Effektstyrning® av IT Vad är det? Varför då? Hur gör man? Mikael Carlsson Know IT Stockholm AB

Myter om IT-investeringar IT-projekt har hög träffsäkerhet Hälften av alla IT-projekt resulterar ej i förväntad verksamhetsnytta (Standish Group, Chaos reports) När investeringsbedömningen (t.ex. PENG-analys) är gjord, startas ett projekt Myten består i att beslutsfattare tror att IT-projekt har en ”inbyggd funktion” för att se till att förväntad nytta uppstår När projektet startar ändras fokus från förväntad verksamhetsnytta till tid och kostnad Att det ser ut som det gör idag betyder att beslut fattas utan en känsla för om beslutet leder till att den förväntade nyttan uppstår

Myter om IT-investeringar forts. IT-produkter (i sig) skapar nytta T.ex. införande av affärssystem i tron att systemet skapar bättre kontroll på ekonomin eftersom alla i verksamheten måste rapportera på samma sätt Dålig förankring gör att känslan av att man påtvingats något som inte gagnar ens syften uppstår Man glömmer att en produkt som inte är anpassad för användningen i verksamheten, kommer heller inte att skapa de förväntade effekterna för användarna och verksamheten.

Myter om IT-investeringar forts. Det är svårt att mäta effekterna av IT Befintliga verktyg är orienterade mot funktionell fullständighet och spårbarhet men beskriver inte, generellt, hur funktionskraven bidrar till förväntade effekter. Det som ofta är problemet är att projektet inte riktigt har klart för sig vad som bör mätas. Håller sig ofta på för hög nivå; istället bör man koncentrera sig på vilka effekter man vill åstadkomma i användningen.

Effektstyrning® - vad är det ? Beställarens metod att säkerställa att förväntad nytta uppstår (process, roller och artefakter) En ”plug-in” till projektstyrning och utvecklingsmetod Produktens användning sätts i fokus

Effektstyrning® - så gör man Beskriv de förväntade effekterna Definiera målgrupperna Fånga målgruppernas behov Skapa lösningsförslag baserat på förväntade effekter och behov Testa i användning Styr projektet mot effekterna

Investeringskalkyl (PENG)

Effektkarta®

Effektkarta® forts

”From business to buttons” Visar en resonemangskedja av vad man vill uppnå och hur Varje målgrupp har drivkrafter och behov som påverkar vilken lösning som kommer att fungera En åtgärd bör bidra till att ett användningsmål uppnås, annars skall den inte finnas med. Utgör en hypotes som tydliggör när man ändrar viktiga antaganden och prioriteringar All utveckling är hypotesdriven, viktigt att hantera detta Tvingar fram prioriteringar Designunderlag Prioriteringar blir tydliga Utgår från verklig användning

Ett kommunikationsverktyg Hela kravbilden blir överskådlig Enkel att ifrågasätta, hitta luckor Gör det möjligt att prioritera olika delar i systemet utifrån ett effektperspektiv

Process för Effektstyrning®

Erfarenheter av Effektstyrning® Ett strukturerat arbetssätt som: Underlättar dialog Gör att tyckande kan värderas sakligt Integrerar förankringsprocessen Skapar förväntade effekter Gör prioriteringar möjliga/enkla Exempel på var metoden använts: SOS Alarm Jordbruksverket IKEA En stor mobiltelefontillverkare (japansk-svensk)

Sammanfattning Nyttan uppstår i användning Beskriv de förväntade nyttoeffekterna För att uppnå nyttoeffekt måste man aktivt styra ditåt Testa i användning !

Vidare: Referenslitteratur Effektstyrning av IT, Ingrid Ottersten & Mijo Balic (inUse AB), Liber Ekonomi, ISBN 91-47-07450-7 Samarbete InUse AB och Know IT har startat ett samarbete Utbildning på bred front Certifiering av konsulter Samarbetsavtal Konferans ”From business to buttons” – designing for effect Malmö 14 -15 juni 2007, www.businesstobuttons.com Internationellt deltagande Arrangörer: inUse AB och Malmö Högskola