, bidrag till universitets- och högskoleutbildning och forskning, servicetjänster åt äldre Näringsverksamhet – Turism – bidrag till turismanläggningar Tjänsteexport och internationellt bistånd – tillhandahållande av sådan kunskap och erfarenhet som finns i den kommunala verksamheten

Kommunens organisation

Organisatorisk frihet Kommunen har stor frihet att organisera sina verksamheter

I kommunen måste finnas Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Revisorer Valnämnd Överförmyndare/överförmyndarnämnd

Kommunfullmäktige (KF) Beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, främst Mål och riktlinjer Budget, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor Nämndernas organisation och verksamhetsformer Val av ledamöter & ersättare i nämnder och beredningar samt revisorer Grunderna för ekonomiska förmåner till förtroendevalda Årsredovisning och ansvarsfrihet Kommunal folkomröstning Extra val till kommunfullmäktige ”Principiell beskaffenhet eller annars av större vikt” - definieras i förarbeten till lag och det kan tolkas med hjälp av rättspraxis. Rent generellt kan sägas att det vid tveksamhet hellre bör avgöras i kommunfullmäktige än i nämnd eller styrelse. Skulle beslutet överklagas och domstolen beslutar att det var av principiell beskaffenhet och således borde ha beslutats av kommunfullmäktige upphäver de beslutet och beslutet måste då tas om. Se 5 § AO Ansvarsfrihet tillstyrks eller avstyrks efter att revisorerna yttrat sig över årsredovisningen. Ansvarsfrihet innebär att de olika förtroendevalda inte kan bli skadeståndsskyldiga för fel begångna i tjänsten. Vidare kan en förtroendevald som inte beviljats ansvarsfrihet skiljas från sitt uppdrag. Kommunal folkomröstning kan sägas att det antingen kan väckas förslag om folkomröstning genom motion eller annat kommunalt initiativ (t.ex. nämnd eller styrelse) alternativt kan förslag om folkomröstning väckas genom medborgarinitiativ, då krävs att minst 5 % av kommunens röstberättigade medlemmar begär det genom namninsamling. Organisation - sker bl.a. genom reglementen, men också genom styrprinciper eller liknande. Kommunens revisorer består av ett antal fristående lekmannarevisorer. Varje revisor har själv att ta ställning till olika frågor och det är således inga omröstningar eller liknande om hur man skall ställa sig i olika frågor. Kommunens revisorer skall agera självständigt gentemot andra organ och upphandlar själva revisorsbiträde i form av auktoriserade revisorer.

Kommunstyrelsen (KS) Kommunens strategiska organ genom sin roll att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter Uppsiktsplikt över övriga nämnders verksamhet Är också en nämnd Kommunstyrelsen har en särställning - träder också fram i den beredande roll som kommunstyrelsen har som budgetberedande organ. Uppsiktsplikt - lagen ger inte kommunstyrelsen några extrema maktmedel men som en del av uppsiktsplikten har styrelsen rätt att från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen begära in yttranden eller upplysningar. Uppsiktsplikten fullgörs således genom påpekanden, lämna råd och anvisningar, samt om nödvändigt tillse att kommunfullmäktige som högsta beslutande organ ingriper. Kommunstyrelsen kan däremot inte inhibera beslut, besluta om viss åtgärd eller på annat sätt gripa in i annan nämnds myndighetsutövning. Den uppsiktsplikt som kommunstyrelsen har gäller också kommunala bolag. Däremot ger kommunallagen inte kommunstyrelsen rätt att begära in yttranden eller upplysningar från de kommunala bolagen. Det bör istället föreskrivas en sådan rätt i ägardirektiven till de kommunala bolagen, det finns också i ägardirektiven för Vänersborgs kommuns kommunala företag. Uppsiktsplikten gäller också delägda kommunala bolag och där kan uppstå svårigheter eftersom privata intressenter i de bolagen kan ha andra intressen än att lämna information till kommunstyrelsen. Uppsiktsplikten gäller också kommunalförbund som kommunen är medlem i. Det är kommunstyrelsen själv som beslutar hur tillsynen skall utövas. Värt att nämna är att uppsiktsplikten inte bara gäller bedriven verksamhet utan kommunstyrelsen skall också tillse att nödvändig verksamhet utövas. Det är ett relativt osäkert rättsläge huruvida kommunstyrelsen kan begära in sekretessbelagda uppgifter från annan nämnd. Det bör enligt SKL endast kunna ske i särskilda undantagsfall. Rättsfall avseende kommunstyrelsen roll som ledande och samordnande finns; t.ex. ansågs inte kommunstyrelsen kunna utfärda föreskrift om utlämnande av allmän handling för annan myndighet (nämnd) RRK 1978 2:5. Enskild ledamot kan inte utöva tillsyn genom att begära in handlingar, den rätten tillkommer styrelsen i sin helhet, enligt RÅ 1982 2:34 Avseende ansvaret för ekonomi gäller att kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar för egendomsförvaltning och medelsförvaltning. Kommunfullmäktige får dock besluta att egendomsförvaltningen helt eller delvis skall skötas av annan nämnd, t.ex. att samhällsbyggnadsförvaltningen skall ansvara för den fasta egendom som kommunen äger. Det är också möjligt att besluta att en nämnd helt eller delvis skall ha hand om sin egen medelsförvaltning, detta är mindre vanligt. Ofta handhar kommunstyrelsens ekonomienhet kommunens medel.

