Att göra en kommunikationsplan

Innehåll i en kommunikationsplan Bakgrund Omvärldsanalys Mål Målgrupper Budskap Kanaler Utvärdering Delarna i en plan Olika sätt att göra på – så här gör jag Arbetsredskap Max 4 h för en första skiss

När behövs en kommunikationsplan? Avgränsade projekt Kommunikationsplan ofta en del av projektplanen Kanske flera planer? Skilja på kommunikation under tiden arbetet pågår och kommunikation för att senare nå ut med projektets resultat. Berätta om vad som är ett projekt. Skillnaden projektplan – komplan ofta en del i projektplanen När behövs komplan, när behövs det inte

Skilj på plan och strategi Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål Kommunikationsplan: avgränsat i tid eller ekonomisk ram, knutet till ett projekt eller t ex verksamhet under ett år. Mål + målgrupper + åtgärder

Kommunikationsstrategi – övergripande Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål Strategi är långsiktiga vägval, vad göra och inte göra, kanalval Strategi – vilket är vårt förhållningssätt: är vi rådgivande, lyssnande, experten… Ska du använda en offensiv eller defensiv strategi, det vill säga ska du aktivt föra ut dina budskap eller ska du låta dina målgrupper själva skaffa sig den information de är i behov av? Strategi: vilken ton ska vi använda oss av (provokativt, informellt, sakligt, känslosamt) Ska vi använda bilder, hur? Värdegrund, etiska överväganden Kommunikationsteorier.

Omvärldsanalys Tänk till – finns det något utanför eller inom vår egen organisation som kan påverka kommunikationsprocessen? Exempelvis nytt budgetår, ny regering, nya lagar, omorganiseringar, andra informationskampanjer som krockar med vår etc. SWOT (hot, möjligheter, styrkor, svagheter). Vilka trender råder idag? Miljövänligt, wellness, sociala medier… Namnval på projektet – finns det något annat som också heter som vårt projekt? Är det redan upptaget, behöver namnet varumärkesskyddas? Googla på namnet och på liknande projekt Vilken slags organisation har vi? Kultur?

Avdelningen för analys och utvärdering Start januari 2009 Cecilia Bokenstrand är avdelningschef. Dessutom ytterligare fyra medarbetare Utvärderingar/utredningar och omvärldsanalyser för att stärka stödet till universitetets ledning och verksamhet. Götabergsgatan 17, Studenternas Hus

Mål med kommunikationen Varför kommunicerar vi? Vad vill vi uppnå? Exempelvis för att informera intressenter, för att ändra ett beteende, för att spara tid eller pengar, för att stärka sitt varumärke. Mål ska vara mätbara och realistiska. Mål ska också vara uppnådda inom en viss tid. Man kan ha ett övergripande mål och sedan flera delmål. Man brukar skilja på kunskapsmål, attitydmål och beteendemål. Kunskap = veta om att det finns miljöbilar. Attityd = tycka att det är bra med miljöbil. Beteende = att köpa och köra miljöbil.

Mål – några exempel Hösten 2008 ska minst 80 procent av alla medarbetare vid Göteborgs universitet veta att namnet för Göteborgs universitet är University of Gothenburg. Namnet University of Gothenburg ska användas på webben, brevmallar, i trycksaker, skyltar och alla andra sammanhang. Det gäller både den engelska logotypen och när namnet skrivs i text eller sägs muntligt. Det ska vara uppnått inom ett år från att beslutet om namnbytet har tagits. Bidra till den önskade bilden av Göteborgs universitet Minimera missnöje bland medarbetarna Att inom ett år etablera personliga kontakter med cheferna i våra fyra dotterbolag Lagom 2-3 mål Målet med målen är att de ska uppnås, inte att de ska vara tjusigt formulerade

Budget, arbetsperiod, arbetsgrupp Vad kommer kommunikationsinsatserna att kosta? När genomförs kommunikationsinsatsen? När ska det vara klart? Vilka arbetar med att nå ut med den här kommunikationen? Vem gör vad? Fördelning , t ex IT-avdelning, Personalavdelning

Målgrupper – vilka kommunicerar vi med? Interna målgrupper Externa målgrupper

Avdelningar eller grupper inom den egna organisationen Chefer Alla nyanställda Alla med beställar-id Personalavdelning Ekonomiavdelning IT-avdelning Växeltelefonister

Glöm inte studenterna! Studenter Studentportalen Alumner Det görs regelbundna utskick med brev och e-post till alla före detta studenter som är anmälda i alumndatabasen. Kontakta Karin Lidberg (anknytning 6903) för mer information.

Externa målgrupper Verk och myndigheter www.sverige.se Intresseorganisationer Investerare Samarbetspartners Andra forskargrupper Andra universitet Politiker Allmänheten Allmänheten – flera undergrupper

Målgruppsanalys Vilka egenskaper har de olika målgrupperna som man måste ta hänsyn till när man kommunicerar med dem? Vilka förkunskaper har de? Är de positiva/negativa till projektet? Vilka behov har de? Demografiska egenskaper (geografisk placering, ålder etc).

