Välkommen till höstens internat för redovisningsansvariga! EA internat 17-18 Oktober 2011 Välkommen till höstens internat för redovisningsansvariga! Ekonomiavdelningen 17- 18 Oktober 2011

Agenda Dag 1 12.30 – 15.00 EA - handboken: Introduktion och grupparbete Välkomsthälsning (Ingrid Palmér) Översiktlig presentation av EA-handboken (Maj-Len Holm) KI:s redovisningsplan (Ingrid Palmér) Anläggningsredovisning, flytt av anläggningar (Henrik Ödman) Vidarefakturering (Thomas Pettersson) Transferering (Maj-Len Holm) Grupparbete 15.00 – 15.20 Fika 15.20 – 17.20 Fortsättning grupparbete, återkoppling 17.20 – 17.30 Avslutning Dag 1 (Ingrid Palmér) 18.30 Fördrink 19.00 Middag Ekonomiavdelningen 17- 18 Oktober 2011

Agenda Dag 2 8.30 – 8.40 Inledning (Ingrid Palmér) 8.40 – 9.10 Projektredovisning och uppföljning (Carolina Sjöberg) 9.10 – 9.40 Att bygga browser i Agresso (Henrik Ödman) 9.40 – 10.00 Eventuellt övriga rapporter, frågor 10.00 – 10.20 Fika 10.20 – 11.30 Ny avtalsreskontra i Agresso, demo och diskussion (Carolina Sjöberg) 11.45 – 12.00 Avslutning (Ingrid Palmér) Ekonomiavdelningen 17- 18 Oktober 2011

EKONOMIHANDBOKEN Uppdaterad Oktober 2011 Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011

Projektgrupp med uppdrag att uppdatera Ekonomihandboken Deltagare: redovisningsgruppen från start: Annika Fjelkner Drivas, Ilona Hedin, Ingrid Hellentin, Therese Sjöblom, Maj-Len Holm efter sommaren 2010 tillkom: Anna Malm, Carolina Sjöberg, Sofie Rosen Korrekturläst av: Christina Hadders Medin och Maret Johannesson Godkänd av: Ingrid Palmér Hösten 2009 - hösten 2011 Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011

Målsättning med uppdatering av boken: Bli/vara pålitlig och lättförståelig - korrekt, aktuell och pålitlig info - lättillgänglig, snygg layout Hållas kontinuerligt uppdaterad Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011

Förändringar: Ny disposition Inledning, BR, Moms, RR, Internredovisning, Arkivering, Referenslista, Bilagor Nya kapitel Begreppsförklaringar (vad betyder begreppen vid KI?) Internredovisning Fler konteringsexempel Länkar till hemsidor Fotnoter bl a instruktion om sökväg i Agresso Referenslista ”läsa mer”-tips! Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011

Vad vill vi speciellt lyfta fram? Begreppskapitlet: KIs redovisningsplan Anläggningsredovisning Banker, bankkonton (sid 44-46) Periodisering – exempel (43-44 & 61-62) Vidarefakturering Rutiner för SU07/SU08 (sid 60) Moms – översiktsschema (sid 73-74) Statsanslag – översikt över fördelning inom KI (sid 78) Transferering Internredovisning (sid 99) INDI ( sid 100-109) Projektuppföljning Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011

KI:s redovisningsplan Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011

Regeringen regleringsbrev Riksdag Regeringen regleringsbrev ESVs uppdrag: Effektiv statsförvaltning Ekonomisk styrning och kontroll Prognoser och uppföljning KIs uppdrag: Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå styrning återrapportering Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011

Regering, ESV KI Effektiv statsförvaltning Ekonomisk styrning och kontroll Prognoser och uppföljning KI Ekonomiavdelningen Institution/enhet styrning återrapportering Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011

Ekonomiavdelningen Ledning/samordning 3 pers Budget och analys 6 pers Redovisning 10 pers Inköp och upphandling 13 pers Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011

