En förnyad administration Behovsanalys

Genomförda intervjuer 1-2 grupper per fakultet Deltagare: Prefekt, Studierektor, Lärare, Forskare, Doktorand, Student

Upplägg/frågor Vilken administration möter ni? Hur upplever ni den? Vad fungerar bra? Vad fungerar mindre bra? Vilket behov av administration har ni? Uppfyller stödet era behov?

Lärare och forskare upplever att de utför alltmer administration Generella drag Lärare och forskare upplever att de utför alltmer administration Valt att bespara administration Ökade krav och ”planer” Självrapportering (LUP, ToR) + LUPIN Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Tekniska system som vänder sig till alla Generella drag Tekniska system som vänder sig till alla Ej anpassade till användarna (enkelhet) Många inloggningar Olika utseende För snabb implementering Dåligt förberedda Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Ambitionsnivå – policys och planer Generella drag Ambitionsnivå – policys och planer Dåligt stöd Kort framförhållning Dålig samordning centralt Bristfällig uppföljning Ingen prioritering Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Adm. stöd till utbildning Generella drag Internationalisering Dåligt stöd Adm. stöd till utbildning Berörs mest Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Centralförvaltning Generella drag Lärare, forskare, studenter, forskarstuderande – inte mycket kontakt Studierektorer lite mer, Prefekter mest Vet ej vad som erbjuds/görs God expertis när man hittar rätt Ej transparent budget, uppföljning, finansiering Ej med vid dimensionering Attityd och förståelse viktig – upplever inte alltid mötet positivt JE och FS och PE goda exempel Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Nivå Generella drag Institution – ingen entydig bild Närhet – samordning Sparat fel? Olika lösningar/fakultet Saknar riktmärken Ekonomi och personalstöd viktigt Fakultet – olikheter påverkar institutioner och deras användning av central förvaltning. Ingen miniminivå Centralt Expertkompetens Viktigt med attityd (även hos kanslier) Sällanärenden Byråkratiskt med många beslutsnivåer – ibland otydligt Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Professionalisering Goda erfarenheter av professionalisering Generella drag Professionalisering Goda erfarenheter av professionalisering Specialisering Viktigt med rätt rekrytering Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Attityd Kunniga experter viktigt Ett professionellt supportsystem Generella drag Attityd Kunniga experter viktigt Ett professionellt supportsystem Förmedla regelverk – ej paragrafrytteri Serviceminded –stöd till utbildning och forskning Tillgänglighet efter behov Tydligt definierade roller Öka förståelse – lyhördhet Utvärdering viktigt Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Administrativt stöd till utbildning Kritik mot system Behov av bättre information kring antagning - utbildningsstatistik Upplever marknadsföring vid LU som oproffsig Information till arbetsgivare och karriärplanering viktigt Behov av visst gemensamt stöd/rutiner? Behov stöd internationalisering, breddad rekrytering mm Introduktion till förtroendevalda Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Administrativt stöd till forskning Nöjda med forskningsservice – kan behöva utvecklas ytterligare Stöd i att hitta finansiering – riktat mot vissa fakulteter Stöd vid ansökan och rapportering Samordnat konferens/arrangemangsstöd till rätt pris Professionellt ekonomistöd viktigt Anslagsadministratörer avlastande Stora olikheter mellan fakulteter gällande stöd Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Administrativt stöd till forskarutbildning Fungerar rätt väl Olika regler på olika fakulteter LUPIN och ToR – vissa klagomål Behov av någon person att vända sig till samt samlad information om regelverk, praktiska saker odyl Behov av stöd i karriärplanering Handledning över fakultetsgränser upplevs svårt Svårigheter att få fram statistik – ej samlat idag Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Ekonomi- /Personalhantering Borttagande av företagskort – ej bra LUPIN känns tungt tycker många av de vi intervjuat Beror på eget upplägg Beror på att attestering känns tyngre nu Beror på spridda inköp och sällananvändande Beror på kompetensbrist hos beställare ToR får kritik (ej användarvänligt, svårt komma ihåg regler) Upphandlingsregler – känns tungrott och dyrt Behov av ökad transparens för jämförelser Fler gemensamma mallar Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Infrastruktur - lokaler Lokalfrågor Oklar beslutsgång Trög beslutsgång Ris och Ros för BE Husstyrelser upplevs bra Infrastruktur Gemensam utrustning borde kunna nyttjas bättre IT Stöd känns ej helt anpassat till verksamhetens behov Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Kompetensförsörjning Långa anställningsprocesser – tappar folk på vägen I övrigt är processen känd och fungerar hyfsat Svårare ärenden finns kompetens storinst, fak, PE Professionalisering av administration viktigt Karriärvägar för administrativ personal Behov av ökad dialog vid personalplanering Behov ökat stöd arbetsmiljöfrågor Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb

Information/kommunikation Behov av bättre samordning kring marknadsföring och information Många upplever att de har dålig /fel kompetens för webbarbete Uppföljning av marknadsföringsåtgärder viktig Upplever problem med för stort informationsflöde Behov av bättre information kring fattade beslut LUM är en bra personaltidning Avgränsning: endast GU, inte SR på uppdragsutb eller forksarutb