Övriga verksamheter Fullmäktige tillsätter de nämnder som behövs för verksamheten i övrigt. Den organisatoriska friheten får dock inte medföra att en och samma nämnd har både partsintressen och sköter myndighetsutövningen inom samma område.

Utskott i nämnd Fullmäktige kan bestämma att en nämnd ska ha utskott (t.ex. arbetsutskott, personalutskott) Nämnden kan också själv – när fullmäktige inte sagt något – besluta om utskott.

Fullmäktigeberedningar Fullmäktige får tillsätta beredningar som bereder ärenden som fullmäktige ska avgöra Fullmäktigeberedningar har till uppdrag att bereda en speciell fråga eller en speciell typ av frågor, kan t.ex. vara beredande och leda utvecklingen avseende demokratifrågor, folkhälsa och kulturstrategi. Se 45-52 §§ AO

Nämndernas uppgifter har självständig beslutanderätt i ”frågor som rör förvaltningen”, d.v.s. den fortlöpande verksamheten genom exempelvis speciallagstiftning bereder fullmäktigeärenden ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs (3 kap. 13-14 §§ KL)

Delegering från fullmäktige till nämnd Fullmäktige får delegera beslutanderätten till en nämnd i enstaka ärenden eller i grupper av ärenden. Förbud mot delegering gäller för uppgifterna enligt 3 kap. 9 § KL Fullmäktiges delegering till nämnd framgår av nämndens reglemente Översyn pågår för närvarande i syfte att enhetlig- och tydliggöra.

Delegering från nämnd En nämnd kan delegera beslutanderätt till: - utskott - ledamot eller ersättare - anställd Nämndens delegering framgår av nämndens delegeringsordning Översyn kommer att genomföras så snart alla reglementen är klara. Även här är syftet att enhetlig- och tydliggöra.

Sammanträdet

Fullmäktigesammanträdet Ordförande leder fullmäktiges sammanträden och ansvarar för ordningen vid sammanträdena. Ordförande får visa ut den som uppträder störande och inte rättar sig efter tillsägelse. (se AO) I ordförandes ledningsuppdrag ingår bl.a.: När KF ska behandla ett ärende (13 § AO) Vilka handlingar som skall tillställas ledamöter och ersättare (14 § AO) Vilken turordning ärendena har (21 § AO) Hålla koll på talarordningen (26 § AO) Hålla koll på yrkanden (27 § AO) Visa ut den som stör eller ajournera/upplösa sammanträdet (27 § AO) Yttranderätt: Ordförande (inkl. vice ordf) i nämnd eller fullmäktigeberedning (22 § AO) Styrelsens ordförande i kommunalt bolag (22 § AO) Revisorerna (22 § AO) Kommundirektören (25 § AO) KF:s sekreterare (25 § AO) Annan sakkunnig (25 § AO) Upplysningsmöjlighet: Annan som KF kallar (25 § AO)

Protokollet Ordförande ansvarar för protokollets innehåll Skall redovisa vilka ledamöter och ersättare som har tjänstgjort samt vilka ärenden som handlagts Skall i övrigt redovisa Förslag och yrkanden I vilken ordning ordförande lagt fram förslag Genomförda omröstningar och hur de utfallit Fattade beslut Vem som deltagit i beslutet och hur de röstat Vilka reservationer som anmälts mot beslutet Protokollet ska justeras senast 14 dgr efter sammanträdet Senast dagen efter justeringen ska justeringen tillkännages på kommunens anslagstavla. Beslutsprotokoll Justering – kontroll av protokollet + underskrift. Det vanliga är att ordförande och två ledamöter är justerande, men det finns inga lagkrav på ordförande skall vara justerande men det får anses självklart eftersom ordförande har ansvaret för protokollet. Justeringspersonerna bör utses vid sammanträdets början. Justeringen skall ske inom fjorton dagar men det kan hända att justeringen måste överlämnas till kommunfullmäktige därför att de som skall justera är oense om beslut eller yrkanden. Då får tidsfristen överskridas. Det händer också att man har omedelbar justering, det innebär att man i samband med sammanträdet justeras en paragraf, används vid brådskande ärenden. Justerarna kan också anteckna avvikande mening i protokollet om de inte kommer överens, huruvida protokollet skall anses justerat beror på innehållet i anmärkningarna. Är det avgörande anmärkningar bör frågan därför hänskjutas till kommunfullmäktige. Det finns inget krav på att justering skall ske samtidigt vid ett sammanträffande. Det räcker om ordförande ser till att de olika justeringspersonerna får protokollet för underskrift. Dock är det vanligt avseende kommunfullmäktige att alla träffas samtidigt. Vid nämndssammanträden däremot är det vanligare att man gör det var för sig. Innan protokollet är justerat är det ingenting värt och beslut kan inte verkställas för justering. Däremot kan verkställighet ske innan beslutet vunnit laga kraft. Ett beslut vinner laga kraft tre veckor efter att beslutet anslagits. Anslag skall som ske senast andra dagen efter justeringen. Däremot bör sägas att beslut som svårligen kan återgå bör inte verkställas innan beslutet vunnit laga kraft. Det finns inga klara regler vad som gäller avseende felaktigheter i ett justerat protokoll. De regler som finns i förvaltningslagen om rättelse är inte tillämpliga. Däremot bör man kunna rätta uppenbara skrivfel med en signatur. Andra rättelse går dock inte att göra, det skulle då kunna blir ett straffrättsligt ansvar för urkundsförfalskning. Har ett beslut formulerats felaktigt bör kommunfullmäktige ta upp ett ärende om rättning vid nästkommande sammanträde och bekräfta beslutet igen med rätt formulering. Man får vid justering inte rätta formella fel vid sammanträde, t.ex. om ordförande har lagt proposition på ett nytt ärende vilket han borde vägrat, då skall detta finnas med i justerat protokoll och får inte utelämnas. Protokollet skall återge vad som skett på sammanträdet oavsett om det varit riktigt handlagt eller inte.