Institutionsstruktur Rektor Ekonomi- avdelningen Prefekt Administrativ Chef EA PA SA Infrastruktur Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011

Redovisningsplan Kontoklasser Kst Proj Verks Fin Anl Mpt 1 Tillgångar 2 Kapital och skulder 3 Intäkter 4 Personalkostnad 5 Lokal, drift 6 Avyttring och avskrivning anl. 7 Uppbörd/transfer 8 Resultat från andelar i dotterföretag Årets kapital- förändring Inst egen org 1 Statsansl. GU 2 Statsanslag FO/FoU 3 Externa bidrag Forskning 4 Externa bidrag GU 5 Uppdrag utbildning 6 Uppdrag forskning 7 Olika KI- interna satsn. 8 Gemensamt 9 Kapitalförv. Dotterföretag 1 Statsanslag 3 Forsknings- råd 4 Statlig myndighet 5 Org & stiftelser 6 Företag och affärsverk 7 Kommuner & landsting 8 Utländska 9 Interna Anl nr år + löpnr Motpart annan statlig myn-dighet Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011

Verksamhetens intäkter Intäkter av anslag 2 085 190 759 201 1 325 989 2009 Sammanställning, tkr Totalt Utbildning Forskning Verksamhetens intäkter Intäkter av anslag 2 085 190 759 201 1 325 989 Intäkter av avgifter och andra ersättningar 835 166 84 912 750 254 Intäkter av bidrag 1 934 388 8 752 1 925 636 Finansiella intäkter 24 886 30 24 856 Summa intäkter 4 879 630 852 894 4 026 735 Verksamhetens kostnader Driftskostnader -4 603 336 -825 214 -3 778 122 varav: - kostnader för personal -2 495 267 -420 324 -2 074 945 - kostnader för lokaler -552 648 -100 481 -452 166 - övriga driftskostnader -1 555 421 -304 410 -1 251 011 Finansiella kostnader 13 339 -207 13 547 Avskrivningar och nedskrivningar -144 025 -23 613 -120 412 Summa kostnader -4 734 022 -849 034 -3 884 988 Verksamhetsutfall 145 608 3 860 141 748 Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011