Målgruppernas attityd till projektet Stor påverkan x x Positiva Negativa x x x x Liten påverkan

Budskap Vad är det vi vill säga när vi kommunicerar? Kort och kärnfullt och lätt att ta in! Ska genomsyra informationen i de olika kanalerna. Det kan vara nödvändigt med olika budskap till olika målgrupper/olika kanaler. Mottagaren är kanske inte så intresserad… Gör henne intresserad! ” Whats in this for me” En avvägning mellan A) Det som sändaren/projektet egentligen vill ha sagt och B) Var mottagarna befinner sig (vilken kunskap, attityd de har). Bra budskap skapar fokusering, samlar, bygger en historia, ger rätt känsla, signalerar att parter är enade Dåligt budskap är om det är osammanhängande, dubbla budskap, inte trovärdigt, inte omsätts i praktiken (inte leva som man lär), budskapsinflation (för många budskap, spretigt) Lista – för och emot, vilka är de starka argumenten, vilka tar ut varandra Mycket viktig del, som lätt glöms bort! Få plats på 160 tecken

Avsändare Fel sändare gör att mottagaren inte tar emot budskapet oavsett hur bra det är Ju känsligare ämne desto större vikt på avsändaren Avsändare kan vara opinionsledare som kändisar (beundran), experter (auktoriteter), peers (jämlikar som vi kan identifiera oss med)

Dags att välja kanaler! Muntliga Skriftliga Digitala

Muntliga kanaler Den närmaste chefen! Ta en promenad runt! Ring upp! Informationsmöten (bjud på fika! Eller frukost! ) Seminarium Öppet hus Frukostmöte Mingel Muntlig kommunikation – viktigast! Ni vet själva, när man får en broschyr…

Chefen är en viktigt kanal Universitetsledning (rektor, två prorektorer, förvaltningschef) Rektors ledningsråd – här ingår rektor, prorektorerna, förvaltningschefen, dekanerna, rektorsråden, överbibliotekarien och ordföranden i Göteborgs universitets studentkårer Universitetsstyrelsen http://www.gu.se/omuniversitetet/Ledning/styrelse/ Dekaner, en per fakultet Prefekter, en per institution, det är 44 institutioner Kanslichefer, en per fakultet – 8 stycken Gemensamma förvaltningens avdelningschefer träffar regelbundet fakulteternas kanslichefer Avdelningschefer Kanslichefer

Alla dessa möten och nätverk Informationsrådet Dekanråd Via ledningsgruppen Via fakultetsinformatörer (finns minst en per fakultet) Välj några nyckelpersoner och informera dem Utveckla, när träffas vilka och vilka ingår

Kommunikatörer Universitetets eller fakultetens informationsenhet/informatör. Varje fakultet har minst en informatör. De kan hjälpa till att sprida information till sina fakulteter via lokala nyhetsbrev mm. Informationsrådet träffas 1 gång per månad. Där finns med en representant från varje fakultet + studentavdelning + UB. Kommunikatörsnätverket – alla kommunikatörer inom universitetet. Det finns en e-postlista med cirka 100 namn. http://www.gu.se/kontakt/fakultetsinformatorer

Sociala medier Twitter, YouTube, Facebook… Bloggar Finns ännu inte några riktlinjer från centralt håll Vad är målet, syftet? Juridik – ska inlägg diarieföras?

Webb och e-post E-postlistor Informationsenheten hjälper till med utskick till berörda grupper. Webb – www.gu.se Medarbetarportalen www.gu.se ”Din sida” Två slags intranät Projekt ha egen webbsida med löpande information INTE egen logga Nyhetsbrev via mail

Interna tidningar GU-journalen, kontakt Allan Eriksson, anknytning 1021 GUspegeln, kontakt Carina Elmäng, anknytning 3577 Studenttidningen Spionen Annons Spionen ca 20 000

Trycksaker Broschyr Affischer Flygblad Buss- och spårvagnsreklam Vykort Roll-up Brev Dela ut information på stan Nämn TV-reklam, Radioreklam, bioreklam Broschyr tusen ex = 6 000, två tusen ex = 8 000 Porto = dyrt

Logotyp

Annonsera! Kontakt på GP – Mats Säther Kontakt på Metro – Katarina Kilter 7 x 11 cm: 5 000 En kvarts sida: 15 000 Helsida: 80 000

Massmedia Lokala medier, fackmedier, utländska medier Pressmeddelande Presskonferens Henrik Axlid, Ulrika Lundin, Mauritz Ljungman Hjälper till med att skriva pressmeddelanden och har kanaler för att skicka ut dem. Fakultetsinformatörer hjälper också till med detta. En kanal för att nå allmänheten Eller vissa grupper Vad blir en nyhet? Forskningsresultat ja, omorganisering nej

Ta det i rätt ordning! Mål Målgrupper Budskap Kanaler

Översikt - aktivitetslista Mål/syfte Vem ansvarar Målgrupp Tidsperiod Deadline Tidsåt gång E-post till kanslichefer Ge bakgrund Malin Kanslichefer, indirekt adm personal Vecka 38 1/9 2 h Banderoll Väcka uppmärksamhet Carina Främst studenter, även allmänhet Vecka 40 1/10 40 h Frukost möte Dialog Förvaltningschefer Måndagar v 44-48

Utvärdering och analys av kommunikationen Nåddes målen? Hur går vi vidare? Vad kunde ha gjorts annorlunda? Fokusgrupp Enkät (webropol) Studentuppsats Arbetsmiljöbarometern Egen reflektion