Medverkan i fullmäktigesammanträde Fullmäktiges sammanträden är offentliga. Fullmäktige får besluta att andra än ledamöter får delta i överläggningarna (se AO)

Medverkan i nämndssammanträde En nämnds sammanträde är normalt slutet Nämnd kan dock besluta om att sammanträde ska vara offentligt, om fullmäktige har medgivit detta. Nämnd får själva kalla personer som ska lämna upplysningar på nämndssammanträde.

Ersättares tjänstgöring i fullmäktige När en ledamot är förhindrad att komma, ska en ersättare kallas in. En ledamot har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt i hans ställe. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen p.g.a. annat hinder än jäv, får dock inte tjänstgöra mer under samma dag (förbud mot växeltjänstgöring). Se 15-18 §§ AO

Ersättares tjänstgöring i nämnder Fullmäktige ska besluta om ersättarnas tjänstgöring i nämnderna (6 kap. 10 § KL)

Ersättares närvaro- och yttranderätt Fullmäktiges sammanträden är offentliga. Yttranderätten för icke tjänstgörande närvarande ersättare regleras genom arbetsordningen. Icke tjänstgörande ersättare i nämnder har rätt att närvara vid nämndens sammanträde och yttranderätten regleras av fullmäktige genom nämndsreglementena.

Initiativrätt Ledamöter i fullmäktige får väcka motioner samt ställa interpellationer och frågor Den som är folkbokförd inom kommunen får väcka ärende genom medborgarförslag Tjänstgörande ersättare har samma rättigheter.

Motion Innebär att man som enskild ledamot eller tillsammans med andra ledamöter tar initiativet till att väcka ett ärende med ett förslag som kommunfullmäktige måste ta ställning till. Skall vara skriftlig Undertecknad av den eller de som står bakom motionen Får inte ta upp ämnen av olika slag Se 31 § AO

Interpellation En interpellation ska avse fullmäktiges, nämnds eller fullmäktigeberednings område, ha ett bestämt innehåll, vara försedda med en motivering och röra angelägenheter av större intresse för kommunen. Får inte avse ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild Se 34 § AO

Fråga I syfte att inhämta upplysningar får ledamöterna ställa frågor, vilka ska ha ett bestämt innehåll och vara försedda med en kort inledande förklaring. avse fullmäktiges, nämnds eller fullmäktigeberednings område Får inte avse ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild Se 35 § AO

Omröstning och beslut Varje ledamot i fullmäktige eller nämnd har en röst Ledamot i fullmäktige eller nämnd kan avstå från att delta i en omröstning eller i ett beslut. Obs! Röstplikt för nämndsledamöter i ärenden som avser myndighetsutövning mot enskild Ordförande är alltid skyldig att rösta, när det behövs för att ärendet skall kunna avgöras. Se 28-29 §§ AO

Reservation En förtroendevald som har deltagit i avgörandet av ett ärende får reservera sig mot beslutet. Reservationen skall anmälas innan sammanträdet avslutas.(4 kap. 22 § KL) Se 42 § AO

Ajournering Används om det i fullmäktige eller nämnd finns behov av ett uppehåll i sammanträder för paus, enskilda överläggningar eller liknande. Tidpunkten för ajourneringen ska anges i protokollet

Bordläggning Bordläggning innebär att ett ärende vilar och att ingen ytterligare beredning sker. Ett bordlagt ärende ska normalt behandlas på nästa sammanträde om inte annat bestämts. Bordläggning sker om det begärs av minst en tredjedel av de närvarande ledamöterna i fullmäktige (enkel majoritet i nämnd). Om ärendet tidigare bordlagts i fullmäktige, krävs enkel majoritet

Remiss Remiss innebär att man sänder ett ärende till annat organ för yttrande, synpunkter eller utredning.

Återremiss Återremiss innebär att ärendet återgår till det beredande organ som lagt ett förslag. Återremiss sker om det begärs av minst en tredjedel av de närvarande ledamöterna i fullmäktige (enkel majoritet i nämnd). Om ärendet tidigare återremitterats i fullmäktige, krävs enkel majoritet Beslut om återremiss måste motiveras.