Anläggningstillgångar Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Nyheter i redovisningen av anläggningar Undantag från kapitalförsörjningsförordningen: Universitet och högskolor har medgetts ett undantag från att anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet ska vara lånefinansierade med lån i Riksgälden. Anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet kan därmed helt eller delvis finansieras med bidrag från icke statliga givare. Även från statlig bidragsgivare om bidraget tilldelats för ändamålet. OBSERVERA! KI:s rutin förblir oförändrad tillsvidare, dvs vi fortsätter som innan. Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Lånehanteringen Administration av låneverksamheten: Varför lånefinansiering? Två gånger per år Viktigt med L-konton Lånekostnaden Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Exempel på transaktioner med anläggningar Överföring av anläggningar mellan institutioner Försäljning av anläggning inom KI Försäljning av anläggningar till extern motpart (utanför KI) Utrangering av anläggningar Aktivering av anläggningar Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Överföring av anläggningar mellan institutioner Vid flytt av anläggning finns en rapport som kan flytta informationen i anläggningsregistret mellan institutionerna. Kontakta redovisningen. OBS! Rapporten kopierar informationen i den avlämnande institutionens anläggningsregistret. Mottagande institution måste ändra informationen (projektnummer, placering etc)! Undvik att sätta förfallodag i slutet av månaden på betalningen då båda institutionerna måste boka bort 2300 i samma period. Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Överföring av anläggningar mellan institutioner inklusive finansiering av resterande avskrivningar: Avlämnande institution Mottagande institution Saldoutdrag för projektet innan flytten: 2732 Proj 503703 3FAS ANL 11 FAS 40 K 1210 100 D 1219 60 K 6911 10 D Flytt av anläggning bokförs på avlämnande institution: Flytt av anläggning bokförs på mottagande institution: 100 K 60 D 3565 Proj 503703 3FAS ANL 11 FAS 40 D 3565 Proj 699733 3FAS ANL77 FAS OBS! Ingen överföring av pengar – endast bokföring! Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Försäljning av anläggningar mellan institutioner Exemplet avser ren försäljning, ej forskarflytt (överenskommet pris 30, restvärde 40): Säljande institution Köpande institution Saldo innan flytten/försäljningen 1210 100 D 1219 60 K Flytt av anläggning bokförs: Flytt av anläggning bokförs: 1210 100 K 1219 60 D 69909 10 D 39699 10 K 2300 30 D 2300 30 K Inbetalning på plusgirot: Utbetalning via GiroVison: 1931 30 D 1932 30K 2300 30 K 2300 30D Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Försäljning av anläggningar Tillåtet att sälja oanvändbar egendom, försäljningen ska dock vara marknadsmässig. KI ska dock vara restriktiv med försäljning, ska gå att bevisa att egendomen inte behövs inom KI eller att den är obrukbar. Alternativa användningsområden? Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Försäljning av anläggningar (till extern motpart utanför KI): Konto Kontotext D K Försäljning 1931 6731 Plusgiro IN Försäljningsinkomst materiella anl. tillgångar 500 Exempel på reavinst: 1220 1229 6732 Maskiner, inv., install.,ack. Anskaffn. Värde -”-, ack. Avskrivningar Bokfört värde materiella anl. tillgångar 350 450 800 6733 3422 Omföring reavinst/reaförlust Reavinst materiella anläggningar 50 Exempel på reaförlust: 250 550 5332 Reaförlust materiella anläggningar Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Utrangering av anläggningar Specialfall av försäljning, erhållen ersättning är 0 Eventuell reaförlust bokas på konto 5332, mot konto 6733 Finns en rapport för utrangering av anläggningstillgångar Konto Kontotext D K Utrangering: 1220 1229 6732 Maskiner, inv., install.,ack. Anskaffn. Värde -”-, ack. Avskrivningar Bokfört värde materiella anl. tillgångar 500 300 800 6733 5332 Omföring reavinst/reaförlust Reaförlust materiella anläggningar Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Aktivering av anläggningar Viktigt att boka om med rätt konto , se exempel i tabell nedan Om det finns saldon på både konto för årets anskaffningsutgift och ackumulerat anskaffningsvärde ska de bokas om mot respektive konto Vid felaktigt konto för pågående anläggning ska kontot rättas innan aktivering. Detta görs på konto för årets anskaffningsutgift. Det är den ursprunglig bokningen som rättas, inte den ingående balansen. Pågående anläggningskonto Aktiveras på konto 12701 ack ansk. värde. 1210L/1210 ack ansk. värde. 12711 årets ansk. 1211L/1211 årets ansk Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Vidarefakturering Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson 17- 18 Oktober 2011

Vidarefakturering Kan redovisas på tre olika sätt: Enligt Huvudregeln (Bruttoredovisning) I undantagsfall: Via balansräkningen (icke-statliga) Med kostnadsreduktion (statliga) Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson 17- 18 Oktober 2011

Huvudregeln Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter ska redovisas brutto Alla kostnader ska således redovisas i resultaträkningen Inköpet bokas som en vanlig leverantörsfaktura med bokföring på aktuellt kostnadskonto Ersättningen faktureras därefter den verkliga köparen på ett intäktskonto Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson 17- 18 Oktober 2011

Undantag 1 Via balansräkningen (icke-statliga motparter) endast ”ren vidarefakturering”, dvs kostnaden tillhör inte KIs verksamhet och motparten är icke-statlig Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson 17- 18 Oktober 2011

Undantag 2 Via kostnadsreducering (statliga myndigheter) endast ”ren vidarefakturering”, dvs kostnaden tillhör inte KIs verksamhet och motparten är statlig Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson 17- 18 Oktober 2011

