Postrutiner Vaktmästare tar emot post

En presentation över ämnet: "Postrutiner Vaktmästare tar emot post"— Presentationens avskrift:

1 Postrutiner Vaktmästare tar emot post
Posten ankomststämplas och sorteras av vaktmästeriet Diariet öppnar och sorterar post som är adresserad till SDF/SDN och returer Posten körs ut till respektive verksamhet Verksamheten sorterar/delar ut på handläggarnivå Handläggaren avgör om handlingen ska diarieföras, tar i så fall en egen kopia och skickar originalet till diariet 25 december 2018

2 Offentlighetsprincipens syften
Att via insyn och kontroll garantera Rättssäkerheten Effektiviteten i förvaltningen Effektiviteten i demokratin 25 december 2018

3 Offentlighetsprincipens fem ”ben”
Yttrandefrihet för tjänstemän m fl Meddelarfrihet för tjänstemän m fl Allmänna handlingars offentlighet Offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden Offentlighet vid domstolsförhandlingar 25 december 2018

4 Vad är en handling? En handling är ett föremål som innehåller information av något slag 25 december 2018

5 Allmän handling Förvaras hos myndigheten Är inkommen dit eller …
…i sin slutliga form upprättad där 25 december 2018

6 Att definiera en allmän handling
Inkommen till, Upprättad vid, Förvaras hos - förvaltningen HANDLING Utkast Minnesanteckningar Allmän handling Ej allmän handling Offentlig handling Hemlig handling Sekretesslagen 25 december 2018

7 Vad ska registreras? Allmänna handlingar
Handlingar som omfattas av sekretess 25 december 2018

8 Skyldighet att registrera allmänna handlingar
Registreras utan dröjsmål eller hålls ”väl ordnad” Rutiner för postöppning Fullmakt vid frånvaro Rutiner för sekretess Rutiner för gallring - dokumenthanteringsplan 25 december 2018

9 Allt ska INTE registreras/diarieföras
”Allmänna offentliga handlingar behöver inte registreras under förutsättning att de hålls ordnade på sådant sätt att man snabbt och enkelt kan återfinna dem.” 25 december 2018

10 Inte allmänna handlingar
Arbetsmaterial (= utkast, koncept, minnesanteckningar - om de inte tas omhand för arkivering) Anbud eller liknande som kommer förseglat anses inte som inkomna före den tidpunkt som är bestämd för öppnandet. Anbudsansökningarna omfattas av upphandlingssekretessen och blir allmänna handlingar först sedan anbudsöppningen avslutad. Post till fackliga förtroendemän. 25 december 2018

11 E-post = allmän handling?
Registreras utan dröjsmål alt hålls väl ordnad Rutiner för postöppning Fullmakt vid frånvaro Rutiner för sekretess Rutiner för gallring 25 december 2018

12 Viktigt! Allmänna, offentliga handlingar ska Utlämnas: Skyndsamt
Respektera rätten att vara anonym Fråga inte ”vad ska du ha de till?”. 25 december 2018

13 Att ta del av allmänna handlingar (som inte är hemliga)
Läsa på stället Skriva av, fotografera, spela in Få kopia (mot avgift) Tekniskt hjälpmedel vid behov. 25 december 2018

14 Hantering av hemliga handlingar
Pröva varje enskilt fall. Du som tjänsteman avgör! Är hela handlingen hemlig? Skriftlig beslut vid vägran. Skriftligt beslut om handlingen saknas. Upplys om möjligheten att överklaga. 25 december 2018

15 När får hemliga uppgifter lämnas ut?
Samtycke Efter menbedömning Skyldighet enligt lag eller förordning 25 december 2018

16 Menbedömning Stark sekretess – om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men Svag sekretess – om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs 25 december 2018

17 Handlingar inom personal
25 december 2018

18 Handlingar allmänt 25 december 2018

19 Handlingar - administration
25 december 2018

20 25 december 2018