Beredningsplikt - huvudregel Alla ärenden i fullmäktige ska ha beretts av antingen berörd nämnd eller fullmäktigeberedning. Styrelsen har alltid rätt att yttra sig i ärende som har beretts av annan nämnd eller fullmäktigeberedning. OBS! För nämnderna finns ingen lagstadgad beredningsplikt

Undantag från beredningsplikten Val Avsägelse från uppdrag Behandling av revisionsberättelse Brådskande ärende (om samtliga ledamöter är ense om beslutet) Varför beredningstvång? Det handlar ytterst om att upprätthålla allmänhetens förtroende för kommunfullmäktige. Många av dem som sitter i kommunfullmäktige är fritidspolitiker och måste också kunna lita på att ärendena är beredda korrekt för att våga stå för beslut. Det är kommunfullmäktige själva som avgör hur ärendena skall beredas, urvalet skall grunda sig på sakliga grunder. Rent praktiskt är det bara avseende motionerna som kommunfullmäktige rent faktiskt beslutar remittering, men kommunfullmäktiges ordförande kan stoppa ärenden från dagordningen om han/hon inte tycker att de är tillräckligt beredda. Möjligheten att återremittera är också större i kommunfullmäktige än i nämnderna beroende på att en minoritet (1/3) i kommunfullmäktige skall kunna återremittera ärenden om de inte anser dem tillräckligt beredda. I vissa kommuner har kommunfullmäktige delegerat till kommunstyrelsen att remittera motioner men de bör då ge vissa riktlinjer kring remitteringen. Det finns inga hinder att gå längre än beredningstvånget. Rent praktiskt är det ofta registrator tillsammans med förvaltningschef eller administrativ chef som beslutar om remittering av nämndens egna ärenden och i tveksamma fall kan även samråd ske med presidiet eller med arbetsutskott. Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att det finns ett beslutsförslag som är huvudförslag i kommunfullmäktiges hantering av ärendet. Att beredningen hanteras korrekt är av största vikt, då bristande beredning är ett skäl till att beslut kan upphävas vid ett överklagande. Att fullgöra sina ”skyldigheter” enligt Medbestämmandelagen (MBL) är däremot inte en del av beredningen och brister i förhandlande eller information enligt MBL är istället en fråga för Arbetsdomstolen att avgöra. Det kan alltså inte leda till att beslutet upphävs för bristande beredning att arbetsgivaren inte uppfyllt MBL!

Laglighetsprövning Fullmäktiges och nämndernas beslut kan i de flesta fall överklagas genom laglighetsprövning av alla medlemmar i kommunen. Klagomålet ska vara förvaltningsrätten tillhanda senast tre veckor från det att beslutet tillkännagavs på anslagstavlan. Förvaltningsrätten prövar beslutets laglighet, inte lämplighet Andra beslut än ovan angivna kan inte överklagas. Däremot anses beslut fattade på delegation vara nämndsbeslut varför också de kan överklagas på samma grunder. Däremot måste man skilja ut sådana beslut som kan anses vara av rent förberedande eller rent verkställande art – dessa är nämligen inte överklagningsbara. Däremot är ”grundbeslutet” överklagbart, t.ex. det som följer det rent förberedande beslutet, eller det beslut varpå verkställigheten grundar sig. Reglerna i detta kapitel gäller inte om det finns andra regler om överklagan i annan lag, t..ex. vallagen, plan- och bygglagen. Vallagen säger t.ex. att kommunfullmäktiges beslut om valkretsindelning skall överklagas till länsstyrelsen och inte till länsrätten som i dessa fall. Skollagen har också särskilda regler om när rektorns beslut skall överklagas enligt kommunallagens regler och när det skall överklagas till Skolväsendets överklagandenämnd. Den svåra frågan brukar vara förvaltningsbesvär enligt förvaltningslagen kontra laglighetsprövning enligt kommunallagen. Där gäller att om det inte finns särskild lag om annat skall kommunallagens regler gälla. Skillnaden är bl.a. att vid förvaltningsbesvär kan endast den som beslutet rör överklaga beslutet samt att vid förvaltningsbesvär kan domstolen fatta ett nytt beslut, alltså inte bara upphäva det fattade beslutet.

Laglighetsprövning forts Ett överklagat beslut ska upphävas om: Det inte har tillkommit i laga ordning, Beslutet hänför sig till något som inte är en kommunal angelägenhet, Det organ som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter eller Beslutet strider mot lag eller annan författning Inte tillkommit i laga ordning: handlar om olika formfel, t.ex. att någon varit jävig, att man inte varit beslutsföra p g a för få ledamöter närvarande, bristingar i beredningen när det gäller kommunfullmäktige, felaktig kallelse/tillkännagivning eller felaktig omröstningsförfarande. Inte kommunal angelägenhet, jämför bild 14 Överskridigt befogenheter: annan nämnds område eller beslutet skulle ha beslutats av kommunfullmäktige Lag eller annan författning: kommunen måste självklart följa lagen! Däremot sker ofta att vissa kommuner ägnar sig åt verksamhet som andra kommuner fått upphöra med efter laglighetsprövning. Det är däremot inte lagligt för det, och anmärkningar kan komma från revisorer eller t.ex. JO eller annan tillsynsmyndighet. Länsrätten upphäver beslutet om de anser att det strider mot något av ovanstående, sedan är det upp till kommunen att ev fatta annat beslut