Transferering Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011

Transferering En transferering är en överföring av bidrag med tre parter inblandade: givaren, den förmedlande myndigheten och mottagaren hanteras på olika sätt i redovisningen beroende på om motparten är en statlig myndighet eller inte: Om givaren och/eller mottagaren är statlig ska transfereringen bokföras i kontoklass 7 Om varken givaren eller mottagaren är statlig bokförs bidraget endast över balansräkningen på konto 2599 (Övriga kortfristiga skulder) Undantag: stipendier - bokförs som en transferering i kontoklass 7 oavsett om finansiären är statlig eller inte Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011

Redovisning transferering Exempel på bidrag från Cancerfonden, vidaresänds till annat universitet (Uppsala Universitet): Konto 19* 3512 35127 1) 500 D 3) 200 K 1) 500 K 2) 200 D 7931 7711 7415 3) 200 D 2) 200 K MPT=UU FIN=5CF Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011

Redovisning Exempel på bidrag från Cancerfonden som finansierar stipendium: Konto 19* 3512 35127 1) 500 D 2) 50 K 1) 500 K 3) 50 D (via PA) 7931 7711 7415 2) 50 D 3) 50 K FIN Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011

Avstämningskontroll Vid institutionen: På koncernnivå: Saldot på konto 7931 och de olika finansieringskontona på 7* avseende stipendier ska alltid vara noll vid varje periodavslut vid institutionen På koncernnivå: Saldot på konto 7931 och de olika finansieringskontona på 7* avseende stipendier ska alltid vara noll vid varje periodavslut vid hela koncernen Transfereringsavsnittet på KI- och institutionsnivå = 0 Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011

Agenda Dag 2 8.30 – 8.40 Inledning (Ingrid Palmér) 8.40 – 9.10 Projektredovisning och uppföljning (Carolina Sjöberg) 9.10 – 9.40 Att bygga browser i Agresso (Henrik Ödman) 9.40 – 10.00 Eventuellt övriga rapporter, frågor 10.00 – 10.20 Fika 10.20 – 11.30 Ny avtalsreskontra i Agresso, demo och diskussion (Carolina Sjöberg) 11.45 – 12.00 Avslutning (Ingrid Palmér) Ekonomiavdelningen 17- 18 Oktober 2011