Jäv Jävsreglerna gäller förtroendevalda och anställda. Jävsreglerna är till inte bara till för att enskilda förtroendevalda och anställda inte skall kunna skaffa sig förmåner utan är också till för att allmänheten skall kunna ha förtroende till att anställda och förtroendevalda inte handlägger ärenden där deras opartiskhet kan vara påverkad. Om åtgärder måste vidtagas snabbt får man bortse från jäv om ingen annan kan fullgöra uppgiften. Formellt beslut om jäv behöver bara tas om någon utpekas som jävig men som inte tycker sig vara det. Då röstar nämnden och beslutet avgörs med enkel majoritet. Man kan inte överklaga jävsbeslutet i sig utan den frågan avgörs endast om själva beslutet i sakfrågan överklagas.

JÄV i fullmäktige Intressent- och släktskapsjäv = ärende som personligen rör ledamoten själv, ledamotens make, sambo, föräldrar, barn eller syskon eller någon annan närstående.

JÄV i nämnd Sakägar-/Intressent-/Släktskapsjäv Ställföreträdarjäv Tillsynsjäv Ombudsjäv Delikatessjäv Jäv i nämndssammanhang är förtroendevald eller anställd om: 1. Saken angår honom själv och hans make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendet utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående. Det krävs att det är annat intresse än som samhällsmedlem eller som ”gruppmedlem” inom samhället. 2. Han eller någon närstående är ställföreträdare för den saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, här under faller t.ex. god man, förvaltare eller firmatecknare 3. Ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som han själv är knuten till 4. Han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken. Gränsdragningsproblem kan finnas här när en tjänsteman under serviceskyldigheten enligt förvaltningslagen hjälp den enskilde med råd och service. 5. Det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet, här pratar man om någon är uppenbar vän eller ovän med en part, någon är ekonomisk beroende av en part eller på annat sätt lyder under parten, t.ex. som anställd. Det kan också vara så att någon engagerat sig i en fråga av ideella skäl som senare hamnar på nämndens bord vilket kan göra att han/hon är jävig. Som exempel kan nämnas att en jurist i en kommun uttalat sig i lokaltidningen som förälder om att barnens skola skulle läggas ut på entreprenad och i övrigt deltagit i protestaktioner och skrivit inlägg på protestsida på Internet – skulle beslutet av kommunstyrelsen senare överklagas skulle stadsjuristen inte kunna skriva yttranden eller delta i utredningen kring överklagandet. Han skulle då anses falla under delikatessjävet – det finns omständigheter som är avsett att rubba förtroendet för hans opartiskhet. Några exempel från rättsfall gör att man kan dra följande ”riktlinjer” – såsom ”vanlig” medlem i en förening är man generellt inte jävig men däremot om man sitter med i styrelsen för föreningen. dubbla engagemang - det anses inte som jäv att vara förtroendevald i styrelsen i ett kommunalt bolag och sedan i kommunstyrelsen, eller i nämnd och styrelsen – det skulle göra det omöjligt eftersom de flesta förtroendevalda har många olika uppdrag. Det kan däremot finns särskilda omständigheter som ändå gör någon jävig, t.ex. att man engagerat sig en fråga för bolaget/nämnden i annan roll än som förtroendevald – då kan det bli fråga om delikatessjäv. Detta gäller dock inte när det rör myndighetsutövning – då är alltid företrädare för t.ex. kommunalt bolag jävig i nämnd eller styrelse, t.ex. om bolaget sökt bygglov får styrelsemedlemmen inte delta i handläggningen av bygglovsansökan.

Sakägar-/intresse- och släktskapsjäv En förtroendevald eller en anställd hos kommunen är jävig, om saken angår honom själv eller hans make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående (6 kap. 25 § 1 p. KL)

Ställföreträdarjäv En förtroendevald eller en anställd hos kommunen är jävig, om han eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång (6 kap. 25 § 2 p. KL)

Tillsynsjäv En förtroendevald eller en anställd hos kommunen är jävig, om ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som han själv är knuten till (6 kap. 25 § 3 p. KL)

Delikatessjäv En förtroendevald eller en anställd hos kommunen är jävig, om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet (6 kap 25 § 5 p. KL)

Handläggning vid jäv Den som är jävig ska tala om detta själv Jävsfrågan kan dock tas upp av ordförande eller annan ledamot Om den ”utpekade” själv inte anser sig jävig, kan ordförande låta fullmäktige/nämnd besluta i frågan

Verkan av jäv Fullmäktige - Ledamoten får inte delta i handläggningen, men kan stanna kvar i fullmäktigesalen. Nämnd – Ledamoten får varken delta eller närvara vid handläggningen och måste lämna sammanträdeslokalen (gäller under hela handläggningen av ärendet)

Förvaltningslagen

För vem och när gäller FL? Gäller för alla förvaltningsmyndigheter, d.v.s. kommuner, landsting och statliga verk Främst vid ärendehantering, reglerna om serviceskyldighet dock vid all verksamhet

Lite ”skyldigheter” i FL Serviceskyldigheten Mottagningsverksamhet Allmänna handläggningskrav Dokumentationsskyldighet Kommunikationsskyldigheten Motiveringsskyldighet Underrättelseskyldighet Omprövningsskyldighet

Serviceskyldighet Varje myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågornas art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt. Om någon av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta.” (4 § FL)

Serviceskyldigheten innebär… …att myndigheten är skyldig att svara …att myndigheten ska lämna hjälp för att avhjälpa mindre brister i t.ex. ansökningshandlingar Myndigheterna skall med andra ord hjälpa de enskilda att ta vara på sin rätt i förvaltningsärenden, det kan till exempel vara att man visar den enskilde hur man fyller i en ansökan/blankett. När man pratar om lämna upplysningar avser man inte att lämna upp allmänna handlingar, det regleras i tryckfrihetsförordningen. Detta gäller istället förtydliganden, lämna ut informationsmaterial etc. När lagen säger ”enskilda” menas inte bara privatpersoner, utan det kan också vara organisationer, företag etc. Den begränsning som lämnas om i vilken utsträckning hjälpen skall ges , innebär att varje myndighet får anpassa sin service till den aktuella arbets- och resurssituationen. Innebörden är också att myndigheten kan göra vissa begränsningar efter en mera allmän lämplighetsbedömning men bara sakligt motiverade begränsningar får göras, detta innebär t.ex. att telefon- och besökstider är tillåtna, men att man måste ha sakliga skäl varför man begränsar sin tillgänglighet. I ärenden där det finns flera enskilda parter med motstridiga intressen måste hänsyn också tas till att hjälp som myndigheten lämnar en av parterna ibland kan vara till nackdel för motparten och skada tilltron till myndighetens opartiskhet. Här är det närmast frågans art som blir av betydelse. Hjälpen skall lämnas avgiftsfritt, om det inte finns författningsstöd för att ta ut en avgift i exempelvis myndighetens instruktion eller expeditionskungörelsen (1964:618). Vad är då så snart som möjligt? Innebär det att man kan vänta tills man anser sig ha tid? För det första innebär det att man måste lämna ett svar, man kan inte strunta i frågor. Detta kan dock ibland vara en svår avgränsning. I min förra kommun fick vi någon gång i månaden brev från en person som uppgav namn och adress men innehållet var helt oförståeligt och han hoppade mellan olika ämnen och man förstod inte vad som egentligen var avsikten och om han förväntade sig svar eller inte. Ett sätt att lösa detta är att skriva svar ungefär som ”Vi har mottagit din skrivelse, vi har inte uppfattat att du önskar någon åtgärd från oss, välkommen att höra av dig igen”. För om myndigheten finner att den inte kan eller bör stå till tjänst med t.ex. en begärd upplysning, måste den i varje fall tala om detta för den som har begärt att få upplysningen. Vad gör man om det inte finns svarsadress? Bestämmelsen förutsätter att det går att nå den enskilde med svaret utan några mera omfattande efterforskningar. En skriftlig förfrågan från någon, vars adress eller telefonnummer myndigheten inte känner till eller kan slå upp i telefonkatalogen, behöver myndigheten givetvis inte besvara. Det har inte ansetts nödvändigt att särskilt ange detta i lagtexten. Vidare betyder så snart som möjligt att man inte får vänta längre än nödvändigt med att besvara frågor – blev det klarare? Fel myndighet: Rör det sig om en felsänd skriftlig handling, bör hjälpen i regel lämnas genom att myndigheten sänder handlingen vidare till rätt myndighet. Ofta är det lämpligt att myndigheten samtidigt underrättar den enskilde om vart den har vidarebefordrat handlingen. Eftersom det inte är fråga om någon ovillkorlig skyldighet, behöver myndigheten inte lägga ner något mera omfattande arbete på att reda ut frågor som inte berör dess eget verksamhetsområde. För att möjligheten att få hjälp inte skall kunna missbrukas, har i lagtexten tillagts orden "av misstag". Så t.ex. får inte den som yrkesmässigt hjälper andra att deklarera och som därför skall sända ett stort antal självdeklarationer till olika lokala skattemyndigheter lämna hela sändningen till riksskatteverket. Exempel: En nämnd har av JO inte ansetts vara tvungen att göra sammanställningar utifrån olika allmänna handlingar för att kunna besvara en enkät. Däremot ansåg JO att nämnden var tvungen att lämna besked om att man inte kunna svara heltäckande på enkäten eftersom det skulle innebära orimligt mycket arbete. Tanken är att myndigheten skall vara så tillgänglig som möjligt för allmänheten. Men man har samtidigt insett att det måste finnas möjlighet att begränsa detta, inte minst ur ett ekonomiskt perspektiv. Därför säger man idag att minst två timmar skall myndigheten ha öppet varje vardag, undantag är dock julafton, nyårsafton och midsommarafton. Det är det som gör att det inte är möjligt att ha stängt till exempel på klämdagar. Däremot gäller skyldigheten enligt lag bara att man skall kunna ta emot och registrera allmänna handlingar samt ta emot framställningar om allmänna handlingar. Handlingarna skall också kunna lämnas ut om det inte finns särskilda skäl för att man inte skall kunna göra det skyndsamt som TF säger, om med det menas generellt samma dag. Det är alltså inte ok att inte kunna lämna ut enstaka handlingar kring vilka det inte råder tvivel om att de är allmänna, m a o kan man inte sätta en vikarie på en klämdag som inte hittar hjälpligt. Däremot behöver inte alla enheter vara bemannade eller verksamhet bedrivas, registrator är alltså tillräckligt. Däremot ställer myndigheten ofta högre krav på sig själv för att man vill vara tillgänglig men det har alltså inte med lagens krav att göra. Att myndigheten måste ta emot fax och e-post innebär inget krav på att alla tjänstemän måste ha egen e-postadress utan det räcker att myndigheten har en e-postbrevlåda. Myndigheten skall kunna svara på samma sätt, men myndigheten avgör själv hur man vill svara, t.ex. kan man tänka sig att det rör sig om en stor mängd handlingar som begärts ut och då kanske man istället vill skicka än t.ex scanna