Projekt och uppföljning Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Vad är ett projekt? Definition av projekt som begrepp ”Med projekt avses ett avgränsat arbete eller uppdrag som har ett specifikt mål, en given kostnadsram och som är begränsat i tid” När är det inte projekt? ”Ett arbete/uppdrag utan någon bestämd sluttidpunkt och specifikt mål är inte ett projekt per definition utan snarare en löpande verksamhet” Vad gäller vid KI? ”Vid KI används definitionen projekt även för att följa upp den löpande verksamheten. Alla intäkter och kostnader ska redovisningsmässigt kopplas till ett "projekt" via ett projektnummer. Projekt är lägsta nivå för redovisning av verksamhetens intäkter och kostnader” Riksrevisionen ifrågasatt KI:s projekttider. Det är viktigt att särskilja forskningsprojekt från administrativa projekt. Hur tänker ni vid institutionerna kring ”slaskprojekt”? Forskningsprojekt – tydlig början/slut. Admin proj – löpande verksamhet Inga ”kostnadsprojekt”, hanteras som riktiga projekt med både intäkter och kostnader Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Vad ska beaktas före projektstart? Ta kontakt med juristavdelningen vid KI ifall det skulle råda någon tvekan om föreskrifterna i ett avtal KI får inte binda sig till ett avtal som inte ligger i linje med vad som är etiskt eller ekonomiskt försvarbart Kraven från en finansiär ska beaktas före ett avtal tecknas Viktigt att den eller de som ansvarar för projektets måluppfyllelse är införstådda med de administrativa rutiner eller krav som finansiären ställer Kraven får inte gå stick i stäv mot KI:s redovisningsregler Om projektet kräver samfinansiering; Finns det andra projektmedel vid institutionen som täcker dessa kostnader? Om projektet kräver vissa förutsättningar t ex att maskinvara finns; Finns den? Om inte, vilka projektmedel kan då täcka inköp och avskrivningskostnader för denna? Viktigt att sätta upp rutiner för att ansökningar även når eko personal vid inst, alltför att ovan punkter blir beaktade Typ ex på fin som kan ställa krav som inte löper enl svensk bokföringslag – NIH. I NIH-avtal stipuleras det ofta att maskinvara etc finns som de inte finansierar Viktigt med definitionen, bidrag – eller uppdrag? Motprestation eller inte? Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Projektet lever – uppföljning av villkor Varje månad Alla föreskrifter avseende administrativa rutiner är uppfyllda; Tidrapportering för anställda Periodiseringar Om resebolag använts, som avviker från finansiärens villkor, behöver underlag begäras in med kommentar till dessa Icke godkända kostnader t ex; kursförluster på EU/NIH-projekt Moms t ex utländsk eller vid representation hyreskostnader på t ex Cancerfonden-projekt Använd de tidrapporteringsmallar som Grants Office tillhandahåller. Sätt upp administartiva rutiner vid inst för fin med strikta redovisningskrav. Ingen kommer ihåg ett halvår efteråt varför inte American Airlines användes i NIH-projektet. Beakta att den delen av momsen som kostnadsförs vid representation inte godkänns av t ex EU och måste kostnadsföras på annat projekt. Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Projektet lever – uppföljning av villkor Varje kvartal / delår / helår Minimikravet är att projektet som helhet gås igenom – såväl rutiner som ekonomiska transaktioner. Projektet ska ge en rättvisande bild av verksamheten, dvs visa både intäkter och kostnader Kontrollera eventuella oegentligheter så att de inte felaktigt påverkar värderingen av projektet OBS! Ovan nämnda punkter gäller även månaden innan projektperioden stänger! Oegentligheter – man ska inte blåsa upp kostnaderna på ett projekt el redovisa ett överskott pga felförda kostnader. Rättvisande bild! Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Projektet lever – uppföljning av villkor Varje kvartal / delår / helår Stäm av verkligt utfall mot projektbudgeten Notera om utfallet avviker starkt från budgeterat resultat Om kostnaderna i projektet inte följer budget – begär ett skriftligt godkännande från finansiären på nytt budgetförslag OBS! Ovan nämnda punkter gäller även månaden innan projektperioden stänger! Budget - Läs i avtalen vilken procentsats som fin anger som starkt avvikande. Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Verktyg för ekonomistyrning - budget Det finns budgetmanual på intranätet, Budgetering i Agresso KI fick kritik från NIH vid deras site visit 2010 NIH:s tredje rekommendation till KI – Kräva budget i Agresso samt uppföljning av densamma! Obs, att en rekommendation från NIH = krav Snabbare, smidigare uppföljning. Om budget finns inlagd så kräver det inte så mkt tid. Behöver inte eko personal vid inst göra – delegera till andra proj.admin som kontrollerar. Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Projekt kan kräva ombudgetering Reglerna kan vara omfattande, speciellt mellan olika kostnadsslag. EU Budgeten styr, men viss avvikelse/omfördelning kan godkännas Tillåtelse ges av koordinator (Om KI är partner) eller av Kommissionen (om KI är koordinator). Kontakta alltid Grants Office vid denna typ av frågor! NIH Särskilt känsligt - att höja resebudgeten eller utrustningsbudgeten till nackdel för andra kostnadsslag i budgeten Omfördelning av projektets budget kräver skriftligt godkännande. Kontakta alltid Grants Office om ni behöver göra sådana omfördelningar så hjälper de till Exempel på andra förändringar av budgeten som också kräver skriftligt godkännande från NIH är; 25% ökad lönekostnad för key personnel Om PI ska vara föräldraledig (NIH har särskilda restriktioner för hur länge ett projekt får stå still) Naturligt - men beakta de regler som kan föreligga. Viktigt att läsa avtalen om vad som faktiskt gäller. Finansiärer med strikta redovisningskrav kan ha omfattande regler t ex ovan nämnda. Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Budget vid KI Budgetmanualen visar hur du lägger in budget på projektet i Agresso OBS! Det ska finnas en budget till alla anslag över 100 000 kr Budget- och Analysgruppen på EA hjälper till att skapa budgetrapporter särskilt anpassade för det som behöver följas upp! Kontakt: Budget-Analys@ki.se OBS! Önskemål om budgetrapporter läggs upp i mån av tid Oavsett om fin kräver budget eller ej så är KIs interna regler följande… Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Projektperioden stänger De flesta finansiärer kräver som minst en skriftlig årlig ekonomisk rapport Ifall felaktigheter ändå upptäcks efter periodstängning ska korrigeringar ske snarast! Viktigt att följa finansiärens föreskrifter då det i värsta fall kan resultera i kännbara konsekvenser – både ekonomiskt och i form av badwill Eko rapport - Läs i avtalen om hur ofta finansiären önskar få en skriftlig rapport samt hur de önskar ha dispositionen på rapporten Efter periodstängning - Då kan eventuella förelägganden från revisorer och finansiärer samt merarbete vid en revision minimeras Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Projektavslut När är projektet avslutat? I vissa fall kan projektet definieras som redovisat först då finansiären skriftligen godkänt forskarrapporten samt den ekonomiska redovisningen. Detta gäller t ex EU- och NIH-projekt. Om det finns projektsaldo kvar när finansiären godkänt att projektet avslutats? Saldot ska resultatföras. Detta förfarande förutsätter att finansiären inte krävt återbetalning av de återstående medlen! Kolla mot vilka konton man bokar när man resultatför. 338/358 mot 2732. Boka bort hela 2732 så att det är noll per fin Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Värdering Ekonomiavdelningen 17- 18 Oktober 2011