Krav på mottagningsverksamhet Myndigheterna skall ta emot besök och telefonsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, skall allmänheten underrättas om dem på lämpligt sätt.    Myndigheterna skall också se till att det är möjligt för enskilda att kontakta dem med hjälp av telefax och elektronisk post och att svar kan lämnas på samma sätt.    En myndighet skall ha öppet under minst två timmar varje helgfri måndag-fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Detta gäller dock inte om en sådan dag samtidigt är midsommarafton, julafton eller nyårsafton. (5 § FL)

Kraven på mottagningsverksamheten innebär… …att nämndskanslierna måste vara öppna minst två timmar varje dag.

Allmänna handläggningskrav Varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen skall myndigheten beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter, om sådana behövs. Myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Även på andra sätt skall myndigheten underlätta för den enskilde att ha med den att göra. (7 § FL)

Kraven innebär… …att myndigheten ska arbeta effektivt …att myndigheten ansvarar för att ärendena blir utredda i tillräcklig omfattning med tillräcklig kvalitet …att myndigheten uttrycker sig lättbegripligt – använder ”klarspråk” Utöver ovanstående står det i lagen att även på andra sätt skall myndigheten underlätta för den enskilde att ha med myndigheten att göra. Bestämmelserna, som är nya, har behandlats i avsnitt 2.3. De uttrycker en bärande tanke bakom den nya lagen: att ärendehandläggningen skall vara så enkel, snabb och billig som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Samtidigt klargörs att det är den enskildes intresse av enkelhet som skall stå i centrum och att förenklingssträvandena måste sträcka sig över myndighetsgränserna och omfatta också myndigheternas språk. Avsikten är att bestämmelsen i första meningen skall vara vägledande vid tillämpningen av flera andra regler i lagen, i första hand reglerna om tolk, ombud, inkommande handlingar, remiss, muntlig handläggning, parters rätt att få del av uppgifter, underrättelse om beslut och omprövning av beslut. Den ger också riktlinjer om hur man i praxis bör lösa en del frågor som inte är närmare reglerade i lagen, t.ex. frågan i vilka fall en ansökan kan göras muntligt. Bestämmelsen i andra meningen skall ses i samband med den uppgift att hjälpa varandra som myndigheterna har enligt 6 §. Syftet är att myndigheten i lämplig utsträckning själv skall ta de nödvändiga kontakterna med andra myndigheter. I vilken utsträckning detta är lämpligt får avgöras av myndigheten med ledning av första meningen och den rådande arbets- och resurssituationen. Hänsyn måste också tas till att vissa intyg, registerutdrag m.m. är avgiftsbelagda. I sådana fall kan det ibland stå i mindre god överensstämmelse med avgiftsregleringen att myndigheten själv skaffar in uppgifter från andra myndigheter. Av 13 § följer att möjligheten att inhämta yttrande genom remiss skall utnyttjas med särskild urskillning.

Dokumentationsskyldighet Uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet skall antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. (15 § FL)

Dokumentationsskyldigheten innebär… …att myndigheten ska dokumentera allt som kan ha betydelse för utgången av ett ärende från t.ex. parten själv, andra, genom telefonsamtal från andra myndigheter, genom egna iakttagelser …att uppgifterna antecknas i en särskild handling, som dateras och undertecknas av mottagande tjänsteman eller förtroendevald (s.k. tjänsteanteckning)

Kommunikationsskyldigheten Ett ärende får inte avgöras utan att den som är sökande, klagande eller annan part har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet genom någon annan än honom eller henne själv och han eller hon har fått tillfälle att yttra sig över den, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Myndigheten får dock avgöra ärendet utan att så har skett 1. om avgörandet inte går parten emot, om uppgiften saknar betydelse eller om åtgärderna av någon annan anledning är uppenbart obehövliga, 2. om ärendet rör tjänstetillsättning, antagning för frivillig utbildning, betygssättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande, 3. om det kan befaras att det annars skulle bli avsevärt svårare att genomföra beslutet i ärendet, eller 4. om avgörandet inte kan uppskjutas. Myndigheten bestämmer om underrättelsen ska ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. (17 § FL)

Rätten innebär… …att myndigheten på eget initiativ ska se till att en part: - få ta del av uppgifter som tillförts hans ärende - får tillfälle att yttra sig över uppgifterna - får yttra sig innan myndigheten fattar beslut som avgör ärendet

Motiveringsskyldighet Ett beslut varigenom en myndighet avgör ett ärende skall innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Skälen får dock utelämnas helt eller delvis 1. om beslutet inte går någon part emot eller om det av någon annan anledning är uppenbart obehövligt att upplysa om skälen, 2. om beslutet rör tjänstetillsättning, antagning för frivillig utbildning, betygssättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart, 3. om det är nödvändigt med hänsyn till rikets säkerhet, skyddet för enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden eller något jämförbart förhållande, 4. om ärendet är så brådskande att det inte finns tid att utforma skälen, eller 5. om ärendet gäller meddelande av föreskrifter som avses i8 kap. regeringsformen och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande.    Har skälen utelämnats, bör myndigheten på begäran av den som är part om möjligt upplysa honom om dem i efterhand. (20 § FL)

Motiveringsskyldigheten innebär… …att motiveringen ska innehålla: - den bestämmelser som beslutet grundas på och om parten inte känner till innehållet, en redogörelse för innehållet i bestämmelsen - varför bestämmelsen är tillämplig i ärendet - en redogörelse för hur myndigheten har bedömt motstridiga uppgifter - de omständigheten som myndigheten fäst avgörande vikt vid

Underrättelseskyldighet ”En sökande, klagande eller annan part skall underrättas om innehållet i det beslut varigenom myndigheten avgör ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. Parten behöver dock inte underrättas, om det är uppenbart obehövligt.    Om beslutet går parten emot och kan överklagas, skall han underrättas om hur han kan överklaga det. …    Myndigheten bestämmer om underrättelsen skall ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. Underrättelsen skall dock alltid ske skriftligt, om parten begär det…” (21 § FL)

Underrättelseskyldigheten innebär… …att myndigheten utan kostnad ska informera part om: - innehållet i beslutet, - hur man överklagar och om - avvikande meningar.

Omprövning av beslut Finner en myndighet att ett beslut, som den har meddelat som första instans, är uppenbart oriktigt på grund av nya omständigheter eller av någon annan anledning, skall myndigheten ändra beslutet, om det kan ske snabbt och enkelt och utan att det blir till nackdel för någon enskild part… (27 § FL) Omprövning enligt paragrafen skall ske om samtliga angivna förutsättningar föreligger. Om de angivna förutsättningarna är uppfyllda skall myndigheten meddela ett nytt beslut som ändrar eller återkallar det tidigare beslutet. Myndigheterna får emellertid göra omprövningar även i vissa andra fall. De beslut som meddelas vid omprövning överklagas i vanlig ordning. Beslut som har överprövats av en överordnad myndighet faller utanför tillämpningsområdet RÅ 200, ref 16 Socialtjänst - ett beslut om bistånd enligt 6 § socialtjänstlagen (1980:620) i form av hemtjänst ansågs inte kunna av besparingsskäl omprövas och ändras till biståndstagarens nackdel; Förvaltningsprocess - övriga frågor (ett beslut om bistånd enligt 6 § socialtjänstlagen (1980:620) i form av hemtjänst ansågs inte kunna av besparingsskäl omprövas och ändras till biståndstagarens nackdel)

Huvudregel Gynnande beslut kan inte återkallas

Undantag Återtagandeförbehåll i beslutet Säkerhetsskäl Parten har lämnat vilseledande uppgifter

Allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen ”Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.” (2 kap. 1 § TF) Utländska medborgare likställs med svensk medborgare i de flesta fall (14 kap. 5 § TF)

Det vill säga… Vem som helst har rätt att ta del av allmänna handlingar som finns hos en myndighet

Offentlighetsprincipen gäller hos Myndigheter Riksdagen och andra politiska beslutsorgan, t.ex. kommunfullmäktige Kommunala bolag

Vad är då en allmän handling? Inte allmän handling Allmän handling Offentlig handling Ej insynsrätt Insynsrätt Handling Sekretessbelagd handling

Handling Framställning i skrift eller bild eller upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta med tekniska hjälpmedel

Krav på allmänna handling Handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet.

OBS!!! Adressering Det är innehållet och inte adresseringen som avgör om ett brev blir en allmän handling, d.v.s. ett brev av privat natur blir inte en allmän handling även om det är ställt till myndigheten och tvärtom.

Registreringsskyldighet Myndigheten har en skyldighet att registrera sekretessbelagda allmänna handlingar (5 kap. 1 § OSL) Vad gäller icke sekretessbelagda allmänna handlingar, behöver dessa inte registreras om dessa kan hållas ordnade på annat sätt. Vad som gäller framgår av nämndens dokumenthanteringsplan