Varför värdering? För att få en rättvisande bild av verksamhetens ekonomi Resultat för perioden Ekonomisk status Värdering innebär att kontroll sker om projektet; är pågående eller inte om det har finansiering eller ej beroende på typ av projekt och vilken finansiering projektet har, ska det värderas mot olika balanskonton Rättvisande bild - Vad är det för typ av projekt? Finansierat av anslag - bidrag – uppdrag? Finns det oförbrukade medel att tillgå? Finns det medel att fordra från finansiären? Finns giltigt kontrakt/avtal? Förekommer över- eller underskott i bidrags-/uppdragsverksamheten? Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Vad menas med begreppet värdering? Hur värderas projekten? ”Värdering innebär att kontroll sker om projektet är pågående eller inte och om det har finansiering eller ej. Beroende på typ av projekt och vilken finansiering projektet har, ska det värderas mot olika balanskonton” Hur värderas projekten? Hur projekten värderas beror på tre parametrar; Verksamhet – anslag, bidrag, uppdrag Intäktsslag – ”renodlade” bidrags- och uppdragsintäkter Finansiär – intern, extern Renodlade bidrag/uppdrag (konto 35*/33* exkl 358/338) balanseras enligt huvudprincipen mot 2732. Intäkter konto (30*), 31*, 32*, 34*, 38*, 39* går mot 2090/8999 Ex SLL övriga avgiftsint 34* värderas mot kapitalet 2090/8999 Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Värderingsexempel Projekt med vk 1* och 2* (samt 311) värderas alltid mot årets kapital Pågående projekt med extern vk 3*-6*, värderas enligt huvudprincipen mot oförbrukade/upplupna uppdrag/bidrag beroende på: Intäktsslag; konto 33*/35* mot 2732/1632 – 339/359 övr intäktskonton mot 2090/8999 Finansiär; externa (3*-8*) mot 2732/1632 – 339/359 interna (1STAT & 9-fin) mot 2090/8999 Vk 311 – interna bidrag såsom ränteintäkter, LKP 1,5% m.m. Vk 7* - blandade anslag ex strukturplan, IT-satsning, värderas mot kapital Kapitalet förbrukas först på ett projekt med både kapital och oförbrukade medel Vk styr först, intäktsslag som nr 2 (34* med 3VR = 2090), fin som nr 3 Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Enkel värderingsmatris Frågor om värdering, kontakta: budget-analys@ki.se Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Att bygga browser Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Ny avtalsreskontra Ny avtalsreskontra Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Varför behövs en avtalsreskontra? Internt behov: Stödja administrationens behov av uppföljning och kontroll! Externt behov: externa intressenters krav på återrapportering, t ex finansiärer, andra myndigheter, Riksrevisionen Förväntade effekter av avtalsreskontra Kvalitetssäkrar KI:s arbete, dvs; ger kontroll över projekt och projektmedel vid lärosätet likställer och förtydligar rutiner vid KI:s institutioner för att uppnå en god intern styrning och kontroll i redovisningen av avtalen Ett verktyg som kan stödja budgeteringsarbete Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Ny avtalsreskontra Varför avslutades avtalsregistret i Platina? Platina uppfyllde inte sitt syfte. Riksrevisionen bedömde informationen avseende avtalsdelen i Platina som ”icke revideringsbart”. Av Riksrevisionens rapport framgår att: Platina stödjer inte de behov som KI:s verksamhet har för att göra ekonomiska bedömningar samt analyser av sin nutid och framtid. Utdatalistorna i Platina är bristfälliga vilket försvårar avstämning Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Projektgrupp tillsatt för att utveckla en avtalsreskontra i Agresso De personer som ingår i projektgruppen är; Carolina Sjöberg, Projektledare Henrik Ödman, Systemansvarig Ilona Hedin, Projektdeltagare Jan-Erik Svensson, Projektdeltagare Lidia Berhane, Projektdeltagare Projektgruppens uppdrag Upprätta en avtalsreskontra i Agresso som sedan kan implementeras på alla institutioner vid KI under 2012 Tillsätta en referensgrupp, bestående av institutioner vid KI C5 – Institutionen för Cell- och Molekylärbiologi (KI-Campus Solna) H7 – Institutionen för Medicin (KI-Campus Huddinge) K8 – Institutionen för Klinisk Neurovetenskap (KS-Campus Solna) Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Syfte och mål Ger bättre förutsättningar för att göra ekonomiska prognoser och analyser göra kvalitativa riskbedömningar få god intern styrning och kontroll Visar vilka aktiva avtal som finns vid KI - vem som är ansvarig för respektive avtal, vilken juridisk status avtalet har (bidrag eller uppdrag) Är ett verktyg för att utveckla metoder och rutiner Bevakar tidsfrister, ger rapporter på förväntade framtida bidrags- och uppdragsmedel Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Projektet Fasindelning Tidplan – preliminärt avslut maj 2012 Brainstorming kring modell för demouppsättning – utgår delvis ifrån tidigare erfarenheter från Platina Uppsättning av modellstruktur på EA Test av demo ute på pilotinstitutionerna Överlämning av färdigställd avtalsreskontra för implementering vid hela KI Tidplan – preliminärt avslut maj 2012 Exempel på åtgärder avseende risk Avtalsreskontran i Agresso – minimerar risken för sällananvändare Referensgrupp – utveckla rutiner som likställer arbetet vid institutionerna, kvalitetssäkra och effektivisera avtalshanteringen Referensgruppen bistår projektgruppen med synpunkter i Utvecklingsstadiet samt fungerar som piloter under teststadiet. Pilotinförandet av reskontran samt referensgruppen ska bidra till att upptäcka samt undanröja hinder för att uppnå en välfungerande reskontra Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011

Demo - Avtalsreskontra Ekonomiavdelningen – Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011

Demo - Avtalsreskontra Ekonomiavdelningen – Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011